Tổng hợp các phần mềm quản lý doanh nghiệp theo phòng ban

Phần mềm quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Có ba cách để một doanh nghiệp có đủ công cụ quản lý. Cách đầu tiên là mỗi phòng ban dùng một phần mềm chuyên cho việc của mình: kế toán một phần mềm, bán hàng một phần mềm, kho một phần mềm. Cách thứ hai là dùng bộ tích hợp, thường gọi là ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), trong đó mỗi phòng ban là một phân hệ dùng chung cơ sở dữ liệu. Cách thứ ba là viết theo yêu cầu cho những việc đặc thù.

Dù đi cách nào, danh sách nhóm việc cần quản lý gần như giống nhau. Ví dụ, trang sản phẩm của ERPNext liệt kê các phân hệ kế toán, mua hàng, bán hàng, CRM, kho, sản xuất, dự án, POS, chất lượng, hỗ trợ, nhân sự và lương. Odoo chia thành các ứng dụng như Kho, Sản xuất, Mua hàng, Bảo trì. Tên gọi khác nhau theo từng hãng, nhưng phòng ban phía sau thì quen thuộc với mọi doanh nghiệp.

Luồng dữ liệu từ đơn bán tới thu tiền chạy qua những đâu?

Luồng bán hàng, thường gọi là order-to-cash (từ đơn hàng tới thu tiền), đi qua tối thiểu ba phòng. Bán hàng lập báo giá rồi chuyển thành đơn bán. Kho kiểm tra tồn, soạn hàng và lập phiếu xuất; nếu thiếu hàng, nhu cầu được đẩy sang mua hàng hoặc sản xuất. Kế toán lập hoá đơn theo số đã giao, ghi nhận công nợ phải thu, rồi ghi nhận khoản thu khi khách trả tiền.

Khi các bước này nằm trên cùng một hệ thống, mỗi chứng từ sinh ra từ chứng từ trước: đơn bán sinh phiếu xuất, phiếu xuất sinh hoá đơn. Không ai phải gõ lại mã hàng hay số lượng. Khi nằm trên ba phần mềm rời, mỗi lần chuyển tay là một lần nhập lại và một cơ hội sai. Phần mềm quản lý cũng nên kết nối hoặc đối chiếu được với hoá đơn điện tử, để số trên hoá đơn khớp số trên phiếu xuất.

• Báo giá và đơn bán: phòng bán hàng tạo, ghi khách hàng, mặt hàng, giá, hạn giao.
• Phiếu xuất kho: kho tạo từ đơn bán, trừ tồn theo số thực giao.
• Hoá đơn bán: kế toán tạo từ phiếu xuất, sinh công nợ phải thu.
• Phiếu thu: kế toán ghi khi khách thanh toán, đóng công nợ của đơn.

Nên triển khai phân hệ nào trước?

Triển khai cùng lúc mọi phân hệ là cách dễ thất bại, vì người dùng phải đổi thói quen ở mọi khâu trong cùng một tháng. Thứ tự hợp lý là đi theo dòng tiền và dòng hàng trước, các nhóm hỗ trợ sau. Mỗi đợt nên chạy ổn rồi mới mở đợt kế tiếp. Trước mọi đợt, cần làm sạch danh mục gốc gồm khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, đơn vị tính, vì mọi phân hệ đều dùng chung.

Thứ tự dưới đây là gợi ý cho doanh nghiệp thương mại và sản xuất quy mô vừa. Doanh nghiệp dịch vụ có thể đưa dự án và nhân sự lên sớm hơn. Tiêu chí chọn bước đầu là nơi đang mất tiền hoặc mất thời gian nhiều, không phải nơi dễ làm. Mỗi đợt nên kết thúc bằng một kỳ chạy song song với cách làm cũ để đối chiếu số liệu.

• Đợt 1: danh mục gốc, kế toán–tài chính và bán hàng, để doanh thu và công nợ có số liệu đúng.
• Đợt 2: kho và mua hàng, để tồn kho khớp với sổ và khép kín luồng mua.
• Đợt 3: sản xuất, sau khi tồn kho và định mức vật tư đã tin được.
• Đợt 4: nhân sự–lương, dự án–công việc, quy trình–phê duyệt.
• Đợt 5: văn bản và báo cáo quản trị, khi dữ liệu các phân hệ đã đủ dày để phân tích.

Khi nào chưa cần phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp?

Doanh nghiệp dưới mười người, ít mặt hàng, ít chứng từ mỗi ngày thường chưa cần bộ quản lý tổng thể. Một phần mềm kế toán cộng với Excel hoặc Google Sheets cho bán hàng và kho vẫn đủ, miễn là có một người giữ file gốc và quy định rõ ai được sửa. Chi phí triển khai một bộ tích hợp ở quy mô này thường lớn hơn lợi ích thu về, và người dùng dễ bỏ phần mềm sau vài tuần.

Dấu hiệu đã tới lúc cần là khi cùng một số liệu phải nhập ở hai nơi trở lên, khi báo cáo tháng mất nhiều ngày để ghép, hoặc khi tồn kho thực tế thường xuyên lệch sổ. Lúc đó câu hỏi không còn là có nên dùng phần mềm hay không, mà là bắt đầu từ luồng nào. Hai luồng mô tả ở trên là nơi nên xem trước.