Phần mềm quản lý kho theo vị trí: biết từng mã hàng nằm ở khu, dãy, kệ, tầng, ô nào
Uptech tư vấn, triển khai và viết phần mềm quản lý kho theo vị trí: dựng sơ đồ kho và bộ mã vị trí, dán nhãn, cấu hình quy tắc cất hàng và lấy hàng trên ERPNext, Odoo hoặc phần mềm viết riêng, để nhân viên mới cũng tìm được hàng mà không phải hỏi thủ kho.
Trả lời nhanh: Phần mềm quản lý kho theo vị trí là phần mềm ghi tồn kho tới từng vị trí lưu trữ có mã riêng, thường theo cấu trúc Khu – Dãy – Kệ – Tầng – Ô, thay vì chỉ biết tổng tồn của cả kho. Nhờ đó phần mềm chỉ ra hàng nằm ở ô nào, gợi ý chỗ cất khi nhập và ô lấy trước khi xuất theo FIFO hoặc FEFO, đồng thời cho kiểm kê từng khu mà không dừng kho.
- Công cụ tạo mã vị trí, xem sơ đồ kệ, tải file Excel miễn phí
- Demo tìm hàng theo vị trí, gợi ý lô lấy trước theo hạn dùng
- Quy tắc đặt mã, cất hàng, lấy hàng viết thành hướng dẫn
- Triển khai trên ERPNext, Odoo hoặc viết theo quy trình riêng
Quản lý kho theo vị trí là gì?
Quản lý kho theo vị trí là cách tổ chức kho trong đó mỗi chỗ để hàng được gán một mã duy nhất và mọi lần nhập, xuất, chuyển đều ghi rõ vị trí. Tồn kho vì vậy được biết theo ba chiều: mã hàng nào, số lượng bao nhiêu, đang nằm ở ô nào. Một mã hàng có thể nằm ở nhiều vị trí và một vị trí có thể chứa nhiều mã hàng.
6 tiêu chí của một phần mềm quản lý kho theo vị trí
- Cây vị trí nhiều cấp: khai báo được kho, khu, dãy, kệ, tầng, ô và sinh mã hàng loạt, không phải nhập tay từng ô.
- Tồn kho theo từng vị trí: tra một mã hàng ra danh sách ô đang chứa, tra một ô ra danh sách hàng bên trong.
- Quy tắc cất hàng: gợi ý ô cất theo nhóm hàng, sức chứa và mức ưu tiên khi nhập kho.
- Quy tắc lấy hàng: chọn ô và lô lấy trước theo nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc hết hạn trước xuất trước (FEFO).
- Quét mã vị trí và mã hàng: nhân viên quét nhãn ô rồi quét hàng để xác nhận, giảm cất nhầm và lấy nhầm.
- Kiểm kê theo vị trí: đếm luân phiên từng khu hoặc từng dãy, không cần đóng cả kho.
Dựng sơ đồ và bộ mã vị trí
Chia khu, đánh số dãy, kệ, tầng, ô theo một quy tắc thống nhất; in và dán nhãn mã vạch hoặc QR cho từng ô.
Cất hàng và lấy hàng theo vị trí
Nhập kho có gợi ý chỗ cất, xuất kho có danh sách lấy hàng xếp theo thứ tự đi trong kho, quét mã để xác nhận.
Kiểm kê cuốn chiếu, truy vết
Đếm từng khu theo lịch, đối chiếu chênh lệch theo ô; truy được lô hàng đã nằm ở đâu, ai chuyển, lúc nào.
Tạo mã vị trí kho và tải file Excel
Nhập số khu, dãy, kệ, tầng, ô của kho: công cụ sinh bộ mã vị trí theo quy tắc chuẩn, vẽ sơ đồ mặt đứng một dãy kệ và cho tải toàn bộ danh sách mã để in nhãn hoặc nhập vào phần mềm. Tab thứ hai là demo tìm hàng theo vị trí.
Sơ đồ mặt đứng dãy A01. Bấm một ô để xem mã.
Tầng lấy hàng Tầng dự trữ- Mã của ô đang chọn
- K1-A01-03-02-01
- Kho
- K1
- Khu A, dãy 01
- A01
- Kệ (khoang) 03
- 03
- Tầng 02, đếm từ dưới lên
- 02
- Ô 01, đếm từ trái sang
- 01
- Vị trí lấy hàng · vị trí dự trữ
- 320 · 320
Quy tắc đặt mã: đi từ lớn tới nhỏ, mỗi phần có độ dài cố định và có số 0 đứng đầu, để khi sắp xếp theo mã thì danh sách cũng đúng thứ tự đi trong kho. Tầng đếm từ dưới lên, kệ đếm từ đầu dãy.
Đưa bộ mã này vào phần mềm quản lý khoCông cụ chạy trên trình duyệt, không gửi dữ liệu về máy chủ. File tải về tối đa 20.000 dòng. Bộ mã là gợi ý theo cách đặt phổ biến; kho có kệ đặc thù nên điều chỉnh trước khi in nhãn.
6 quy tắc đánh mã vị trí kho
Bộ mã tốt là bộ mã mà sắp xếp theo thứ tự chữ số cũng ra đúng thứ tự đi trong kho. Sáu quy tắc dưới đây áp dụng được cho kho kệ, kho sàn và kho lạnh.
Đi từ lớn tới nhỏ
Kho, khu, dãy, kệ, tầng, ô. Người đọc mã từ trái sang phải cũng là đi từ cửa kho tới đúng ô.
Độ dài cố định
Dùng 01, 02 thay cho 1, 2 để mã không bị xếp sai thứ tự và nhãn in ra đều nhau.
Tầng đếm từ dưới lên
Tầng 01 sát sàn. Khi thêm tầng mới ở trên không phải đổi mã các tầng cũ.
Tránh ký tự dễ nhầm
Không dùng chữ O và I vì dễ đọc thành số 0 và 1 khi nhìn nhãn từ xa.
Có mã cho khu không phải kệ
Khu nhận hàng, chờ xuất, cách ly, hàng lỗi cũng cần mã để hàng không bao giờ “không ở đâu cả”.
Chừa chỗ mở rộng
Chọn số chữ số đủ cho quy mô sắp tới; đổi cấu trúc mã sau khi dán nhãn là việc rất tốn công.
Phần mềm làm gì khi kho đã có mã vị trí?
Mã vị trí chỉ là nền. Giá trị nằm ở sáu việc phần mềm làm thay trí nhớ của thủ kho.
Gợi ý chỗ cất
Theo nhóm hàng, sức chứa còn lại của ô và mức ưu tiên do doanh nghiệp đặt.
Chỉ ô lấy trước
Theo FIFO hoặc FEFO; một đơn cần lấy ở nhiều ô thì chia số lượng lần lượt.
Danh sách lấy theo đường đi
Các dòng hàng xếp theo thứ tự mã vị trí để đi một chiều, không quay đầu.
Chuyển từ dự trữ xuống lấy hàng
Khi ô ở tầng lấy hàng gần hết, tạo việc chuyển hàng từ tầng dự trữ xuống.
Đếm theo khu, theo dãy
Khoá một dãy để đếm trong khi các dãy khác vẫn xuất nhập bình thường.
Lịch sử của từng ô
Ai cất, ai lấy, lúc nào; tìm nguyên nhân chênh lệch tới đúng vị trí.
4 cách quản lý kho theo vị trí
Không phải kho nào cũng cần phần mềm chuyên sâu. Chọn theo số vị trí, số người làm trong kho và việc hàng có hạn dùng hay không.
ERPNext và Odoo quản lý vị trí kho như thế nào?
Hai hệ thống mã nguồn mở phổ biến đều quản lý được tới ô kệ nhưng theo hai cách khác nhau. Bảng dưới chỉ ghi những điểm có trong tài liệu chính thức của hãng, kiểm tra ngày 06/10/2026.
| Nội dung | ERPNext | Odoo |
|---|---|---|
| Cách khai báo vị trí | Kho dạng cây: kho nhóm chứa kho con; tài liệu nêu ví dụ Kho > Phòng > Dãy > Kệ > Ô | Vị trí lưu kho (storage locations) bên trong mỗi kho |
| Quy tắc cất hàng | Putaway Rule theo cặp mặt hàng – kho, có sức chứa và mức ưu tiên | Putaway rules theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm |
| Quy tắc lấy hàng | Thiết lập kho cho phép chọn lô, serial theo FIFO, LIFO hoặc hạn dùng | Chiến lược xuất kho FIFO, LIFO, FEFO, vị trí gần nhất, ít kiện nhất |
| Kiểm kê | Stock Reconciliation để đối chiếu và điều chỉnh tồn | Kiểm kê định kỳ, đặt tần suất theo từng vị trí |
| Giấy phép | GPLv3, không tính phí theo người dùng | Community (LGPLv3) miễn phí bản quyền; Enterprise thuê bao theo người dùng |
| Quét mã vạch | Lưu mã vạch trên mặt hàng, quét để gọi mặt hàng trong chứng từ | Ứng dụng Mã vạch thuộc bản Enterprise theo bảng so sánh phiên bản |
Tính năng thay đổi theo phiên bản. Uptech kiểm tra lại trên phiên bản dự định triển khai trước khi chốt phạm vi.
Uptech triển khai quản lý kho theo vị trí trong 4 bước
Thứ tự quan trọng hơn công cụ: sơ đồ và bộ mã phải xong trước khi cài phần mềm, nhãn phải dán xong trước khi nhập tồn.
Đo kho, chia khu, đặt mã
Vẽ sơ đồ mặt bằng, xác định khu nhận, khu lưu trữ, khu lấy hàng, khu chờ xuất; thống nhất cấu trúc mã.
- Sơ đồ kho và bộ mã vị trí
- Danh sách vị trí để in nhãn
Dán nhãn và chuẩn hoá hàng hoá
In, dán nhãn mã vạch hoặc QR cho từng ô; rà danh mục hàng, đơn vị tính, mã vạch sản phẩm.
- Nhãn vị trí trên toàn kho
- Danh mục hàng không trùng mã
Cấu hình và nhập tồn theo ô
Khai báo cây vị trí, quy tắc cất hàng, lấy hàng; kiểm kê để ghi tồn đầu kỳ vào đúng từng vị trí.
- Tồn đầu kỳ theo vị trí
- Quy tắc FIFO hoặc FEFO theo nhóm hàng
Chạy thử một khu rồi mở rộng
Chạy thật ở một khu hoặc một nhóm hàng, sửa quy trình và thao tác quét, sau đó mới áp dụng cho cả kho.
- Hướng dẫn thao tác cho nhân viên kho
- Lịch kiểm kê cuốn chiếu
6 lỗi khi quản lý kho theo vị trí
Phần lớn dự án không đạt kết quả vì bỏ qua kỷ luật cập nhật vị trí, không phải vì thiếu tính năng.
Mã vị trí không theo đường đi
Đặt mã theo thứ tự lắp kệ khiến danh sách lấy hàng bắt nhân viên đi vòng.
Nhãn dán ở chỗ không quét được
Nhãn tầng cao nên dán thêm ở trụ kệ ngang tầm tay kèm mũi tên chỉ tầng.
Chuyển hàng mà không ghi
Một lần dời hàng không cập nhật là đủ để mất dấu; cần thao tác chuyển vị trí nhanh trên điện thoại.
Không có mã cho khu nhận và chờ xuất
Hàng vừa nhận chưa cất sẽ không thuộc vị trí nào và không ai tìm thấy.
Dùng FIFO cho hàng có hạn dùng
Lô nhập sau có thể hết hạn trước; hàng có hạn cần FEFO và quản lý theo lô.
Áp dụng cả kho cùng một ngày
Nên chạy thử một khu để sửa quy trình trước khi nhân rộng.
Câu hỏi thường gặp về quản lý kho theo vị trí
Những điểm doanh nghiệp hay hỏi trước khi chọn và triển khai phần mềm.
Quản lý kho theo vị trí là gì?
Quản lý kho theo vị trí là cách tổ chức kho trong đó mỗi chỗ để hàng có một mã duy nhất, thường theo cấu trúc Khu – Dãy – Kệ – Tầng – Ô, và mọi lần nhập, xuất, chuyển đều ghi rõ vị trí. Tồn kho được biết theo mã hàng, số lượng và ô đang chứa.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí khác phần mềm kho thông thường thế nào?
Phần mềm kho thông thường chỉ biết tổng tồn của một mã hàng trong cả kho. Phần mềm quản lý theo vị trí biết thêm hàng nằm ở ô nào, nên gợi ý được chỗ cất khi nhập, chỉ được ô lấy trước khi xuất và cho kiểm kê từng khu mà không dừng kho.
Đánh mã vị trí kho như thế nào cho đúng?
Đặt mã đi từ lớn tới nhỏ theo thứ tự Kho – Khu – Dãy – Kệ – Tầng – Ô, mỗi phần có độ dài cố định và có số 0 đứng đầu, ví dụ K1-A01-03-02-01. Tầng đếm từ dưới lên, tránh chữ O và I, và đặt mã riêng cho khu nhận hàng, chờ xuất, hàng lỗi.
Một mã hàng nằm ở nhiều vị trí thì quản lý ra sao?
Phần mềm ghi tồn riêng cho từng cặp mã hàng – vị trí, kèm lô và hạn dùng nếu có. Khi xuất, phần mềm chọn vị trí lấy trước theo quy tắc đã đặt, ví dụ lô hết hạn sớm lấy trước, và chia số lượng qua các vị trí cho tới khi đủ.
Kho nhỏ có cần quản lý theo vị trí không?
Kho dưới khoảng một trăm mã hàng, một người quản lý và hàng không có hạn dùng thường chưa cần phần mềm; đánh mã kệ và ghi vị trí trên Excel là đủ. Nên dùng phần mềm khi có nhiều người lấy hàng, một mã nằm nhiều chỗ hoặc phải xuất theo hạn dùng.
Quản lý kho theo vị trí có bắt buộc dùng máy quét mã vạch không?
Không bắt buộc nhưng rất nên dùng. Nhập tay mã vị trí dễ sai và chậm. Nhiều phần mềm cho quét bằng điện thoại, nên kho nhỏ không cần mua máy quét chuyên dụng ngay; kho lớn, nhiều ca nên dùng máy cầm tay công nghiệp.
ERPNext và Odoo có quản lý được tới từng ô kệ không?
Có. ERPNext dùng kho dạng cây, mỗi ô kệ là một kho con, và có Putaway Rule để gợi ý chỗ cất theo sức chứa, mức ưu tiên. Odoo có vị trí lưu kho, quy tắc cất hàng và các chiến lược xuất kho FIFO, LIFO, FEFO. Theo bảng so sánh của Odoo, ứng dụng Mã vạch thuộc bản Enterprise.
Triển khai quản lý kho theo vị trí bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ sơ đồ kho và bộ mã vị trí, sau đó dán nhãn, chuẩn hoá danh mục hàng, rồi mới cấu hình phần mềm và kiểm kê để nhập tồn theo từng ô. Nên chạy thử ở một khu trước khi áp dụng cả kho. Có thể dùng công cụ tạo mã vị trí trên trang này để có danh sách mã ban đầu.
Nhờ Uptech dựng sơ đồ và phần mềm kho theo vị trí
Gửi diện tích kho, số kệ hoặc số vị trí ước lượng, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất cấu trúc mã, phương án phần mềm và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn cấu trúc mã vị trí kèm phương án phần mềm
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử