Hướng dẫn
Hồ sơ thu mua cần gì khi mua ChatGPT, Claude, Gemini?
Một checklist thực dụng cho phòng thu mua và kế toán khi xử lý nhu cầu license AI từ các phòng ban.
Bộ hồ sơ cơ bản
Tùy doanh nghiệp, hồ sơ thường cần đủ để phê duyệt mua và ghi nhận chi phí.
- Báo giá
- Hợp đồng
- Nghiệm thu/bàn giao
- Hóa đơn VAT
Thông tin kỹ thuật nên kèm theo
Thu mua cần biết license nào, số user, thời hạn và ai sử dụng.
- Tên gói
- Số user
- Email kích hoạt
- Thời hạn
- Phạm vi hỗ trợ
Thông tin để tránh mua sai
Cần phân biệt cá nhân, team, enterprise và add-on Workspace.
- Nhu cầu admin
- Dữ liệu sử dụng
- Yêu cầu bảo mật
- Quy trình gia hạn
Thông tin nên chuẩn bị trước khi báo giá
Chuẩn bị sẵn các dữ liệu này giúp báo giá nhanh hơn và dễ trình trưởng phòng, thu mua, kế toán.
- Báo giá
- Hợp đồng
- VAT
- Danh sách user
- Thời hạn
- Owner nội bộ
Có cần nghiệm thu license AI không?
Nhiều doanh nghiệp cần biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu để hoàn tất quy trình kế toán. Uptech có thể hỗ trợ theo thỏa thuận.
Danh sách user có cần trong hợp đồng không?
Không phải lúc nào cũng cần đưa vào hợp đồng, nhưng nên có phụ lục/bàn giao nội bộ để quản trị và gia hạn.
Cần báo giá cho hồ sơ thu mua cần gì khi mua chatgpt, claude, gemini??
Gửi số user, thời hạn, thông tin công ty và yêu cầu VAT. Uptech sẽ phản hồi phương án mua phù hợp.