Chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp nhỏ: cần gì trước, để gì sau
Phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp nhỏ chỉ cần làm tốt năm việc: giữ định mức vật tư (BOM), phát lệnh sản xuất, quản lý kho vật tư, theo dõi tiến độ đơn hàng và tính giá thành. Xưởng nên đi theo 3 giai đoạn: chuẩn hoá dữ liệu, chạy lệnh sản xuất gắn với kho, rồi mới thêm kế hoạch và giá thành thực tế.
Xưởng 15–50 người hiếm khi thiếu tính năng phần mềm. Xưởng thiếu dữ liệu nền: định mức nằm trong đầu thợ cả, tồn kho nằm trong sổ thủ kho, tiến độ nằm trong nhóm Zalo. Bài này chỉ ra phần mềm quản lý xưởng sản xuất cần tối thiểu những gì, tính năng nào làm ngay, tính năng nào để sau, lộ trình ba giai đoạn và các sai lầm khi mua hệ thống quá lớn.
Xưởng nhỏ cần tối thiểu những gì ở phần mềm quản lý sản xuất?
Năm phần tối thiểu nối với nhau thành một vòng. Định mức cho biết làm một sản phẩm cần những vật tư gì, bao nhiêu. Lệnh sản xuất cho biết làm mã nào, số lượng bao nhiêu, xong ngày nào. Kho vật tư xuất theo lệnh và nhập thành phẩm về. Tiến độ cho biết lệnh đang ở công đoạn nào. Giá thành cộng vật tư đã dùng với công và chi phí chung để biết đơn hàng lãi hay lỗ.
Thiếu một mắt là vòng này đứt. Có lệnh sản xuất mà không có định mức thì thủ kho xuất vật tư theo cảm tính. Có kho mà không gắn với lệnh thì không biết vật tư hao hụt ở đơn nào. Vì vậy khi xem phần mềm, chủ xưởng nên yêu cầu chạy thử trọn một đơn hàng thật: từ đơn bán, qua lệnh, xuất vật tư, nhập thành phẩm, tới bảng giá thành của chính đơn đó.
- Định mức vật tư (BOM): thành phần, số lượng, tỉ lệ hao hụt cho từng mã hàng.
- Lệnh sản xuất: mã hàng, số lượng, ngày bắt đầu, ngày phải xong, đơn hàng liên quan.
- Kho vật tư: nhập, xuất theo lệnh, tồn theo từng mã, cảnh báo sắp hết.
- Tiến độ: trạng thái từng lệnh theo công đoạn, số đã hoàn thành.
- Giá thành: vật tư thực dùng, công, chi phí chung phân bổ cho từng lệnh.
Tính năng nào cần ngay, tính năng nào để sau?
Nguyên tắc phân loại khá đơn giản: cần ngay là thứ đang làm xưởng mất tiền hằng tuần, để sau là thứ chỉ có ích khi dữ liệu nền đã đúng. Thiếu vật tư giữa chừng, giao trễ vì không biết tiến độ, không biết giá vốn khi báo giá là ba chỗ mất tiền phổ biến. Ba chỗ này được giải quyết bằng định mức, lệnh sản xuất gắn kho và bảng tiến độ, chưa cần tới lập lịch tự động.
Các tính năng như lập lịch theo năng lực máy, lấy tín hiệu từ thiết bị hay tính OEE theo ca đều cần dữ liệu công đoạn và giờ máy ghi đều đặn trong vài tháng. Mua sớm, xưởng trả tiền cho phần chưa dùng tới và nhân viên phải nhập nhiều ô hơn mức cần. Bảng dưới đây là gợi ý cho xưởng dưới khoảng 50 người; mỗi ngành có thể đổi một vài dòng.
| Tính năng | Mức ưu tiên | Lý do |
|---|---|---|
| Danh mục vật tư, thành phẩm có mã chuẩn | Cần ngay | Mọi phiếu và báo cáo đều dựa trên mã hàng |
| Định mức vật tư một đến hai cấp | Cần ngay | Biết cần mua gì cho từng đơn và xuất kho đúng lượng |
| Lệnh sản xuất gắn với đơn hàng | Cần ngay | Trả lời được khách đơn của họ đang ở đâu |
| Nhập xuất kho vật tư theo lệnh | Cần ngay | Thấy hao hụt theo từng lệnh, tránh thiếu vật tư giữa chừng |
| Giá thành theo định mức | Cần ngay | Có giá vốn để báo giá và nhận biết đơn lỗ |
| Tính nhu cầu vật tư tự động (MRP) | Để sau | Cần tồn kho và định mức chính xác mới cho kết quả tin được |
| Phiếu công đoạn, giờ công theo người | Để sau | Tăng lượng nhập liệu, nên làm khi lệnh sản xuất đã chạy đều |
| Lập lịch theo năng lực máy, OEE, nối máy | Để sau | Chỉ có ích khi xưởng nhiều máy, nhiều ca và đã có dữ liệu công đoạn |
Lộ trình 3 giai đoạn đưa phần mềm vào xưởng nhỏ
Giai đoạn 1 là chuẩn hoá dữ liệu, thường làm ngay trên Excel. Đặt mã cho vật tư và thành phẩm, viết định mức cho nhóm hàng bán chạy, kiểm kê để có tồn đầu kỳ. Giai đoạn này không cần mua gì nhưng quyết định phần lớn kết quả về sau. Xưởng bỏ qua bước này sẽ nhập dữ liệu sai vào phần mềm và mất niềm tin vào con số ngay từ tháng đầu.
Giai đoạn 2 là chạy lệnh sản xuất gắn với kho trên phần mềm, cho một dòng sản phẩm trước. Mục tiêu là mọi vật tư ra khỏi kho đều thuộc một lệnh. Giai đoạn 3 thêm kế hoạch vật tư, phiếu công đoạn và giá thành thực tế, khi số liệu của giai đoạn 2 đã khớp với kiểm kê trong vài kỳ liên tiếp. Thời gian mỗi giai đoạn tuỳ số mã hàng và mức sẵn sàng của người trong xưởng.
- Giai đoạn 1: mã hàng, định mức, tồn đầu kỳ. Kết quả: một bộ dữ liệu sạch.
- Giai đoạn 2: lệnh sản xuất, xuất nhập kho theo lệnh, bảng tiến độ. Kết quả: biết đơn nào đang ở đâu.
- Giai đoạn 3: tính nhu cầu vật tư, phiếu công đoạn, giá thành thực tế. Kết quả: biết lãi lỗ theo từng đơn.
Dấu hiệu nào cho thấy xưởng chưa cần phần mềm?
Không phải xưởng nào cũng cần phần mềm quản lý sản xuất ngay. Nếu chủ xưởng đứng ở cửa nhìn được toàn bộ hàng đang làm, số mã hàng dưới vài chục và mỗi tháng chỉ có vài đơn lớn, một file Excel gọn cộng với bảng trắng ở xưởng thường đủ. Phần mềm khi đó chỉ thêm việc nhập liệu mà không trả lời câu hỏi nào mới.
Một dấu hiệu khác là quy trình còn thay đổi liên tục. Xưởng đang thử sản phẩm, đổi nhà cung cấp, đổi cách chia công đoạn mỗi tháng thì chưa có gì ổn định để đưa vào hệ thống. Nên chờ tới khi cách làm lặp lại được. Ngược lại, khi thiếu vật tư, giao trễ và lệch tồn kho lặp lại hằng tuần, đó là lúc Excel đã quá tải.
- Dưới khoảng 10 người, một ca, chủ xưởng trực tiếp điều hành.
- Ít mã hàng, định mức đơn giản, không có bán thành phẩm.
- Chưa có người chịu trách nhiệm nhập liệu hằng ngày.
- Chưa kiểm kê kho định kỳ, tồn trên sổ và tồn thực chưa từng khớp.
Sai lầm khi mua hệ thống quá lớn
Sai lầm thường gặp là mua theo danh sách tính năng dài. Bộ phần mềm có đủ kế toán, nhân sự, CRM, lập lịch, bảo trì nghe hợp lý vì “sau này sẽ dùng”. Thực tế xưởng nhỏ không có đủ người để vận hành từng ấy phân hệ. Mỗi phân hệ bật lên là thêm danh mục phải khai báo, thêm màn hình phải học, và thêm lý do để nhân viên quay lại sổ tay.
Sai lầm thứ hai là trả tiền theo số người dùng cho những người chỉ xem. Sai lầm thứ ba là tuỳ biến ngay từ đầu để phần mềm giống hệt file Excel cũ, khiến chi phí tăng và khó nâng cấp. Cách an toàn hơn là mua hoặc triển khai đúng năm phần tối thiểu, chạy ổn một dòng sản phẩm, rồi mới mở thêm. Hợp đồng nên chia giai đoạn để doanh nghiệp dừng được nếu giai đoạn đầu chưa đạt.
Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh sản xuất nên chọn loại giải pháp nào?
Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, trong lĩnh vực công nghiệp, doanh nghiệp siêu nhỏ có không quá 10 lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm, doanh nghiệp nhỏ không quá 100 lao động, kèm tiêu chí doanh thu hoặc nguồn vốn. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý. Với phần mềm, ngưỡng này gợi ý ba nhóm lựa chọn.
Hộ kinh doanh sản xuất và xưởng siêu nhỏ thường hợp với Excel hoặc gói thuê bao giá thấp. Xưởng nhỏ có định mức nhiều cấp có thể dùng phần mềm sản xuất đóng gói hoặc ERP mã nguồn mở như ERPNext, vốn có sẵn BOM, lệnh sản xuất và kho trong cùng một bộ. Xưởng có cách tính giá hoặc công đoạn rất riêng mới cần viết theo yêu cầu. Uptech triển khai và viết phần mềm theo yêu cầu, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm quản lý xưởng sản xuất là gì?
Phần mềm quản lý xưởng sản xuất là công cụ nối định mức vật tư, lệnh sản xuất, kho và tiến độ vào một nơi. Nó cho chủ xưởng biết đơn nào đang làm tới đâu, vật tư còn đủ không và mỗi đơn tốn bao nhiêu chi phí. Với xưởng nhỏ, phạm vi này quan trọng hơn các tính năng lập lịch hay nối máy.
Xưởng dưới 20 người có cần phần mềm quản lý sản xuất không?
Chưa chắc. Nếu ít mã hàng và chủ xưởng nắm được tiến độ bằng mắt, Excel vẫn đủ. Xưởng nên chuyển sang phần mềm khi việc thiếu vật tư, giao trễ hoặc lệch tồn kho lặp lại hằng tuần, hoặc khi định mức có nhiều cấp bán thành phẩm khiến file tính tay hay sai.
Hộ kinh doanh sản xuất nên dùng phần mềm gì?
Hộ kinh doanh sản xuất nên bắt đầu bằng Excel hoặc Google Sheets với ba bảng: định mức, đơn hàng và tồn kho. Khi lượng đơn tăng, có thể chuyển sang gói thuê bao giá thấp hoặc phần mềm mã nguồn mở. Phần sổ sách, hoá đơn và thuế cần hỏi kế toán; Uptech không tư vấn các nội dung này.
Nên bắt đầu từ kho hay từ sản xuất?
Nên bắt đầu từ dữ liệu chung của cả hai: mã hàng, định mức và tồn đầu kỳ. Sau đó chạy lệnh sản xuất gắn với xuất nhập kho cùng lúc, vì tách rời hai phần sẽ không thấy được hao hụt theo đơn. Kho chạy trước một mình chỉ hợp khi xưởng đang lệch tồn nghiêm trọng.
Bao lâu thì xưởng nhỏ dùng được phần mềm?
Không có con số chung, vì thời gian phụ thuộc số mã hàng, độ sạch của định mức và việc có người nhập liệu hằng ngày hay không. Phần chiếm nhiều thời gian thường là chuẩn hoá dữ liệu chứ không phải cài đặt. Nên chạy một dòng sản phẩm trước rồi mở rộng dần.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Bill of Materialsdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
- ERPNext – Work Orderdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/work-order
Nhờ Uptech khảo sát xưởng và đề xuất phần mềm
Gửi ngành sản xuất, số công đoạn, số người dùng dự kiến và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi giai đoạn đầu và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử