Phần mềm quản lý kho vật tư và kho sản xuất: cần những tính năng gì
Phần mềm quản lý kho vật tư là phần mềm theo dõi nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất, trong đó vật tư được xuất theo lệnh sản xuất và định mức thay vì theo đơn bán. Ví dụ định mức 2,5 kg nhựa cho một sản phẩm, lệnh 400 sản phẩm, hao hụt 2% thì cần cấp 1.020 kg.
Kho của nhà máy không chỉ có hàng để bán. Nó có nguyên vật liệu chờ dùng, hàng đang nằm trên chuyền, bán thành phẩm, thành phẩm, phế liệu và cả vật tư gửi đi gia công. Phần mềm kho bán lẻ thường không theo được các dòng chảy này. Bài viết chỉ ra khác biệt, liệt kê tính năng cần có cho kho nguyên vật liệu và cách kho kết nối với phân hệ sản xuất, mua hàng.
Kho của doanh nghiệp sản xuất khác kho bán lẻ thế nào?
Kho bán lẻ có một dòng chảy chính: mua về rồi bán ra, mặt hàng lúc nhập và lúc xuất là một. Kho sản xuất thì hàng đổi hình dạng. Nguyên vật liệu đi vào xưởng, thành bán thành phẩm, rồi thành thành phẩm; mỗi lần chuyển đổi đều kéo theo số lượng, giá trị và trách nhiệm của một bộ phận khác. Lý do xuất kho cũng khác: xuất để dùng cho một lệnh sản xuất cụ thể chứ không phải để giao cho khách.
Hệ quả là câu hỏi quản lý cũng khác. Chủ cửa hàng hỏi “mã nào sắp hết”. Quản đốc hỏi “tuần sau có đủ vật tư cho các lệnh đã lên kế hoạch không, thiếu mã nào, thiếu bao nhiêu, lô nào đã qua kiểm tra”. Phần mềm kho bán lẻ không có khái niệm định mức và lệnh sản xuất nên không trả lời được, buộc xưởng quay về bảng tính riêng.
| Tiêu chí | Kho bán lẻ, thương mại | Kho sản xuất |
|---|---|---|
| Loại hàng | Hàng hoá mua về để bán | Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, phế liệu, công cụ |
| Căn cứ xuất kho | Đơn bán hàng | Lệnh sản xuất và định mức vật tư |
| Dự báo nhu cầu | Theo tốc độ bán | Theo kế hoạch sản xuất nhân với định mức |
| Kiểm tra chất lượng | Kiểm ngoại quan khi nhận | Kiểm đầu vào theo tiêu chí, có kho chờ kiểm và kho cách ly |
| Truy xuất | Theo đơn hàng | Theo lô nguyên liệu tới lô thành phẩm và ngược lại |
| Hàng ở bên ngoài | Hàng đang đi đường | Vật tư gửi đơn vị gia công, hàng gia công chờ nhận về |
Xuất vật tư theo lệnh sản xuất và định mức: ví dụ bằng số
Định mức vật tư (BOM, Bill of Materials) là danh sách nguyên liệu và số lượng cần cho một đơn vị sản phẩm. Khi có lệnh sản xuất, phần mềm nhân định mức với số lượng lệnh để ra nhu cầu, cộng tỉ lệ hao hụt cho phép, rồi so với tồn kho và hàng đang về. Phần thiếu trở thành đề nghị mua. Thủ kho cấp vật tư theo đúng phiếu của lệnh, không cấp theo lời nhắn miệng.
Ví dụ: sản phẩm A có định mức 2,5 kg hạt nhựa và 1 bộ phụ kiện cho mỗi sản phẩm. Lệnh sản xuất 400 sản phẩm, hao hụt nhựa cho phép 2%. Nhu cầu nhựa là 400 × 2,5 = 1.000 kg, cộng hao hụt thành 1.020 kg. Kho còn 300 kg, đơn mua đang về 200 kg, vậy cần mua thêm 1.020 − 300 − 200 = 520 kg. Phụ kiện cần 400 bộ, kho còn 450 bộ nên không phải mua.
Sau khi lệnh hoàn thành, phần mềm so lượng thực cấp với lượng theo định mức. Nếu thực cấp 1.050 kg nhựa thì vượt định mức 1.050 − 1.020 = 30 kg. Con số này là đầu mối để quản đốc tìm nguyên nhân: máy chỉnh sai, nguyên liệu kém, hay định mức đã lỗi thời. Không có đối chiếu này, hao hụt lẫn vào giá thành và không ai nhìn thấy.
| Vật tư | Định mức mỗi sản phẩm | Nhu cầu gồm hao hụt | Tồn kho | Đang về | Cần mua thêm |
|---|---|---|---|---|---|
| Hạt nhựa | 2,5 kg | 1.020 kg | 300 kg | 200 kg | 520 kg |
| Bộ phụ kiện | 1 bộ | 400 bộ | 450 bộ | 0 bộ | 0 bộ |
Kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm nên tách ra sao?
Tối thiểu nên tách bốn kho trên phần mềm, dù ngoài thực tế chúng có thể chung một mái: kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm hay hàng đang sản xuất (WIP, work in progress), kho thành phẩm và kho hàng không đạt. Tách như vậy để biết giá trị đang nằm ở khâu nào và ai chịu trách nhiệm. Vật tư đã cấp cho xưởng mà vẫn nằm trong số tồn của kho nguyên liệu là nguồn gốc quen thuộc của lệch kiểm kê.
Có hai cách ghi nhận vật tư tiêu hao. Cách một là chuyển vật tư sang kho WIP khi cấp, rồi trừ dần khi nhập thành phẩm. Cách hai là trừ lùi (backflush): khi báo hoàn thành, phần mềm tự trừ vật tư theo định mức. Trừ lùi đỡ thao tác nhưng chỉ đúng khi định mức sát thực tế. Theo tài liệu của ERPNext, lệnh sản xuất (Work Order) hỗ trợ cả chuyển vật tư sang kho WIP, bỏ qua bước này và tuỳ chọn backflush.
Kiểm tra đầu vào, lô và truy xuất nguồn gốc
Nguyên liệu vừa nhận chưa nên được coi là sẵn dùng. Quy trình chặt là nhận vào khu chờ kiểm, lấy mẫu kiểm theo tiêu chí, đạt thì chuyển vào kho nguyên vật liệu, không đạt thì chuyển sang kho cách ly chờ trả hoặc xử lý. Phần mềm cần ghi được số nhận, số đạt, số từ chối và chặn việc cấp phát lô chưa có kết quả kiểm.
Quản lý theo lô là điều kiện để truy xuất. Mỗi lần nhập nguyên liệu mang một số lô, kèm ngày sản xuất, hạn dùng nếu có. Khi cấp cho lệnh sản xuất, phần mềm ghi lô nào đã dùng; thành phẩm sinh ra cũng mang số lô riêng. Khi khách phản ánh một lô thành phẩm, doanh nghiệp tra ngược ra lô nguyên liệu, rồi tra xuôi ra các lô thành phẩm khác đã dùng cùng nguyên liệu đó để khoanh vùng.
- Hàng có hạn dùng: cấp phát theo FEFO, lô hết hạn trước xuất trước.
- Hàng không có hạn dùng: thường cấp theo FIFO để tránh tồn lô cũ.
- Thiết bị, linh kiện giá trị cao: theo dõi bằng số serial từng chiếc.
- Lô bị giữ lại: đặt trạng thái khoá để không ai cấp nhầm cho sản xuất.
Phần mềm quản lý kho sản xuất cần những tính năng nào?
Danh sách dưới đây là khung để doanh nghiệp tự đối chiếu khi xem trình diễn phần mềm. Không phải xưởng nào cũng cần đủ. Xưởng lắp ráp đơn giản có thể bỏ qua gia công ngoài; xưởng thực phẩm thì không thể thiếu lô và hạn dùng. Hãy đánh dấu những dòng gắn với vấn đề đang gây thiệt hại thật rồi yêu cầu nhà cung cấp trình diễn đúng các dòng đó bằng dữ liệu của mình.
Một lưu ý về tính giá: phần mềm có thể cho chọn nhiều phương pháp, nhưng sổ kế toán tại Việt Nam dùng các phương pháp quen thuộc là thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước; LIFO không nằm trong số đó. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán. Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý.
| Nhóm tính năng | Nội dung | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Định mức vật tư | BOM nhiều cấp, tỉ lệ hao hụt, vật tư thay thế | Tính nhu cầu và làm chuẩn đối chiếu tiêu hao |
| Cấp phát theo lệnh | Phiếu xuất gắn lệnh sản xuất, cấp bổ sung, trả lại vật tư thừa | Biết từng lệnh đã dùng bao nhiêu, vượt định mức bao nhiêu |
| Kho WIP và thành phẩm | Chuyển kho theo công đoạn, nhập thành phẩm, phế liệu | Thấy giá trị đang nằm ở khâu nào |
| Kiểm tra chất lượng | Phiếu kiểm đầu vào, kho chờ kiểm, kho cách ly | Không cấp nhầm nguyên liệu chưa đạt |
| Lô, hạn dùng, serial | Gán lô khi nhập, chọn lô khi cấp, tra xuôi và tra ngược | Truy xuất nguồn gốc, thu hồi có khoanh vùng |
| Gia công ngoài | Xuất vật tư cho đơn vị gia công, theo dõi tồn tại đó, nhận hàng về | Không mất dấu vật tư nằm ngoài nhà máy |
| Tồn tối thiểu, đề nghị mua | Mức đặt hàng lại theo từng mã và kho, tự sinh đề nghị mua | Không dừng chuyền vì thiếu vật tư |
| Kiểm kê | Kiểm kê cuốn chiếu, phiếu điều chỉnh có duyệt | Giữ số liệu khớp thực tế, đủ căn cứ cho kiểm kê cuối năm |
Kho kết nối với phân hệ sản xuất và mua hàng như thế nào?
Kho vật tư chỉ phát huy khi nối được hai đầu. Đầu sản xuất: kế hoạch sản xuất nổ định mức ra nhu cầu, trừ tồn kho, sinh lệnh sản xuất và đề nghị mua nguyên liệu. Đầu mua hàng: đề nghị mua thành đơn mua, hàng về được nhận theo đơn, kiểm chất lượng rồi tăng tồn. Theo tài liệu của ERPNext, Production Plan lấy nhu cầu từ đơn bán hoặc đề nghị vật tư, sinh lệnh sản xuất và đề nghị mua, có trừ tồn; hệ thống cũng có BOM nhiều cấp và gia công ngoài.
Vì ba phân hệ dùng chung dữ liệu, doanh nghiệp sản xuất thường hợp với một bộ ERP hơn là phần mềm kho rời. Dù vậy, xưởng nhỏ, ít mã vật tư, sản xuất lặp lại vài sản phẩm vẫn có thể dùng Excel với một bảng định mức và một bảng tồn. Uptech tư vấn, triển khai ERPNext, Odoo, SAP và viết phần mềm theo yêu cầu, báo giá sau khảo sát nghiệp vụ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm quản lý kho vật tư là gì?
Phần mềm quản lý kho vật tư là phần mềm theo dõi nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, công cụ, bán thành phẩm và thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất hoặc thi công. Điểm khác phần mềm kho bán hàng là vật tư được cấp theo lệnh sản xuất và định mức, có kiểm tra đầu vào, quản lý lô và đối chiếu tiêu hao thực tế với định mức.
Dùng phần mềm bán hàng để quản lý kho sản xuất được không?
Chỉ được ở mức ghi nhập xuất tồn. Phần mềm bán hàng không có định mức, lệnh sản xuất và kho bán thành phẩm, nên không tính được nhu cầu vật tư hay hao hụt theo lệnh. Xưởng thường phải làm thêm bảng tính bên ngoài, dẫn tới hai nguồn số liệu không khớp nhau.
Backflush là gì, có nên dùng không?
Backflush là cách trừ lùi vật tư: khi báo hoàn thành sản phẩm, phần mềm tự trừ nguyên liệu theo định mức thay vì ghi từng lần cấp phát. Nên dùng cho vật tư giá trị thấp, tiêu hao ổn định và định mức đã sát thực tế. Vật tư đắt tiền hoặc hao hụt biến động thì nên cấp phát và ghi nhận theo thực tế.
Quản lý vật tư gửi gia công ngoài như thế nào?
Tạo một kho riêng trên phần mềm cho từng đơn vị gia công. Khi gửi vật tư, lập phiếu chuyển sang kho đó chứ không ghi xuất hẳn. Khi nhận hàng gia công về, phần mềm trừ vật tư theo định mức và nhập bán thành phẩm. Số còn lại ở kho gia công là vật tư bên kia đang giữ, cần đối chiếu định kỳ.
Xưởng nhỏ có cần phần mềm quản lý kho sản xuất không?
Chưa chắc. Xưởng vài chục mã vật tư, ít sản phẩm, sản xuất lặp lại có thể dùng Excel với bảng định mức và bảng tồn. Nên chuyển sang phần mềm khi số lệnh chạy song song tăng, phải truy xuất theo lô, hay thiếu vật tư giữa chừng, hoặc hao hụt không giải thích được.
Tài liệu chính thức được dẫn trong bài
- ERPNext – Work Orderdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/work-order
- ERPNext – Production Plandocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/production-plan
- ERPNext – Bill of Materialsdocs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/bill-of-materials
Nhờ Uptech khảo sát kho và đề xuất phần mềm
Gửi số mã hàng, số kho, loại hàng và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất loại phần mềm phù hợp, phạm vi triển khai và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử