Nhà kho thông minh là gì? Lộ trình 4 bước đi lên từ kho thủ công

Kho thông minh là gì và khác kho truyền thống ở điểm nào?

Kho truyền thống vận hành bằng trí nhớ của thủ kho và sổ sách ghi sau. Hàng để đâu, còn bao nhiêu, lô nào cũ hơn đều phải hỏi người. Kho thông minh (smart warehouse) đảo lại thứ tự đó: mỗi thao tác được xác nhận ngay tại chỗ bằng quét mã hoặc cảm biến, nên phần mềm luôn biết trạng thái của kho và có thể chỉ việc cho con người hoặc cho máy.

Vì vậy “thông minh” ở đây không đo bằng số robot. Một kho chỉ có kệ thường, nhãn mã vạch, vài thiết bị cầm tay và phần mềm quản lý theo vị trí đã mang phần cốt lõi của kho thông minh: tồn kho đúng theo từng ô, tìm hàng không phụ thuộc người cũ, xuất đúng lô. Các lớp tự động hoá cơ khí chỉ nên thêm vào khi lớp dữ liệu này đã chạy ổn định.

Lộ trình 4 bước từ kho thủ công lên nhà kho thông minh

Sai lầm phổ biến là mua thiết bị trước rồi mới tìm cách đưa dữ liệu vào. Thứ tự ngược lại ít tốn kém và ít rủi ro hơn: dựng nền dữ liệu, số hoá thao tác, tối ưu bằng số liệu thật, sau cùng mới tự động hoá những chỗ đã chứng minh là nút thắt. Mỗi bước nên chạy ổn định vài chu kỳ kiểm kê rồi mới sang bước sau.

Bước một và hai là phần mà gần như kho nào cũng nên làm. Bước ba cần dữ liệu tích luỹ từ hai bước trước. Bước bốn chỉ dành cho kho có sản lượng đủ lớn và ổn định; rất nhiều kho dừng ở bước ba và vẫn vận hành tốt. Công cụ ở trang chính của cụm bài này giúp tính tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại và EOQ khi doanh nghiệp tới bước ba.

• Bước 1 – Dữ liệu và mã vị trí: làm sạch danh mục hàng, đơn vị tính; đánh mã Khu–Dãy–Kệ–Tầng–Ô, dán nhãn, kiểm kê để có tồn đầu kỳ theo ô.
• Bước 2 – Số hoá thao tác: đưa phần mềm quản lý kho theo vị trí vào dùng, quét mã khi nhận, cất, lấy, xuất; bỏ ghi giấy rồi nhập lại.
• Bước 3 – Tối ưu bằng số liệu: phân tích ABC để xếp lại hàng chạy nhanh gần cửa xuất, đặt quy tắc cất hàng, kiểm kê cuốn chiếu, đo độ chính xác tồn kho.
• Bước 4 – Tự động hoá chọn lọc: thêm cảm biến, băng tải, xe tự hành hoặc lưu trữ tự động cho đúng công đoạn đang nghẽn, có số liệu chứng minh.

Rủi ro thường gặp khi làm kho thông minh

Rủi ro lớn là tự động hoá một quy trình chưa ổn định. Máy được thiết kế cho một luồng hàng, một cỡ kiện, một sản lượng. Khi cơ cấu hàng thay đổi, kho thủ công chỉ cần xếp lại kệ, còn hệ thống cơ khí có thể phải cải tạo. Vì vậy các lớp đầu tư cao chỉ hợp khi doanh nghiệp nhìn rõ sản lượng trong nhiều năm.

Nhóm rủi ro thứ hai nằm ở con người và sự phụ thuộc. Nhân viên quen làm theo trí nhớ có thể bỏ qua bước quét mã khi gấp, làm dữ liệu sai dần. Thiết bị và phần mềm đóng kín của một nhà cung cấp khiến việc đổi hướng sau này tốn kém. Bài này không nêu tỉ lệ hoàn vốn vì con số đó tuỳ từng kho; doanh nghiệp nên tự tính bằng số liệu của mình.

• Mua thiết bị trước khi có mã vị trí và dữ liệu sạch.
• Tự động hoá công đoạn không phải nút thắt.
• Thiếu phương án vận hành thủ công dự phòng khi hệ thống dừng.
• Không tính chi phí bảo trì, linh kiện, đào tạo lại khi thay người.
• Phụ thuộc một nhà cung cấp, không được bàn giao dữ liệu và tài liệu kết nối.