Bảo trì website gồm những gì: checklist theo tuần, tháng, quý và năm
Bảo trì website gồm năm nhóm việc: cập nhật phần mềm (lõi, plugin, giao diện, phiên bản ngôn ngữ), sao lưu và thử khôi phục, theo dõi website hoạt động, kiểm tra chức năng như form và luồng đặt hàng, rà bảo mật và tốc độ. Các việc này chia theo chu kỳ tuần, tháng, quý, năm và được ghi lại trong báo cáo hằng tháng.
Nhiều hợp đồng bảo trì chỉ ghi một dòng “cập nhật, sao lưu, hỗ trợ kỹ thuật”. Đọc xong vẫn không biết mỗi tháng người ta làm gì cho website của mình. Bài này trả lời bảo trì website là gì, đưa checklist bảo trì website theo từng chu kỳ, nói rõ mỗi việc ngăn rủi ro nào, cách kiểm tra đơn vị bảo trì có làm thật không, và phân biệt bảo trì với bảo hành, nâng cấp.
Bảo trì website là gì?
Bảo trì website là các việc kỹ thuật lặp lại theo lịch để website tiếp tục chạy đúng như lúc bàn giao: phần mềm được cập nhật, dữ liệu có bản sao lưu dùng được, sự cố được phát hiện sớm và chức năng chính được kiểm tra định kỳ. Bảo trì không làm website đẹp hơn hay có thêm tính năng. Nó giữ cho những thứ đang có không hỏng dần theo thời gian.
Website hỏng dần vì môi trường quanh nó thay đổi. Trình duyệt ra bản mới, máy chủ nâng phiên bản ngôn ngữ, plugin công bố lỗ hổng, chứng chỉ SSL hết hạn, dịch vụ bên thứ ba đổi cách kết nối. Một website không ai đụng tới trong hai năm vẫn có thể mở được, nhưng form có thể đã thôi gửi email từ lâu mà không ai biết. Bảo trì là cách biến những chuyện đó thành việc có lịch, có người làm và có ghi chép.
- Cập nhật: lõi, plugin, giao diện, thư viện và phiên bản ngôn ngữ trên máy chủ.
- Sao lưu: mã nguồn và cơ sở dữ liệu, kèm thử khôi phục.
- Theo dõi: website có truy cập được không, chứng chỉ SSL và tên miền còn hạn không.
- Kiểm tra chức năng: form, tìm kiếm, đăng nhập, luồng đặt hàng.
- Rà soát: mã độc, tài khoản quản trị, tốc độ, lỗi trong Google Search Console.
Checklist bảo trì website theo tuần, tháng, quý, năm
Bảng dưới là checklist bảo trì website dùng được cho hầu hết nền tảng, từ WordPress đến website viết riêng bằng Laravel, Next.js hay .NET. Tần suất là mức thường gặp; website bán hàng lớn cần dày hơn, website giới thiệu có thể thưa hơn. Cột thứ ba quan trọng không kém cột thứ hai: nếu không nói được một việc ngăn điều gì thì việc đó dễ bị cắt đầu tiên khi bận.
Với website viết riêng, chữ “cập nhật” có nghĩa khác một chút. Không có nút bấm cập nhật plugin, thay vào đó là cập nhật các thư viện phụ thuộc, bản vá của framework và phiên bản ngôn ngữ trên máy chủ. Việc này cần người đọc được mã nguồn và có kho mã Git để quay lại khi cần. Đây là lý do nhiều gói bảo trì trên thị trường chỉ nhận WordPress.
| Chu kỳ | Việc cần làm | Ngăn điều gì |
|---|---|---|
| Liên tục | Theo dõi website hoạt động tự động, 1 đến 5 phút một lần; cảnh báo khi không truy cập được | Website sập nhiều giờ mà không ai biết |
| Hằng ngày hoặc hằng tuần | Sao lưu mã nguồn và cơ sở dữ liệu, giữ nhiều bản theo ngày | Mất dữ liệu khi máy chủ hỏng, bị mã độc hoặc xoá nhầm |
| Hằng tuần | Gửi thử form hoặc đặt thử một đơn hàng; quét mã độc | Mất đơn, mất khách liên hệ; mã độc nằm lâu trong website |
| Hằng tháng | Cập nhật lõi, plugin, giao diện trên bản thử rồi mới đưa lên bản chính | Lỗ hổng đã công bố; lỗi vỡ giao diện do cập nhật thẳng |
| Hằng tháng | Rà tốc độ bằng PageSpeed Insights và lỗi trong Google Search Console; gửi báo cáo tháng | Trang chậm dần, trang lỗi lập chỉ mục mà không ai xử lý |
| Hằng quý | Thử khôi phục một bản sao lưu ra môi trường riêng; rà tài khoản quản trị và quyền; rà bảo mật | Bản sao lưu hỏng; tài khoản của người đã nghỉ còn quyền |
| Hằng năm | Kiểm tra hạn tên miền, hosting, SSL, bản quyền plugin; xem phiên bản PHP hoặc Node.js còn được hỗ trợ không; gỡ plugin không dùng | Mất tên miền, hết hạn chứng chỉ, chạy trên nền đã hết hỗ trợ |
Ba việc trong checklist hay bị bỏ qua
Việc bị bỏ qua nhiều hơn cả là thử khôi phục. Có bản sao lưu chưa có nghĩa là khôi phục được. Tệp sao lưu có thể thiếu thư mục ảnh, cơ sở dữ liệu có thể bị cắt giữa chừng vì hết dung lượng, hoặc bản sao lưu nằm cùng máy chủ với website nên mất cùng lúc. Chỉ có một cách biết: dựng lại website từ bản sao lưu ở một môi trường riêng, mở thử vài trang, đăng nhập thử, rồi ghi lại mất bao lâu.
Việc thứ hai là gửi thử form và đặt thử một đơn hàng. Công cụ theo dõi chỉ biết trang chủ có mở được không, không biết email từ form có tới hộp thư không. Việc thứ ba là rà tài khoản. Nhân viên cũ, đơn vị làm website trước, cộng tác viên viết bài thường vẫn còn quyền quản trị sau khi đã thôi việc. Mỗi quý nên xem lại danh sách này, xoá tài khoản thừa và đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung.
Báo cáo tháng phải có gì để biết đơn vị bảo trì đã làm thật?
Chủ doanh nghiệp không cần đọc mã nguồn để kiểm tra đơn vị bảo trì. Chỉ cần đòi một báo cáo hằng tháng có bằng chứng thay vì câu “đã thực hiện đầy đủ”. Mỗi mục trong báo cáo nên có ngày làm và một thứ kiểm lại được: số phiên bản trước và sau, ngày giờ của bản sao lưu, biểu đồ thời gian hoạt động. Báo cáo tháng của Uptech gồm năm phần như bảng dưới.
Có ba phép thử nhanh anh chị tự làm được. Một, yêu cầu gửi một bản sao lưu của tuần này và xem ngày tạo tệp. Hai, hỏi lần thử khôi phục vừa rồi là ngày nào, mất bao lâu. Ba, tự gửi một form liên hệ rồi xem email có tới không. Đơn vị làm thật trả lời được cả ba trong ngày. Nếu câu trả lời vòng vo, nên xem lại hợp đồng trước kỳ gia hạn.
| Mục trong báo cáo | Nội dung phải thấy | Dấu hiệu làm cho có |
|---|---|---|
| Việc đã làm | Danh sách cập nhật kèm số phiên bản trước và sau, ngày làm | Chỉ ghi “đã cập nhật hệ thống” |
| Giờ kỹ thuật | Từng yêu cầu, số giờ đã dùng, số giờ còn lại và số giờ cộng sang tháng sau | Chỉ có tổng số giờ, không có chi tiết |
| Sao lưu | Ngày giờ bản sao lưu sau cùng, số bản đang giữ, kết quả lần thử khôi phục | Không có ngày, không nhắc tới thử khôi phục |
| Thời gian hoạt động | Tỉ lệ phần trăm trong tháng, thời điểm và thời lượng từng lần gián đoạn | Luôn ghi 100% dù khách từng báo lỗi |
| Đề xuất tháng sau | Việc nên làm, lý do, số giờ ước tính | Để trống nhiều tháng liền |
Bảo trì, bảo hành và nâng cấp website khác nhau thế nào?
Ba từ này hay bị dùng lẫn và là nguồn gốc của nhiều tranh cãi. Bảo hành là trách nhiệm của đơn vị làm website với lỗi do chính họ gây ra, trong một thời hạn sau nghiệm thu, thường không tính phí. Bảo trì là dịch vụ trả phí định kỳ để giữ website chạy ổn trước những thay đổi từ bên ngoài. Nâng cấp là làm thêm hoặc làm lại một phần, có phạm vi, báo giá và nghiệm thu riêng.
Ví dụ dễ phân biệt: nút đặt hàng không bấm được ngay sau bàn giao là việc của bảo hành. Nút đó hỏng sau một bản cập nhật plugin tám tháng sau là việc của bảo trì. Muốn thêm thanh toán trả góp vào nút đó là nâng cấp. Hết bảo hành không có nghĩa website tự hết lỗi, chỉ có nghĩa từ đó không còn ai có trách nhiệm theo dõi nếu không có hợp đồng bảo trì.
| Tiêu chí | Bảo hành | Bảo trì | Nâng cấp |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Sửa lỗi do bên làm website gây ra | Giữ website chạy ổn theo thời gian | Thêm hoặc thay đổi tính năng, giao diện |
| Thời điểm | Một thời hạn sau nghiệm thu | Liên tục, theo tháng | Khi có nhu cầu |
| Chi phí | Thường đã nằm trong hợp đồng thiết kế | Phí gói hằng tháng hoặc theo giờ | Báo giá riêng theo phạm vi |
| Kết quả bàn giao | Lỗi được sửa | Báo cáo tháng | Tính năng mới, có nghiệm thu |
| Ví dụ | Form sai ngay sau bàn giao | Cập nhật, sao lưu, theo dõi, sửa lỗi phát sinh | Thêm cổng thanh toán, làm lại trang chủ |
Website nào cần đủ checklist, website nào có thể rút gọn?
Mức bảo trì nên đi theo thiệt hại khi website ngừng một ngày. Website bán hàng, website có cổng khách hàng hoặc đang nhận khách từ quảng cáo cần đủ checklist, sao lưu hằng ngày và có người nhận cảnh báo. Website giới thiệu doanh nghiệp có thể giữ mức cơ bản: cập nhật hằng tháng, sao lưu hằng tuần, theo dõi hoạt động, kiểm tra form. Website tĩnh vài trang không có khu quản trị gần như chỉ cần gia hạn đúng hạn và giữ một bản sao mã nguồn.
Doanh nghiệp có người kỹ thuật nội bộ có thể tự làm theo checklist ở trên; điều kiện là việc đó được ghi vào lịch của một người cụ thể. Nếu thuê ngoài, Uptech có ba gói từ 1.500.000đ đến 8.000.000đ mỗi tháng, chưa gồm VAT, khác nhau ở tần suất sao lưu, thử khôi phục và số giờ kỹ thuật. Để biết website của mình đang ở mức nào, anh chị có thể dùng công cụ “Chấm điểm rủi ro và ước tính giờ bảo trì” trên trang dịch vụ bảo trì website: trả lời vài câu hỏi, nhận điểm rủi ro từ 0 đến 100 kèm các điểm trừ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Bảo trì website là gì?
Bảo trì website là các việc kỹ thuật làm theo lịch để website tiếp tục chạy ổn sau khi bàn giao: cập nhật phần mềm, sao lưu và thử khôi phục, theo dõi sự cố, kiểm tra chức năng, rà bảo mật và tốc độ. Bảo trì không thêm tính năng mới; việc đó gọi là nâng cấp và được báo giá riêng.
Bao lâu nên cập nhật website một lần?
Nhịp thường dùng là mỗi tháng một lần, làm trên bản thử trước rồi mới đưa lên bản chính. Bản vá cho lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng nên làm sớm hơn, không chờ tới kỳ. Để quá lâu rồi cập nhật dồn một lần thì phải nhảy qua nhiều phiên bản, dễ lỗi và khó tìm nguyên nhân.
Bảo trì website có gồm viết bài và đăng sản phẩm không?
Thường là không. Viết bài, đăng sản phẩm, đổi giá thuộc mảng quản trị nội dung, do người hiểu sản phẩm làm. Bảo trì là mảng kỹ thuật. Một số gói trên thị trường gộp cả hai dưới tên chăm sóc website, nên trước khi ký cần đọc danh sách việc chứ không chỉ đọc tên gói.
Website mới làm xong, còn bảo hành thì có cần bảo trì không?
Bảo hành chỉ lo các lỗi do đơn vị làm website gây ra. Cập nhật plugin, sao lưu hằng ngày, theo dõi sự cố và thử khôi phục thường không thuộc bảo hành. Website giới thiệu ít thay đổi có thể chờ. Website bán hàng nên có sao lưu và theo dõi ngay từ ngày chạy thật.
Làm sao biết đơn vị bảo trì có làm việc thật?
Đòi báo cáo hằng tháng có bằng chứng: phiên bản trước và sau khi cập nhật, ngày giờ bản sao lưu, kết quả thử khôi phục, thời gian website hoạt động, số giờ kỹ thuật đã dùng. Có thể tự kiểm tra bằng cách xin một bản sao lưu của tuần này và gửi thử một form liên hệ.
Nhờ Uptech khảo sát và báo gói bảo trì website
Gửi địa chỉ website, nền tảng, nơi đặt hosting và số yêu cầu chỉnh sửa mỗi tháng. Uptech xem hiện trạng bên ngoài, đề xuất gói phù hợp hoặc nói rõ nếu trả theo giờ lẻ lợi hơn. Cần gấp, gọi hotline 0968 726 135.
- Nhận mọi nền tảng, kể cả website không do Uptech làm
- Giờ kỹ thuật và thời gian phản hồi ghi trong hợp đồng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử