Phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel: bộ file 5 sheet và khi nào nên chuyển

Quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí có thật sự miễn phí?

Về tiền bản quyền thì gần như có: doanh nghiệp thường đã có sẵn Excel, còn Google Sheets dùng được bằng tài khoản cá nhân. Chi phí thật nằm ở chỗ khác: giờ của người dựng và sửa file, giờ nhập lại cùng một số liệu vào nhiều sheet, và cái giá của một lần sai công thức mà không ai phát hiện. Những khoản này không hiện trên hoá đơn nên dễ bị bỏ qua.

Excel vẫn là lựa chọn đúng khi xưởng có dưới vài chục mã thành phẩm, định mức một cấp, một ca làm việc và một người chịu trách nhiệm cập nhật file. Ở quy mô đó, phần mềm chưa chắc đem lại gì hơn một file được thiết kế gọn. Nên dùng Excel cho tới khi quy trình ổn định, vì đưa một quy trình còn đổi hằng tuần vào phần mềm rất tốn công.

Công thức cho kế hoạch sản xuất Excel và file theo dõi tiến độ sản xuất

File chỉ cần vài công thức thuộc nhóm cộng có điều kiện và dò tìm, đặt ở một sheet tổng hợp riêng, không viết vào sheet nhập liệu. Ví dụ minh hoạ, số tự đặt: tuần này kế hoạch làm 500 sản phẩm, định mức 0,2 kg nhựa cho một sản phẩm, nhu cầu là 500 × 0,2 = 100 kg. Kho còn 60 kg, đang về 20 kg, vậy còn thiếu 100 − 60 − 20 = 20 kg.

Bảng tiến độ là thứ quản đốc mở mỗi sáng: mỗi lệnh đang mở một dòng, kèm số lượng, số đã đạt, phần trăm hoàn thành và hạn xong, sắp theo hạn tăng dần. Độ tin cậy của bảng phụ thuộc vào nhịp nhập liệu chứ không phải công thức. Tổ trưởng cần ghi sản lượng cuối mỗi ca; nếu gom giấy rồi nhập cuối tuần, bảng chỉ còn là báo cáo lịch sử.

• Nhu cầu vật tư: số lượng kế hoạch nhân định mức, cộng có điều kiện theo mã vật tư (hàm SUMIFS hoặc PivotTable).
• Tồn vật tư: tổng nhập trừ tổng xuất theo mã vật tư, tính tới ngày xem.
• Vật tư thiếu: nhu cầu trừ tồn, trừ tiếp hàng đang về.
• Tiến độ lệnh: tổng số đạt ở công đoạn cuối theo mã lệnh, chia cho số lượng của lệnh.
• Lệnh trễ: lệnh còn mở có hạn xong trước ngày hôm nay, tô màu bằng định dạng có điều kiện.

6 dấu hiệu nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý sản xuất

Không có ngưỡng doanh thu hay số công nhân nào buộc phải bỏ Excel. Dấu hiệu đáng tin hơn là các sự cố lặp lại. Nếu xưởng gặp từ ba dấu hiệu dưới đây trở lên trong cùng một quý, chi phí ẩn của file nhiều khả năng đã lớn hơn chi phí một phần mềm vừa tầm. Mới gặp một hoặc hai dấu hiệu thì nên sửa lại cấu trúc file trước khi nghĩ tới mua phần mềm.

Chuyển sang phần mềm không có nghĩa là bỏ hẳn bảng tính. Nhiều doanh nghiệp vẫn xuất dữ liệu ra Excel để phân tích. Khác biệt là dữ liệu gốc khi đó nằm ở một nơi, có phân quyền và lịch sử thay đổi, còn Excel trở về vai trò công cụ tính toán. Công cụ tính nhu cầu vật tư ở trang chính của cụm bài này cho thấy cách phần mềm nổ định mức.

• Có từ hai bản file trở lên và không ai chắc bản nào đúng.
• Thiếu vật tư giữa lệnh dù file tồn kho báo vẫn còn.
• Sản phẩm có định mức từ hai cấp, phải tính nhu cầu vật tư bằng tay.
• Trả lời khách về tiến độ đơn phải hỏi xuống xưởng mới biết.
• Một người nghỉ là không ai dám sửa file.
• Cuối tháng mới biết lệnh nào lỗ vì không gom được chi phí theo lệnh.