Lệnh sản xuất là gì? Mẫu lệnh sản xuất và cách theo dõi tiến độ
Lệnh sản xuất là chứng từ nội bộ giao cho xưởng làm một số lượng sản phẩm cụ thể, theo định mức và quy trình công đoạn xác định, trong một thời hạn xác định. Lệnh là căn cứ để kho cấp vật tư, tổ sản xuất ghi sản lượng, kho nhập thành phẩm và kế toán tập hợp chi phí tính giá thành cho đúng lô hàng đó.
Ở nhiều xưởng, lệnh sản xuất chỉ là tờ giấy ghi tên hàng và số lượng, phát xuống tổ rồi không ai biết nó đang ở công đoạn nào. Một lệnh làm đúng vai trò phải nối được bốn bộ phận: kế hoạch, kho, xưởng và kế toán. Bài này nêu nội dung của một mẫu lệnh sản xuất, vòng đời của lệnh, cách theo dõi tiến độ bằng phiếu công đoạn, hai cách trừ vật tư và những lỗi hay gặp khi quản lý bằng giấy hoặc Excel.
Lệnh sản xuất là gì và dùng để làm gì?
Lệnh sản xuất trả lời năm câu hỏi cho xưởng: làm sản phẩm gì, bao nhiêu, theo định mức và quy trình nào, bắt đầu và kết thúc khi nào, cho đơn hàng hay kế hoạch nào. Mỗi lệnh có một số lệnh riêng. Mọi phiếu xuất vật tư, phiếu công đoạn, phiếu kiểm tra chất lượng và phiếu nhập kho thành phẩm liên quan đều ghi số lệnh này để truy ngược được khi cần.
Lệnh sản xuất khác đơn bán hàng và khác kế hoạch sản xuất. Đơn bán là lời hứa với khách về mặt hàng, số lượng, ngày giao. Kế hoạch sản xuất gom nhiều đơn và dự báo thành lịch theo tuần. Lệnh sản xuất là mệnh lệnh cụ thể cho một lô. Một đơn bán có thể tách thành nhiều lệnh, và một lệnh có thể gom hàng của nhiều đơn cùng quy cách để giảm số lần chuyển đổi máy.
Mẫu lệnh sản xuất gồm những trường thông tin nào?
Một mẫu lệnh sản xuất dùng được không cần dài, nhưng phải đủ để người ở kho và người ở xưởng làm việc mà không phải hỏi lại. Bảng dưới liệt kê các trường nên có. Phần đầu lệnh do bộ phận kế hoạch lập. Phần vật tư và công đoạn lấy từ định mức (BOM) và quy trình công đoạn (routing) của sản phẩm, nhân với số lượng của lệnh.
Hai trường hay bị bỏ qua là phiên bản định mức và đơn hàng nguồn. Thiếu phiên bản định mức, kho không biết cấp theo thiết kế cũ hay mới. Thiếu đơn hàng nguồn, bộ phận bán hàng không trả lời được khách là đơn của họ đang nằm ở lệnh nào và làm tới đâu. Với hàng cần truy xuất, lệnh còn phải ghi số lô thành phẩm và số lô nguyên liệu đã dùng.
| Trường thông tin | Nội dung | Ai dùng |
|---|---|---|
| Số lệnh, ngày lập | Mã riêng của lệnh, ngày phát hành, người lập, người duyệt | Mọi bộ phận, để tra cứu và đối chiếu |
| Sản phẩm, số lượng | Mã hàng, tên, quy cách, số lượng cần làm, đơn vị tính | Xưởng, kho thành phẩm |
| Nguồn phát sinh | Số đơn bán hoặc số kế hoạch sản xuất mà lệnh phục vụ | Bán hàng, kế hoạch |
| Định mức áp dụng | Mã và phiên bản BOM, danh sách vật tư cần cấp theo số lượng lệnh | Kho vật tư, kế toán giá thành |
| Công đoạn | Thứ tự công đoạn, trạm làm việc, thời gian định mức mỗi công đoạn | Tổ trưởng, người vận hành |
| Thời gian | Ngày bắt đầu, ngày phải xong theo kế hoạch | Kế hoạch, quản đốc |
| Kho liên quan | Kho xuất vật tư, kho bán thành phẩm, kho nhập thành phẩm | Thủ kho |
| Kết quả thực tế | Số lượng hoàn thành, số lỗi, vật tư thực dùng, ngày đóng lệnh | Quản đốc, kế toán giá thành |
Vòng đời của một lệnh sản xuất từ lúc tạo tới lúc đóng
Lệnh sinh ra từ đơn bán đã xác nhận hoặc từ kế hoạch sản xuất. Trước khi phát lệnh, bộ phận kế hoạch kiểm tra vật tư có đủ không; thiếu thì chuyển đề nghị mua và chỉ phát lệnh khi vật tư về. Sau khi phát, kho cấp vật tư theo danh sách trên lệnh, xưởng làm lần lượt các công đoạn và ghi kết quả, kho nhập thành phẩm theo số lượng đạt.
Bước hay bị bỏ là đóng lệnh. Đóng lệnh nghĩa là xác nhận không còn sản xuất thêm, trả vật tư thừa về kho, ghi nhận phế liệu và chốt số liệu thực tế. Chỉ khi lệnh đóng, kế toán mới so được vật tư, giờ máy, giờ công thực tế với định mức để tính giá thành cho lô hàng. Lệnh mở kéo dài nhiều tháng làm số dở dang trên sổ không còn ý nghĩa.
- Tạo lệnh từ đơn bán hoặc kế hoạch sản xuất, gắn định mức và quy trình công đoạn.
- Kiểm tra vật tư, phát lệnh cho xưởng khi đủ điều kiện chạy.
- Cấp vật tư từ kho cho lệnh, ghi số lô nguyên liệu nếu cần truy xuất.
- Thực hiện từng công đoạn, ghi sản lượng đạt, số lỗi và thời gian.
- Nhập kho thành phẩm theo số lượng đạt, kèm kiểm tra chất lượng nếu có.
- Đóng lệnh: trả vật tư thừa, ghi phế liệu, chốt chi phí thực tế để tính giá thành.
Phiếu công đoạn và cách theo dõi tiến độ sản xuất
Phiếu công đoạn là tờ ghi kết quả của một công đoạn thuộc một lệnh: ai làm, trên máy nào, bắt đầu và kết thúc lúc nào, được bao nhiêu sản phẩm đạt, bao nhiêu lỗi. Tiến độ của lệnh được tính từ các phiếu này. Ví dụ minh hoạ: lệnh 500 sản phẩm qua ba công đoạn cắt, hàn, sơn; công đoạn cắt đã xong 500, hàn xong 320, sơn xong 150. Lệnh đang nghẽn ở khâu hàn, không phải ở khâu sơn.
Tiến độ nên đọc theo công đoạn chứ không chỉ theo một con số phần trăm chung. Nếu chỉ nhìn số nhập kho thành phẩm, lệnh trên mới đạt 150 ÷ 500 = 30% và quản đốc không biết 350 sản phẩm còn lại đang nằm ở đâu. Phần mềm theo dõi tiến độ sản xuất về bản chất là nơi gom phiếu công đoạn theo lệnh và theo đơn bán, để bộ phận bán hàng tự tra được mà không phải gọi xuống xưởng.
| Công đoạn | Đã hoàn thành | Tỉ lệ so với lệnh | Đang chờ trước công đoạn |
|---|---|---|---|
| Cắt | 500 | 100% | 0 |
| Hàn | 320 | 64% | 180 |
| Sơn | 150 | 30% | 170 |
Backflush hay xuất vật tư theo lệnh: chọn cách nào?
Có hai cách trừ vật tư cho lệnh sản xuất. Xuất theo lệnh nghĩa là kho lập phiếu xuất đúng lượng thực cấp trước khi xưởng làm. Backflush (trừ lùi) nghĩa là không lập phiếu xuất trước; khi xưởng báo hoàn thành bao nhiêu sản phẩm, hệ thống tự trừ vật tư theo định mức. Backflush giảm hẳn số phiếu phải nhập, nhưng nó giả định rằng xưởng dùng đúng bằng định mức.
Ví dụ minh hoạ: lệnh 200 cái bàn, định mức 4 chân thép mỗi bàn. Backflush sẽ trừ 800 chân khi lệnh hoàn thành. Nếu thực tế xưởng dùng 812 chân vì 12 cái bị hỏng lúc hàn, sổ kho thừa 12 cái so với thực tế và chỉ lộ ra khi kiểm kê. Vì vậy backflush hợp với vật tư giá trị thấp, định mức ổn định; vật tư đắt tiền hoặc hao hụt dao động nên xuất theo lệnh.
| Tiêu chí | Xuất vật tư theo lệnh | Backflush (trừ lùi theo định mức) |
|---|---|---|
| Thời điểm trừ tồn | Khi kho cấp vật tư cho xưởng | Khi xưởng báo sản lượng hoàn thành |
| Số lượng trừ | Theo lượng thực cấp | Theo định mức nhân sản lượng |
| Khối lượng nhập liệu | Nhiều phiếu xuất, phiếu trả | Ít, hệ thống tự ghi |
| Phát hiện vượt định mức | Thấy ngay trên từng lệnh | Chỉ thấy khi kiểm kê kho |
| Phù hợp với | Vật tư giá trị cao, hao hụt dao động, cần truy xuất lô | Vật tư phụ, giá trị thấp, định mức ổn định |
WIP là gì và vì sao phải theo dõi sản phẩm dở dang?
WIP (Work In Progress, sản phẩm dở dang) là vật tư đã rời kho nguyên liệu nhưng chưa thành thành phẩm nhập kho. Nó gồm nguyên liệu nằm chờ ở đầu chuyền, bán thành phẩm giữa các công đoạn và sản phẩm chờ kiểm tra. Trong ví dụ lệnh 500 sản phẩm ở trên, 180 sản phẩm chờ hàn và 170 sản phẩm chờ sơn đều là WIP. Tiền của doanh nghiệp đang nằm trong 350 sản phẩm đó.
Theo dõi WIP theo lệnh giúp thấy hai việc. Một là điểm nghẽn: công đoạn nào có hàng chờ dồn lại thì công đoạn đó đang thiếu năng lực. Hai là giá trị dở dang cuối kỳ, một số liệu kế toán cần khi tính giá thành. Cách ghi nhận và phân bổ chi phí dở dang thuộc chuyên môn kế toán; Uptech không tư vấn kế toán, thuế, doanh nghiệp nên hỏi kế toán của mình.
Phần mềm lệnh sản xuất hỗ trợ gì, khi nào giấy và Excel còn đủ?
Theo tài liệu của ERPNext, Work Order (lệnh sản xuất) có thể chuyển vật tư sang kho bán thành phẩm (WIP) trước khi sản xuất hoặc bỏ qua bước này, và có tuỳ chọn backflush. Job Card (phiếu công đoạn) ghi thời gian, người làm và số lượng hoàn thành cho từng công đoạn. Production Plan sinh lệnh sản xuất từ đơn bán. Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) áp dụng được cho phiếu công đoạn.
Giấy và Excel còn đủ khi xưởng chạy vài lệnh cùng lúc, ít công đoạn và một người nắm toàn bộ. Dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất là bán hàng phải gọi xuống xưởng để hỏi tiến độ, vật tư xuất không khớp lệnh, và cuối tháng không tính được giá thành theo lô. Uptech triển khai ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết phần mềm theo yêu cầu; chi phí báo sau khảo sát nghiệp vụ.
- Lệnh giấy thất lạc hoặc bị sửa tay, không biết bản nào là bản đang chạy.
- Một file Excel nhiều người sửa, số lượng hoàn thành bị ghi đè.
- Vật tư cấp theo lời nói, không gắn số lệnh, cuối tháng không phân bổ được.
- Lệnh không bao giờ đóng, vật tư thừa nằm lại xưởng và không quay về sổ kho.
- Tiến độ chỉ có khi quản đốc đi hỏi từng tổ, khách hỏi thì không trả lời ngay được.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Lệnh sản xuất là gì?
Lệnh sản xuất là chứng từ nội bộ yêu cầu xưởng làm một số lượng sản phẩm cụ thể theo định mức và quy trình công đoạn đã duyệt, trong một thời hạn xác định. Số lệnh được ghi trên mọi phiếu xuất vật tư, phiếu công đoạn và phiếu nhập kho thành phẩm liên quan, nhờ đó theo dõi được tiến độ và tính được giá thành của lô hàng.
Lệnh sản xuất khác phiếu công đoạn thế nào?
Lệnh sản xuất là yêu cầu cho cả lô hàng, còn phiếu công đoạn là bản ghi kết quả của một công đoạn trong lô đó. Một lệnh qua ba công đoạn sẽ có ba phiếu công đoạn hoặc nhiều hơn nếu chia ca. Tiến độ của lệnh được tổng hợp từ sản lượng đạt ghi trên các phiếu công đoạn.
Có nên dùng backflush cho mọi vật tư không?
Không nên. Backflush trừ vật tư theo định mức nên chỉ đúng khi mức tiêu hao thực tế ổn định. Vật tư phụ, giá trị thấp dùng backflush để giảm nhập liệu là hợp lý. Vật tư giá trị cao, hao hụt thay đổi theo lô hoặc cần truy xuất số lô thì nên xuất theo từng lệnh để thấy ngay phần vượt định mức.
Phần mềm theo dõi tiến độ sản xuất cần những dữ liệu gì?
Cần ba nhóm dữ liệu: danh mục sản phẩm kèm định mức và quy trình công đoạn; lệnh sản xuất gắn với đơn bán; và kết quả từng công đoạn do xưởng ghi hằng ca. Thiếu nhóm thứ ba thì phần mềm chỉ hiển thị kế hoạch chứ không phải tiến độ. Nên chốt ai ghi, ghi lúc nào, trên thiết bị gì trước khi triển khai.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Work Orderdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/work-order
- ERPNext – Production Plandocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/production-plan
- ERPNext – Bill of Materialsdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
Nhờ Uptech khảo sát xưởng và đề xuất phần mềm
Gửi ngành sản xuất, số công đoạn, số người dùng dự kiến và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi giai đoạn đầu và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử