Phần mềm đặt hàng là gì? 3 loại và tính năng cần có cho đại lý
Phần mềm đặt hàng là phần mềm cho người mua tự chọn hàng, xem giá và gửi đơn qua website hoặc ứng dụng, đồng thời giúp bên bán nhận, duyệt, theo dõi đơn tới khi giao xong. Có ba loại: cho khách lẻ, cổng đặt hàng B2B cho đại lý và đặt hàng nội bộ. Tồn khả dụng = Tồn thực tế − Hàng đã giữ cho đơn khác.
Nhiều doanh nghiệp phân phối vẫn nhận đơn qua điện thoại, tin nhắn Zalo và file Excel. Nhân viên gõ lại từng dòng, sai mã, sai giá, đại lý gọi hỏi “đơn em tới đâu rồi”. Bài này phân biệt ba loại phần mềm đặt hàng, nêu tính năng cốt lõi của cổng đặt hàng B2B, luồng đơn từ lúc đặt tới đối soát, phần kết nối với kho, kế toán, hoá đơn điện tử và cách cân nhắc mua sẵn hay viết riêng.
Phần mềm đặt hàng là gì, khác phần mềm quản lý mua hàng ở đâu?
Phần mềm đặt hàng đứng ở phía bán. Khách hàng, đại lý hoặc chi nhánh mở website hay ứng dụng, chọn mặt hàng, thấy giá áp dụng cho mình và gửi đơn. Bên bán nhận đơn đã đủ mã hàng, số lượng, địa chỉ giao, không phải gõ lại từ tin nhắn. Vì vậy người ta còn gọi là phần mềm nhận đơn hàng hoặc phần mềm quản lý đơn đặt hàng, tuỳ nhìn từ phía người đặt hay phía người xử lý.
Phần mềm quản lý mua hàng thì đứng ở phía mua: doanh nghiệp lập đề nghị mua, hỏi giá, phát hành đơn mua cho NHÀ CUNG CẤP, nhận hàng và đối chiếu hoá đơn. Hai loại dễ nhầm vì cùng có chữ “đặt hàng”. Cách phân biệt nhanh: nếu chứng từ làm tăng doanh thu và công nợ phải thu thì thuộc phần mềm đặt hàng; nếu làm tăng hàng nhập và công nợ phải trả thì thuộc phần mềm quản lý mua hàng.
Có mấy loại phần mềm đặt hàng online?
Có ba loại, khác nhau ở người đặt và luật giá. Đặt hàng cho khách lẻ gần với website bán hàng: ai cũng xem được giá, thanh toán ngay hoặc khi nhận hàng. Cổng đặt hàng B2B (bán cho doanh nghiệp) dành cho đại lý, nhà phân phối đã có hợp đồng: phải đăng nhập, mỗi nhóm khách một bảng giá, mua chịu trong hạn mức. Đặt hàng nội bộ dùng cho chi nhánh, cửa hàng xin hàng từ kho tổng, bản chất là phiếu yêu cầu chuyển kho chứ không phải đơn bán.
Chọn sai loại là lý do nhiều dự án phải làm lại. Một website bán lẻ không có khái niệm hạn mức công nợ hay chiết khấu theo doanh số quý. Ngược lại, cổng B2B không cần giỏ hàng đẹp mà cần đặt nhanh theo mã, đặt lại đơn cũ, nhập số lượng theo thùng. Doanh nghiệp vừa bán lẻ vừa bán đại lý thường cần hai giao diện nhưng dùng chung một nguồn dữ liệu hàng hoá và tồn kho.
| Tiêu chí | Đặt hàng cho khách lẻ | Cổng đặt hàng B2B cho đại lý | Đặt hàng nội bộ |
|---|---|---|---|
| Người đặt | Người tiêu dùng, không cần hợp đồng | Đại lý, nhà phân phối đã có tài khoản | Chi nhánh, cửa hàng trong cùng doanh nghiệp |
| Giá | Giá niêm yết công khai, khuyến mãi chung | Bảng giá và chiết khấu theo nhóm khách | Không có giá bán, tính theo giá vốn nội bộ |
| Thanh toán | Trả ngay hoặc khi nhận hàng | Mua chịu theo hạn mức và hạn nợ | Không thanh toán, chỉ chuyển kho |
| Chứng từ sinh ra | Đơn bán lẻ, phiếu giao | Đơn bán, phiếu giao, hoá đơn, công nợ | Yêu cầu chuyển kho, phiếu chuyển kho |
| Điểm cần chú ý | Tốc độ tải trang, phí giao hàng | Hạn mức nợ, tồn khả dụng, duyệt đơn | Định mức tồn của từng điểm bán |
App đặt hàng cho đại lý cần những tính năng nào?
Cổng đặt hàng B2B phải trả lời được ba câu ngay lúc đại lý bấm đặt: giá của tôi là bao nhiêu, hàng có không, tôi còn được mua chịu bao nhiêu. Ví dụ về hạn mức: đại lý có hạn mức công nợ 200.000.000đ, đang nợ 150.000.000đ, đặt đơn mới 70.000.000đ. Tổng 220.000.000đ, vượt hạn mức 20.000.000đ, nên đơn không tự chạy tiếp mà chuyển cho người có quyền duyệt hoặc yêu cầu thanh toán bớt nợ cũ.
Tồn khả dụng cũng cần tính đúng. Ví dụ kho còn 500 thùng, đã giữ 180 thùng cho các đơn chưa giao, thì tồn khả dụng là 500 − 180 = 320 thùng. Nếu cổng đặt hàng hiện số 500, hai đại lý có thể cùng đặt vượt số hàng thật. Sáu tính năng dưới đây là phần lõi; các phần như tích điểm, trưng bày, khảo sát thị trường có thể thêm sau khi luồng đơn đã chạy ổn.
- Bảng giá theo nhóm khách: mỗi cấp đại lý, khu vực một bảng giá, có ngày hiệu lực.
- Hạn mức công nợ: so nợ hiện tại cộng giá trị đơn mới với hạn mức, vượt thì chuyển duyệt.
- Tồn khả dụng: hiện số có thể bán sau khi trừ hàng đã giữ cho đơn khác.
- Chính sách chiết khấu: theo số lượng, theo doanh số kỳ, hàng tặng kèm, tự tính trên đơn.
- Trạng thái đơn: chờ duyệt, đã duyệt, đang soạn hàng, đang giao, đã giao, đã đối soát.
- Thông báo qua Zalo hoặc email: báo cho đại lý khi đơn đổi trạng thái hoặc thiếu hàng.
Luồng đơn từ lúc đặt tới giao hàng và đối soát chạy thế nào?
Một đơn B2B đi qua sáu chặng. Đại lý tạo đơn trên cổng. Hệ thống kiểm tra giá, tồn khả dụng, hạn mức công nợ; đơn đạt thì tự duyệt, đơn vượt ngưỡng thì chờ người duyệt. Kho nhận lệnh soạn hàng, xuất kho và lập phiếu giao. Bên giao hàng cập nhật đã giao, kèm số lượng thực nhận nếu có trả lại. Kế toán lập hoá đơn và ghi công nợ. Cuối kỳ hai bên đối soát công nợ và chiết khấu doanh số.
Điểm hay vỡ là chỗ nối giữa các chặng. Đơn đã duyệt nhưng kho không biết. Kho xuất thiếu hai thùng nhưng hoá đơn vẫn ghi đủ. Chiết khấu doanh số tính trên số đặt chứ không phải số thực giao. Phần mềm quản lý đơn đặt hàng tử tế phải cho mỗi chặng kế thừa số liệu từ chặng trước và ghi rõ chênh lệch, để khi đối soát cả doanh nghiệp lẫn đại lý nhìn cùng một con số.
Phần mềm đặt hàng cần kết nối kho, kế toán và hoá đơn điện tử ra sao?
Cổng đặt hàng đứng một mình chỉ là biểu mẫu nhận đơn đẹp hơn. Giá trị thật nằm ở ba kết nối. Với kho: lấy tồn khả dụng theo thời gian gần thực và đẩy đơn đã duyệt thành lệnh soạn hàng. Với kế toán: lấy số dư công nợ để kiểm tra hạn mức, đẩy đơn đã giao sang ghi doanh thu. Với hoá đơn điện tử: chuyển dữ liệu đơn đã giao sang để lập hoá đơn, tránh nhập tay lần nữa.
Về hoá đơn điện tử, khung quy định hiện hành là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Phần mềm đặt hàng nên kết nối hoặc tối thiểu đối chiếu được với hoá đơn điện tử, để số trên đơn, phiếu giao và hoá đơn khớp nhau. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn kế toán, thuế, pháp lý.
Nên mua sẵn hay viết riêng phần mềm quản lý đơn đặt hàng?
Bán lẻ và bán sỉ đơn giản có thể dùng phần mềm bán hàng, kho dạng thuê bao; loại này cho cửa hàng thường ở khoảng 170.000–1.000.000đ mỗi tháng mỗi cửa hàng theo gói, theo bảng giá công khai tháng 10/2026, có thể thay đổi. Doanh nghiệp đã dùng ERP nên hỏi trước về việc mở cổng đặt hàng trên chính ERP đó, vì giá, tồn và công nợ đã nằm sẵn một chỗ.
Viết riêng hợp khi chính sách bán hàng phức tạp: nhiều tầng đại lý, chiết khấu chồng nhiều điều kiện, đặt hàng theo tuyến, hoặc phải nối với hệ thống kế toán đang dùng. Chi phí thường từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng trở lên, cộng bảo trì hằng năm. Nếu chỉ có vài chục đại lý, mỗi ngày dưới mười đơn, một biểu mẫu đặt hàng trên Google Sheets và quy ước gửi qua Zalo vẫn dùng được.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm đặt hàng là gì?
Phần mềm đặt hàng là phần mềm để người mua tự tạo đơn trên website hoặc ứng dụng và để bên bán nhận, duyệt, theo dõi đơn tới khi giao xong. Có ba loại: cho khách lẻ, cổng đặt hàng B2B cho đại lý và nhà phân phối, đặt hàng nội bộ giữa chi nhánh với kho tổng. Mỗi loại có luật giá và thanh toán khác nhau.
Phần mềm đặt hàng có giống phần mềm quản lý mua hàng không?
Không. Phần mềm đặt hàng phục vụ phía bán: nhận đơn từ khách, đại lý, sinh doanh thu và công nợ phải thu. Phần mềm quản lý mua hàng phục vụ phía mua: lập đề nghị mua, đơn mua gửi nhà cung cấp, sinh hàng nhập và công nợ phải trả. Một doanh nghiệp phân phối thường cần cả hai, nối với cùng một kho.
App đặt hàng cho đại lý có cần kiểm tra công nợ không?
Nên có. Bán cho đại lý phần lớn là mua chịu, nên cổng đặt hàng cần so nợ hiện tại cộng giá trị đơn mới với hạn mức. Ví dụ hạn mức 200.000.000đ, đang nợ 150.000.000đ, đơn mới 70.000.000đ thì vượt 20.000.000đ và phải chuyển duyệt. Không có bước này, kế toán phải kiểm tra tay từng đơn.
Chi phí làm cổng đặt hàng B2B là bao nhiêu?
Tuỳ phạm vi. Phần mềm bán hàng thuê bao cho cửa hàng thường khoảng 170.000–1.000.000đ mỗi tháng mỗi cửa hàng theo bảng giá công khai tháng 10/2026, có thể thay đổi. Cổng B2B viết riêng thường từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng trở lên. Uptech viết phần mềm theo yêu cầu và chỉ báo giá sau khảo sát nghiệp vụ, hotline 0968 726 135.
Nhờ Uptech khảo sát và đề xuất phần mềm quản lý doanh nghiệp
Gửi ngành nghề, số nhân sự, các phòng ban cần quản lý và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất loại giải pháp, thứ tự triển khai và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử