Dịch vụ làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu Excel, CRM, ERP

Những lỗi dữ liệu cần xử lý trước

Dữ liệu thường hỏng ở quy tắc sử dụng: ngày tháng không cùng định dạng, mã hàng bị mất số 0 đầu, đơn vị tính viết khác nhau hoặc liên hệ bị tạo lặp ở nhiều phòng ban. Việc sửa cần dựa vào cách hệ thống đích dùng trường đó.

Khảo sát bắt đầu bằng danh sách cột, dữ liệu mẫu và mục đích sử dụng. Từ đó mới phân loại lỗi có thể sửa tự động, lỗi cần đối chiếu và lỗi cần chủ dữ liệu quyết định.

Phát hiện trùng khác với xóa trùng

Hai bản ghi giống một vài trường có thể đang gắn với các đơn hàng, chi nhánh hoặc hợp đồng khác nhau. Bước phát hiện nên tạo danh sách ứng viên và mức độ khớp để chủ dữ liệu duyệt, thay vì xóa ngay.

Khi được phép gộp, phải xác định bản ghi gốc, cách giữ lịch sử và cập nhật mã tham chiếu ở bảng liên quan. Những trường hợp không đủ bằng chứng được đưa vào danh sách xác minh riêng.

• Sao lưu và lưu mã bản ghi gốc trước xử lý.
• Duyệt quy tắc so khớp và quy tắc ưu tiên giá trị.
• Kiểm tra quan hệ với đơn hàng, công nợ hoặc giao dịch nếu có.
• Lưu bảng thay đổi để có thể đối chiếu hoặc phục hồi.

Bàn giao để dữ liệu nhập được vào hệ thống

Bộ dữ liệu đã chỉnh sửa cần được kiểm tra trên đúng mẫu nhập hoặc môi trường thử của CRM/ERP. Một file nhìn gọn trong Excel vẫn có thể lỗi khi gặp giới hạn trường, mã danh mục hoặc yêu cầu quan hệ của phần mềm.

Bàn giao gồm dữ liệu đầu ra, quy tắc đã dùng, số lượng theo từng nhóm xử lý và ngoại lệ chưa giải quyết. Phần phát sinh ngoài quy tắc đã duyệt cần được thống nhất trước khi sửa.

Làm một lần hay duy trì chất lượng theo tháng?

Xử lý một lần phù hợp khi chuyển hệ thống hoặc chuẩn bị một chiến dịch. Nếu dữ liệu tiếp tục phát sinh từ nhiều nguồn, cần thêm quy tắc kiểm tra lúc nhập, phân công chủ dữ liệu và rà định kỳ để tránh lặp lại lỗi cũ.

Uptech có thể khảo sát phần chuẩn hóa, quy trình kiểm tra và tích hợp cùng nhau. Phạm vi phần mềm và phần vận hành được tách trong đề xuất để doanh nghiệp biết đang trả phí cho công cụ, công xử lý hay cả hai.

Mẫu trước–sau phải giữ lý do và quyền quyết định

Bảng sau là dữ liệu minh họa tự tạo. Mỗi thay đổi gắn với mã quy tắc để giải thích được kết quả, còn trường hợp cần gộp vẫn nằm ở danh sách đề xuất. Chỉ giống tên chưa đủ để khẳng định hai khách hàng hay hai doanh nghiệp là một.

Tách chuẩn hóa, bổ sung và gộp thành ba phạm vi

Chuẩn hóa là đổi cách biểu diễn theo quy tắc đã biết. Bổ sung là tìm hoặc xác nhận dữ kiện thiếu từ nguồn được phép. Gộp là thay đổi quan hệ giữa các bản ghi, có thể tác động lịch sử đơn hàng hoặc quyền tài khoản. Ba việc này cần công kiểm tra và thẩm quyền khác nhau, không nên được gộp vào một lời hứa “làm sạch toàn bộ”.

Nếu cần kiểm chứng thông tin ngoài file, doanh nghiệp phải chỉ định nguồn tham chiếu, quyền sử dụng và trường nào được cập nhật. Giá trị không xác minh được cần giữ trạng thái chưa xác nhận; không đưa vào đầu ra như dữ kiện đúng chỉ vì nó hợp định dạng.

Bảo toàn liên kết và phạm vi có thể hoàn tác

Trước khi sửa, giữ bản chụp nguồn cùng sơ đồ liên kết giữa khách hàng, đơn, hợp đồng hoặc tài khoản. Khi duyệt gộp, xác định mã còn lại, mã cũ ánh xạ sang đâu và lịch sử nào phải giữ riêng. Đối chiếu số lượng, mã ngoại và các tổng kiểm phù hợp sau chuyển đổi.

Khả năng hoàn tác phụ thuộc quyền hệ thống và các thay đổi phát sinh sau đó. Một file trước–sau không tự bảo đảm khôi phục được mọi giao dịch đã chạy. Vì vậy, cần thỏa thuận điểm dừng, cách sao lưu và chủ thể quyết định trước khi cập nhật dữ liệu vận hành.

Lô thử cần chứa cả ca dễ và ca dễ gộp nhầm

Mẫu đánh giá nên gồm định dạng phổ biến, trường hợp thiếu và cặp giống nhau nhưng phải giữ riêng. Người mua duyệt quy tắc rồi đối chiếu kết quả trên các nhóm đó; báo cáo cần tách lỗi chuẩn hóa, đề xuất không chắc chắn và quyết định của khách chưa nhận được.

Báo giá nên nói rõ số nguồn, số trường, mức tra cứu, công duyệt cặp và việc có cập nhật vào hệ thống hay chỉ giao file. Đơn giá theo dòng không thể hiện đầy đủ một danh mục có nhiều liên kết hoặc phải nghiên cứu thủ công từng cặp.