Cách đánh mã vị trí kho: cấu trúc Kho–Khu–Dãy–Kệ–Tầng–Ô và 8 quy tắc

Cấu trúc mã vị trí Kho–Khu–Dãy–Kệ–Tầng–Ô gồm những phần nào?

Cấu trúc phổ biến đi từ lớn tới nhỏ gồm sáu cấp: Kho, Khu, Dãy, Kệ, Tầng, Ô. Người đọc mã từ trái sang phải sẽ thu hẹp dần phạm vi tìm, giống đọc một địa chỉ nhà. Bảng dưới giải nghĩa từng phần của mã ví dụ K1-A01-03-02-01. Trong ví dụ này khu và dãy được viết liền thành A01 để mã ngắn hơn; doanh nghiệp có thể tách thành hai đoạn riêng nếu thấy dễ đọc hơn.

Không phải kho nào cũng cần đủ sáu cấp. Kho chỉ có một toà nhà thì bỏ cấp Kho. Kho để pallet trên sàn không có kệ thì dùng Khu–Dãy–Ô. Số cấp nên vừa đủ để chỉ tới một chỗ mà người lấy hàng với tay tới là thấy hàng. Ví dụ tính số vị trí: một khu có 4 dãy, mỗi dãy 10 kệ, mỗi kệ 4 tầng, mỗi tầng 3 ô thì có 4 × 10 × 4 × 3 = 480 vị trí cần mã.

Đánh số kệ kho ngoài hiện trường theo trình tự nào?

Bắt đầu bằng một vòng đi bộ quanh kho cùng bản vẽ mặt bằng. Đánh dấu các khu, đặt chữ cái cho từng khu. Trong mỗi khu, chọn một mốc cố định, thường là cửa chính hoặc lối đi chính, rồi đếm dãy từ mốc đó vào trong. Trong mỗi dãy, đếm kệ theo chiều người lấy hàng sẽ đi. Ghi các quyết định này thành một trang quy ước, vì sau này người đánh mã cho khu mới cần đọc lại.

Tiếp theo lập danh sách đầy đủ các mã trước khi in. Với vài trăm vị trí, gõ tay rất dễ sót hoặc trùng. Công cụ ở trang chính của cụm cho nhập số khu, dãy, kệ, tầng, ô rồi tạo cả bộ mã vị trí, kèm sơ đồ dãy kệ và file CSV mở được bằng Excel. Danh sách này vừa dùng để in nhãn, vừa là danh mục vị trí để nhập vào file Excel hoặc phần mềm quản lý kho.

Những lỗi thường gặp khi đặt mã vị trí hàng hoá trong kho

Lỗi phổ biến là đặt mã theo tên hàng, kiểu “kệ sữa”, “ô bao bì”. Khi đổi mặt hàng, tên kệ mất nghĩa và phải đổi nhãn. Mã vị trí chỉ nên mô tả chỗ, không mô tả hàng. Lỗi thứ hai là đánh mã tới cấp kệ rồi dừng, trong khi một kệ có mười mấy ô. Người lấy hàng vẫn phải lục cả kệ, và kiểm kê theo vị trí không làm được.

Nhóm lỗi còn lại nằm ở khâu duy trì. Hàng nhận về để tạm ở lối đi không có mã, nên sổ sách không biết hàng đang ở đâu. Hàng lỗi, hàng chờ trả để lẫn với hàng bán được. Kệ mới lắp thêm được đặt mã theo ý người lắp, không theo trang quy ước. Cách phòng là giao một người giữ quy ước mã, và mọi vị trí mới phải có trong danh mục trước khi được dán nhãn.

• Mã lúc dài lúc ngắn, thiếu số 0 đứng đầu.
• Hai khu dùng chung một dải số nên trùng mã.
• Đếm tầng từ trên xuống ở kệ này, từ dưới lên ở kệ khác.
• Nhãn dán lệch chỗ, không rõ thuộc ô trên hay ô dưới.
• Không có mã cho khu nhận hàng, chờ xuất, cách ly, hàng lỗi.