Sơ đồ kho hàng: cách vẽ sơ đồ vị trí kho và bố trí chữ U, I, L
Sơ đồ kho hàng là bản vẽ mặt bằng thể hiện các khu chức năng, dãy kệ, lối đi và mã của từng vị trí để hàng. Vẽ theo 5 bước: đo mặt bằng, chia khu, đặt kệ và lối đi, đánh mã vị trí, gắn hàng theo phân tích ABC. Ba kiểu bố trí dòng hàng quen thuộc là chữ U, chữ I và chữ L.
Một sơ đồ kho hàng dùng được phải trả lời hai câu hỏi: hàng đi vào, đi ra theo đường nào và mỗi mặt hàng nằm ở ô nào. Bài này trình bày các khu cần có trên sơ đồ, bảng so sánh bố trí kho chữ U, chữ I, chữ L, năm bước vẽ sơ đồ vị trí kho, cách vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel cùng giới hạn của nó, và điểm khác khi sơ đồ nằm trong phần mềm có tồn theo từng ô.
Sơ đồ kho hàng là gì và gồm những khu nào?
Sơ đồ kho hàng là bản vẽ nhìn từ trên xuống của nhà kho, có tỉ lệ, thể hiện tường, cửa, cột, các khu chức năng, dãy kệ và lối đi. Khi mỗi ô để hàng trên bản vẽ được ghi mã, bản vẽ trở thành sơ đồ vị trí kho. Sơ đồ dùng cho ba việc: thiết kế dòng di chuyển của hàng, hướng dẫn người mới, và làm khung cho việc quản lý tồn kho theo vị trí.
Một kho hàng thông thường cần tối thiểu các khu: nhận hàng, lưu trữ, soạn và đóng gói, chờ xuất. Kho có kiểm soát chất lượng thêm khu cách ly cho hàng chờ kiểm và khu hàng lỗi, hàng trả về. Ngoài ra còn chỗ để vật tư đóng gói, chỗ đỗ và sạc xe nâng, văn phòng kho. Khu nào cũng cần ranh giới rõ trên sàn và một mã riêng, kể cả khu chỉ để hàng tạm.
- Khu nhận hàng: dỡ hàng, đếm, kiểm, dán nhãn trước khi cất.
- Khu lưu trữ: kệ, ô pallet, nơi chiếm phần lớn diện tích.
- Khu soạn và đóng gói: gom hàng theo đơn, đóng thùng.
- Khu chờ xuất: hàng đã đóng gói chờ xe.
- Khu cách ly và khu hàng lỗi: hàng chưa được phép bán.
Bố trí kho chữ U, chữ I, chữ L khác nhau thế nào?
Tên chữ U, I, L mô tả đường đi của hàng từ cửa nhập tới cửa xuất. Kho chữ U đặt cửa nhập và cửa xuất trên cùng một mặt tường; hàng đi vào, vòng qua khu lưu trữ rồi quay ra. Kho chữ I, còn gọi là kho chảy thẳng, đặt cửa nhập và cửa xuất ở hai đầu đối diện. Kho chữ L đặt hai cửa ở hai mặt tường kề nhau, hàng rẽ một góc vuông.
Không có kiểu nào hợp với mọi kho. Lựa chọn phụ thuộc hình dạng mặt bằng, số mặt tiếp giáp đường xe vào, lượng hàng mỗi ngày và việc có hay không hàng đi thẳng từ nhận sang xuất. Bảng dưới so sánh ba kiểu theo các tiêu chí vận hành. Kho thuê thường đã có sẵn cửa, nên việc còn lại là xếp dãy kệ và lối đi cho hợp.
| Tiêu chí | Chữ U | Chữ I | Chữ L |
|---|---|---|---|
| Vị trí cửa nhập và cửa xuất | Cùng một mặt tường | Hai đầu đối diện | Hai mặt tường kề nhau |
| Đường đi của hàng | Vào, vòng qua khu lưu trữ, quay ra | Thẳng một chiều từ đầu này sang đầu kia | Rẽ một góc vuông |
| Điểm mạnh | Tiết kiệm diện tích sân, dễ giám sát hai cửa, hàng bán chạy đặt gần cửa | Luồng nhập và luồng xuất tách hẳn, ít giao cắt | Tận dụng lô đất góc hoặc mặt bằng không vuông vức |
| Điểm cần lưu ý | Dễ ùn ở khu cửa khi nhập và xuất cùng lúc | Hàng nào cũng đi hết chiều dài kho | Góc rẽ dễ thành điểm nghẽn nếu lối đi hẹp |
| Thường hợp với | Kho nhỏ và vừa, kho thuê có một mặt tiền | Kho lượng hàng lớn, kho gắn với dây chuyền sản xuất | Kho bị giới hạn bởi hình dạng khu đất |
Cách vẽ sơ đồ kho hàng theo 5 bước
Bước một là đo. Đo chiều dài, chiều rộng, chiều cao thông thuỷ, vị trí cột, cửa, họng nước chữa cháy, tủ điện và những chỗ không được để hàng. Bước hai là chia khu theo dòng hàng đã chọn: nhận hàng gần cửa nhập, chờ xuất gần cửa xuất, lưu trữ ở giữa. Bước ba là đặt kệ và lối đi. Chiều rộng lối đi lấy theo loại xe nâng sử dụng và quy định an toàn, phòng cháy chữa cháy hiện hành; nên hỏi đơn vị cung cấp kệ, xe nâng và đơn vị tư vấn phòng cháy trước khi chốt.
Bước bốn là đánh mã cho từng ô theo cấu trúc Khu–Dãy–Kệ–Tầng–Ô và ghi mã lên bản vẽ. Bước năm là gắn hàng vào vị trí theo phân tích ABC: nhóm A là số ít mặt hàng tạo ra phần lớn lượt lấy hàng, đặt gần khu soạn hàng và ở tầm tay; nhóm C ít lấy thì đặt xa và trên cao. Hàng nặng nằm tầng dưới. Hàng hay đi cùng nhau trong một đơn nên đặt gần nhau.
Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel thế nào?
Excel vẽ được sơ đồ kho ở mức đủ dùng cho kho nhỏ. Chỉnh chiều rộng cột bằng chiều cao hàng để mỗi ô bảng tính thành một ô vuông, rồi quy ước tỉ lệ, ví dụ một ô vuông ứng với nửa mét. Tô màu theo khu, kẻ viền đậm cho dãy kệ, để trắng lối đi. Gõ mã vị trí vào từng ô kệ. Mỗi tầng kệ nên vẽ trên một bảng riêng đặt cạnh nhau, vì mặt bằng chỉ thể hiện được một tầng.
Danh sách mã không cần gõ tay. Công cụ ở trang chính của cụm tạo bộ mã theo số khu, dãy, kệ, tầng, ô, hiển thị sơ đồ dãy kệ và cho tải file CSV mở bằng Excel. Dán danh sách đó vào một sheet danh mục vị trí, rồi dùng hàm tra cứu để sơ đồ hiển thị tên hàng theo mã.
Sơ đồ kho bằng Excel có giới hạn gì?
Sơ đồ trong Excel là bản vẽ tĩnh. Nó cho biết ô nào tên gì, mặt hàng nào được quy hoạch ở đâu, nhưng không tự biết hiện ô đó còn bao nhiêu hàng. Muốn có số tồn theo ô phải ghi thêm nhật ký nhập, xuất, chuyển vị trí và viết công thức tổng hợp. Khi kho đổi chỗ hàng thường xuyên, sơ đồ lệch với thực tế chỉ sau vài tuần nếu không có người cập nhật.
Excel cũng không kiểm tra được sức chứa, không cảnh báo khi hai người sửa cùng lúc, và không gắn được với thao tác quét mã ngoài hiện trường. Với kho vài trăm vị trí, một người phụ trách, những giới hạn này chấp nhận được. Excel còn đủ khi sơ đồ chủ yếu dùng để quy hoạch và hướng dẫn. Khi sơ đồ phải phản ánh tồn thực theo giờ, đó là việc của phần mềm.
Sơ đồ vị trí kho trên phần mềm khác gì bản vẽ?
Trên phần mềm quản lý kho theo vị trí, mỗi ô của sơ đồ là một bản ghi có tồn. Mọi phiếu nhập, xuất, chuyển đều ghi vị trí, nên sơ đồ luôn đi theo sổ kho: bấm vào một ô thấy mặt hàng, số lượng, số lô và hạn dùng đang nằm ở đó. Phiếu kiểm kê in theo từng dãy, từng ô.
Cách thể hiện tuỳ sản phẩm. Theo tài liệu của ERPNext, kho được tổ chức dạng cây, vị trí là kho con, và có quy tắc cất hàng (Putaway Rule) theo cặp mặt hàng và kho, có sức chứa và mức ưu tiên. Tài liệu của Odoo mô tả vị trí lưu kho cùng các chiến lược xuất kho FIFO, LIFO, FEFO. Sơ đồ đồ hoạ nhìn như bản vẽ thường là phần tuỳ biến thêm theo phạm vi dự án, cần hỏi rõ khi nhận báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Sơ đồ kho hàng là gì?
Sơ đồ kho hàng là bản vẽ mặt bằng nhà kho có tỉ lệ, thể hiện các khu nhận hàng, lưu trữ, soạn hàng, chờ xuất, cùng dãy kệ và lối đi. Khi từng ô để hàng được ghi mã, bản vẽ được gọi là sơ đồ vị trí kho. Sơ đồ giúp thiết kế đường đi của hàng và là cơ sở để quản lý tồn theo vị trí.
Kho nhỏ nên bố trí theo chữ U hay chữ I?
Kho nhỏ chỉ có một mặt tiếp giáp đường xe vào thường hợp với chữ U, vì nhập và xuất dùng chung một sân và một khu bốc dỡ. Chữ I cần cửa ở hai đầu và sân ở cả hai phía, hợp hơn với kho lượng hàng lớn. Nếu mặt bằng thuê đã có sẵn cửa, vị trí cửa gần như quyết định kiểu bố trí.
Lối đi trong kho nên rộng bao nhiêu?
Không có một con số chung cho mọi kho. Chiều rộng lối đi lấy theo loại xe nâng hoặc xe đẩy sử dụng, kích thước pallet, và quy định an toàn, phòng cháy chữa cháy hiện hành. Doanh nghiệp nên lấy thông số từ đơn vị cung cấp xe nâng, kệ và hỏi đơn vị tư vấn phòng cháy trước khi chốt bản vẽ. Uptech không tư vấn pháp lý về nội dung này.
Có vẽ được sơ đồ kho hàng trong Excel không?
Vẽ được. Chỉnh cột và hàng thành ô vuông, quy ước tỉ lệ, tô màu theo khu, kẻ viền cho dãy kệ và gõ mã vị trí vào từng ô. Cách này hợp với kho nhỏ và mục đích quy hoạch, hướng dẫn. Giới hạn là sơ đồ không tự cập nhật số tồn theo ô và dễ lệch thực tế khi kho đổi chỗ hàng.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Warehouse (kho dạng cây, vị trí là kho con)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/warehouse
- ERPNext – Putaway Rule (quy tắc cất hàng theo sức chứa, mức ưu tiên)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/putaway-rule
- Odoo – chiến lược xuất kho FIFO, LIFO, FEFOwww.odoo.com/documentation/17.0/applications/inventory_and_mrp/inventory/shipping_receiving/removal_strategies.html
Nhờ Uptech dựng sơ đồ và phần mềm kho theo vị trí
Gửi diện tích kho, số kệ hoặc số vị trí ước lượng, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất cấu trúc mã, phương án phần mềm và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn cấu trúc mã vị trí kèm phương án phần mềm
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử