Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: 8 bước, chứng từ và điểm kiểm soát

Lưu đồ quy trình mua hàng đọc như thế nào?

Lưu đồ quy trình mua hàng thường vẽ theo làn bơi: mỗi cột là một bộ phận, gồm bộ phận yêu cầu, người duyệt, phòng mua hàng, kho và kế toán. Hình chữ nhật là một việc, hình thoi là một điểm quyết định có hai nhánh. Đi từ trên xuống: bộ phận yêu cầu lập phiếu đề nghị rồi chuyển sang cột người duyệt. Nếu bị từ chối, mũi tên quay về người đề nghị kèm lý do. Nếu được duyệt, phiếu sang phòng mua hàng để hỏi giá, lập bảng so sánh và phát hành đơn mua.

Nửa sau của lưu đồ chạy qua kho và kế toán. Kho nhận hàng và gặp hình thoi thứ hai: hàng có đạt và đủ số lượng không. Đạt thì nhập kho; không đạt thì lập biên bản, trả hàng hoặc chỉ nhận một phần. Kế toán nhận hoá đơn và gặp hình thoi thứ ba: ba chứng từ có khớp không. Khớp thì lên lịch thanh toán theo hạn; lệch thì trả về phòng mua hàng làm việc với nhà cung cấp. Lưu đồ kết thúc ở ô thanh toán và lưu hồ sơ.

• Điểm quyết định đầu tiên: đề nghị có được duyệt và còn ngân sách không.
• Điểm quyết định thứ hai: hàng nhận có đủ số lượng, đạt chất lượng so với đơn mua không.
• Điểm quyết định thứ ba: đơn mua, phiếu nhập kho và hoá đơn có khớp nhau không.
• Mỗi mũi tên quay lại cần ghi rõ ai xử lý và trong bao lâu.

Quy trình mua hàng khẩn cấp xử lý thế nào để không phá quy chế?

Mua khẩn cấp là trường hợp không đủ thời gian đi hết các bước, ví dụ máy hỏng cần phụ tùng ngay trong ca. Cách làm an toàn là rút ngắn chứ không bỏ bước: cho một người có thẩm quyền duyệt nhanh qua điện thoại hoặc tin nhắn, bỏ qua việc hỏi giá nhiều nơi, nhưng phiếu đề nghị và đơn mua vẫn phải được lập bổ sung trong một thời hạn định sẵn, chẳng hạn hai ngày làm việc.

Quy chế cần viết rõ ba điều: thế nào là khẩn cấp, ai được duyệt và hạn mức mỗi lần là bao nhiêu. Phòng mua hàng theo dõi tỉ lệ mua khẩn cấp theo tháng và theo bộ phận. Tỉ lệ này tăng đều thường cho thấy kế hoạch vật tư yếu hoặc mức tồn an toàn đặt quá thấp, chứ không phải do xui rủi. Khi đó việc cần sửa là khâu lập kế hoạch, không phải nới thêm hạn mức duyệt nhanh.

Đo quy trình mua hàng bằng những chỉ số nào?

Quy trình viết xong mà không đo thì không biết nó đang chạy ra sao. Các chỉ số dưới đây lấy được từ chính chứng từ mua hàng, không cần khảo sát thêm. Ví dụ: trong tháng có 120 đơn mua, 102 đơn giao đúng ngày hẹn, tỉ lệ giao đúng hạn là 102 ÷ 120 = 85%. Cũng tháng đó có 200 hoá đơn, 170 hoá đơn khớp ba bên ngay lần đầu, tỉ lệ khớp là 170 ÷ 200 = 85%. Các con số này chỉ là ví dụ, mỗi doanh nghiệp tự đặt mục tiêu theo ngành.

Ghi tay hoặc dùng Excel vẫn đo được khi mỗi tháng chỉ vài chục đơn mua và một người phụ trách. Khi số đơn tăng, nhiều người cùng duyệt, chứng từ nằm rải ở email và tin nhắn Zalo, việc tổng hợp bắt đầu tốn công. Phân hệ mua hàng của một bộ ERP nối sẵn chuỗi chứng từ. ERPNext có đề nghị vật tư, yêu cầu báo giá, đơn mua, phiếu nhận, hoá đơn mua, và đơn mua theo dõi số đã nhận, đã lập hoá đơn. Odoo có đối chiếu ba bên khi chính sách hoá đơn là theo số lượng đã nhận.

• Thời gian chu kỳ: số ngày từ lúc đề nghị được duyệt đến lúc phát hành đơn mua.
• Tỉ lệ giao đúng hạn: số đơn giao đúng ngày hẹn ÷ tổng số đơn.
• Tỉ lệ hàng bị từ chối: số lượng không đạt ÷ số lượng nhận.
• Tỉ lệ hoá đơn khớp ba bên ngay lần đầu: số hoá đơn khớp ÷ tổng số hoá đơn.
• Tỉ lệ mua khẩn cấp: số đơn mua khẩn cấp ÷ tổng số đơn mua.
• Tỉ lệ đơn mua có đề nghị được duyệt trước khi đặt hàng.