Phần mềm quản lý xưởng in: tính năng theo bộ phận và cách chọn
Phần mềm quản lý xưởng in là hệ thống nối các khâu của một công ty in trên cùng một dữ liệu: tính giá theo cấu hình (khổ, giấy, số màu, số lượng, gia công sau in), báo giá, lệnh sản xuất theo công đoạn, tiến độ đơn, kho giấy mực, giao hàng và công nợ. Mỗi đơn in mang một mã xuyên suốt 6 công đoạn.
Xưởng in khác xưởng sản xuất hàng loạt ở một điểm: gần như đơn nào cũng là một sản phẩm mới, với khổ, giấy, số màu và kiểu gia công riêng. Vì vậy phần mềm quản lý in ấn phải bắt đầu từ báo giá chứ không phải từ kho. Bài này mô tả tính năng theo bộ phận, luồng một đơn in, cách tính giá theo cấu hình và ba hướng lựa chọn.
Phần mềm quản lý xưởng in là gì, khác phần mềm sản xuất chung ở đâu?
Phần mềm quản lý xưởng in là phần mềm quản lý sản xuất dành cho kiểu làm theo đơn (MTO, chỉ sản xuất khi có đơn) của ngành in. Xưởng không có danh mục thành phẩm cố định để khai định mức một lần rồi dùng mãi. Mỗi đơn là một cấu hình: khổ thành phẩm, loại giấy và định lượng, số màu, số lượng, các bước gia công sau in như cán màng, bế, dán, đóng cuốn.
Hệ quả là ba việc phần mềm sản xuất chung thường làm chưa tới. Một, giá phải tính ngay lúc khách hỏi, từ cấu hình, khi chưa có định mức nào. Hai, lệnh sản xuất phải sinh từ chính báo giá đã chốt để xưởng không nhập lại thông số. Ba, bước duyệt mẫu với khách nằm ngay trong quy trình, và đơn không được chạy máy khi mẫu chưa duyệt.
Phần mềm quản lý in ấn cần tính năng gì cho từng bộ phận?
Cách kiểm tra một phần mềm quản lý công ty in là đi theo từng bộ phận và hỏi: người ở đây nhập gì, nhìn thấy gì, có phải gõ lại thứ bộ phận trước đã gõ hay không. Bảng dưới đây liệt kê tính năng cốt lõi cho bảy bộ phận thường gặp. Xưởng nhỏ có thể gộp nhiều vai vào một người, nhưng dữ liệu vẫn nên đi đủ các bước này.
Không phải xưởng nào cũng cần đủ bảy nhóm ngay từ đầu. Xưởng in nhanh, đơn nhỏ, giao trong ngày thường cần báo giá, lệnh và công nợ trước. Xưởng in bao bì, đơn lặp lại, lại cần kho giấy và lịch máy trước. Nên chọn hai hoặc ba nhóm đang gây thất thoát rõ để làm ở giai đoạn một, phần còn lại bổ sung khi người dùng đã quen.
| Bộ phận | Tính năng cốt lõi | Kết quả cần thấy |
|---|---|---|
| Kinh doanh, báo giá | Tính giá theo cấu hình, lập báo giá, lịch sử báo giá theo khách | Cùng cấu hình ra cùng một giá |
| Thiết kế, chế bản | Lưu phiên bản file, trạng thái duyệt mẫu, bình trang | Chỉ file đã duyệt mới sang chế bản |
| Sản xuất (in) | Lệnh theo công đoạn, lịch từng máy, số tờ đạt và hỏng | Biết đơn ở máy nào, máy nào quá tải |
| Gia công sau in | Cán, bế, dán, đóng cuốn; theo dõi hàng gửi gia công ngoài | Không sót công đoạn |
| Kho giấy, mực | Tồn theo loại giấy, định lượng, khổ; giữ giấy cho đơn đã chốt | Biết đủ giấy trước khi nhận đơn gấp |
| Giao hàng | Phiếu giao theo đơn, giao nhiều đợt, xác nhận đã nhận | Xem được tình trạng giao |
| Kế toán, công nợ | Đặt cọc, công nợ theo khách, đối chiếu hoá đơn điện tử | Biết đơn đã giao mà chưa thu |
Luồng một đơn in từ báo giá tới giao hàng
Một đơn in đi qua sáu công đoạn: thiết kế và duyệt mẫu, chế bản, in, gia công sau in, đóng gói, giao hàng. Trước đó là báo giá, sau đó là thu tiền. Điểm cốt lõi của phần mềm quản lý đơn hàng in là một mã đơn đi suốt chuỗi này: báo giá chốt thì thành đơn hàng, đơn hàng sinh lệnh sản xuất, và lệnh mang sẵn toàn bộ thông số kỹ thuật.
Mỗi công đoạn có một người xác nhận xong, kèm số lượng đạt. Nhờ vậy kinh doanh trả lời khách về tiến độ mà không phải gọi xuống xưởng, còn quản đốc thấy đơn nào đang kẹt và kẹt ở đâu. Hai điểm chặn nên có: chưa duyệt mẫu thì chưa ra kẽm, chưa đủ giấy thì chưa xếp lịch máy. Thiếu hai điểm chặn này là nguồn gốc quen thuộc của in sai và in trễ.
- Báo giá: nhập cấu hình, tính giá, gửi khách, chốt đơn và ghi nhận đặt cọc.
- Thiết kế, duyệt mẫu: lưu từng phiên bản file, ghi ngày và người duyệt.
- Chế bản và in: bình trang, ra kẽm, xếp lịch máy, ghi số tờ đạt.
- Gia công sau in: làm tại xưởng hoặc gửi gia công ngoài.
- Đóng gói, giao hàng: phiếu giao theo đợt, xác nhận của người nhận.
- Thu tiền: đối chiếu số đã giao, xuất hoá đơn, theo dõi công nợ.
Phần mềm tính giá in theo cấu hình hoạt động thế nào?
Phần mềm tính giá in không lưu một bảng giá cho từng sản phẩm. Nó lưu các bảng đơn giá thành phần do xưởng tự khai: giấy theo loại và định lượng, kẽm, công in theo máy và số màu, từng kiểu gia công, tỉ lệ bù hao, mức lợi nhuận. Khi nhân viên nhập cấu hình, phần mềm tính số tờ in, cộng các thành phần chi phí rồi ra giá bán theo từng mức số lượng.
Ví dụ về phần lượng, không nêu giá: khách đặt 5.000 tờ rơi A5. Một tờ in khổ 32 × 43 cm bình được 4 con A5, nên cần 5.000 ÷ 4 = 1.250 tờ in. Nếu xưởng khai bù hao 100 tờ cho cỡ đơn này thì phải xuất 1.350 tờ giấy. Số tờ này quyết định tiền giấy, công in và số giấy kho cần giữ. Bảng đơn giá và quy tắc là của xưởng, phần mềm chỉ tính theo đó.
Kết nối website nhận đơn với phần mềm quản lý đơn hàng in
Khi công thức tính giá đã nằm trong phần mềm, bước tiếp theo là cho khách tự xem giá và đặt in trên website. Khách chọn sản phẩm, khổ, giấy, số lượng, kiểu gia công, tải file lên và gửi yêu cầu. Website dùng chung bộ quy tắc tính giá với phần mềm nội bộ, nên giá trên web và giá nhân viên báo không lệch nhau. Đơn vào thẳng danh sách chờ xử lý.
Mức kết nối nên chọn theo loại hàng. Sản phẩm chuẩn như danh thiếp, tờ rơi, nhãn dán phù hợp cho tính giá và đặt hàng tự động. Bao bì, ấn phẩm nhiều công đoạn thì website chỉ nên thu yêu cầu đủ thông số, còn giá do kinh doanh báo sau khi xem file. Uptech không in ấn; Uptech viết phần mềm và website cho ngành in, gồm cả phần kết nối hai hệ thống theo phạm vi dự án.
Nên mua sẵn, tuỳ biến ERP mã nguồn mở hay viết riêng? Tiêu chí chọn
Có ba hướng. Phần mềm đóng gói dùng được nhanh nhưng xưởng phải theo cách tính giá có sẵn. ERP mã nguồn mở cho sẵn nền kho, mua hàng, kế toán, lệnh sản xuất; phần tính giá theo cấu hình phải tuỳ biến thêm. Theo tài liệu của ERPNext, hệ thống có định mức kèm công đoạn, lệnh sản xuất, phiếu công đoạn và gia công ngoài. Odoo có bản Community miễn phí bản quyền và bản Enterprise thuê bao theo người dùng.
Viết riêng khớp quy trình, đổi lại tốn thời gian và phụ thuộc đơn vị viết; chi phí thường từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng trở lên, tuỳ phạm vi. Cũng có lúc chưa nên mua: xưởng dưới năm người, vài đơn mỗi ngày thì một file Excel tính giá và một bảng theo dõi đơn vẫn đủ. Khi thử phần mềm, hãy yêu cầu chạy năm đơn thật đã làm, từ tính giá tới giao hàng.
- Công thức tính giá do chính xưởng sửa được, không phải chờ nhà cung cấp.
- Báo giá chuyển thành lệnh sản xuất mà không nhập lại thông số.
- Có bước duyệt mẫu và chặn chạy máy khi mẫu chưa duyệt.
- Kho giấy theo loại, định lượng, khổ; giữ được giấy cho đơn đã chốt.
- Kết nối được website nhận đơn, phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử.
- Hợp đồng ghi rõ quyền với dữ liệu, tài khoản quản trị, mã nguồn phần tuỳ biến.
| Tiêu chí | Phần mềm đóng gói | ERP mã nguồn mở tuỳ biến | Viết riêng theo yêu cầu |
|---|---|---|---|
| Thời gian đưa vào dùng | Nhanh | Trung bình | Dài hơn |
| Tính giá theo cấu hình | Có sẵn, khó đổi công thức | Phải xây thêm | Đúng cách tính của xưởng |
| Kho, mua hàng, kế toán | Tuỳ sản phẩm | Có sẵn cùng hệ thống | Viết hoặc tích hợp thêm |
| Chi phí | Thuê bao định kỳ | Không phí bản quyền; tốn triển khai, hạ tầng, bảo trì | Phát triển ban đầu cao hơn, sau đó là bảo trì |
| Rủi ro chính | Quy trình phải uốn theo phần mềm | Tuỳ biến nhiều thì khó nâng cấp | Phụ thuộc đơn vị viết |
| Hợp với | Xưởng in nhanh, sản phẩm chuẩn | Xưởng cần cả kho, mua hàng, kế toán | Quy trình riêng, cần nối website |
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm quản lý xưởng in là gì?
Phần mềm quản lý xưởng in là hệ thống quản lý vòng đời một đơn in: tính giá theo cấu hình, báo giá, lệnh sản xuất theo công đoạn, tiến độ, kho giấy mực, giao hàng và công nợ. Khác phần mềm bán hàng thông thường, nó xử lý được việc mỗi đơn là một sản phẩm có thông số riêng.
Phần mềm tính giá in có thay được người làm giá không?
Không thay hoàn toàn. Phần mềm tính nhanh và đồng đều cho sản phẩm chuẩn như danh thiếp, tờ rơi, nhãn, giúp nhân viên mới cũng báo đúng giá. Với bao bì hoặc ấn phẩm nhiều công đoạn, người làm giá vẫn cần xem file và chọn cách bình trang. Bảng đơn giá, tỉ lệ bù hao cũng cần người có nghề cập nhật.
Xưởng in nhỏ có cần phần mềm quản lý in ấn không?
Chưa hẳn. Xưởng dưới năm người, ít đơn mỗi ngày vẫn chạy ổn bằng Excel và một bảng theo dõi đơn. Nên tính tới phần mềm khi sự cố lặp lại: báo giá chậm, hai nhân viên báo hai giá, in sai do truyền miệng thông số, không biết đơn đang ở công đoạn nào hoặc không nắm được công nợ.
Uptech có in ấn hoặc bán phần mềm in đóng gói không?
Không. Uptech không in ấn và không có phần mềm đóng gói với bảng giá cố định. Uptech là công ty phần mềm thành lập năm 2015, tư vấn và triển khai ERPNext, Odoo, SAP, viết phần mềm theo yêu cầu và làm website cho ngành in. Chi phí được báo giá sau khảo sát nghiệp vụ, có hợp đồng và nghiệm thu theo giai đoạn.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Bill of Materials (định mức, công đoạn)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
- ERPNext – Work Order (lệnh sản xuất)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/work-order
- Odoo – so sánh phiên bản Community và Enterprisewww.odoo.com/page/editions
Nhờ Uptech khảo sát xưởng và đề xuất phần mềm
Gửi ngành sản xuất, số công đoạn, số người dùng dự kiến và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất phương án, phạm vi giai đoạn đầu và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử