Hợp đồng bảo trì website: 9 điều khoản cần có và danh sách kiểm tra trước khi ký
Hợp đồng bảo trì website nên có 9 nhóm điều khoản: phạm vi công việc, giờ kỹ thuật và cách cộng dồn, thời gian phản hồi theo mức sự cố, sao lưu và khôi phục, quyền truy cập và tài khoản, bảo mật dữ liệu, phần không bao gồm, thời hạn và chấm dứt, bàn giao khi dừng. Thiếu điều khoản nào, tranh cãi thường phát sinh ở đó.
Nhiều doanh nghiệp tìm một mẫu hợp đồng bảo trì website để điền tên rồi ký. Nhưng quyền lợi lại nằm ở vài dòng mô tả phạm vi, giờ kỹ thuật và trách nhiệm khi mất dữ liệu. Bài này đi qua từng điều khoản dưới góc nhìn vận hành: nên ghi gì, bẫy thường gặp và việc cần hỏi trước khi ký. Đây là hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý.
Hợp đồng bảo trì website cần những điều khoản nào?
Một hợp đồng bảo trì tốt trả lời được ba câu hỏi mà không cần gọi điện: tháng này bên cung cấp phải làm những việc gì, khi website sập thì bao lâu có người xử lý, và nếu dừng hợp tác thì doanh nghiệp cầm về được gì. Mẫu hợp đồng bảo trì website tải trên mạng dùng được làm khung, nhưng phụ lục mới là phần phải viết riêng cho từng website. Nên đọc phụ lục trước.
| Điều khoản | Nên ghi gì | Bẫy thường gặp |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Danh sách việc định kỳ kèm tần suất: cập nhật, sao lưu, theo dõi, báo cáo | Chỉ ghi “bảo trì toàn diện”, không biết đòi việc gì |
| Giờ kỹ thuật và cộng dồn | Số giờ mỗi tháng, giờ chưa dùng xử lý ra sao, đơn giá giờ vượt | Giờ không dùng bị mất mà không nói trước; không có bảng kê giờ |
| Thời gian phản hồi | Định nghĩa từng mức sự cố, thời gian bắt đầu xử lý, giờ làm việc, kênh báo | Nhầm thời gian phản hồi với thời gian khắc phục |
| Sao lưu và khôi phục | Tần suất, số bản giữ, nơi lưu, lịch thử khôi phục, người chịu trách nhiệm | Chưa từng thử khôi phục; bản sao lưu nằm cùng máy chủ với website |
| Quyền truy cập và tài khoản | Tài khoản nào được cấp, ai đứng tên tên miền và máy chủ, cách đổi mật khẩu | Tên miền, máy chủ đứng tên bên cung cấp, khi dừng khó lấy lại |
| Bảo mật dữ liệu | Dữ liệu nào được xem, mục đích, người được tiếp cận, nghĩa vụ báo khi nghi lộ | Không có điều khoản dù bên cung cấp thấy danh sách khách hàng, đơn hàng |
| Phần không bao gồm | Tên miền, máy chủ, bản quyền plugin và giao diện trả phí, nội dung, quảng cáo, tính năng mới | Hiểu ngầm rằng tính năng mới nằm trong gói |
| Thời hạn và chấm dứt | Thời hạn tối thiểu, cách gia hạn, số ngày báo trước, xử lý giờ còn lại | Tự gia hạn theo năm mà không nhắc; phạt nặng khi dừng sớm |
| Bàn giao khi dừng | Danh mục bàn giao, thời hạn, định dạng, hỗ trợ chuyển cho bên mới | Mã nguồn và bản sao lưu chỉ bên cung cấp giữ |
Phạm vi và giờ kỹ thuật nên ghi thế nào?
Phạm vi nên viết thành danh sách việc có tần suất, không viết thành tính từ. “Cập nhật lõi, plugin và giao diện mỗi tháng, làm trên bản thử trước” kiểm tra được. “Chăm sóc website thường xuyên” thì không.
Giờ kỹ thuật là chỗ dễ hiểu lầm. Hợp đồng cần ghi mỗi tháng bao nhiêu giờ, giờ chưa dùng đi đâu và giờ vượt tính bao nhiêu. Ví dụ theo cách Uptech ghi: gói 5 giờ mỗi tháng, giờ chưa dùng cộng sang tháng kế tiếp nhưng tối đa bằng số giờ một tháng của gói, giờ vượt 700.000đ. Tháng một dùng 2 giờ, còn 3 giờ cộng sang, tháng hai có 5 + 3 = 8 giờ. Tháng hai không dùng giờ nào thì tháng ba có 5 + 5 = 10 giờ, không phải 13.
Thời gian phản hồi theo mức sự cố ghi ra sao?
Điều khoản này cần ba phần: định nghĩa mức sự cố bằng hiện tượng nhìn thấy được, thời gian cho từng mức, khung giờ làm việc và kênh báo sự cố. Ví dụ nghiêm trọng là website không truy cập được hoặc không đặt hàng được; thường là một trang lỗi nhưng website vẫn bán được hàng.
Cần đọc kỹ chữ “phản hồi”: đó thường là thời gian bắt đầu xử lý, không phải thời gian website chạy lại. Tại Uptech, giờ làm việc là 8:30–17:30 từ thứ hai đến thứ sáu; sự cố nghiêm trọng được bắt đầu xử lý trong 4, 2 hoặc 1 giờ làm việc tuỳ gói, sự cố thường trong 1 ngày làm việc, yêu cầu chỉnh sửa được xếp lịch trong 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp bán hàng buổi tối và cuối tuần cần hỏi rõ phương án ngoài giờ trước khi ký.
Sao lưu, quyền truy cập và bảo mật dữ liệu cần ghi những gì?
Về sao lưu, cần năm thông số trên giấy: tần suất, số bản giữ lại, nơi lưu, lịch thử khôi phục và người chịu trách nhiệm. Bản sao lưu chưa từng được thử mở lại chỉ là một tệp, chưa phải phương án dự phòng.
Về tài khoản, doanh nghiệp nên đứng tên tên miền, máy chủ và các tài khoản trả phí; bên bảo trì chỉ được cấp quyền dùng. Khi bảo trì, kỹ thuật viên có thể thấy danh sách khách hàng, đơn hàng, thư liên hệ. Vì vậy hợp đồng cần điều khoản bảo mật: dữ liệu chỉ dùng cho việc bảo trì, ai được tiếp cận, không sao chép ra ngoài, báo ngay khi nghi lộ dữ liệu, xoá bản sao khi kết thúc. Nội dung cụ thể theo quy định hiện hành nên hỏi đơn vị tư vấn pháp lý.
Thời hạn, chấm dứt và bàn giao khi dừng hợp đồng
Hợp đồng của Uptech có thời hạn tối thiểu 3 tháng và báo trước 30 ngày khi dừng. Dù ký với ai, nên hỏi ba điều: hợp đồng có tự gia hạn không, dừng trước hạn thì tính thế nào, và giờ kỹ thuật còn lại ở tháng cuối được xử lý ra sao.
Điều khoản bàn giao hay bị bỏ trống dù nó bảo vệ doanh nghiệp rõ hơn cả. Danh mục nên gồm mã nguồn bản đang chạy, bản sao lưu cơ sở dữ liệu mới, toàn bộ tài khoản và mật khẩu, tài liệu cấu hình máy chủ, danh sách plugin trả phí kèm ngày hết hạn và nhật ký thay đổi. Nên ghi thời hạn bàn giao bằng số ngày, và việc bàn giao không phụ thuộc lý do chấm dứt.
Danh sách kiểm tra trước khi ký hợp đồng bảo trì website
Trước khi ký, đọc lại hợp đồng với danh sách dưới đây; dòng nào chưa có câu trả lời bằng chữ thì đề nghị bổ sung. Cũng nên tự hỏi có cần hợp đồng theo tháng hay không: website tĩnh ít thay đổi, doanh nghiệp có kỹ thuật viên nội bộ, hoặc website chạy trên nền tảng thuê bao đã lo cập nhật thì trả theo giờ khi cần có thể hợp lý hơn.
Công cụ “Chấm điểm rủi ro và ước tính giờ bảo trì” trên trang dịch vụ bảo trì website giúp ước số giờ kỹ thuật mỗi tháng trước khi chọn gói, theo quy ước minh hoạ. Uptech không tư vấn pháp lý; hợp đồng giá trị lớn nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem trước khi ký.
- Có phụ lục liệt kê việc định kỳ kèm tần suất và mẫu báo cáo tháng.
- Số giờ kỹ thuật, quy tắc cộng dồn và đơn giá giờ vượt được ghi bằng số.
- Mức sự cố được định nghĩa bằng hiện tượng, có thời gian bắt đầu xử lý.
- Thông số sao lưu và lịch thử khôi phục được ghi rõ.
- Tên miền, máy chủ và tài khoản trả phí đứng tên doanh nghiệp.
- Có điều khoản bảo mật cho dữ liệu khách hàng.
- Có thời hạn tối thiểu, số ngày báo trước và danh mục bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Hợp đồng bảo trì website thường ký bao lâu?
Phổ biến là theo tháng với thời hạn tối thiểu vài tháng, hoặc theo năm. Hợp đồng của Uptech tối thiểu 3 tháng, báo trước 30 ngày khi dừng. Nên xem kỹ điều khoản tự gia hạn và cách tính khi dừng trước hạn.
Có mẫu hợp đồng bảo trì website dùng chung cho mọi trường hợp không?
Phần khung thì giống nhau, nhưng phụ lục phải viết riêng: danh sách việc định kỳ, bảng mức sự cố, danh sách tài khoản, thông số sao lưu. Website giới thiệu, website bán hàng và cổng khách hàng có rủi ro khác nhau nên không dùng chung một phụ lục. Mẫu trên mạng chỉ nên xem là điểm bắt đầu.
Giờ kỹ thuật không dùng hết thì có mất không?
Tuỳ hợp đồng, nên phải ghi rõ. Nhiều nơi tính theo tháng, hết tháng là hết. Tại Uptech, giờ chưa dùng được cộng sang tháng kế tiếp, tối đa bằng số giờ một tháng của gói; giờ vượt tính 700.000đ mỗi giờ, chưa VAT. Báo cáo tháng nên kèm bảng kê giờ đã dùng.
Khi dừng hợp đồng bảo trì, doanh nghiệp cần nhận lại những gì?
Tối thiểu gồm mã nguồn bản đang chạy, bản sao lưu cơ sở dữ liệu mới, mọi tài khoản và mật khẩu, tài liệu cấu hình máy chủ, danh sách plugin và giao diện trả phí kèm ngày hết hạn, nhật ký thay đổi. Sau khi nhận, nên đổi toàn bộ mật khẩu và thu hồi quyền của bên cũ.
Nhờ Uptech khảo sát và báo gói bảo trì website
Gửi địa chỉ website, nền tảng, nơi đặt hosting và số yêu cầu chỉnh sửa mỗi tháng. Uptech xem hiện trạng bên ngoài, đề xuất gói phù hợp hoặc nói rõ nếu trả theo giờ lẻ lợi hơn. Cần gấp, gọi hotline 0968 726 135.
- Nhận mọi nền tảng, kể cả website không do Uptech làm
- Giờ kỹ thuật và thời gian phản hồi ghi trong hợp đồng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử