Lộ trình triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp: 9 giai đoạn
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp đi qua 9 giai đoạn: khảo sát, phân tích khớp–lệch, thiết kế, cấu hình và tuỳ biến, chuyển dữ liệu, kiểm thử chấp nhận (UAT), đào tạo, chạy thật và hỗ trợ sau chạy thật. Thời gian phụ thuộc phạm vi: phạm vi nhỏ tính bằng tuần, phạm vi nhiều phân hệ tính bằng tháng.
Phần lớn dự án ERP gặp khó không phải vì phần mềm thiếu tính năng, mà vì phạm vi mơ hồ, dữ liệu bẩn và người dùng không tham gia từ đầu. Bài này trình bày quy trình triển khai ERP theo từng giai đoạn, kèm đầu ra và người chịu trách nhiệm, các yếu tố quyết định thời gian, 7 rủi ro thường gặp, vai trò phía doanh nghiệp, cách chạy song song và tiêu chí nghiệm thu nên ghi vào hợp đồng.
Quy trình triển khai ERP gồm những giai đoạn nào?
Dù là ERP (Enterprise Resource Planning, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) mua sẵn, mã nguồn mở hay phần mềm viết riêng, các bước triển khai phần mềm đều đi theo cùng một trình tự: hiểu doanh nghiệp đang làm gì, so với phần mềm, quyết định sửa quy trình hay sửa phần mềm, dựng hệ thống, đưa dữ liệu vào, cho người dùng thử, rồi mới chạy thật. Bỏ tắt giai đoạn nào thì lỗi của giai đoạn đó sẽ lộ ra đúng ngày chạy thật.
Bảng dưới liệt kê chín giai đoạn. Cột đầu ra là thứ doanh nghiệp nên yêu cầu có bằng văn bản và ký xác nhận trước khi sang giai đoạn kế. Cột người chịu trách nhiệm ghi bên giữ vai trò chính; bên còn lại vẫn phải tham gia. Riêng dữ liệu và kiểm thử chấp nhận UAT (User Acceptance Testing) là việc của doanh nghiệp, đơn vị triển khai chỉ hỗ trợ công cụ và hướng dẫn.
| Giai đoạn | Đầu ra | Người chịu trách nhiệm chính |
|---|---|---|
| Khảo sát | Biên bản khảo sát quy trình hiện tại, danh sách chứng từ và báo cáo đang dùng | Tư vấn triển khai, trưởng các bộ phận |
| Phân tích khớp–lệch | Danh sách yêu cầu: phần mềm đáp ứng sẵn, cần cấu hình, cần tuỳ biến, đổi quy trình | Tư vấn triển khai, chủ dự án duyệt |
| Thiết kế | Tài liệu giải pháp: luồng chứng từ, phân quyền, mẫu in, báo cáo | Tư vấn triển khai, người dùng chính xác nhận |
| Cấu hình, tuỳ biến | Hệ thống thử nghiệm chạy được theo tài liệu giải pháp | Đơn vị triển khai |
| Chuyển dữ liệu | Danh mục và số dư đầu kỳ đã làm sạch, đã nạp và đối chiếu | Doanh nghiệp, đơn vị triển khai hỗ trợ công cụ |
| Kiểm thử chấp nhận UAT | Biên bản kiểm thử theo kịch bản, danh sách lỗi đã xử lý | Người dùng chính |
| Đào tạo | Tài liệu hướng dẫn theo vai trò, danh sách người đã học | Đơn vị triển khai, người dùng chính kèm đồng nghiệp |
| Chạy thật | Hệ thống chính thức có số dư đầu kỳ, chứng từ thật đầu tiên | Chủ dự án quyết định ngày, hai bên cùng trực |
| Hỗ trợ sau chạy thật | Sổ theo dõi yêu cầu hỗ trợ, biên bản nghiệm thu cuối | Đơn vị triển khai, quản trị hệ thống của doanh nghiệp |
Triển khai ERP mất bao lâu?
Không có con số chung cho mọi doanh nghiệp, và nên dè chừng lời chào hàng nêu số tháng cố định trước khi khảo sát. Có thể nói về bậc độ lớn: phạm vi nhỏ tính bằng tuần, phạm vi nhiều phân hệ tính bằng tháng. Một phân hệ kho cho một điểm kho với quy trình chuẩn nằm ở nhóm đầu. Bộ kế toán, mua, bán, kho, sản xuất cho nhiều chi nhánh nằm ở nhóm sau.
Thời gian thật do sáu yếu tố dưới đây quyết định, và phần lớn nằm trong tay doanh nghiệp chứ không phải đơn vị triển khai. Hai yếu tố kéo dài dự án nhiều hơn cả là tuỳ biến và dữ liệu. Mỗi yêu cầu tuỳ biến đều cần thiết kế, lập trình, kiểm thử riêng. Dữ liệu danh mục trùng mã, thiếu đơn vị tính, số dư không khớp sổ thì phải dọn xong mới nạp được.
- Số phân hệ và số chi nhánh, kho, pháp nhân đưa vào phạm vi đợt đầu.
- Mức tuỳ biến: dùng quy trình chuẩn của phần mềm hay sửa phần mềm theo cách làm cũ.
- Chất lượng dữ liệu: danh mục hàng, khách, nhà cung cấp, số dư tồn kho và công nợ.
- Số hệ thống phải tích hợp: kế toán, hoá đơn điện tử, thiết bị, website bán hàng.
- Thời gian người dùng chính dành được cho dự án mỗi tuần.
- Tốc độ ra quyết định của chủ dự án khi có yêu cầu trái nhau giữa các phòng ban.
7 rủi ro triển khai ERP và cách giảm
Rủi ro triển khai ERP hiếm khi đến từ kỹ thuật thuần tuý. Bảy rủi ro trong bảng xuất hiện ở hầu hết dự án, bất kể phần mềm nào. Điểm chung là chúng đều có dấu hiệu sớm và đều rẻ hơn nhiều nếu xử lý ở giai đoạn khảo sát, thiết kế thay vì đợi đến lúc kiểm thử. Chủ dự án nên rà bảng này trong mỗi buổi họp tiến độ, không chỉ lúc khởi động.
Cách giảm rủi ro chung là chia nhỏ. Chạy thật một nhóm phân hệ lõi trước, ví dụ mua, bán, kho, rồi mới mở rộng sang sản xuất hay nhân sự. Mỗi đợt có phạm vi, đầu ra và tiêu chí nghiệm thu riêng. Cách này làm tổng thời gian dài hơn một chút nhưng mỗi đợt đều có kết quả dùng được, và sai lầm của đợt đầu không lan sang toàn bộ doanh nghiệp.
| Rủi ro | Dấu hiệu sớm | Cách giảm |
|---|---|---|
| Phạm vi phình dần | Yêu cầu mới xuất hiện sau khi đã ký tài liệu giải pháp | Có quy trình thay đổi yêu cầu: ghi nhận, đánh giá chi phí, chủ dự án duyệt |
| Tuỳ biến quá nhiều | Phần lớn yêu cầu rơi vào nhóm phải sửa phần mềm | Ưu tiên đổi quy trình theo chuẩn, chỉ tuỳ biến chỗ tạo khác biệt kinh doanh |
| Dữ liệu bẩn | Danh mục trùng mã, số dư không khớp sổ | Dọn dữ liệu từ giai đoạn khảo sát, nạp thử nhiều lần trước chạy thật |
| Thiếu người dùng chính | Buổi làm việc chỉ có nhân viên công nghệ thông tin dự | Cử người giỏi nghiệp vụ, giảm việc hằng ngày cho họ trong thời gian dự án |
| Lãnh đạo đứng ngoài | Tranh cãi giữa các phòng kéo dài không ai chốt | Chủ dự án là người có quyền quyết định, họp tiến độ định kỳ |
| Kiểm thử qua loa | UAT chỉ bấm thử vài màn hình, không theo kịch bản | Viết kịch bản theo quy trình đầu–cuối bằng dữ liệu thật |
| Người dùng quay lại Excel | Sau chạy thật vẫn có sổ riêng ngoài hệ thống | Đào tạo theo vai trò, khoá sổ cũ, báo cáo quản trị chỉ lấy từ hệ thống mới |
Phía doanh nghiệp cần những vai trò nào trong dự án?
Hai vai trò không thuê ngoài được là chủ dự án và người dùng chính. Chủ dự án là thành viên ban giám đốc hoặc người được uỷ quyền đủ để chốt phạm vi, chốt quy trình khi các phòng ban bất đồng và quyết định ngày chạy thật. Thiếu vai trò này, mọi câu hỏi khó đều bị treo, đơn vị triển khai phải đoán, và phần đoán sai sẽ thành chi phí phát sinh.
Người dùng chính (key user) là nhân viên vững nghiệp vụ của từng bộ phận: kế toán, kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất. Họ mô tả cách làm hiện tại, xác nhận thiết kế, chạy kiểm thử và sau đó kèm lại đồng nghiệp. Doanh nghiệp nên giảm bớt việc hằng ngày cho nhóm này trong thời gian dự án. Ngoài ra cần một quản trị hệ thống để nhận bàn giao tài khoản quản trị, phân quyền và xử lý yêu cầu thường ngày.
Chuyển dữ liệu và chạy song song nên làm thế nào?
Chuyển dữ liệu gồm hai phần. Danh mục: hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp, kho, tài khoản. Số dư đầu kỳ: tồn kho theo từng kho, công nợ phải thu, phải trả, đơn hàng dở dang. Nên chọn ngày chốt số trùng cuối tháng hoặc cuối quý, sau một đợt kiểm kê, để số nạp vào khớp với thực tế. Chứng từ lịch sử nhiều năm thường không cần chuyển hết; giữ ở hệ thống cũ để tra cứu là đủ.
Chạy song song là nhập cùng một nghiệp vụ vào cả hệ thống cũ và mới trong một khoảng thời gian rồi so kết quả. Cách này an toàn nhưng gấp đôi công nhập liệu, nên chỉ nên áp dụng cho phần có rủi ro cao như kế toán, tính lương, và nên giới hạn trong một kỳ khoá sổ. Trước khi bắt đầu cần ghi rõ số nào phải khớp: tồn kho cuối kỳ, công nợ, doanh thu. Khớp rồi thì dừng hệ thống cũ.
Tiêu chí nghiệm thu triển khai phần mềm nên ghi những gì?
Nghiệm thu bằng câu “phần mềm chạy ổn” sẽ dẫn tới tranh cãi. Tiêu chí nên đo được và gắn với tài liệu giải pháp đã ký. Mỗi giai đoạn có biên bản riêng: nghiệm thu thiết kế, nghiệm thu UAT, nghiệm thu chạy thật, nghiệm thu cuối sau thời gian hỗ trợ. Thanh toán theo các mốc này giúp cả hai bên có động lực đóng từng giai đoạn thay vì dồn hết về cuối.
Uptech, thành lập năm 2015, tư vấn và triển khai ERPNext, Odoo, SAP và viết phần mềm theo yêu cầu, làm việc theo đúng trình tự trên: khảo sát nghiệp vụ trước, báo giá sau, không có bảng giá cố định. Dự án có hợp đồng, nghiệm thu theo giai đoạn, hoá đơn VAT điện tử, bàn giao tài khoản quản trị, tài liệu và mã nguồn phần tuỳ biến theo phạm vi hợp đồng.
- Mọi kịch bản UAT đầu–cuối đã chạy đạt, bằng dữ liệu thật của doanh nghiệp.
- Không còn lỗi chặn nghiệp vụ; lỗi nhỏ còn lại có danh sách và hạn xử lý.
- Số dư đầu kỳ trên hệ thống khớp biên bản chốt số: tồn kho, công nợ phải thu, phải trả.
- Báo cáo và mẫu in trong phạm vi đã ra đúng số so với cách tính cũ.
- Người dùng theo từng vai trò đã được đào tạo và có tài liệu hướng dẫn.
- Đã bàn giao tài khoản quản trị, tài liệu và mã nguồn phần tuỳ biến theo hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm doanh nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp gồm những bước nào?
Gồm chín giai đoạn: khảo sát, phân tích khớp–lệch, thiết kế, cấu hình và tuỳ biến, chuyển dữ liệu, kiểm thử chấp nhận UAT, đào tạo, chạy thật và hỗ trợ sau chạy thật. Mỗi giai đoạn nên có đầu ra bằng văn bản và người ký xác nhận trước khi sang giai đoạn kế, để lỗi không dồn tới ngày chạy thật.
Triển khai ERP mất bao lâu thì chạy thật được?
Tuỳ phạm vi: phạm vi nhỏ tính bằng tuần, phạm vi nhiều phân hệ tính bằng tháng. Thời gian thật phụ thuộc số phân hệ, số chi nhánh, mức tuỳ biến, chất lượng dữ liệu, số hệ thống phải tích hợp và thời gian người dùng chính dành cho dự án. Con số cụ thể chỉ nên chốt sau giai đoạn khảo sát.
UAT là gì và ai thực hiện?
UAT (User Acceptance Testing) là kiểm thử chấp nhận do chính người dùng của doanh nghiệp thực hiện, không phải đơn vị triển khai. Người dùng chính chạy các kịch bản đầu–cuối bằng dữ liệu thật, ví dụ từ đơn bán tới thu tiền, rồi ghi nhận đạt hay lỗi. Biên bản UAT là căn cứ quyết định có chạy thật hay chưa.
Có bắt buộc chạy song song hệ thống cũ và mới không?
Không bắt buộc. Chạy song song an toàn nhưng làm gấp đôi công nhập liệu, nên thường chỉ áp dụng cho phần rủi ro cao như kế toán, tính lương, trong một kỳ khoá sổ. Các phần còn lại có thể chuyển thẳng nếu UAT đã chạy đủ kịch bản và số dư đầu kỳ đã đối chiếu khớp.
Nhờ Uptech khảo sát và đề xuất phần mềm quản lý doanh nghiệp
Gửi ngành nghề, số nhân sự, các phòng ban cần quản lý và phần mềm đang dùng. Uptech đề xuất loại giải pháp, thứ tự triển khai và báo giá theo giai đoạn.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn trung lập: ERPNext, Odoo, SAP hoặc viết riêng
- Hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử