File Excel quản lý kho theo vị trí: thiết kế 4 sheet và công thức tồn
File Excel quản lý kho theo vị trí gồm 4 sheet: danh mục vị trí, danh mục hàng, nhật ký nhập–xuất–chuyển vị trí và tồn theo vị trí. Tồn tại một vị trí = tổng số lượng đi vào vị trí đó − tổng số lượng đi ra, tính bằng hàm SUMIFS trên nhật ký. File hợp với kho một người ghi sổ, chưa quét mã.
File nhập xuất tồn thông thường chỉ cho biết còn bao nhiêu, không cho biết nằm ở đâu. Bài này hướng dẫn tự dựng một file Excel quản lý kho theo vị trí: bốn sheet cần có, cột của từng sheet, công thức tổng hợp tồn theo vị trí kèm ví dụ số, cách lấy danh sách mã vị trí từ công cụ ở trang chính của cụm, những giới hạn của mẫu Excel và dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm.
Quản lý tồn kho theo vị trí bằng Excel cần những gì?
Quản lý tồn kho theo vị trí nghĩa là mỗi dòng tồn gắn với ba thông tin: mặt hàng, vị trí và số lượng, thêm số lô khi hàng có hạn dùng. Để Excel làm được việc này, mọi giao dịch phải ghi rõ hàng rời vị trí nào và tới vị trí nào. Đó là điểm khác với file nhập xuất tồn thường gặp, vốn chỉ cộng trừ theo mã hàng trong cả kho.
Trước khi mở Excel, doanh nghiệp cần hai thứ ngoài hiện trường: mọi chỗ để hàng đã có mã và đã dán nhãn, và người ghi sổ có thói quen ghi vị trí trên mọi phiếu. Thiếu một trong hai, file dựng công phu tới đâu cũng lệch với kệ sau vài tuần. Kho vài kệ, một người quản lý thì chưa cần tới mức này.
File Excel quản lý kho theo vị trí gồm 4 sheet nào?
Bốn sheet chia làm hai loại. Hai sheet danh mục, vị trí và hàng hoá, là dữ liệu gốc ít thay đổi. Chỉ sheet nhật ký là nơi người dùng gõ giao dịch hằng ngày. Sheet tồn theo vị trí chỉ chứa công thức, không ai gõ tay vào. Tách như vậy để số tồn luôn truy ngược được về các dòng nhật ký, và sửa sai chỉ cần sửa ở một nơi.
Mã vị trí và mã hàng trong nhật ký nên chọn từ danh sách thả xuống lấy từ hai sheet danh mục, bằng chức năng kiểm tra dữ liệu của Excel. Gõ tay rất dễ lệch một ký tự, và một mã lệch là một dòng tồn ma. Nên chuyển các vùng dữ liệu thành bảng có tên để công thức tự mở rộng. Bảng dưới liệt kê cột của từng sheet.
| Sheet | Các cột | Ai nhập | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Danh mục vị trí | Mã vị trí, Khu, Dãy, Kệ, Tầng, Ô, Loại vị trí, Sức chứa, Trạng thái | Người giữ quy ước mã | Mỗi mã một dòng; có cả khu nhận hàng, chờ xuất, cách ly, hàng lỗi |
| Danh mục hàng | Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Nhóm hàng, Quy cách, Có theo lô hay không, Tồn tối thiểu | Kế toán kho hoặc thủ kho | Mỗi mặt hàng một mã, một đơn vị tính gốc |
| Nhật ký nhập–xuất–chuyển | Ngày, Số chứng từ, Loại giao dịch, Mã hàng, Số lô, Hạn dùng, Vị trí đi, Vị trí đến, Số lượng, Người ghi, Ghi chú | Thủ kho, mỗi giao dịch một dòng | Nhập để trống Vị trí đi; xuất để trống Vị trí đến; chuyển ghi cả hai |
| Tồn theo vị trí | Mã vị trí, Mã hàng, Số lô, Tổng vào, Tổng ra, Tồn | Không ai nhập, chỉ có công thức | Mỗi tổ hợp vị trí, hàng, lô một dòng |
Công thức tính tồn theo vị trí viết thế nào?
Nguyên tắc: tồn tại một vị trí bằng tổng số lượng đi vào trừ tổng số lượng đi ra. Ở cột Tổng vào, dùng hàm SUMIFS cộng cột Số lượng của nhật ký với hai điều kiện: Mã hàng trùng mã hàng của dòng và Vị trí đến trùng mã vị trí của dòng. Ở cột Tổng ra, cũng hàm SUMIFS đó nhưng điều kiện thứ hai đổi thành Vị trí đi trùng mã vị trí. Cột Tồn lấy Tổng vào trừ Tổng ra. Hàng theo lô thì thêm điều kiện Số lô.
Ví dụ: ngày 01/10 nhập 100 thùng hàng H001 vào vị trí A01-03-02-01. Ngày 03/10 chuyển 40 thùng sang A01-03-01-01. Ngày 05/10 xuất 25 thùng từ A01-03-02-01. Tại A01-03-02-01, Tổng vào là 100, Tổng ra là 40 + 25 = 65, Tồn là 35. Tại A01-03-01-01, Tổng vào là 40, Tổng ra là 0, Tồn là 40. Tổng tồn H001 cả kho là 35 + 40 = 75 thùng, khớp với 100 nhập trừ 25 xuất.
| Giao dịch | Vị trí đi | Vị trí đến | Số lượng | Tồn A01-03-02-01 | Tồn A01-03-01-01 |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 nhập | Để trống | A01-03-02-01 | 100 | 100 | 0 |
| 03/10 chuyển vị trí | A01-03-02-01 | A01-03-01-01 | 40 | 60 | 40 |
| 05/10 xuất | A01-03-02-01 | Để trống | 25 | 35 | 40 |
Lấy danh sách mã vị trí cho sheet danh mục ở đâu?
Sheet danh mục vị trí cần đủ mọi ô trong kho, thường là vài trăm dòng. Gõ tay dễ sót và dễ sai độ dài mã. Cách nhanh hơn là dùng công cụ ở trang chính của cụm: nhập số khu, dãy, kệ, tầng, ô, công cụ tạo cả bộ mã theo cấu trúc Khu–Dãy–Kệ–Tầng–Ô, hiển thị sơ đồ dãy kệ và cho tải file CSV. Công cụ chạy trên trình duyệt và miễn phí.
Mở file CSV bằng Excel, sao chép cột mã sang sheet danh mục vị trí của file quản lý kho. Nếu chữ tiếng Việt hiển thị lỗi, hãy nhập file qua chức năng lấy dữ liệu từ tệp văn bản và chọn bảng mã UTF-8. Kiểm tra cột mã đang ở định dạng văn bản để số 0 đứng đầu không bị mất. Sau đó bổ sung thủ công các mã khu chức năng như nhận hàng, chờ xuất, cách ly, hàng lỗi.
Mẫu Excel quản lý kho theo vị trí có giới hạn gì?
Giới hạn đầu tiên là nhiều người cùng nhập. Một file Excel lưu trên máy chỉ một người sửa được tại một thời điểm; đưa lên dùng chung thì nhập được đồng thời nhưng không ai kiểm soát được thứ tự ghi và ai sửa dòng nào. Kho có hai ca, vài thủ kho cùng ghi là bắt đầu thấy phiếu ghi trễ, ghi trùng.
Giới hạn thứ hai là không quét mã. Mọi mã hàng, mã vị trí đều được gõ hoặc chọn sau khi việc ngoài kệ đã xong, nên sổ luôn đi sau thực tế. Giới hạn thứ ba là không gợi ý. File không tự đề xuất lấy lô hết hạn trước theo FEFO (hết hạn trước, xuất trước), không chỉ ô còn trống để cất hàng, không kiểm tra sức chứa. Người dùng phải tự lọc, tự sắp xếp theo hạn dùng rồi tự quyết định.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho theo vị trí?
Excel còn đủ khi kho có một người ghi sổ, vài trăm vị trí, mỗi ngày vài chục dòng giao dịch và hàng không theo hạn dùng. Nên chuyển sang phần mềm khi xuất hiện một trong các dấu hiệu: từ hai người nhập cùng lúc, cần quét mã ngay tại kệ, hàng theo lô và hạn dùng cần xuất theo FEFO, tồn âm tại vị trí xuất hiện hằng tuần, hoặc kiểm kê cuối kỳ lệch nhiều mà không truy được nguyên nhân.
Phần mềm không tự sửa được kho bừa. Mã vị trí, nhãn, thói quen ghi vị trí vẫn là nền; file Excel đã chạy ổn chính là dữ liệu đầu vào sạch để chuyển sang. Về chi phí, phần mềm mã nguồn mở như ERPNext không thu phí bản quyền theo người dùng nhưng vẫn tốn hạ tầng, triển khai và bảo trì. Theo tài liệu của Odoo, chiến lược xuất kho FEFO có sẵn trong phân hệ kho. Uptech tư vấn, triển khai và báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
File Excel quản lý kho theo vị trí là gì?
Đó là file Excel ghi tồn kho chi tiết tới từng chỗ để hàng, thay vì chỉ ghi tổng tồn của mỗi mã hàng. File thường gồm danh mục vị trí, danh mục hàng, nhật ký nhập, xuất, chuyển vị trí và một sheet tổng hợp tồn theo vị trí bằng công thức. Nhờ vậy người dùng tra được một mặt hàng đang nằm ở những ô nào, mỗi ô bao nhiêu.
Dùng hàm gì để tính tồn kho theo vị trí trong Excel?
Dùng hàm SUMIFS. Tổng vào là tổng cột Số lượng với điều kiện Mã hàng và Vị trí đến trùng với dòng đang tính; tổng ra là tổng với điều kiện Mã hàng và Vị trí đi. Tồn bằng tổng vào trừ tổng ra. PivotTable cũng cho kết quả tương tự nếu nhật ký tách sẵn dòng vào và dòng ra thành số dương, số âm.
Uptech có file Excel mẫu để tải không?
Bài này hướng dẫn cấu trúc để doanh nghiệp tự dựng, không kèm file mẫu. Phần tốn công là danh sách mã vị trí thì có thể lấy từ công cụ ở trang chính của cụm: tạo bộ mã, tải file CSV và mở bằng Excel. Ba sheet còn lại dựng theo bảng cột và công thức SUMIFS đã mô tả, thường xong trong một buổi.
Quản lý hạn dùng theo vị trí trong Excel được không?
Được, nhưng thủ công. Thêm cột Số lô và Hạn dùng vào nhật ký, đưa Số lô vào điều kiện của hàm SUMIFS để có tồn theo vị trí và lô. Khi xuất, người dùng tự lọc mã hàng, sắp xếp theo hạn dùng tăng dần rồi lấy lô đứng trên cùng. Excel không tự gợi ý và không chặn khi lấy sai lô.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – trang sản phẩm, giấy phép và phân hệfrappe.io/erpnext
- Odoo – chiến lược xuất kho (FIFO, LIFO, FEFO)www.odoo.com/documentation/17.0/applications/inventory_and_mrp/inventory/shipping_receiving/removal_strategies.html
Nhờ Uptech dựng sơ đồ và phần mềm kho theo vị trí
Gửi diện tích kho, số kệ hoặc số vị trí ước lượng, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất cấu trúc mã, phương án phần mềm và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn cấu trúc mã vị trí kèm phương án phần mềm
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử