Quy trình phê duyệt mua hàng: phiếu đề nghị, ma trận phê duyệt và ngân sách
Quy trình phê duyệt mua hàng là chuỗi bước xét duyệt một nhu cầu mua trước khi doanh nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp: lập phiếu đề nghị mua hàng (PR), kiểm tra tồn kho và ngân sách, duyệt theo ma trận phê duyệt về giá trị và loại chi, rồi lập đơn mua (PO). Người đề nghị không tự duyệt; giá trị càng lớn, cấp duyệt càng cao.
Đặt hàng xong mới xin duyệt là tình huống quen ở nhiều doanh nghiệp: hàng đã về, hoá đơn đã xuất, giám đốc chỉ còn cách ký. Bước phê duyệt đề nghị mua sinh ra để chặn việc đó từ gốc. Bài này phân biệt đề nghị mua với đơn mua, liệt kê nội dung một phiếu đề nghị, đưa ví dụ ma trận phê duyệt bằng số, giải thích cách kiểm tra ngân sách ở hai bước và nêu những gì ERPNext hỗ trợ sẵn.
Quy trình phê duyệt mua hàng gồm những bước nào?
Phê duyệt mua hàng nằm giữa nhu cầu và đơn đặt hàng. Trình tự thường gặp gồm năm việc: bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề nghị; thủ kho xác nhận tồn kho không đủ đáp ứng; trưởng bộ phận duyệt về sự cần thiết; kế toán hoặc người giữ ngân sách xác nhận còn hạn mức; cấp có thẩm quyền duyệt theo giá trị. Sau đó phiếu mới chuyển cho phòng mua hàng để hỏi giá và lập đơn mua.
Có hai lớp duyệt khác bản chất, không nên trộn. Lớp đầu trả lời câu hỏi có cần mua không, do người quản lý nhu cầu quyết định. Lớp thứ hai trả lời câu hỏi có được chi không, do người giữ tiền quyết định. Doanh nghiệp nhỏ thường để giám đốc làm cả hai lớp. Cách này vẫn chạy được khi mỗi ngày chỉ vài phiếu, nhưng sẽ nghẽn khi số phiếu tăng và giám đốc đi công tác.
- Lập phiếu đề nghị mua hàng, ghi rõ mục đích và ngày cần hàng.
- Kiểm tra tồn kho và hàng đang về trước khi chuyển duyệt.
- Duyệt nhu cầu: trưởng bộ phận đề nghị.
- Duyệt chi: người giữ ngân sách và cấp có thẩm quyền theo ma trận.
- Chuyển phòng mua hàng hỏi giá, chọn nhà cung cấp, lập đơn mua.
PR và PO khác nhau thế nào?
PR (Purchase Requisition, đề nghị mua hàng) là chứng từ nội bộ: một bộ phận xin phép công ty mua một thứ gì đó. PO (Purchase Order, đơn mua hàng) là chứng từ gửi ra ngoài: công ty đặt hàng với một nhà cung cấp cụ thể, theo giá và điều khoản cụ thể. PR chưa ràng buộc ai với bên ngoài. PO khi được nhà cung cấp xác nhận thì thành căn cứ giao hàng và thanh toán giữa hai bên.
Tách hai chứng từ giúp phòng mua hàng gom nhu cầu. Ba bộ phận cùng đề nghị một loại vật tư trong tuần có thể được gom vào một đơn mua để có giá tốt hơn và giảm phí vận chuyển. Ngược lại, một đề nghị nhiều mặt hàng có thể tách thành nhiều đơn mua cho nhiều nhà cung cấp. Vì vậy quan hệ giữa PR và PO là nhiều – nhiều, và mỗi dòng trên đơn mua cần ghi số đề nghị gốc.
| Tiêu chí | Đề nghị mua hàng (PR) | Đơn mua hàng (PO) |
|---|---|---|
| Bản chất | Chứng từ nội bộ, xin phép mua | Chứng từ gửi nhà cung cấp, đặt mua |
| Người lập | Bộ phận có nhu cầu, thủ kho | Phòng mua hàng |
| Người nhận | Người duyệt trong công ty | Nhà cung cấp |
| Thông tin giá | Giá ước tính hoặc chưa có giá | Giá, chiết khấu, điều khoản đã thoả thuận |
| Nhà cung cấp | Chưa xác định hoặc chỉ gợi ý | Đã xác định |
| Tác động ngân sách | Giữ chỗ tạm theo giá ước tính | Ghi nhận khoản đã đặt mua theo giá thật |
| Chứng từ kế tiếp | Yêu cầu báo giá, đơn mua | Phiếu nhập kho, hoá đơn |
Phiếu đề nghị mua hàng cần những nội dung gì?
Một phiếu đề nghị mua hàng tốt cho phép người duyệt quyết định trong một phút mà không phải gọi lại hỏi. Muốn vậy, phiếu cần trả lời đủ: ai cần, cần cái gì, bao nhiêu, khi nào, để làm gì và tính vào ngân sách nào. Thiếu mục đích sử dụng là lỗi hay gặp, khiến người duyệt hoặc ký cho qua, hoặc treo phiếu lại. Cả hai đều làm quy trình mất tác dụng.
Mô tả mặt hàng nên dùng mã hàng có sẵn trong danh mục thay vì gõ tự do. Cùng một loại giấy mà ba người viết ba cách thì phòng mua hàng không gom được, báo cáo chi tiêu cũng không cộng được. Với hàng chưa có mã, phiếu cần quy cách kỹ thuật đủ rõ để hai nhà cung cấp khác nhau báo giá cho cùng một thứ. Giá ước tính có thể lấy từ lần mua gần đây.
- Số phiếu, ngày lập, người đề nghị, bộ phận.
- Mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng.
- Ngày cần hàng và nơi nhận.
- Mục đích sử dụng: lệnh sản xuất, dự án, đơn của khách hoặc bổ sung tồn kho.
- Khoản mục ngân sách hoặc trung tâm chi phí, giá ước tính.
- Tồn kho hiện có, hàng đang về; nhà cung cấp gợi ý nếu có.
Ma trận phê duyệt mua hàng lập ra sao?
Ma trận phê duyệt là bảng quy định ai được duyệt khoản mua nào. Hai trục thường dùng là giá trị và loại chi. Giá trị càng lớn thì cấp duyệt càng cao. Loại chi phân biệt mua nguyên vật liệu theo kế hoạch đã duyệt, chi phí thường xuyên và tài sản cố định, vì rủi ro của ba nhóm này khác nhau. Bảng dưới là một ví dụ với số tự đặt cho một doanh nghiệp quy mô vừa, không phải khuyến nghị về ngưỡng.
Ngưỡng nên đặt theo dữ liệu thật. Lấy danh sách đơn mua của sáu tháng gần đây, xếp theo giá trị, rồi chọn ngưỡng sao cho phần lớn số đơn dừng ở cấp trưởng bộ phận, còn phần lớn số tiền vẫn qua tay cấp cao. Quy chế cũng cần cấm tách một nhu cầu thành nhiều phiếu nhỏ để né ngưỡng, quy định người duyệt thay khi vắng mặt, và thời hạn duyệt của từng cấp.
| Khoản mua | Trưởng bộ phận | Trưởng phòng mua hàng | Kế toán trưởng | Giám đốc |
|---|---|---|---|---|
| Chi thường xuyên dưới 5.000.000đ | Duyệt | Được thông báo | Không cần | Không cần |
| Chi thường xuyên từ 5.000.000đ đến dưới 50.000.000đ | Duyệt | Duyệt | Không cần | Không cần |
| Chi thường xuyên từ 50.000.000đ đến dưới 200.000.000đ | Duyệt | Duyệt | Duyệt | Không cần |
| Mọi khoản từ 200.000.000đ trở lên | Duyệt | Duyệt | Duyệt | Duyệt |
| Nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất đã duyệt | Duyệt | Duyệt | Duyệt khi vượt kế hoạch | Duyệt khi vượt kế hoạch |
| Tài sản cố định, mọi giá trị | Duyệt | Duyệt | Duyệt | Duyệt |
| Mua khẩn cấp dưới 20.000.000đ | Duyệt nhanh | Lập chứng từ bổ sung trong 2 ngày làm việc | Được thông báo | Không cần |
Kiểm soát ngân sách ở bước đề nghị và bước đơn mua như thế nào?
Nếu chỉ so ngân sách với số đã chi thì luôn chậm một nhịp: tiền chưa ra khỏi tài khoản nhưng đơn đã đặt, không rút lại được. Vì vậy cần tách hai khái niệm. Chi thực tế là khoản đã ghi nhận theo hoá đơn. Khoản đã giữ chỗ là phần ngân sách đã bị chiếm bởi đề nghị đã duyệt và đơn mua đã phát hành nhưng chưa có hoá đơn. Ngân sách còn lại = Ngân sách − Chi thực tế − Đơn mua chưa có hoá đơn − Đề nghị đã duyệt chưa lên đơn.
Ví dụ: ngân sách vật tư văn phòng quý là 100.000.000đ. Chi thực tế 55.000.000đ, đơn mua chưa có hoá đơn 25.000.000đ, đề nghị đã duyệt chưa lên đơn 10.000.000đ. Ngân sách còn lại là 100.000.000 − 55.000.000 − 25.000.000 − 10.000.000 = 10.000.000đ. Một đề nghị mới 15.000.000đ sẽ vượt 5.000.000đ, dù nhìn sổ chi thì mới dùng 55%. Kiểm tra ở bước đề nghị cho phép dừng sớm; kiểm tra lại ở bước đơn mua bắt được chênh lệch giữa giá ước tính và giá thật.
Duyệt đề nghị mua hàng trên điện thoại cần lưu ý gì?
Người duyệt thường không ngồi ở bàn. Phiếu giấy chờ chữ ký hai ba ngày là lý do phổ biến khiến bộ phận tự đặt hàng trước. Duyệt trên điện thoại giải quyết được độ trễ này, với điều kiện màn hình duyệt hiện đủ thông tin để quyết định: mặt hàng, số lượng, giá ước tính, mục đích, ngân sách còn lại và lịch sử mua gần đây. Chỉ có nút đồng ý mà thiếu số liệu thì việc duyệt thành hình thức.
Duyệt bằng tin nhắn Zalo hay email nhanh nhưng để lại ba khoảng trống: không gắn với chứng từ, không kiểm tra được thẩm quyền, và khó tìm lại khi kiểm toán hỏi. Nếu chưa có phần mềm, cách tạm là chụp màn hình tin nhắn duyệt đính vào phiếu và ghi số phiếu ngay trong tin nhắn. Khi có phần mềm, mỗi lần duyệt cần lưu người duyệt, thời điểm và ý kiến, kể cả khi từ chối.
Phần mềm quản lý đề nghị mua hàng: ERPNext hỗ trợ gì?
ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở, giấy phép GPLv3, không thu phí bản quyền theo người dùng. Chứng từ đề nghị trong ERPNext là Material Request (đề nghị vật tư), có nhiều mục đích như mua hàng, chuyển kho, xuất dùng, sản xuất. Authorization Rule (quy tắc uỷ quyền) cho phép yêu cầu một vai trò duyệt khi chứng từ vượt ngưỡng giá trị. Budget (ngân sách) kiểm tra ở bước đề nghị mua, đơn mua và chi thực tế, với ba mức xử lý: dừng, cảnh báo hoặc bỏ qua.
Phần mềm không thay được quy chế. Ma trận phê duyệt, danh mục mã hàng và khoản mục ngân sách phải có trước, phần mềm chỉ thực thi. Mã nguồn mở miễn phí bản quyền nhưng vẫn tốn hạ tầng, công triển khai, đào tạo và bảo trì. Doanh nghiệp mỗi tháng vài chục phiếu, một cấp duyệt, có thể tiếp tục dùng biểu mẫu Excel hoặc Google Sheets. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP và viết phần mềm theo yêu cầu, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Đề nghị mua hàng là gì?
Đề nghị mua hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận có nhu cầu lập để xin phép mua hàng hoá, vật tư hoặc dịch vụ. Phiếu nêu mặt hàng, số lượng, ngày cần, mục đích và khoản mục ngân sách. Sau khi được duyệt, phiếu là căn cứ để phòng mua hàng hỏi giá và lập đơn mua gửi nhà cung cấp.
PR và PO khác nhau thế nào?
PR là đề nghị mua trong nội bộ, PO là đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp. PR do bộ phận có nhu cầu lập, chưa có nhà cung cấp và giá chính thức. PO do phòng mua hàng lập sau khi PR được duyệt và đã chọn nhà cung cấp, ghi rõ giá, số lượng, ngày giao, điều khoản thanh toán.
Ma trận phê duyệt mua hàng nên có mấy cấp?
Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ dùng từ hai đến bốn cấp. Ít hơn thì mọi phiếu dồn về giám đốc, nhiều hơn thì phiếu nằm chờ. Cách kiểm tra đơn giản: đo số ngày trung bình từ lúc lập phiếu đến lúc duyệt xong. Nếu con số này dài hơn thời gian nhà cung cấp giao hàng, ma trận đang quá nặng.
Khoản mua nào có thể miễn lập đề nghị mua hàng?
Thường là khoản chi nhỏ lẻ dưới một ngưỡng do doanh nghiệp tự đặt, và hàng mua theo đơn khung đã duyệt từ đầu kỳ. Điều kiện là có hạn mức theo tháng cho từng bộ phận và vẫn có chứng từ thanh toán. Miễn đề nghị không có nghĩa là miễn kiểm soát, chỉ là kiểm soát sau thay vì kiểm soát trước.
Chưa có phần mềm thì quản lý đề nghị mua hàng bằng gì?
Dùng một biểu mẫu chung và một bảng theo dõi trên Excel hoặc Google Sheets là đủ để bắt đầu. Bảng theo dõi cần các cột: số phiếu, ngày, bộ phận, giá trị ước tính, người duyệt, ngày duyệt, số đơn mua tương ứng. Cách này yếu ở chỗ không tự chặn vượt ngân sách và không kiểm tra được thẩm quyền duyệt.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Authorization Ruledocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/authorization-rule
- ERPNext – Budgetingdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/budgeting
- ERPNext (trang sản phẩm, giấy phép, phân hệ)frappe.io/erpnext
Nhờ Uptech khảo sát quy trình mua hàng
Gửi số đề nghị mua mỗi tháng, số cấp duyệt, các bộ phận tham gia và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử