Vị trí cố định và vị trí động trong kho: khác nhau thế nào, chọn cách nào?
Vị trí cố định là cách gán sẵn cho mỗi mã hàng một hoặc vài ô kệ riêng; vị trí động là cách cất hàng vào bất kỳ ô trống phù hợp rồi ghi lại mã ô. Cố định dễ nhớ nhưng tốn chỗ; động tận dụng diện tích nhưng buộc phải ghi nhận từng lần cất, lấy. Nhiều kho kết hợp cả hai.
Khi đã có mã vị trí cho từng ô kệ, câu hỏi kế tiếp là hàng nào nằm ở ô nào. Có hai cách trả lời: giữ chỗ riêng cho từng mã hàng, hoặc để hàng nằm ở đâu còn trống và giao việc ghi nhớ cho sổ sách. Bài này so sánh hai cách bằng một ví dụ số, mô tả mô hình kết hợp, các quy tắc cất hàng (putaway) thường dùng và phần việc ERPNext, Odoo làm được.
Vị trí cố định và vị trí động trong kho là gì?
Vị trí cố định (fixed location) nghĩa là mỗi mã hàng có địa chỉ riêng trong kho. Mã hàng X luôn nằm ở ô A-01-02-1-03, kể cả khi ô đó đang trống vì hết hàng. Đổi lại, ô đã gán cho mã này thì không dùng cho mã khác, nên kho phải dành chỗ theo mức tồn cao điểm của từng mã.
Vị trí động (dynamic location, còn gọi là vị trí ngẫu nhiên) nghĩa là hàng về thì cất vào ô trống phù hợp, không giữ chỗ trước. Cùng một mã hàng có thể nằm ở nhiều ô, và một ô lần này chứa mã X, lần sau chứa mã Y. Kho chỉ biết hàng ở đâu nhờ bản ghi vị trí. Vì vậy vị trí động chỉ chạy được khi mỗi lần cất, lấy, chuyển ô đều được ghi nhận ngay.
So sánh hai cách: diện tích, độ dễ nhớ, mức phụ thuộc phần mềm
Khác biệt lớn nằm ở diện tích. Ví dụ một kho có ba mã hàng với tồn tối đa lần lượt 20, 15 và 25 pallet. Xếp cố định, kho phải dành 20 + 15 + 25 = 60 ô. Nhưng ba mã hiếm khi cùng đạt đỉnh một lúc; giả sử tổng tồn cao điểm cùng thời điểm là 42 pallet. Xếp động, kho cần 42 ô cộng 5 ô dự phòng là 47 ô, ít hơn 13 ô so với cách cố định. Đây là số ví dụ, mỗi kho cần tự tính bằng số liệu của mình.
Phần diện tích tiết kiệm được đổi bằng kỷ luật ghi nhận. Ở kho cố định, bản ghi sai thì người lấy hàng vẫn tìm ra vì hàng nằm đúng chỗ quen. Ở kho động, một pallet cất vào ô mà không ghi coi như mất cho tới lần kiểm kê sau. Kho động cũng cần nhãn mã vị trí rõ trên từng ô.
| Tiêu chí | Vị trí cố định | Vị trí động |
|---|---|---|
| Diện tích cần | Theo tồn tối đa của từng mã hàng cộng lại | Theo tổng tồn cao điểm cùng lúc cộng dự phòng |
| Độ dễ nhớ | Cao, người mới học sơ đồ là lấy được hàng | Thấp, phải tra bản ghi vị trí |
| Phụ thuộc phần mềm, sổ sách | Ít, bản ghi sai vẫn tìm được hàng | Nhiều, bản ghi sai là không tìm thấy hàng |
| Một mã hàng nhiều vị trí | Ít gặp, chỉ khi tràn ô | Thường xuyên, là trạng thái bình thường |
| Phù hợp khi | Ít mã hàng, tồn ổn định, hàng lẻ lấy bằng tay | Nhiều mã hàng, tồn biến động theo mùa, hàng nguyên pallet |
Mô hình kết hợp: khu lấy hàng cố định, khu dự trữ động
Phần lớn kho không chọn hẳn một bên. Cách phổ biến là chia hai khu. Khu lấy hàng (pick face) nằm ở tầng thấp, vừa tầm tay, mỗi mã hàng có một ô cố định chứa lượng đủ bán trong vài ngày. Khu dự trữ (reserve) nằm ở tầng cao hoặc dãy phía sau, chứa hàng nguyên pallet theo vị trí động.
Hai khu nối với nhau bằng việc bổ sung hàng (replenishment): chuyển hàng từ dự trữ xuống ô lấy hàng trước khi ô đó cạn. Ví dụ ô lấy hàng của một mã chứa được 24 thùng, mức tối thiểu 6 thùng. Khi tồn tại ô còn 6 thùng, thủ kho chuyển 18 thùng từ khu dự trữ xuống để đầy lại 24. Lần chuyển này phải ghi như một phiếu chuyển vị trí, nếu không tồn theo ô sẽ lệch ngay.
Putaway là gì? Các quy tắc cất hàng hay dùng
Putaway là bước cất hàng: đưa hàng từ khu nhận vào vị trí lưu kho và ghi lại vị trí đó. Quy tắc cất hàng là bộ điều kiện trả lời câu hỏi kiện hàng này nên vào ô nào. Kho cố định có một quy tắc đơn giản: về ô đã gán. Kho động cần quy tắc rõ hơn.
Bốn quy tắc dưới đây thường được dùng chồng lên nhau, theo thứ tự lọc dần. Trước hết loại các ô không hợp nhóm hàng, sau đó loại ô không đủ sức chứa, rồi ưu tiên theo tốc độ luân chuyển, cuối cùng chọn ô trống gần khu nhận trong số còn lại. Viết các quy tắc này ra giấy trước khi cấu hình phần mềm, vì phần mềm chỉ thực thi điều kho đã quyết.
- Theo nhóm hàng: hàng cùng nhóm, cùng điều kiện bảo quản nằm cùng khu; hàng có mùi, hoá chất, hàng dễ vỡ tách riêng.
- Theo sức chứa: mỗi ô có giới hạn số lượng, thể tích hoặc tải trọng; hàng nặng ở tầng thấp.
- Theo tốc độ luân chuyển: mã xuất nhiều lượt nằm gần khu soạn hàng, mã chậm nằm xa và cao hơn.
- Ô trống gần khu nhận: trong các ô còn hợp lệ, chọn ô có quãng đường cất ngắn.
Một mã hàng nhiều vị trí: quản lý sao cho không lạc hàng?
Một mã hàng nằm ở nhiều vị trí là việc bình thường với kho động và với hàng có nhiều lô. Điều cần giữ là tồn kho được ghi theo cặp mã hàng và mã vị trí, có thêm số lô nếu hàng có hạn dùng. Tồn của một mã hàng bằng tổng tồn ở mọi vị trí. Khi lập phiếu xuất, người soạn cần được chỉ rõ lấy bao nhiêu ở ô nào, không chỉ tổng số lượng.
Nếu kho đang dùng Excel, cách làm là thêm cột mã vị trí vào bảng nhập xuất và tính tồn theo từng dòng mã hàng, vị trí. Khi hai ba người cùng cất, lấy trong một ca, file bắt đầu lệch vì ghi trễ và ghi đè. Đó là thời điểm nên xem tới phần mềm có quản lý vị trí. Bộ mã vị trí có thể tạo nhanh bằng công cụ ở trang chính của cụm.
ERPNext và Odoo hỗ trợ vị trí và quy tắc cất hàng tới đâu?
Trong ERPNext, kho được tổ chức dạng cây: kho nhóm chứa kho con, tài liệu nêu ví dụ các cấp Kho, Phòng, Dãy, Kệ, Ô. Nói cách khác, một vị trí trong ERPNext là một kho con. Putaway Rule được khai theo cặp mặt hàng và kho, có sức chứa và mức ưu tiên, trong đó mức 1 được ưu tiên trước. Quy tắc này áp dụng cho phiếu nhận mua hàng và phiếu nhập, chuyển kho.
Odoo có vị trí lưu kho trong từng kho, quy tắc cất hàng theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm, và các chiến lược xuất kho gồm FIFO, LIFO, FEFO, Closest Location (vị trí gần), Least Packages (ít kiện). Việc dùng các tính năng đó cho từng kho cụ thể ra sao cần khảo sát nghiệp vụ trước. Uptech tư vấn và triển khai ERPNext, Odoo, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ; Uptech không bán kệ hay máy quét.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Putaway là gì?
Putaway là bước cất hàng vào vị trí lưu kho sau khi nhận và kiểm hàng, kèm việc ghi lại hàng đã nằm ở ô nào. Quy tắc cất hàng thường dựa trên nhóm hàng, sức chứa của ô, tốc độ luân chuyển và khoảng cách tới khu nhận.
Kho nhỏ nên dùng vị trí cố định hay vị trí động?
Kho nhỏ, ít mã hàng và tồn ổn định nên bắt đầu bằng vị trí cố định vì dễ nhớ và ít phụ thuộc sổ sách. Khi số mã hàng tăng, tồn dao động theo mùa và kệ thường xuyên có ô trống trong khi hàng khác phải để dưới sàn, kho nên chuyển phần dự trữ sang vị trí động và giữ khu lấy hàng cố định.
Một mã hàng nằm ở nhiều vị trí thì tính tồn thế nào?
Tồn của mã hàng bằng tổng tồn ở tất cả vị trí đang chứa mã đó. Sổ sách cần ghi tồn theo từng cặp mã hàng và mã vị trí, thêm số lô nếu có hạn dùng. Khi xuất, phiếu soạn hàng phải ghi rõ lấy bao nhiêu ở ô nào, để số tồn từng ô được trừ đúng và lần sau tra vẫn ra hàng.
Vị trí động có làm được bằng Excel không?
Làm được với kho ít mã hàng, ít lượt nhập xuất và một người ghi. Khi nhiều người cùng thao tác trong ca, file dễ lệch do ghi trễ; lúc đó nên dùng phần mềm ghi nhận ngay tại kệ.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Warehousedocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/warehouse
- ERPNext – Putaway Ruledocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/putaway-rule
- Odoo – chiến lược xuất khowww.odoo.com/documentation/17.0/applications/inventory_and_mrp/inventory/shipping_receiving/removal_strategies.html
Nhờ Uptech dựng sơ đồ và phần mềm kho theo vị trí
Gửi diện tích kho, số kệ hoặc số vị trí ước lượng, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất cấu trúc mã, phương án phần mềm và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn cấu trúc mã vị trí kèm phương án phần mềm
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử