Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch, QR code: thiết bị, quy trình, điều kiện

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch hoạt động như thế nào?

Mã vạch chỉ là cách ghi một chuỗi ký tự để máy đọc được. Khi thủ kho quét, thiết bị trả chuỗi đó về phần mềm như thể vừa gõ bàn phím. Phần mềm tra chuỗi trong danh mục, tìm ra mặt hàng, lô hoặc vị trí tương ứng và điền vào dòng chứng từ đang mở. Mọi thông tin khác như tên hàng, đơn vị tính, tồn hiện tại nằm trong cơ sở dữ liệu của phần mềm, không nằm trong nhãn.

Vì vậy giá trị của quét mã nằm ở hai điểm. Một là loại bỏ lỗi gõ nhầm và chọn nhầm mặt hàng có tên gần giống nhau. Hai là cho phép ghi nhận ngay tại nơi hàng di chuyển, thay vì ghi giấy rồi cuối ngày nhập lại. Khi phiếu được xác nhận ngay tại kệ, số tồn trên hệ thống theo kịp thực tế, và bộ phận bán hàng, mua hàng có số liệu để ra quyết định trong ngày.

Quản lý kho bằng mã vạch, QR code cần những thiết bị gì?

Bộ thiết bị tối thiểu gồm ba nhóm: thiết bị đọc mã, thiết bị in nhãn và mạng. Thiết bị đọc có thể là máy quét có dây cắm vào máy tính ở bàn nhập hàng, máy quét không dây, thiết bị cầm tay chuyên dụng có màn hình, hoặc điện thoại dùng camera. Điện thoại là cách khởi đầu ít tốn kém, hợp với kho ít giao dịch. Kho quét hàng trăm lượt mỗi ca nên dùng thiết bị chuyên dụng vì đọc nhanh và chịu va đập.

Máy in nhãn cần cho hàng chưa có mã của nhà sản xuất, hàng chia lẻ, pa-lét và nhãn vị trí kệ. Nhãn dán trong kho lạnh hoặc ngoài trời cần chất liệu chịu ẩm và mực không phai. Mạng không dây phải phủ tới dãy kệ xa để thiết bị cầm tay ghi nhận tại chỗ. Bài này không nêu hãng hay giá thiết bị vì thay đổi theo cấu hình. Uptech không bán thiết bị kho; phần mềm do Uptech triển khai có thể kết nối thiết bị theo phạm vi dự án.

• Thiết bị đọc: máy quét có dây, không dây, thiết bị cầm tay hoặc điện thoại.
• Máy in nhãn và vật tư: giấy nhãn, mực, loại chịu ẩm nếu kho lạnh.
• Mạng không dây phủ kín khu kệ, khu nhận hàng và khu xuất hàng.
• Nhãn vị trí cho kệ, tầng, ô nếu quản lý kho theo vị trí.
• Máy tính hoặc máy tính bảng tại bàn nhận hàng để xem và duyệt phiếu.

Điều kiện để triển khai quản lý kho bằng mã vạch

Điều kiện đầu tiên là danh mục hàng chuẩn: mỗi mặt hàng một mã, mỗi mã chỉ ứng với một mặt hàng. Hai mặt hàng chung một mã thì quét ra sai hàng; một mặt hàng mang hai mã thì tồn bị tách đôi. Cần quyết định dùng mã có sẵn của nhà sản xuất hay mã nội bộ, và cách xử lý quy cách đóng gói: thùng và hộp lẻ của cùng một sản phẩm nên có hai mã vạch gắn với cùng một mặt hàng kèm hệ số quy đổi.

Điều kiện thứ hai là phần mềm lưu được mã vạch trên mặt hàng và nhận lệnh quét trong chứng từ. Điều kiện thứ ba là kỷ luật vận hành: hàng không có nhãn thì không lên kệ, mọi di chuyển đều phải quét. Nếu một phần hàng vẫn đi theo đường ghi giấy, tồn sẽ lệch và nhân viên mất lòng tin vào hệ thống. Nên chạy thử ở một khu hoặc một nhóm hàng trong vài tuần, sửa quy trình, rồi mới mở rộng ra toàn kho.

• Danh mục hàng đã làm sạch, không trùng mã, có đơn vị tính và hệ số quy đổi.
• Quy tắc đặt mã nội bộ có độ dài cố định cho hàng chưa có mã nhà sản xuất.
• Quy định dán nhãn: vị trí dán trên kiện, kích thước, thông tin in kèm bằng chữ.
• Phần mềm kho hỗ trợ mã vạch trên mặt hàng, lô, vị trí theo nhu cầu.
• Người phụ trách dữ liệu danh mục và quy trình xử lý khi nhãn hỏng.

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí có không?

Có ở mức cơ bản, và cần đọc kỹ từng phiên bản. ERPNext, mã nguồn mở theo giấy phép GPLv3, lưu mã vạch trên mặt hàng và cho quét để gọi mặt hàng trong chứng từ. Với Odoo, theo bảng so sánh phiên bản của hãng, ứng dụng Kho có ở cả bản Community và Enterprise, nhưng ứng dụng Mã vạch chỉ có ở bản Enterprise trả phí theo người dùng. Một số ứng dụng trên điện thoại cho quét mã miễn phí trong giới hạn số mặt hàng.

Miễn phí bản quyền không gồm thiết bị, nhãn, công chuẩn hoá danh mục và công cấu hình. Đây mới là phần lớn của một dự án mã vạch. Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí theo cách ở bài báo giá trong cùng cụm, và chạy thử với điện thoại trước khi mua thiết bị chuyên dụng. Uptech tư vấn và triển khai ERPNext, Odoo và phần mềm viết theo yêu cầu, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ; hotline 0968 726 135.