Hàng tồn kho là gì? Gồm những gì, cách tính và cách quản lý
Hàng tồn kho là tài sản doanh nghiệp đang giữ để bán, đang sản xuất dở dang, hoặc là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chờ đưa vào sản xuất, cung cấp dịch vụ. Hai công thức cần nhớ: vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán ÷ tồn kho bình quân; số ngày tồn kho = 365 ÷ vòng quay.
Hàng tồn kho thường là khoản tiền lớn nằm im trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Tồn nhiều thì kẹt vốn, tồn ít thì hụt hàng, tồn lệch sổ thì báo cáo nào cũng sai. Bài này đi từ định nghĩa, các loại hàng tồn kho, cách tính giá xuất kho có ví dụ số, công thức vòng quay, tồn an toàn, tới năm nguyên nhân làm tồn kho lệch sổ và phần việc phần mềm xử lý được.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những tài sản doanh nghiệp giữ để bán trong kỳ kinh doanh bình thường, đang nằm trong quá trình sản xuất dở dang, hoặc là nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để dùng cho sản xuất và cung cấp dịch vụ. Hiểu gọn: thứ gì đã bỏ tiền mua hoặc làm ra mà chưa bán, chưa dùng hết thì là hàng tồn kho, kể cả khi không nằm trong kho của mình.
Trên bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn. Với người vận hành, đó là số lượng theo từng mã hàng, từng kho, từng lô. Với người làm tài chính, đó là giá trị bằng tiền. Số lượng sai thì giá trị sai, còn phương pháp tính giá trị ảnh hưởng thẳng tới giá vốn và lợi nhuận trong kỳ.
Hàng tồn kho gồm những gì?
Doanh nghiệp thương mại chủ yếu có hàng hoá. Doanh nghiệp sản xuất có đủ ba tầng: nguyên vật liệu chờ dùng, sản phẩm dở dang trên chuyền và thành phẩm chờ bán. Ngoài ra còn hai nhóm hay bị bỏ sót vì không nằm trong kho: hàng mua đang đi đường và hàng gửi đi bán. Bỏ sót hai nhóm này thì số kiểm kê khó khớp sổ kế toán.
Phân loại đúng ngay từ khi tạo mã hàng giúp báo cáo đọc được theo từng nhóm và chọn đúng cách quản lý. Nguyên vật liệu cần theo dõi định mức và lô; thành phẩm cần theo dõi hạn dùng và đơn hàng đã giữ chỗ; công cụ dụng cụ cần theo dõi người đang giữ. Gộp chung vào một danh sách thì báo cáo chỉ còn một con số tổng, không dùng để ra quyết định được.
| Loại | Là gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nguyên liệu, vật liệu | Đầu vào chờ đưa vào sản xuất | Hạt nhựa, vải cuộn, thép tấm, bao bì |
| Công cụ, dụng cụ | Vật dụng phục vụ sản xuất, chưa đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định | Khuôn nhỏ, dụng cụ cầm tay, đồ bảo hộ |
| Sản phẩm dở dang | Sản phẩm đang làm, chưa xong mọi công đoạn | Bán thành phẩm đã cắt, chưa may |
| Thành phẩm | Sản phẩm do doanh nghiệp làm ra, đã nhập kho chờ bán | Thùng nước đóng chai, áo đã đóng gói |
| Hàng hoá | Hàng mua về để bán lại | Hàng nhập của nhà phân phối, cửa hàng |
| Hàng gửi đi bán | Hàng đã xuất khỏi kho nhưng chưa được ghi nhận là đã bán | Hàng ký gửi tại đại lý |
| Hàng mua đang đi đường | Hàng đã thuộc quyền sở hữu nhưng chưa về tới kho | Lô hàng đang vận chuyển từ nhà cung cấp |
Cách tính hàng tồn kho: các phương pháp tính giá xuất kho
Số lượng tồn tính bằng một phép cộng trừ: tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − xuất trong kỳ. Phần khó là giá trị, vì mỗi lần nhập có một giá khác nhau. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC; từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026 là Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế), các phương pháp quen thuộc là thực tế đích danh, bình quân gia quyền và nhập trước xuất trước.
Nhập sau xuất trước (LIFO) không nằm trong các phương pháp này, nên không dùng LIFO để ghi sổ kế toán tại Việt Nam, dù phần mềm có thể vẫn có lựa chọn đó: tài liệu ERPNext nêu ba cách tính giá là FIFO (mặc định), bình quân di động và LIFO. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý.
Ví dụ trên cùng một dữ liệu: tồn đầu kỳ 100 thùng giá 100.000đ; ngày 05 nhập 200 thùng giá 110.000đ; ngày 15 nhập 100 thùng giá 120.000đ; ngày 20 xuất 250 thùng. Tổng có trong kỳ là 400 thùng, trị giá 44.000.000đ. Bình quân gia quyền cả kỳ cho đơn giá 44.000.000 ÷ 400 = 110.000đ. Nhập trước xuất trước lấy hết 100 thùng đầu kỳ rồi lấy tiếp 150 thùng của lần nhập ngày 05.
| Chỉ tiêu | Bình quân gia quyền cả kỳ | Nhập trước xuất trước |
|---|---|---|
| Cách lấy giá xuất | 250 × 110.000đ | 100 × 100.000đ + 150 × 110.000đ |
| Giá vốn hàng xuất | 27.500.000đ | 26.500.000đ |
| Cách tính tồn cuối kỳ | 150 × 110.000đ | 50 × 110.000đ + 100 × 120.000đ |
| Giá trị tồn cuối kỳ | 16.500.000đ | 17.500.000đ |
| Giá vốn + tồn cuối | 44.000.000đ | 44.000.000đ |
Vòng quay hàng tồn kho và số ngày tồn kho tính thế nào?
Vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán ÷ tồn kho bình quân, trong đó tồn kho bình quân = (tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ) ÷ 2. Số ngày tồn kho = 365 ÷ vòng quay. Ví dụ: giá vốn hàng bán cả năm 6.000.000.000đ, tồn đầu năm 800.000.000đ, tồn cuối năm 1.200.000.000đ. Tồn bình quân là 1.000.000.000đ, vòng quay là 6 vòng, số ngày tồn kho khoảng 61 ngày (365 ÷ 6 = 60,8).
Không có mức vòng quay đúng cho mọi ngành. Hàng tươi sống quay nhanh hơn nhiều so với phụ tùng hay vật liệu. Hãy so với chính doanh nghiệp ở kỳ trước và so giữa các nhóm hàng. Mã nào có số ngày tồn dài gấp nhiều lần mức chung thì cần xem lại: đặt hàng quá tay, hàng chậm bán, hoặc số tồn trên sổ không còn thật.
Tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại
Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng cho trường hợp bán nhanh hơn dự kiến hoặc nhà cung cấp giao trễ. Công thức phổ biến: tồn an toàn = mức bán tối đa một ngày × thời gian chờ hàng tối đa − mức bán trung bình một ngày × thời gian chờ trung bình. Điểm đặt hàng lại = mức bán trung bình một ngày × thời gian chờ trung bình + tồn an toàn. Khi tồn chạm điểm này thì phát lệnh mua.
Ví dụ: một mã hàng bán trung bình 40 thùng mỗi ngày, ngày cao điểm 60 thùng; nhà cung cấp giao trung bình 7 ngày, có lần 10 ngày. Tồn an toàn = 60 × 10 − 40 × 7 = 600 − 280 = 320 thùng. Điểm đặt hàng lại = 40 × 7 + 320 = 600 thùng. Công cụ ở trang chính của cụm tính sẵn hai chỉ số này và cả lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) ngay trên trình duyệt.
5 nguyên nhân khiến hàng tồn kho lệch sổ
Tồn kho lệch sổ nghĩa là số trên sổ hoặc phần mềm khác số đếm được ngoài kệ. Phần lớn chênh lệch không đến từ mất cắp mà đến từ thói quen ghi chép. Ví dụ: hàng đã xuất nhưng cuối ngày mới nhập phiếu, hoặc một mặt hàng có hai mã. Mỗi lỗi nhỏ lặp lại hằng ngày sẽ cộng dồn thành chênh lệch lớn vào kỳ kiểm kê.
Muốn xử lý tận gốc phải tìm đúng nguyên nhân rồi mới điều chỉnh số. Điều chỉnh cho khớp mà không sửa quy trình thì tháng sau lại lệch. Năm nhóm nguyên nhân dưới đây đủ để rà soát hầu hết kho hàng thương mại và kho vật tư sản xuất; nên rà theo đúng thứ tự vì nhóm đứng trước thường gặp hơn nhóm đứng sau.
- Ghi chậm hoặc ghi sót: hàng đi trước, chứng từ đi sau, có phiếu bị quên hẳn.
- Sai mã, sai đơn vị tính: nhập thùng nhưng xuất theo cái, hai mã cho cùng một mặt hàng.
- Để sai vị trí: hàng vẫn còn trong kho nhưng không ai tìm thấy, nên bị coi là thiếu.
- Hao hụt, hư hỏng, hết hạn không lập biên bản và không ghi giảm tồn.
- Hàng trả lại, hàng mẫu, hàng tặng, hàng gửi bán đi ra đi vào không qua phiếu kho.
Quản lý hàng tồn kho: khi nào Excel đủ, phần mềm giúp gì?
Kho vài trăm mã hàng, một người nhập liệu, một địa điểm thì Excel hoặc Google Sheets vẫn đủ, miễn là mọi lần nhập xuất đều có phiếu và có người đối chiếu định kỳ. Nên nghĩ tới phần mềm khi có nhiều người cùng ghi, nhiều kho, cần theo lô và hạn dùng, hoặc khi bán hàng và mua hàng phải thấy tồn kho tức thời.
Phần mềm kho làm ba việc Excel làm kém: ghi mọi biến động vào một sổ có dấu vết, tự tính giá xuất và cảnh báo khi tồn thấp. Chẳng hạn ERPNext có sổ kho, chứng từ điều chỉnh sau kiểm kê và tự tạo đề nghị mua khi tồn dự kiến xuống dưới mức đặt hàng lại của từng mặt hàng tại từng kho. Nhưng nếu hàng vẫn đi trước phiếu thì số vẫn sai, và mã nguồn mở vẫn tốn hạ tầng, triển khai, bảo trì. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP; báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là tài sản doanh nghiệp giữ để bán, đang sản xuất dở dang, hoặc là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chờ dùng cho sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nó gồm cả hàng không nằm trong kho của doanh nghiệp như hàng mua đang đi đường và hàng gửi đi bán, miễn là doanh nghiệp còn quyền sở hữu.
Hàng tồn kho gồm những gì?
Hàng tồn kho gồm bảy nhóm thường gặp: nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi đi bán và hàng mua đang đi đường. Doanh nghiệp thương mại chủ yếu có hàng hoá; doanh nghiệp sản xuất có thêm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm.
Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số chung cho mọi ngành. Vòng quay hàng tồn kho bằng giá vốn hàng bán chia tồn kho bình quân, và mức hợp lý phụ thuộc loại hàng, hạn dùng, thời gian chờ nhà cung cấp. Cách dùng thực tế là so với kỳ trước của chính doanh nghiệp và so giữa các nhóm hàng để tìm mã đang tồn quá lâu.
Có được tính giá xuất kho theo LIFO không?
Không dùng LIFO để ghi sổ kế toán tại Việt Nam. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, các phương pháp quen thuộc là thực tế đích danh, bình quân gia quyền và nhập trước xuất trước. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán; Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Stock Settings (phương pháp tính giá xuất kho)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/stock-settings
- ERPNext – Stock Reconciliation (điều chỉnh tồn sau kiểm kê)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/stock-reconciliation
- ERPNext – Auto Material Request (tự tạo đề nghị mua)docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/auto-creation-of-material-request
Nhờ Uptech khảo sát kho và đề xuất phần mềm
Gửi số mã hàng, số kho, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất loại phần mềm phù hợp, phạm vi triển khai và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử