Phần mềm quản lý mua hàng: từ đề nghị mua, phê duyệt tới đối chiếu hoá đơn và thanh toán
Uptech tư vấn, triển khai và viết phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp: phân hệ mua hàng của ERPNext, Odoo, SAP hoặc phần mềm viết theo quy trình riêng, nối đề nghị mua, phê duyệt, nhà cung cấp, kho và kế toán công nợ trên một luồng chứng từ.
Trả lời nhanh: Phần mềm quản lý mua hàng là phần mềm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ quá trình mua của doanh nghiệp: đề nghị mua, phê duyệt, hỏi giá, chọn nhà cung cấp, đơn mua, nhận hàng, đối chiếu hoá đơn và thanh toán. Mục tiêu là mua đúng thứ cần, đúng giá đã duyệt, đúng ngân sách và có hồ sơ cho từng quyết định. Doanh nghiệp nên dùng khi có từ hai cấp duyệt hoặc mua hàng nối với kho, kế toán.
- Công cụ so sánh báo giá theo tổng chi phí về tới kho, miễn phí
- Quy trình mua hàng 8 bước kèm điểm kiểm soát
- Phê duyệt theo giá trị, kiểm soát ngân sách, đối chiếu ba bên
- Triển khai ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết theo quy trình riêng
Phần mềm quản lý mua hàng là gì?
Phần mềm quản lý mua hàng là phần mềm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ quá trình mua của doanh nghiệp, từ lúc một bộ phận đề nghị mua tới lúc thanh toán cho nhà cung cấp. Mỗi bước tạo ra một chứng từ nối với bước trước: đề nghị mua, yêu cầu báo giá, đơn mua, phiếu nhận hàng, hoá đơn. Nhờ vậy doanh nghiệp truy được ai đề nghị, ai duyệt, mua của ai, với giá nào.
7 việc một phần mềm quản lý mua hàng phải làm được
- Đề nghị mua và phê duyệt: bộ phận tạo đề nghị, hệ thống chuyển đúng người duyệt theo giá trị và loại chi.
- Hỏi giá và so sánh báo giá: gửi yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp, đặt các báo giá cạnh nhau để chọn.
- Đơn mua hàng: lập từ báo giá đã chọn, theo dõi số đã nhận, số còn lại, số đã có hoá đơn.
- Nhận hàng và kiểm tra: ghi số nhận, số đạt, số từ chối; nối với kho để cộng tồn.
- Đối chiếu ba bên: so đơn mua, phiếu nhận hàng và hoá đơn trước khi thanh toán.
- Hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp: lịch sử giá, giao đúng hạn, tỉ lệ hàng đạt; chấm điểm định kỳ.
- Kiểm soát ngân sách: cảnh báo hoặc chặn khi đề nghị mua, đơn mua vượt ngân sách của bộ phận.
Đề nghị mua và phê duyệt
Thay giấy và tin nhắn bằng đề nghị mua trên hệ thống; duyệt theo ma trận giá trị, duyệt trên điện thoại, có lưu vết.
Hỏi giá, chọn nhà cung cấp
So sánh báo giá theo tổng chi phí, giữ lịch sử giá, chấm điểm nhà cung cấp theo giao hàng và chất lượng.
Nhận hàng, đối chiếu, công nợ
Phiếu nhận hàng cộng tồn kho, hoá đơn đối chiếu với đơn mua và số đã nhận, công nợ phải trả theo hạn.
So sánh báo giá nhà cung cấp theo tổng chi phí
Nhập đơn giá, chiết khấu, phí vận chuyển, thời gian giao và hạn thanh toán của ba nhà cung cấp. Công cụ tính chi phí mỗi đơn vị về tới kho và cho thấy nơi có đơn giá thấp chưa chắc là nơi có tổng chi phí thấp.
| Khoản | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | Nhà cung cấp C |
|---|---|---|---|
| Đơn giá (đồng) | |||
| Chiết khấu (%) | |||
| Vận chuyển cả đơn (đồng) | |||
| Giao hàng (ngày) | |||
| Hạn thanh toán (ngày) | |||
| Chi phí mỗi đơn vị về tới kho | 53.500đ | 53.585đ | 51.201đ |
- Nhà cung cấp A: hàng 52.000.000đ + vận chuyển 1.500.000đ − lợi trả chậm 0đ
- 53.500.000đ
- Nhà cung cấp B: hàng 50.500.000đ + vận chuyển 3.500.000đ − lợi trả chậm 415.068đ
- 53.584.932đ
- Nhà cung cấp C: hàng 51.840.000đ + vận chuyển 0đ − lợi trả chậm 639.123đ
- 51.200.877đ
- Đơn giá thấp nhất · giao nhanh nhất
- B · A (5 ngày)
Công thức: Chi phí về tới kho = Số lượng × Đơn giá × (1 − Chiết khấu) + Vận chuyển − Tiền hàng × Chi phí vốn × Số ngày được nợ ÷ 365. Nơi có đơn giá thấp nhất (Nhà cung cấp B) không phải nơi có tổng chi phí thấp nhất.
- Giá chưa phải tất cả: xét thêm thời gian giao, chất lượng và lịch sử giao đúng hạn
- Trên phần mềm thật: báo giá nhập một lần, bảng so sánh và hồ sơ chọn nhà cung cấp được lưu theo đơn mua
Số mặc định là ví dụ. Công cụ chưa tính thuế nhập khẩu, phí kiểm định và tỷ giá; với hàng nhập khẩu cần cộng thêm các khoản này vào chi phí về tới kho. Công cụ chạy trên trình duyệt, không gửi dữ liệu về máy chủ.
Quy trình mua hàng 8 bước và điểm kiểm soát
Phần mềm chỉ là công cụ chạy quy trình. Tám bước dưới đây là khung phổ biến; doanh nghiệp nhỏ có thể gộp bước 3 và 4, hàng mua lặp lại theo hợp đồng khung có thể bỏ bước hỏi giá.
Đề nghị mua
Bộ phận cần hàng nêu mặt hàng, số lượng, ngày cần, mục đích. Kiểm soát: có trong ngân sách không.
Phê duyệt
Duyệt theo giá trị và loại chi. Kiểm soát: người đề nghị không tự duyệt.
Hỏi giá
Gửi cùng một yêu cầu cho nhiều nhà cung cấp. Kiểm soát: số báo giá tối thiểu theo mức giá trị.
So sánh, chọn nhà cung cấp
So tổng chi phí, thời gian giao, điều khoản. Kiểm soát: lưu lý do chọn.
Đơn mua hàng
Chốt mặt hàng, giá, ngày giao, điều khoản thanh toán. Kiểm soát: giá khớp báo giá đã duyệt.
Nhận hàng, kiểm tra
Đối chiếu với đơn mua, kiểm chất lượng, nhập kho. Kiểm soát: không nhận vượt đơn.
Hoá đơn và đối chiếu
So hoá đơn với đơn mua và số thực nhận. Kiểm soát: lệch thì dừng thanh toán.
Thanh toán
Trả theo hạn, đúng hình thức. Kiểm soát: chứng từ thanh toán đủ điều kiện về thuế.
4 cách quản lý mua hàng và cách chọn
Chọn theo số đề nghị mua mỗi tháng, số cấp duyệt và việc mua hàng có nối với kho, sản xuất, kế toán hay không.
Các chứng từ trong quy trình mua hàng
Nhầm lẫn giữa đề nghị mua và đơn mua là lỗi thường gặp khi bắt đầu số hoá. Bảng dưới phân biệt năm chứng từ chính.
| Chứng từ | Viết tắt thường gặp | Ai lập | Gửi cho ai | Ràng buộc |
|---|---|---|---|---|
| Đề nghị mua | PR | Bộ phận cần hàng | Người duyệt nội bộ | Nội bộ, chưa ràng buộc với nhà cung cấp |
| Yêu cầu báo giá | RFQ | Phòng mua hàng | Nhiều nhà cung cấp | Chưa ràng buộc, để lấy giá |
| Đơn mua hàng | PO | Phòng mua hàng | Nhà cung cấp được chọn | Cam kết mua khi nhà cung cấp xác nhận |
| Phiếu nhận hàng | GRN | Kho | Mua hàng, kế toán | Xác nhận số thực nhận và số đạt |
| Hoá đơn mua | Invoice | Nhà cung cấp | Kế toán | Căn cứ ghi công nợ và thanh toán |
Phân hệ mua hàng của ERPNext và Odoo có gì?
Bảng chỉ ghi những điểm có trong tài liệu chính thức của hãng, kiểm tra ngày 06/10/2026.
| Nội dung | ERPNext | Odoo |
|---|---|---|
| Đề nghị và hỏi giá | Material Request; Request for Quotation gửi nhiều nhà cung cấp, có màn hình so sánh báo giá | Yêu cầu báo giá; gọi thầu với các báo giá thay thế và màn hình so sánh |
| Đơn mua | Purchase Order theo dõi số đã nhận, đã lập hoá đơn; Blanket Order cho đơn khung | Đơn mua; đơn khung với giá thoả thuận trước; bảng giá nhà cung cấp |
| Phê duyệt, ngân sách | Authorization Rule theo ngưỡng giá trị; Budget kiểm tra ở đề nghị mua, đơn mua, chi thực tế | Cần kiểm tra theo phiên bản |
| Nhận hàng | Purchase Receipt ghi số nhận, số đạt, số từ chối; có thể chặn khi chưa kiểm tra chất lượng | Phiếu nhận nối với kho |
| Đối chiếu hoá đơn | Theo dõi số đã nhận và số đã lập hoá đơn trên đơn mua | Đối chiếu ba bên khi chính sách hoá đơn là theo số lượng đã nhận |
| Đánh giá nhà cung cấp | Supplier Scorecard chấm điểm theo tiêu chí có trọng số | Cần kiểm tra theo phiên bản |
| Chi phí mua | Landed Cost Voucher phân bổ chi phí vào giá trị hàng | Landed costs chia theo số lượng, giá trị, trọng lượng hoặc thể tích |
“Cần kiểm tra theo phiên bản” nghĩa là Uptech chưa đối chiếu được điểm đó trong tài liệu chính thức, không có nghĩa là không có.
Uptech triển khai phần mềm quản lý mua hàng trong 4 bước
Việc khó của mua hàng là thống nhất ai được duyệt gì, không phải nhập đơn mua. Vì vậy bước đầu tiên luôn là chốt quy trình và ma trận phê duyệt.
Khảo sát quy trình và ma trận duyệt
Xem đường đi của một đề nghị mua hiện nay, các mức giá trị, người duyệt, ngoại lệ mua khẩn cấp.
- Lưu đồ quy trình mua hàng
- Ma trận phê duyệt theo giá trị và loại chi
Chọn phương án và phạm vi
Đề xuất ERPNext, Odoo, SAP hay viết riêng; xác định phần nối với kho, kế toán, ngân sách.
- Phạm vi, tiêu chí nghiệm thu
- Báo giá theo giai đoạn
Chuẩn hoá danh mục và cấu hình
Làm sạch danh mục hàng mua, nhà cung cấp, điều khoản thanh toán; cấu hình luồng duyệt, biểu mẫu, cảnh báo.
- Danh mục nhà cung cấp không trùng
- Luồng duyệt chạy đúng ma trận
Chạy thử, đào tạo, chạy thật
Chạy thử với một bộ phận, đào tạo người đề nghị mua, người duyệt, kho và kế toán, rồi mở rộng.
- Hướng dẫn theo vai trò
- Hỗ trợ và bảo trì theo hợp đồng
6 lỗ hổng trong quản lý mua hàng
Sáu lỗ hổng này tồn tại ở phần lớn doanh nghiệp quản lý mua hàng bằng giấy và file, và là lý do chính để dùng phần mềm.
Duyệt qua tin nhắn, không lưu hồ sơ
Khi cần truy lại không biết ai đã đồng ý mức giá nào.
Chia nhỏ đơn để né cấp duyệt
Cần báo cáo các đơn cùng nhà cung cấp, cùng mặt hàng trong thời gian ngắn.
Chọn theo đơn giá, bỏ qua tổng chi phí
Vận chuyển, hạn thanh toán và thời gian giao có thể đảo ngược kết quả so sánh.
Nhận hàng không đối chiếu đơn mua
Nhận thừa, nhận thiếu, nhận sai quy cách chỉ lộ ra khi kiểm kê.
Thanh toán theo hoá đơn, không so số thực nhận
Trả tiền cho hàng chưa về hoặc bị từ chối.
Không có số liệu đánh giá
Giao trễ và hàng lỗi lặp lại vì không ai tổng hợp theo nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý mua hàng
Những điểm doanh nghiệp hay hỏi trước khi chọn và triển khai phần mềm.
Phần mềm quản lý mua hàng là gì?
Phần mềm quản lý mua hàng là phần mềm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ quá trình mua của doanh nghiệp: đề nghị mua, phê duyệt, hỏi giá, chọn nhà cung cấp, đơn mua, nhận hàng, đối chiếu hoá đơn và thanh toán. Mỗi bước là một chứng từ nối với bước trước nên truy được toàn bộ quyết định.
Phần mềm quản lý mua hàng khác phần mềm bán hàng thế nào?
Phần mềm bán hàng quản lý chiều hàng đi ra: khách hàng, đơn bán, thu tiền. Phần mềm quản lý mua hàng quản lý chiều hàng đi vào: nhu cầu nội bộ, nhà cung cấp, đơn mua, trả tiền. Hai bên gặp nhau ở kho và kế toán nên thường nằm chung trong một bộ ERP.
Quy trình mua hàng gồm mấy bước?
Quy trình phổ biến gồm 8 bước: đề nghị mua, phê duyệt, hỏi giá, so sánh và chọn nhà cung cấp, lập đơn mua, nhận hàng và kiểm tra, đối chiếu hoá đơn, thanh toán. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp bước hỏi giá và chọn nhà cung cấp; hàng mua theo hợp đồng khung có thể bỏ bước hỏi giá.
Đề nghị mua (PR) và đơn mua (PO) khác nhau thế nào?
Đề nghị mua là chứng từ nội bộ do bộ phận cần hàng lập để xin duyệt, chưa ràng buộc với nhà cung cấp. Đơn mua do phòng mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp sau khi đã duyệt và chọn giá, trở thành cam kết mua khi nhà cung cấp xác nhận.
Đối chiếu ba bên là gì?
Đối chiếu ba bên là việc so khớp đơn mua hàng, phiếu nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp về mặt hàng, số lượng và đơn giá trước khi thanh toán. Nếu hoá đơn ghi nhiều hơn số thực nhận hoặc khác giá trên đơn mua, phần mềm đánh dấu để dừng thanh toán và xử lý.
Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm quản lý mua hàng không?
Chưa cần nếu chỉ có một người mua, một cấp duyệt và vài chục đơn mỗi tháng; Excel kèm quy định rõ ràng là đủ. Nên dùng phần mềm khi có từ hai cấp duyệt, nhiều bộ phận đề nghị mua, cần kiểm soát ngân sách hoặc khi nhận hàng và hoá đơn thường xuyên lệch đơn mua.
Có phần mềm quản lý mua hàng miễn phí không?
Có. ERPNext và Odoo Community là phần mềm mã nguồn mở miễn phí bản quyền, đều có phân hệ mua hàng với yêu cầu báo giá, đơn mua và nhận hàng. Doanh nghiệp vẫn phải trả chi phí hạ tầng, cài đặt, cấu hình luồng duyệt, đào tạo và bảo trì.
Mua hàng từ 5 triệu đồng có phải chuyển khoản không?
Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã gồm thuế cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế đầu vào. Quy định có thể thay đổi; doanh nghiệp nên đối chiếu với kế toán. Uptech không tư vấn thuế.
Nhờ Uptech khảo sát quy trình mua hàng
Gửi số đề nghị mua mỗi tháng, số cấp duyệt, các bộ phận tham gia và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử