So sánh báo giá nhà cung cấp theo tổng chi phí về tới kho
So sánh báo giá nhà cung cấp là đặt các báo giá cho cùng một yêu cầu lên một bảng để chọn nơi mua. Nên so theo công thức, không theo đơn giá: Tổng chi phí về tới kho = Giá mua sau chiết khấu + Vận chuyển, bốc xếp + Thuế, phí + Chi phí khác. Chia cho số lượng nhập kho ra chi phí mỗi đơn vị.
Báo giá có đơn giá thấp hơn chưa chắc là báo giá rẻ hơn. Phí vận chuyển, chiết khấu, số lượng đặt tối thiểu và hạn thanh toán có thể đảo thứ tự xếp hạng. Bài này giải thích yêu cầu báo giá (RFQ) cần ghi gì để các báo giá so được với nhau, đưa công thức tổng chi phí về tới kho, một bảng ví dụ ba nhà cung cấp tính bằng số, các tiêu chí ngoài giá và bộ hồ sơ nên lưu sau khi chọn.
Yêu cầu báo giá (RFQ) là gì và cần ghi những gì?
RFQ (Request for Quotation, yêu cầu báo giá) là văn bản phòng mua hàng gửi cho nhà cung cấp để xin giá và điều kiện bán cho một danh sách hàng cụ thể. Muốn so được, mọi nhà cung cấp phải nhận cùng một bộ yêu cầu: cùng quy cách, cùng số lượng, cùng nơi giao, cùng hạn trả lời. Nếu mỗi nơi được hỏi một kiểu, báo giá trả về sẽ khác đơn vị tính, khác điều kiện giao, và bảng so sánh chỉ còn là phép cộng những thứ không cùng loại.
Một điểm hay bị bỏ sót là yêu cầu nhà cung cấp tách từng dòng chi phí. Giá gộp tất cả vào đơn giá trông gọn nhưng không cho biết phần nào là hàng, phần nào là vận chuyển, nên không thương lượng được từng phần. RFQ cũng nên nêu rõ cách báo giá: đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT, giao tại kho người bán hay kho người mua, và báo giá có hiệu lực đến ngày nào.
- Mã hàng, mô tả, quy cách kỹ thuật, đơn vị tính, số lượng cần mua.
- Nơi giao hàng, ngày cần hàng, có giao nhiều đợt hay không.
- Yêu cầu tách dòng: đơn giá, chiết khấu, vận chuyển, bốc xếp, phí khác.
- Điều khoản thanh toán mong muốn và số lượng đặt tối thiểu của nhà cung cấp.
- Yêu cầu về chứng từ chất lượng, bảo hành, đổi trả.
- Hạn trả lời và thời hạn hiệu lực của báo giá.
Vì sao không nên so sánh báo giá theo đơn giá?
Đơn giá chỉ là một phần của số tiền doanh nghiệp thật sự bỏ ra để có hàng nằm trong kho. Nhà cung cấp ở xa có thể báo đơn giá thấp nhưng phí vận chuyển cao. Nơi khác đơn giá cao hơn nhưng giao tận kho và chiết khấu theo sản lượng. Có nơi báo giá đẹp kèm số lượng đặt tối thiểu gấp đôi nhu cầu, phần mua dư sẽ nằm kho và chiếm vốn. Chọn theo đơn giá trong các trường hợp này là chọn sai.
Thời gian cũng là tiền. Giao chậm thêm một tuần buộc doanh nghiệp giữ tồn an toàn cao hơn để không đứt hàng. Trả tiền ngay khi nhận khác với được nợ 45 ngày, vì khoản tiền chưa phải trả còn dùng được vào việc khác. Hai yếu tố này không nằm trên dòng đơn giá nhưng nằm trong chi phí thật, nên cần được đưa lên cùng một bảng với giá.
Công thức tính tổng chi phí về tới kho
Tổng chi phí về tới kho (landed cost) = Giá mua sau chiết khấu + Vận chuyển, bốc xếp + Thuế, phí + Chi phí khác. Trong đó giá mua sau chiết khấu = Đơn giá × Số lượng × (1 − Tỉ lệ chiết khấu). Chi phí khác gồm bảo hiểm hàng, kiểm định, phí chứng từ, phí lưu bãi nếu có. Chi phí mỗi đơn vị về tới kho = Tổng chi phí về tới kho ÷ Số lượng nhập kho. Đây là con số dùng để xếp hạng các báo giá.
Khi áp dụng cần giữ chung một cơ sở cho mọi báo giá: cùng chưa gồm hoặc cùng đã gồm thuế GTGT, cùng một điểm giao, cùng một số lượng. Hàng nhập khẩu có thêm thuế nhập khẩu, phí thông quan, cước quốc tế và chênh lệch tỷ giá, cách tính cụ thể nên hỏi kế toán hoặc đơn vị làm thủ tục. Nếu hạn thanh toán chênh nhau nhiều, có thể quy đổi thêm giá trị của thời gian được nợ theo lãi suất vốn mà doanh nghiệp tự xác định.
Mẫu bảng so sánh báo giá nhà cung cấp: ví dụ 3 nhà cung cấp
Ví dụ với số tự đặt: doanh nghiệp cần mua 5.000 đơn vị một loại vật tư, giá đều chưa gồm thuế GTGT, giao tại kho người mua. Nhà cung cấp A báo 48.000đ, phí vận chuyển 6.000.000đ. Nhà cung cấp B báo 46.500đ, phí vận chuyển 15.000.000đ vì ở xa. Nhà cung cấp C báo 50.000đ, chiết khấu 3% cho đơn từ 5.000 đơn vị và giao tận kho không tính phí. Nếu chỉ nhìn đơn giá thì thứ tự là B, A, C.
Tính đủ thì thứ tự đảo lại. A: 240.000.000 + 6.000.000 = 246.000.000đ, tức 49.200đ mỗi đơn vị. B: 232.500.000 + 15.000.000 = 247.500.000đ, tức 49.500đ. C: 250.000.000 − 7.500.000 = 242.500.000đ, tức 48.500đ. Báo giá có đơn giá cao hơn cả lại rẻ hơn B 5.000.000đ và rẻ hơn A 3.500.000đ trên cả đơn hàng. C cũng giao nhanh hơn và cho nợ dài hơn, nên trong ví dụ này C đứng trước ở mọi tiêu chí.
Thực tế ít khi gọn như vậy. Giả sử lãi suất vốn của doanh nghiệp là 10% một năm, 30 ngày được nợ của A có giá trị khoảng 246.000.000 × 10% × 30 ÷ 365 ≈ 2.022.000đ so với trả ngay như B. Con số này có thể đủ để đổi thứ hạng khi hai báo giá sát nhau. Công cụ so sánh báo giá ở trang chính của cụm cho nhập các dòng tương tự và tự tính chi phí mỗi đơn vị về tới kho.
| Chỉ tiêu | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | Nhà cung cấp C |
|---|---|---|---|
| Đơn giá chưa gồm thuế GTGT | 48.000đ | 46.500đ | 50.000đ |
| Thành tiền 5.000 đơn vị | 240.000.000đ | 232.500.000đ | 250.000.000đ |
| Chiết khấu | 0đ | 0đ | 3% = 7.500.000đ |
| Vận chuyển, bốc xếp | 6.000.000đ | 15.000.000đ | 0đ (giao tận kho) |
| Tổng chi phí về tới kho | 246.000.000đ | 247.500.000đ | 242.500.000đ |
| Chi phí mỗi đơn vị về tới kho | 49.200đ | 49.500đ | 48.500đ |
| Thời gian giao | 7 ngày | 14 ngày | 5 ngày |
| Hạn thanh toán | 30 ngày | Trả ngay khi nhận hàng | 45 ngày |
| Thứ hạng theo chi phí về tới kho | Hạng 2 | Hạng 3 | Hạng 1 |
Tiêu chí chọn nhà cung cấp ngoài giá
Giá về tới kho trả lời câu hỏi mua ở đâu rẻ, chưa trả lời câu hỏi mua ở đâu an toàn. Với hàng ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất hoặc tới khách, chất lượng ổn định và giao đúng hạn thường đáng giá hơn vài phần trăm chênh lệch. Cách làm gọn là chấm điểm có trọng số: mỗi tiêu chí một tỉ trọng, tổng 100, điểm của từng nhà cung cấp nhân với tỉ trọng rồi cộng lại. Tỉ trọng do doanh nghiệp tự đặt theo từng nhóm hàng.
Điểm cho nhà cung cấp đã từng giao hàng nên lấy từ dữ liệu: tỉ lệ giao đúng hạn, tỉ lệ hàng bị trả lại của các đơn trước. Với nhà cung cấp mới chưa có lịch sử, doanh nghiệp có thể đặt thử một đơn nhỏ, xin mẫu, hoặc xem chứng từ chất lượng trước khi giao đơn lớn. Cũng nên cân nhắc mức phụ thuộc: dồn toàn bộ một mặt hàng quan trọng cho một nơi là rủi ro dù giá tốt.
- Chất lượng: tỉ lệ hàng đạt khi kiểm tra, chứng từ chất lượng kèm theo.
- Giao hàng: thời gian giao, tỉ lệ đúng hạn, khả năng giao nhiều đợt.
- Thanh toán: hạn nợ, đặt cọc, chiết khấu thanh toán sớm.
- Số lượng đặt tối thiểu so với nhu cầu thật.
- Bảo hành, đổi trả, tốc độ phản hồi khi có sự cố.
- Hoá đơn, chứng từ đầy đủ và đúng thông tin pháp nhân.
Hồ sơ chọn nhà cung cấp cần lưu những gì?
Sáu tháng sau, khi có người hỏi vì sao chọn nhà cung cấp này, câu trả lời phải nằm trong hồ sơ chứ không nằm trong trí nhớ của nhân viên mua hàng. Bộ hồ sơ gồm yêu cầu báo giá đã gửi, danh sách nơi được mời, các báo giá nhận về ở dạng gốc, bảng so sánh, lý do chọn và người duyệt. Nếu chọn nơi không rẻ hơn cả, lý do càng phải ghi rõ: giao nhanh hơn, chất lượng đã kiểm chứng, hay hạn nợ dài hơn.
Trường hợp chỉ có một báo giá cũng cần ghi lại lý do, ví dụ hàng độc quyền phân phối, mua bổ sung cho thiết bị đang dùng, hoặc mua khẩn cấp. Hồ sơ nên gắn với số đề nghị mua và số đơn mua để lần được hai chiều. Lưu ở thư mục chung có phân quyền thay vì máy cá nhân; nhân viên nghỉ việc không nên kéo theo việc mất lịch sử giá của cả công ty.
Phần mềm hỗ trợ so sánh báo giá đến đâu?
Excel hoặc Google Sheets làm bảng so sánh rất ổn khi mỗi tháng chỉ vài lần hỏi giá. Điểm yếu là báo giá vẫn phải gõ lại bằng tay và lịch sử giá nằm rải ở nhiều file. Phân hệ mua hàng của ERP giải quyết phần đó. Trong ERPNext, yêu cầu báo giá gửi email cho một hoặc nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp trả giá qua cổng nhà cung cấp, có màn hình so sánh báo giá, và Landed Cost Voucher phân bổ chi phí mua vào giá trị hàng.
Odoo có phân hệ mua hàng ở cả hai bản Community và Enterprise, với bảng giá nhà cung cấp tự điền vào yêu cầu báo giá, gọi thầu với các báo giá thay thế kèm màn hình so sánh dòng hàng, và landed cost chia đều, theo số lượng, giá trị, trọng lượng hoặc thể tích khi dùng phương pháp giá FIFO hoặc bình quân. Phần mềm không tự quyết thay người mua: tỉ trọng tiêu chí và lý do chọn vẫn do doanh nghiệp đặt. Uptech tư vấn, triển khai các hệ thống này, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
RFQ là gì?
RFQ là viết tắt của Request for Quotation, nghĩa là yêu cầu báo giá. Đây là văn bản phòng mua hàng gửi cho nhà cung cấp, nêu mặt hàng, quy cách, số lượng, nơi giao, ngày cần và hạn trả lời, để nhận về giá và điều kiện bán. RFQ dùng khi doanh nghiệp đã biết rõ mình cần mua gì và chỉ cần so điều kiện giữa các nơi bán.
Nên lấy báo giá từ mấy nhà cung cấp?
Thông lệ là ba báo giá cho khoản mua có giá trị đáng kể, còn ngưỡng cụ thể do quy chế từng doanh nghiệp đặt. Khoản nhỏ, lặp lại có thể dùng bảng giá đã thoả thuận. Hỏi quá nhiều nơi cho một khoản nhỏ tốn công hơn số tiền tiết kiệm được và làm nhà cung cấp ngại trả lời những lần sau.
Tổng chi phí về tới kho gồm những khoản nào?
Gồm giá mua sau chiết khấu, phí vận chuyển và bốc xếp, thuế và phí liên quan, cùng chi phí khác như bảo hiểm, kiểm định, phí chứng từ. Lấy tổng này chia cho số lượng nhập kho sẽ ra chi phí mỗi đơn vị. Hàng nhập khẩu có thêm thuế nhập khẩu, phí thông quan và cước quốc tế; nên hỏi kế toán về cách tính.
Bảng so sánh báo giá cần những cột nào?
Tối thiểu cần: đơn giá, thành tiền, chiết khấu, vận chuyển, tổng chi phí về tới kho, chi phí mỗi đơn vị, thời gian giao, hạn thanh toán và ghi chú. Mỗi nhà cung cấp một cột, mỗi chỉ tiêu một hàng. Cuối bảng có dòng đề xuất chọn, lý do và chữ ký người lập, người duyệt.
Có khi nào nên chọn báo giá không rẻ hơn cả?
Có, khi chênh lệch giá nhỏ hơn rủi ro phải gánh. Ví dụ nơi rẻ hơn giao chậm gấp đôi trong lúc tồn kho đã thấp, chưa từng cung cấp mặt hàng này, hoặc đòi trả trước toàn bộ. Điều cần làm là ghi lý do vào bảng so sánh để người duyệt và người kiểm tra sau này hiểu quyết định.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Request for Quotationdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/request-for-quotation
- ERPNext – Landed Cost Voucherdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/landed-cost-voucher
- Odoo – so sánh phiên bảnwww.odoo.com/page/editions
Nhờ Uptech khảo sát quy trình mua hàng
Gửi số đề nghị mua mỗi tháng, số cấp duyệt, các bộ phận tham gia và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử