Phần mềm tính giá thành sản xuất: cách tính và ví dụ theo lệnh sản xuất
Phần mềm tính giá thành sản xuất là công cụ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng lệnh, rồi chia cho số thành phẩm đạt. Công thức: Giá thành đơn vị = Tổng chi phí của lệnh ÷ Số thành phẩm nhập kho. Phần mềm còn so thực tế với định mức.
Nhiều xưởng chỉ biết lãi lỗ khi kế toán chốt sổ cuối tháng, lúc lệnh đã giao xong. Bài này đi từ gốc: giá thành gồm những khoản nào, cách tính giá thành sản xuất theo lệnh, giá thành định mức khác thực tế ra sao, kèm bảng ví dụ bằng số. Phần cuối nêu dữ liệu phần mềm cần có và cách chia việc với phần mềm kế toán.
Giá thành sản xuất gồm những khoản nào?
Giá thành sản xuất là toàn bộ chi phí xưởng bỏ ra để làm xong một lượng thành phẩm, tính tới lúc nhập kho. Theo giáo trình kế toán quản trị, giá thành gồm ba khoản mục: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không nằm trong giá thành sản xuất.
Hai khoản đầu gắn thẳng được vào từng lệnh: xuất bao nhiêu vật tư, làm bao nhiêu giờ. Khoản thứ ba thì không. Tiền điện, khấu hao máy, lương quản đốc phát sinh cho cả xưởng, nên phải phân bổ cho từng lệnh theo một tiêu thức chọn trước như giờ công, giờ máy hoặc sản lượng. Chọn tiêu thức nào là việc của kế toán; phần mềm chỉ chia theo quy tắc đã khai.
- Nguyên vật liệu trực tiếp: vật tư chính, vật tư phụ, bao bì, tính theo số thực xuất cho lệnh.
- Nhân công trực tiếp: lương công nhân đứng máy, tính theo giờ công hoặc sản lượng công đoạn.
- Chi phí sản xuất chung: điện, khấu hao, bảo trì, lương quản lý xưởng, phân bổ theo tiêu thức đã chọn.
Cách tính giá thành sản xuất theo lệnh sản xuất
Với xưởng làm theo đơn, mỗi lệnh sản xuất là một “túi” gom chi phí. Công thức: Giá thành của lệnh = Nguyên vật liệu thực xuất + Nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung phân bổ. Giá thành đơn vị = Giá thành của lệnh ÷ Số thành phẩm đạt nhập kho. Sản phẩm hỏng không sửa được làm mẫu số nhỏ lại, nên giá thành đơn vị tăng.
Xưởng sản xuất hàng loạt thường tập hợp chi phí theo kỳ. Khi đó: Giá thành đơn vị = (Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ − Chi phí dở dang cuối kỳ) ÷ Số lượng hoàn thành trong kỳ. Phần khó là đánh giá sản phẩm dở dang (WIP, hàng đang làm trên chuyền) cuối kỳ. Lệnh đã đóng thì không còn dở dang, nên tính theo lệnh ít phải ước lượng hơn.
Giá thành định mức và giá thành thực tế khác nhau thế nào?
Giá thành định mức là giá thành tính trước khi sản xuất, dựa trên định mức nguyên vật liệu (BOM, bảng kê vật tư cho một sản phẩm), thời gian chuẩn của từng công đoạn và đơn giá kế hoạch. Nó cho biết làm đúng chuẩn thì một sản phẩm tốn bao nhiêu. Kinh doanh dùng con số này để báo giá, quản đốc dùng làm mốc so sánh.
Giá thành thực tế chỉ có sau khi lệnh đóng, tính từ vật tư thực xuất, giờ công thực ghi và chi phí chung thực phân bổ. Hiệu của hai con số là chênh lệch giá thành, nên tách thành chênh lệch lượng (dùng nhiều vật tư, nhiều giờ hơn chuẩn) và chênh lệch giá (đơn giá mua, đơn giá giờ công đổi). Tách được mới biết cần sửa ở xưởng hay ở khâu mua hàng.
Ví dụ bảng tính giá thành một lệnh sản xuất
Ví dụ minh hoạ, số tự đặt: một lệnh sản xuất 1.000 sản phẩm. Định mức một sản phẩm gồm 20.000đ nguyên vật liệu, 0,1 giờ công với đơn giá 50.000đ/giờ và chi phí chung phân bổ 30.000đ cho mỗi giờ công. Giá thành định mức một sản phẩm là 20.000 + 5.000 + 3.000 = 28.000đ, cả lệnh là 28.000.000đ. Con số này có trước khi phát lệnh.
Khi lệnh đóng, phiếu xuất vật tư cộng lại 21.500.000đ, phiếu công đoạn ghi 110 giờ thay vì 100 giờ. Nhân công thực tế là 110 × 50.000 = 5.500.000đ, chi phí chung là 110 × 30.000 = 3.300.000đ. Tổng thực tế 30.300.000đ cho 1.000 sản phẩm nhập kho, tức 30.300đ một sản phẩm, cao hơn định mức 2.300đ (khoảng 8,2%). Vật tư vượt 1.500.000đ, nên cần xem lại hao hụt trước.
| Khoản mục | Định mức | Thực tế | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Nguyên vật liệu trực tiếp | 20.000.000đ | 21.500.000đ | +1.500.000đ (7,5%) |
| Nhân công trực tiếp | 5.000.000đ (100 giờ) | 5.500.000đ (110 giờ) | +500.000đ (10%) |
| Chi phí sản xuất chung phân bổ | 3.000.000đ | 3.300.000đ | +300.000đ (10%) |
| Tổng giá thành của lệnh | 28.000.000đ | 30.300.000đ | +2.300.000đ (khoảng 8,2%) |
| Giá thành đơn vị (1.000 sản phẩm nhập kho) | 28.000đ | 30.300đ | +2.300đ |
Phần mềm tính giá thành cần dữ liệu gì để tính đúng?
Phần mềm không tự biết chi phí. Nó chỉ cộng những gì xưởng đã ghi, nên giá thành sai thường bắt nguồn từ dữ liệu đầu vào: định mức cũ, xuất vật tư không ghi mã lệnh, giờ công chấm gộp cả ngày. Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp nên rà xem các nhóm dữ liệu dưới đây đã có người chịu trách nhiệm nhập hằng ngày hay chưa.
Ví dụ theo tài liệu của ERPNext, một hệ thống mã nguồn mở: định mức (BOM) khai được nhiều cấp, kèm công đoạn, trạm làm việc và phế liệu; lệnh sản xuất (Work Order) chuyển vật tư sang kho bán thành phẩm; phiếu công đoạn (Job Card) ghi thời gian, người làm, số lượng hoàn thành. Giá xuất kho tính theo nhập trước xuất trước hoặc bình quân di động.
- Định mức vật tư và hao hụt cho phép của từng mã thành phẩm, có ngày hiệu lực.
- Phiếu xuất vật tư ghi mã lệnh sản xuất, kể cả xuất bù và trả lại kho.
- Giờ công, giờ máy theo công đoạn của từng lệnh, ghi ngay trong ca.
- Quy tắc phân bổ chi phí sản xuất chung: tiêu thức, kỳ phân bổ, nhóm chi phí.
- Số thành phẩm đạt, số hỏng và phế liệu thu hồi khi đóng lệnh.
Phần mềm sản xuất và phần mềm kế toán sản xuất chia việc thế nào?
Hai phần mềm nhìn cùng một lệnh từ hai phía. Phần mềm sản xuất ghi lượng: xuất bao nhiêu vật tư, chạy bao nhiêu giờ, đạt bao nhiêu sản phẩm. Phần mềm kế toán sản xuất ghi tiền: đơn giá xuất kho, lương, khấu hao, bút toán phân bổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Hai bên phải dùng chung mã vật tư và mã lệnh thì số mới khớp.
Có thể dùng bộ tích hợp (ERP) có sẵn kho, sản xuất, kế toán, hoặc giữ phần mềm kế toán hiện có và nhận bảng chi phí theo lệnh từ phần mềm sản xuất mỗi kỳ. Cách tính, cách hạch toán do kế toán trưởng quyết định; quy định có thể thay đổi nên cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn. Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý, chỉ triển khai phần mềm theo quy tắc doanh nghiệp đã chốt.
| Việc | Phần mềm sản xuất | Phần mềm kế toán |
|---|---|---|
| Định mức, công đoạn | Khai báo, quản lý phiên bản | Căn cứ tính giá thành định mức |
| Xuất vật tư theo lệnh | Ghi số lượng, lô, mã lệnh | Tính giá xuất kho, ghi sổ |
| Giờ công, giờ máy | Ghi theo công đoạn của lệnh | Tính lương, khấu hao tương ứng |
| Chi phí sản xuất chung | Cung cấp tiêu thức phân bổ | Tập hợp và phân bổ theo kỳ |
| Báo cáo | Chênh lệch định mức và thực tế theo lệnh | Giá thành theo kỳ, sổ sách |
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm tính giá thành sản xuất là gì?
Phần mềm tính giá thành sản xuất là phần mềm gom chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung theo lệnh hoặc theo kỳ, rồi chia cho sản lượng đạt để ra giá thành đơn vị. Nó có thể là phân hệ của ERP hoặc một phần của phần mềm kế toán sản xuất.
Giá thành định mức bao lâu nên cập nhật một lần?
Nên cập nhật khi có thay đổi làm lệch đáng kể: đổi vật tư, đổi quy trình công đoạn, giá mua biến động hoặc hao hụt thực tế khác xa định mức qua nhiều lệnh liên tiếp. Mỗi lần sửa nên lưu thành phiên bản mới có ngày hiệu lực, để lệnh cũ vẫn so với định mức của thời điểm đó.
Xưởng nhỏ có tính giá thành bằng Excel được không?
Được, khi xưởng có ít mã hàng, mỗi tháng vài chục lệnh và một người nắm toàn bộ số liệu. Một file gồm định mức, phiếu xuất theo lệnh và bảng giờ công là đủ. Excel bắt đầu đuối khi nhiều người cùng nhập, định mức nhiều cấp hoặc cần biết giá thành ngay khi lệnh đóng.
Uptech có triển khai phần mềm tính giá thành theo lệnh sản xuất không?
Có. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP, viết phần mềm theo yêu cầu và tích hợp với phần mềm kế toán theo phạm vi dự án, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ. Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý: quy tắc tính và phân bổ do kế toán của doanh nghiệp quyết định.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Bill of Materials (định mức, công đoạn, phế liệu)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
- ERPNext – Work Order (lệnh sản xuất, kho bán thành phẩm)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/work-order
- ERPNext – Stock Settings (phương pháp tính giá xuất kho)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/stock-settings
Nhờ Uptech khảo sát xưởng và đề xuất phần mềm
Gửi ngành sản xuất, số công đoạn, số người dùng dự kiến và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi giai đoạn đầu và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử