Đánh giá nhà cung cấp: tiêu chí, trọng số và bảng chấm điểm mẫu
Đánh giá nhà cung cấp là việc chấm điểm định kỳ từng nhà cung cấp theo các tiêu chí có trọng số: chất lượng, giao đúng hạn, giá, điều khoản thanh toán, phản hồi. Điểm tổng = tổng của (điểm tiêu chí × trọng số ÷ 100), trọng số cộng lại bằng 100. Kết quả dùng để chia đơn hàng, đàm phán và loại nhà cung cấp yếu.
Nhiều phòng mua hàng chọn nhà cung cấp theo cảm nhận: ai quen thì đặt, ai báo rẻ thì thử. Bài này đưa ra bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, cách đặt trọng số, công thức tính điểm kèm ví dụ ba nhà cung cấp, cách lấy số từ dữ liệu nhận hàng và việc cần làm với nhà cung cấp điểm thấp.
Đánh giá nhà cung cấp là gì và dùng kết quả vào việc gì?
Đánh giá nhà cung cấp là việc đo kết quả thực tế của từng nhà cung cấp trong một kỳ, quy về một con số để so sánh được với nhau. Khác với bước chọn nhà cung cấp mới, vốn dựa trên hồ sơ năng lực và báo giá, đánh giá định kỳ dựa trên những gì đã xảy ra: số lần giao trễ, lượng hàng bị trả, giá có giữ đúng như báo hay không.
Điểm số chỉ có ích khi gắn với quyết định. Phòng mua hàng dùng điểm để chia tỉ lệ đơn giữa các nhà cung cấp cùng mặt hàng, chọn bên được ký đơn khung, làm căn cứ đàm phán và lập danh sách cần tìm nguồn thay thế. Doanh nghiệp chỉ có vài nhà cung cấp, mỗi tháng vài đơn thì chưa cần bảng chấm; một sổ ghi sự cố giao hàng là đủ.
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp gồm những gì, trọng số đặt thế nào?
Năm nhóm tiêu chí dùng phổ biến là chất lượng, giao đúng hạn, giá, điều khoản thanh toán và mức độ phản hồi. Nên giữ từ bốn tới sáu tiêu chí; nhiều hơn thì người chấm phải nhập quá nhiều số, bảng điểm bị bỏ dở sau vài kỳ. Mỗi tiêu chí cần một cách đo rõ ràng và một nguồn dữ liệu cụ thể, tránh chấm theo ấn tượng.
Trọng số thể hiện tiêu chí nào quan trọng hơn với doanh nghiệp, cộng lại phải bằng 100. Nhà máy dừng chuyền khi thiếu nguyên liệu thường đặt nặng giao đúng hạn và chất lượng. Công ty thương mại biên lợi nhuận mỏng có thể đặt giá cao hơn. Nên đặt trọng số riêng cho từng nhóm hàng, chốt trước khi chấm và báo cho nhà cung cấp biết.
- Chất lượng: tỉ lệ hàng đạt khi kiểm nhận, số lô bị trả.
- Giao đúng hạn: tỉ lệ dòng hàng về đúng ngày hẹn trên đơn mua.
- Giá: mức chênh so với giá tham chiếu của nhóm hàng.
- Điều khoản thanh toán: số ngày được trả chậm, có yêu cầu đặt cọc hay không.
- Phản hồi: thời gian trả lời yêu cầu báo giá, xử lý hàng lỗi.
Bảng chấm điểm nhà cung cấp: công thức và ví dụ ba nhà cung cấp
Công thức: Điểm tổng = tổng của (Điểm tiêu chí × Trọng số ÷ 100). Mỗi tiêu chí chấm trên thang 0–100, nên điểm tổng cũng nằm trong khoảng 0–100. Tiêu chí đo được bằng tỉ lệ thì lấy thẳng tỉ lệ làm điểm: giao đúng hạn 85% được 85 điểm. Với giá hay điều khoản thanh toán, cần viết sẵn thang quy đổi, ví dụ bằng giá tham chiếu được 80 điểm.
Bảng dưới là ví dụ với số tự đặt cho ba nhà cung cấp cùng một nhóm nguyên liệu. Mỗi ô ghi điểm chấm và điểm quy đổi sau khi nhân trọng số. Nhà cung cấp C có chất lượng cao hơn hai bên còn lại nhưng giao trễ nhiều nên tổng điểm thấp hơn B. Nhà cung cấp B không dẫn đầu về chất lượng nhưng đều ở các tiêu chí còn lại.
| Tiêu chí | Trọng số | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | Nhà cung cấp C |
|---|---|---|---|---|
| Chất lượng (tỉ lệ hàng đạt) | 35 | 90 → 31,5 | 75 → 26,25 | 95 → 33,25 |
| Giao đúng hạn | 30 | 80 → 24 | 95 → 28,5 | 60 → 18 |
| Giá | 20 | 70 → 14 | 85 → 17 | 90 → 18 |
| Điều khoản thanh toán | 10 | 60 → 6 | 80 → 8 | 70 → 7 |
| Phản hồi | 5 | 80 → 4 | 90 → 4,5 | 60 → 3 |
| Điểm tổng | 100 | 79,5 | 84,25 | 79,25 |
Cách đo giao đúng hạn và tỉ lệ hàng đạt từ dữ liệu nhận hàng
Hai tiêu chí nặng điểm nên lấy từ chứng từ, không hỏi lại trí nhớ của người mua. Tỉ lệ giao đúng hạn = Số dòng hàng nhận đúng hoặc trước ngày hẹn ÷ Tổng số dòng hàng tới hạn trong kỳ × 100. Ví dụ trong quý có 40 dòng hàng tới hạn, 34 dòng về đúng ngày, tỉ lệ là 85%. Cần quy ước trước giao thiếu số lượng có tính là trễ hay không.
Tỉ lệ hàng đạt = Số lượng đạt khi kiểm nhận ÷ Tổng số lượng nhận × 100. Ví dụ nhận 12.000 đơn vị, từ chối 360, số đạt là 11.640, tỉ lệ đạt 97%. Muốn có hai con số này, đơn mua phải ghi ngày hẹn giao cho từng dòng, phiếu nhận hàng phải ghi ngày nhận thực tế, số nhận, số đạt và số từ chối.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp: chu kỳ và cách xử lý điểm thấp
Quy trình đánh giá nhà cung cấp gồm năm bước: chốt tiêu chí và trọng số theo nhóm hàng, thu số liệu từ đơn mua và phiếu nhận, tính điểm, họp xếp hạng, gửi kết quả cho nhà cung cấp kèm yêu cầu cải thiện. Nhà cung cấp giao hàng hằng tuần nên chấm theo tháng hoặc quý; mỗi năm vài đơn thì chấm theo năm.
Điểm thấp chưa phải lý do cắt ngay. Trước hết xem lỗi nằm ở đâu: đơn mua gửi sát ngày, quy cách thay đổi giữa chừng hay thanh toán chậm cũng làm nhà cung cấp giao trễ. Nếu lỗi thuộc về nhà cung cấp, gửi yêu cầu khắc phục có thời hạn, giảm tỉ lệ đơn và mở thêm nguồn thứ hai. Các mốc trong bảng dưới là ví dụ tham khảo.
| Điểm tổng | Xếp hạng | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Từ 85 trở lên | Ưu tiên | Tăng tỉ lệ đơn, xét ký đơn khung |
| Từ 70 tới dưới 85 | Duy trì | Giữ tỉ lệ đơn, nêu tiêu chí cần cải thiện |
| Từ 50 tới dưới 70 | Cần cải thiện | Yêu cầu khắc phục có thời hạn, giảm đơn, tìm nguồn dự phòng |
| Dưới 50 | Tạm dừng | Ngừng phát đơn mới cho tới khi đánh giá lại |
Phần mềm quản lý nhà cung cấp hỗ trợ gì, hồ sơ nào cần lưu?
Phần mềm quản lý nhà cung cấp có ích ở hai việc: gom số liệu từ chứng từ và biến điểm số thành hành động. Với ERPNext, phiếu nhận mua hàng (Purchase Receipt) ghi số nhận, số đạt và số từ chối; đơn mua theo dõi số đã nhận và đã lập hoá đơn. Chức năng Supplier Scorecard chấm điểm theo tiêu chí có trọng số với tổng trọng số bằng 100, theo kỳ tuần, tháng hoặc năm, và có thể cảnh báo hoặc chặn tạo yêu cầu báo giá, đơn mua mới với nhà cung cấp điểm thấp.
Dù dùng phần mềm hay bảng tính, mỗi nhà cung cấp cần một hồ sơ để ở một nơi, có người chịu trách nhiệm cập nhật. Thay đổi tài khoản nhận tiền cần được xác nhận lại qua kênh liên lạc đã biết trước khi sửa. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP và viết phần mềm theo yêu cầu, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ. Để chọn giữa vài báo giá, có thể dùng công cụ ở trang chính của cụm.
- Thông tin pháp lý: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.
- Người liên hệ, tài khoản ngân hàng, điều khoản thanh toán.
- Hợp đồng, đơn khung, bảng giá kèm thời hạn hiệu lực.
- Lịch sử giao dịch: đơn mua, phiếu nhận, hàng trả, khiếu nại.
- Bảng điểm các kỳ và yêu cầu khắc phục đã gửi.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Đánh giá nhà cung cấp là gì?
Đánh giá nhà cung cấp là việc chấm điểm định kỳ kết quả thực tế của từng nhà cung cấp theo các tiêu chí có trọng số, thường gồm chất lượng, giao đúng hạn, giá, điều khoản thanh toán và phản hồi. Điểm tổng giúp so sánh các nhà cung cấp cùng nhóm hàng.
Nên dùng bao nhiêu tiêu chí đánh giá nhà cung cấp?
Từ bốn tới sáu tiêu chí là vừa. Ít hơn thì điểm dễ lệch về giá, nhiều hơn thì tốn công nhập liệu và bảng chấm hay bị bỏ dở. Mỗi tiêu chí cần cách đo rõ và nguồn dữ liệu cụ thể.
Bao lâu nên đánh giá nhà cung cấp một lần?
Chu kỳ phụ thuộc tần suất giao hàng. Nhà cung cấp giao hằng tuần nên chấm theo tháng hoặc quý để kịp điều chỉnh. Nhà cung cấp chỉ có vài đơn mỗi năm thì chấm theo năm hoặc sau từng đơn lớn.
Nhà cung cấp điểm thấp thì có nên cắt ngay không?
Không nên cắt ngay. Trước tiên kiểm tra nguyên nhân có đến từ phía doanh nghiệp hay không, ví dụ đặt hàng sát ngày hoặc đổi quy cách giữa chừng. Nếu lỗi thuộc nhà cung cấp, gửi yêu cầu khắc phục có thời hạn, giảm tỉ lệ đơn và chuẩn bị nguồn thay thế.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Supplier Scorecarddocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/supplier-scorecard
- ERPNext – Purchase Orderdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/purchase-order
Nhờ Uptech khảo sát quy trình mua hàng
Gửi số đề nghị mua mỗi tháng, số cấp duyệt, các bộ phận tham gia và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử