Định mức nguyên vật liệu, BOM và MRP là gì? Cách tính nhu cầu vật tư
Định mức nguyên vật liệu (BOM, Bill of Materials) là bảng liệt kê vật tư và số lượng cần để làm ra một đơn vị sản phẩm. MRP (Material Requirements Planning, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là phép tính lấy kế hoạch nhân định mức rồi trừ tồn. Công thức: Nhu cầu ròng = Nhu cầu gộp − Tồn kho − Hàng đang về + Tồn an toàn.
Thiếu một loại vật tư là cả lệnh sản xuất phải chờ, còn mua dư thì tiền nằm trong kho. Cả hai thường bắt nguồn từ cùng một chỗ: định mức không sát và phép tính nhu cầu làm vội trên giấy. Bài này giải thích BOM một cấp và nhiều cấp, BOM khác quy trình công đoạn ở đâu, công thức nhu cầu ròng kèm bảng ví dụ tính cho năm vật tư, cách lùi lịch đặt mua và ba loại dữ liệu sai làm MRP sai.
BOM là gì? Định mức nguyên vật liệu gồm những gì?
BOM là danh sách mọi thứ cần có để làm ra một đơn vị sản phẩm: nguyên liệu chính, vật tư phụ, bán thành phẩm, bao bì, kèm số lượng và đơn vị tính của từng dòng. Một bảng định mức nguyên vật liệu dùng được còn phải ghi tỉ lệ hao hụt cho phép, phiên bản đang áp dụng và ngày hiệu lực. Thiếu phiên bản, xưởng dễ sản xuất theo định mức cũ sau khi kỹ thuật đã đổi thiết kế.
Định mức sản xuất là khái niệm rộng hơn, gồm cả định mức vật tư lẫn định mức thời gian và nhân công cho từng công đoạn. Trong phần mềm, phần vật tư nằm ở BOM, phần thời gian nằm ở quy trình công đoạn (routing). Hai phần này cùng tạo nên giá thành định mức: vật tư nhân đơn giá cộng với giờ máy, giờ công nhân đơn giá giờ.
- Mã và tên vật tư, khớp với danh mục vật tư trong kho.
- Số lượng cho một đơn vị thành phẩm và đơn vị tính.
- Tỉ lệ hao hụt cho phép của từng vật tư.
- Vật tư thay thế được phép dùng khi vật tư chính hết.
- Phiên bản định mức, ngày hiệu lực, người duyệt.
BOM một cấp, BOM nhiều cấp và routing khác nhau ra sao?
BOM một cấp chỉ liệt kê các vật tư lắp trực tiếp thành sản phẩm. BOM nhiều cấp có thêm bán thành phẩm, và mỗi bán thành phẩm lại có định mức riêng. Ví dụ một cái bàn gồm mặt bàn, khung chân và phụ kiện, trong đó khung chân là bán thành phẩm hàn từ thép hộp và bản mã. Khi tính nhu cầu, phần mềm phải bung định mức qua từng cấp cho tới nguyên liệu mua ngoài.
Routing trả lời câu hỏi khác với BOM. BOM cho biết cần cái gì và bao nhiêu. Routing cho biết làm qua những công đoạn nào, ở trạm làm việc nào, mỗi công đoạn mất bao lâu. MRP dùng BOM để tính vật tư. Việc xếp lịch máy và kiểm tra năng lực dùng routing. Xưởng có thể chạy MRP khi mới có BOM, nhưng muốn biết ngày hoàn thành thực tế thì phải có cả routing.
| Loại dữ liệu | Trả lời câu hỏi | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| BOM một cấp | Sản phẩm cần vật tư gì, mỗi thứ bao nhiêu | Sản phẩm lắp ráp, pha trộn đơn giản, không có bán thành phẩm lưu kho |
| BOM nhiều cấp | Bán thành phẩm nào tạo nên sản phẩm và chúng làm từ gì | Có bán thành phẩm sản xuất riêng, lưu kho hoặc dùng chung cho nhiều sản phẩm |
| Routing (quy trình công đoạn) | Làm qua công đoạn nào, ở đâu, mất bao lâu | Cần xếp lịch máy, tính năng lực, tính chi phí giờ máy và giờ công |
MRP là gì? Công thức tính nhu cầu ròng
MRP là quy trình tính ba câu trả lời cho từng vật tư: cần bao nhiêu, cần vào ngày nào và phải đặt mua hoặc ra lệnh sản xuất vào ngày nào. Đầu vào gồm kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu, tồn kho hiện có, hàng đang về theo các đơn mua đã đặt và thời gian chờ của từng vật tư. Đầu ra là danh sách đề nghị mua và đề nghị sản xuất bán thành phẩm kèm ngày.
Nhu cầu gộp bằng số lượng kế hoạch nhân định mức, có cộng hao hụt. Cách phổ biến là nhân thêm (1 + tỉ lệ hao hụt); một số nơi chia cho (1 − tỉ lệ hao hụt), kết quả cao hơn một chút, nên cả xưởng cần dùng chung một cách. Nhu cầu ròng là phần còn thiếu sau khi trừ những gì đã có. Nếu kết quả âm hoặc bằng không thì không cần mua thêm.
- Nhu cầu gộp = Số lượng kế hoạch × Định mức × (1 + Tỉ lệ hao hụt).
- Nhu cầu ròng = Nhu cầu gộp − Tồn kho − Hàng đang về + Tồn an toàn.
- Nhu cầu ròng nhỏ hơn hoặc bằng 0: không đặt mua, phần dư là tồn sau kế hoạch.
- Số lượng đặt = Nhu cầu ròng làm tròn lên theo quy cách đóng gói hoặc lượng đặt tối thiểu của nhà cung cấp.
Ví dụ tính nhu cầu vật tư cho một sản phẩm
Ví dụ sau dùng số tự đặt để minh hoạ. Xưởng có kế hoạch làm 200 cái bàn. Định mức một cái bàn gồm 1 tấm ván mặt bàn, 4 chân thép, 16 con vít, 0,15 lít sơn phủ và 1 thùng carton. Tỉ lệ hao hụt, tồn kho, hàng đang về và tồn an toàn của từng vật tư ghi trong bảng. Nhu cầu gộp của ván là 200 × 1 × 1,05 = 210 tấm; của chân thép là 200 × 4 × 1,02 = 816 cái.
Áp công thức nhu cầu ròng cho từng dòng. Ván mặt bàn: 210 − 40 − 50 + 20 = 140 tấm. Chân thép: 816 − 300 − 0 + 100 = 616 cái. Sơn phủ: 33 − 8 − 10 + 5 = 20 lít. Thùng carton: 206 − 60 − 100 + 30 = 76 thùng. Riêng vít có kết quả 3.360 − 5.000 + 500 = −1.140, tức tồn kho đã đủ, không cần mua. Sau kế hoạch này kho còn 1.640 con vít, vẫn trên mức tồn an toàn 500. Công cụ tính nhu cầu vật tư ở trang chính của cụm làm đúng phép tính này.
| Vật tư | Định mức mỗi bàn | Hao hụt | Nhu cầu gộp | Tồn kho | Hàng đang về | Tồn an toàn | Nhu cầu ròng |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ván mặt bàn (tấm) | 1 | 5% | 210 | 40 | 50 | 20 | 140 |
| Chân thép (cái) | 4 | 2% | 816 | 300 | 0 | 100 | 616 |
| Vít (con) | 16 | 5% | 3.360 | 5.000 | 0 | 500 | 0 (tồn đủ) |
| Sơn phủ (lít) | 0,15 | 10% | 33 | 8 | 10 | 5 | 20 |
| Thùng carton (thùng) | 1 | 3% | 206 | 60 | 100 | 30 | 76 |
Lùi lịch theo thời gian chờ mua và vai trò của MPS
Biết thiếu bao nhiêu là chưa đủ, còn phải biết đặt mua vào ngày nào. MRP lùi lịch từ ngày cần vật tư về trước theo thời gian chờ. Tiếp ví dụ trên, giả sử lệnh sản xuất bắt đầu ngày 20/11 và vật tư phải có mặt trong kho vào ngày đó. Chân thép có thời gian chờ 12 ngày nên hạn chót đặt mua là 08/11. Vật tư chờ lâu quyết định ngày phải chốt kế hoạch.
MPS (Master Production Schedule, kế hoạch sản xuất tổng thể) là bảng ghi sẽ làm sản phẩm nào, bao nhiêu, trong tuần nào. MPS là đầu vào của MRP. Xưởng sản xuất để tồn kho (MTS) lập MPS từ dự báo bán hàng và mức tồn thành phẩm. Xưởng sản xuất theo đơn (MTO) lập MPS từ đơn bán đã xác nhận. MPS đổi liên tục thì đề nghị mua cũng đổi theo, nên cần một khoảng thời gian khoá kế hoạch dài bằng thời gian chờ của vật tư chờ lâu.
| Vật tư | Nhu cầu ròng | Thời gian chờ mua | Hạn chót đặt mua |
|---|---|---|---|
| Chân thép | 616 cái | 12 ngày | 08/11 |
| Ván mặt bàn | 140 tấm | 7 ngày | 13/11 |
| Sơn phủ | 20 lít | 5 ngày | 15/11 |
| Thùng carton | 76 thùng | 3 ngày | 17/11 |
Sai dữ liệu nào làm MRP tính sai?
MRP là phép nhân và phép trừ, nên kết quả chỉ đúng khi số đầu vào đúng. Ba nguồn sai hay gặp là định mức, tồn kho và thời gian chờ. Định mức thiếu hao hụt làm xưởng hết vật tư giữa lệnh. Định mức chép từ bản thiết kế cũ làm mua nhầm quy cách. Vật tư phụ như keo, băng dính, nhãn thường bị bỏ ngoài BOM rồi mua gấp khi đang chạy.
Tồn kho trên sổ lệch với thực tế là nguồn sai thứ hai. Phần mềm tin rằng còn 300 chân thép trong khi kho chỉ còn 220 thì nhu cầu ròng bị tính thiếu 80 cái. Nguồn sai thứ ba là thời gian chờ ghi theo lời hứa của nhà cung cấp chứ không theo lịch sử giao hàng. Trước khi chạy MRP trên phần mềm, nên kiểm kê lại kho và rà định mức của nhóm sản phẩm chạy nhiều.
- Định mức: thiếu hao hụt, thiếu vật tư phụ, sai đơn vị tính, chưa cập nhật phiên bản.
- Tồn kho: xuất vật tư không ghi phiếu, hàng lỗi vẫn nằm trong tồn dùng được, chưa kiểm kê.
- Hàng đang về: đơn mua đã huỷ hoặc trễ nhưng chưa sửa ngày giao trên hệ thống.
- Thời gian chờ: dùng một con số chung cho mọi vật tư, chưa tính thời gian kiểm tra đầu vào.
- Kế hoạch: đổi số lượng sau khi đã đặt mua mà không chạy lại phép tính.
Phần mềm kế hoạch sản xuất hỗ trợ BOM và MRP thế nào?
Theo tài liệu của ERPNext, BOM hỗ trợ nhiều cấp, có công đoạn, trạm làm việc, phế liệu và vật tư thay thế. Production Plan (kế hoạch sản xuất) lấy nhu cầu từ đơn bán hoặc đề nghị vật tư, sinh lệnh sản xuất và đề nghị mua nguyên liệu, có trừ tồn kho. ERPNext là mã nguồn mở theo giấy phép GPLv3, không thu phí bản quyền theo người dùng, nhưng doanh nghiệp vẫn tốn chi phí hạ tầng, triển khai và bảo trì.
Theo tài liệu của Odoo, phân hệ Sản xuất có BOM nhiều cấp, trung tâm làm việc, kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS), sản phẩm phụ và gia công ngoài; phân hệ Kho có quy tắc đặt hàng lại theo mức tối thiểu và tối đa. Phân hệ Sản xuất có ở cả bản Community và Enterprise. Dù chọn phần mềm nào, phần việc nặng vẫn là chuẩn hoá mã vật tư, định mức và tồn đầu kỳ. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP và viết phần mềm theo yêu cầu; chi phí báo sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Định mức nguyên vật liệu là gì?
Định mức nguyên vật liệu là lượng vật tư được phép dùng để làm ra một đơn vị sản phẩm, đã gồm hao hụt cho phép. Trong phần mềm, định mức được khai dưới dạng BOM: mỗi dòng là một vật tư, số lượng, đơn vị tính và tỉ lệ hao hụt. Đây là căn cứ để tính nhu cầu mua, cấp vật tư cho lệnh sản xuất và tính giá thành định mức.
MRP là gì và khác ERP ở điểm nào?
MRP là phép tính nhu cầu nguyên vật liệu từ kế hoạch sản xuất, định mức và tồn kho. ERP là bộ phần mềm quản lý nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất dùng chung một cơ sở dữ liệu. MRP thường là một chức năng nằm trong phân hệ sản xuất của ERP, lấy đơn bán và tồn kho từ các phân hệ khác để tính.
Tỉ lệ hao hụt trong định mức nên lấy bao nhiêu?
Không có tỉ lệ chung, phải lấy từ số liệu thực tế của chính xưởng. Cách làm là so lượng vật tư thực xuất với lượng tính theo định mức của các lệnh đã hoàn thành trong vài tháng, tách theo từng vật tư và từng công đoạn. Vật tư cắt, pha, sơn thường hao hụt nhiều hơn linh kiện đếm theo cái. Nên rà lại tỉ lệ này theo quý.
Tính nhu cầu vật tư bằng Excel có được không?
Được, khi sản phẩm ít, BOM một cấp và một người phụ trách bảng tính. Excel bắt đầu hụt hơi khi BOM có nhiều cấp, một vật tư dùng cho nhiều sản phẩm, tồn kho đổi theo giờ hoặc nhiều người cùng sửa file. Lúc đó sai sót thường đến từ số tồn chép tay đã cũ chứ không phải từ công thức.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Bill of Materialsdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
- ERPNext – Production Plandocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/production-plan
- ERPNext – trang sản phẩm, giấy phép và phân hệfrappe.io/erpnext
- Odoo – tài liệu phân hệ Manufacturingwww.odoo.com/documentation/19.0/applications/inventory_and_mrp/manufacturing.html
Nhờ Uptech khảo sát xưởng và đề xuất phần mềm
Gửi ngành sản xuất, số công đoạn, số người dùng dự kiến và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi giai đoạn đầu và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử