Sở hữu và cộng tác
Shared Drive cho doanh nghiệp
Biến dữ liệu phòng ban và dự án thành tài sản thuộc về tổ chức thay vì nằm trong tài khoản của một nhân viên.
Trả lời nhanh
Shared Drive là không gian file trong Google Workspace mà nội dung thuộc về tổ chức. Khi một thành viên rời công ty, file vẫn ở lại. Quyền được quản lý theo các vai trò từ Manager đến Viewer.
Những điểm cần chốt khi lựa chọn Google Drive
05
Manager đến Viewer.
01
Tổ chức giữ dữ liệu.
30 ngày
Khôi phục theo quyền.
Đi thẳng đến điều bạn cần biết
Nội dung được sắp theo hành trình ra quyết định: hiểu đúng, chọn đúng, triển khai có kiểm soát và hạn chế rủi ro trước khi mở rộng.
My Drive và Shared Drive khác nhau ở quyền sở hữu
My Drive phù hợp công việc cá nhân; Shared Drive phù hợp dữ liệu cần tồn tại độc lập với vòng đời nhân sự.
| Tiêu chí | My Drive | Shared Drive |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu | Người dùng tạo file | Tổ chức/đội nhóm |
| Nhân viên nghỉ việc | Phải chuyển quyền sở hữu | File vẫn thuộc Shared Drive |
| Phân quyền | Theo từng file/thư mục | Theo vai trò và chính sách đội nhóm |
| Dùng phù hợp | Tài liệu cá nhân đang soạn | Dữ liệu phòng ban, dự án và hồ sơ chung |
Đánh giá Google Drive theo nhu cầu thật
Shared Drive cho doanh nghiệp cần được đặt trong bối cảnh công việc, dữ liệu, người dùng và hệ thống hiện có để tránh chọn theo một tính năng nổi bật riêng lẻ.
Thử nhỏ, đo kết quả rồi mới mở rộng
Một nhóm đại diện và bộ tiêu chí rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm chứng giá trị, khả năng sử dụng và yêu cầu hỗ trợ trước khi nhân rộng.
Đặt quy tắc tên, người phụ trách, mô tả và ngày rà soát.
Dùng nhóm thay cho cấp quyền từng tài khoản.
Tách dữ liệu mật, dữ liệu khách hàng và tài liệu chia sẻ bên ngoài.
Giới hạn cần hiểu trước khi áp dụng
Mọi nền tảng đều có giới hạn về quyền, dữ liệu, định dạng và chi phí; các điểm này cần được xác minh trên tài liệu hiện hành.
Độ tin cậy nội dung
Nguồn chính thức và ngày rà soát
Nội dung được đối chiếu với tài liệu chính thức của Google. Giá, chính sách cấp phép và tính năng có thể thay đổi; cần xác minh lại tại thời điểm báo giá.
Rà soát: 12/8/2026Rà soát chuyên môn: Nhóm Giải pháp Doanh nghiệp UptechCâu hỏi thường gặp
Trả lời ngắn gọn cho người dùng, IT, kế toán, thu mua và người chịu trách nhiệm dữ liệu.
Người ngoài công ty có thể vào Shared Drive không?
Có thể nếu edition và chính sách tổ chức cho phép. Admin/Manager nên giới hạn theo nhu cầu, domain tin cậy và mức quyền tối thiểu.
Contributor có sửa file bằng Drive for desktop được không?
Theo hướng dẫn Google, để tạo, tải lên và chỉnh sửa trong Shared Drive qua Drive for desktop, người dùng thường cần Content manager hoặc Manager.
Shared Drive cho doanh nghiệp phù hợp với nhóm người dùng nào?
Nên chọn một nhóm có công việc lặp lại, dữ liệu đầu vào rõ và kết quả có thể đo. Người tạo, người duyệt, IT và owner dữ liệu cần cùng tham gia đánh giá.
Có nên triển khai Google Drive cho toàn công ty ngay không?
Không nên chỉ vì công cụ dễ dùng. Hãy pilot theo phòng ban, chuẩn hóa quyền và quy trình, đo adoption và chất lượng rồi mới mở rộng license.
Bước tiếp theo
Thiết kế Shared Drive theo cơ cấu doanh nghiệp
Bạn nhận được cấu trúc phòng ban, nhóm quyền, chính sách chia sẻ và kế hoạch chuyển dữ liệu có thể triển khai.