Kiểm kho là gì? Quy trình kiểm kho 7 bước và biên bản kiểm kê

Kiểm kho là gì và để làm gì?

Kiểm kho, còn gọi là kiểm kê kho, là việc đếm, cân, đo số lượng và xem tình trạng hàng thực tế, sau đó so với số ghi trên thẻ kho, sổ kế toán hoặc phần mềm. Kết quả là danh sách chênh lệch thừa, thiếu theo từng mã hàng, kèm nguyên nhân và hướng xử lý, để đưa số trên sổ về đúng với hàng thật.

Kiểm kho phục vụ ba mục đích. Một là xác nhận giá trị hàng tồn kho trước khi lập báo cáo tài chính. Hai là phát hiện sớm hàng hỏng, hết hạn, chậm luân chuyển. Ba là soát lại quy trình: mỗi khoản chênh lệch chỉ ra một chỗ ghi chép hoặc bàn giao đang có lỗ hổng. Chỉ điều chỉnh số mà không truy nguyên nhân thì kỳ sau vẫn lệch.

Quy trình kiểm kho 7 bước

Một đợt kiểm kho thất bại thường vì chuẩn bị kém chứ không vì đếm sai. Trước ngày đếm cần xử lý hết phiếu nhập xuất còn treo, dọn hàng về đúng vị trí, tách riêng hàng hỏng và hàng của bên khác gửi. Tổ kiểm kê nên có người ngoài bộ phận kho, ví dụ kế toán; mỗi tổ hai người, một đếm, một ghi.

Nguyên tắc quan trọng là đếm mù: phiếu đếm không in sẵn số tồn trên sổ, để người đếm không chép lại con số có sẵn. Trong lúc đếm phải đóng băng giao dịch ở khu vực đó. Nếu buộc phải xuất gấp, ghi riêng để cộng trừ khi đối chiếu. Chỗ nào lệch thì tổ khác đếm lại trước khi kết luận; đừng điều chỉnh sổ từ một lần đếm.

• Bước 1 – Chuẩn bị: lập kế hoạch, phân tổ, in phiếu đếm theo vị trí, dọn kho, xử lý phiếu treo.
• Bước 2 – Khoá sổ: chốt số tồn tại thời điểm kiểm, đóng băng nhập xuất ở khu vực đếm.
• Bước 3 – Đếm: đếm theo vị trí, từ trên xuống, trái sang phải; ghi mã, lô, số lượng, tình trạng.
• Bước 4 – Đếm lại chỗ lệch: tổ thứ hai đếm độc lập các mã, vị trí có chênh lệch.
• Bước 5 – Đối chiếu: so số đếm với sổ, tính chênh lệch số lượng và giá trị theo từng mã.
• Bước 6 – Xử lý chênh lệch: tìm nguyên nhân, lập biên bản, trình người có thẩm quyền phê duyệt.

Độ chính xác tồn kho tính thế nào?

Độ chính xác tồn kho = số mã (hoặc số vị trí) có số đếm khớp sổ ÷ tổng số mã (hoặc vị trí) được đếm × 100%. Ví dụ: đợt kiểm đếm 400 vị trí, có 384 vị trí khớp. Độ chính xác = 384 ÷ 400 = 96%. Nghĩa là cứ 100 vị trí thì 4 vị trí đang có số sai.

Nên theo dõi thêm chênh lệch theo giá trị: tổng giá trị tuyệt đối của phần thừa và thiếu chia cho tổng giá trị tồn trên sổ. Thừa 5 triệu ở mã này không bù được thiếu 5 triệu ở mã kia, nên phải cộng giá trị tuyệt đối chứ không bù trừ. Doanh nghiệp tự đặt ngưỡng dung sai cho từng nhóm hàng.

Cách kiểm kho nhanh bằng quét mã và nghĩa vụ kiểm kê cuối năm

Cách kiểm kho nhanh là bỏ khâu ghi tay rồi nhập lại. Khi hàng và vị trí đều có mã vạch hoặc mã QR, người đếm quét mã vị trí, quét mã hàng, gõ số lượng; phần mềm tự so với sổ, hết lỗi chép nhầm dòng. Quét mã chỉ nhanh khi dữ liệu nền đã sạch: mỗi mặt hàng một mã, tem còn đọc được, vị trí có nhãn. Kho vài trăm mã vẫn có thể in phiếu đếm từ Excel. Phần mềm do Uptech triển khai có thể kết nối máy quét theo phạm vi dự án; Uptech không bán thiết bị kho.

Về nghĩa vụ, theo Luật Kế toán (Luật số 88/2015/QH13), doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; hàng tồn kho là một phần của tài sản đó. Kiểm kê cuốn chiếu trong năm giúp đợt cuối năm nhẹ hơn nhưng không thay cho nghĩa vụ này. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, đơn vị tư vấn.