Quy trình mua license AI cho doanh nghiệp
Một quy trình gọn để phòng ban, trưởng phòng, IT, thu mua và kế toán phối hợp khi mua ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Google AI.
Bước 1: Xác định nhu cầu
Phòng ban cần ghi rõ công cụ muốn mua, số user, thời hạn, vai trò người dùng và use case chính.
- Công cụ AI
- Số user
- Vai trò
- Mức dùng
- Dữ liệu có thể đưa vào AI
Bước 2: Chọn loại license
Phân biệt cá nhân, team, business và enterprise để tránh mua sai gói.
- Cá nhân cho power user
- Team/Business cho phòng ban
- Enterprise cho governance/compliance
Bước 3: Báo giá và hồ sơ
Thu mua cần báo giá VND, hợp đồng, VAT và thông tin bàn giao license.
- Báo giá
- Hợp đồng
- Hóa đơn VAT
- Danh sách user
Bước 4: Kích hoạt và gia hạn
Sau khi mua, cần đảm bảo user truy cập được và có lịch nhắc gia hạn.
- Kích hoạt email
- Kiểm tra truy cập
- Đổi user khi cần
- Nhắc hạn
Thông tin nên chuẩn bị trước khi báo giá
Chuẩn bị sẵn các dữ liệu này giúp báo giá nhanh hơn và dễ trình trưởng phòng, thu mua, kế toán.
- Công cụ AI cần mua
- Số user
- Thời hạn
- Thông tin xuất hóa đơn
- Người phụ trách IT/admin
Nên để phòng ban hay IT đứng tên yêu cầu?
Phòng ban nên mô tả nhu cầu, IT góp ý quản trị/bảo mật, thu mua xử lý hồ sơ và kế toán xử lý chứng từ.
Có cần policy AI trước khi mua không?
Nên có ít nhất hướng dẫn dữ liệu được phép/không được phép đưa vào AI, đặc biệt với tài liệu khách hàng, pháp lý, tài chính hoặc mã nguồn.
Cần báo giá cho quy trình mua license ai cho doanh nghiệp?
Gửi số user, thời hạn, thông tin công ty và yêu cầu VAT. Uptech sẽ phản hồi phương án mua phù hợp.