Phần mềm quản lý mua hàng miễn phí: miễn phí cái gì, còn tốn những gì?

Phần mềm quản lý mua hàng miễn phí là miễn phí cái gì?

Chữ miễn phí trên thị trường phần mềm mang bốn nghĩa khác nhau, và phần lớn là dùng thử có thời hạn. Hết 7–15 ngày, doanh nghiệp phải trả phí thuê bao để dùng tiếp. Loại miễn phí thật thường giới hạn số người dùng, số đơn hoặc số ứng dụng. Mã nguồn mở thì miễn phí bản quyền, nhưng doanh nghiệp tự lo máy chủ, cài đặt và vận hành.

Trước khi chọn, nên hỏi ba câu: miễn phí tới khi nào, giới hạn ở đâu, và dữ liệu lấy ra bằng cách nào nếu ngừng dùng. Gói miễn phí không cho xuất dữ liệu ra file sẽ buộc doanh nghiệp ở lại hoặc nhập lại từ đầu. Bảng dưới so sánh theo loại giải pháp, không theo tên hãng.

Vuốt ngang để xem đủ bảng →

Dùng Excel, Google Sheets làm phần mềm theo dõi mua hàng thế nào?

Với phòng mua hàng một hai người, bảng tính là phần mềm theo dõi mua hàng miễn phí dễ bắt đầu hơn cả. Nguyên tắc dựng file: mỗi trang tính một loại dữ liệu, mỗi dòng một dòng hàng, mỗi đơn mua một mã không trùng. Trang đơn mua là trung tâm; trang nhận hàng và trang hoá đơn tham chiếu về mã đơn mua để tính số còn phải nhận và số còn phải trả bằng hàm cộng có điều kiện.

Giới hạn của bảng tính lộ ra khi số người tham gia tăng. File không có luồng duyệt: ai cũng sửa được đơn giá sau khi đã chốt. File không chặn được việc lập hai đơn cho cùng một đề nghị, không nhắc đơn tới hạn giao, không nối với tồn kho. Khi các lỗi này bắt đầu gây thiệt hại thật thì bảng tính đã hết vai trò.

• Danh mục nhà cung cấp: mã, tên, mã số thuế, điều khoản thanh toán.
• Danh mục mặt hàng: mã hàng, tên, đơn vị tính, giá mua gần đây.
• Đề nghị mua: người đề nghị, mặt hàng, số lượng, trạng thái duyệt.
• Đơn mua: số đơn, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, đơn giá, ngày hẹn giao.
• Nhận hàng: số đơn mua, ngày nhận, số nhận, số đạt, số từ chối.
• Hoá đơn và thanh toán: số hoá đơn, số đơn mua, số tiền, hạn trả.

Khi nào phòng mua hàng nên chuyển sang bản trả phí?

Trả phí hợp lý khi công cụ miễn phí bắt đầu gây ra chi phí lớn hơn tiền thuê bao. Dấu hiệu dễ thấy: đơn mua vượt thẩm quyền vẫn được gửi đi vì không có bước duyệt, hoá đơn được thanh toán khi hàng chưa nhập đủ, cuối tháng mất vài ngày để đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp. Mỗi lỗi như vậy đều quy được ra tiền để so với báo giá phần mềm.

Ngược lại, có trường hợp chưa cần trả phí. Doanh nghiệp mua lặp lại vài mặt hàng từ vài nhà cung cấp quen, một người phụ trách từ đặt tới theo dõi giao hàng, thì bảng tính dựng cẩn thận vẫn đủ. Mua phần mềm khi quy trình chưa rõ ai đề nghị, ai duyệt, ai nhận hàng thường chỉ chuyển sự lộn xộn từ file sang màn hình.