Phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí: miễn phí cái gì, còn tốn gì?

ERPNext: mã nguồn mở, không thu phí theo người dùng

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở do Frappe phát triển, phát hành theo giấy phép GPLv3 và không thu phí bản quyền theo người dùng. Doanh nghiệp có năm hay năm mươi người dùng thì tiền giấy phép vẫn bằng 0. Các phân hệ gồm kế toán, mua hàng, bán hàng, CRM, kho, sản xuất, dự án, POS, chất lượng, hỗ trợ và nhân sự–lương, đủ cho phần lớn nhu cầu quản trị của doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Có hai cách chạy ERPNext. Cách đầu là tự cài trên máy chủ của doanh nghiệp, tự lo bảo mật, sao lưu và nâng cấp. Cách thứ hai là thuê dịch vụ Frappe Cloud, niêm yết từ 5 USD/tháng cho một site và không tính theo người dùng. Mức khởi điểm này chỉ là tiền hạ tầng. Cấu hình hệ thống tài khoản, mẫu chứng từ, phân quyền, chuyển số dư đầu kỳ vẫn cần người làm, dù là nhân viên nội bộ hay đơn vị triển khai.

Chi phí thật còn lại khi dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí

Bản quyền bằng 0 không có nghĩa tổng chi phí bằng 0. Công thức nên dùng là tổng chi phí sở hữu 3 năm = bản quyền hoặc thuê bao + triển khai + tuỳ biến + hạ tầng + đào tạo + bảo trì. Với mã nguồn mở, số hạng đầu bằng 0, năm số hạng còn lại vẫn có. Nếu doanh nghiệp tự làm, chi phí đổi thành thời gian của nhân viên, thứ ít khi được ghi vào sổ nhưng vẫn là tiền.

Khoản hay bị bỏ sót là bảo trì. Phần mềm tự cài cần người theo dõi sao lưu, vá lỗi bảo mật, nâng cấp phiên bản và xử lý khi hệ thống dừng. Người cài đặt ban đầu nghỉ việc mà không có tài liệu là tình huống rủi ro thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ. Một lựa chọn trả phí có hỗ trợ đôi khi rẻ hơn một lựa chọn miễn phí mà không ai chịu trách nhiệm.

• Hạ tầng: máy chủ hoặc cloud, tên miền, chứng chỉ bảo mật, dung lượng sao lưu.
• Triển khai: cấu hình danh mục, quy trình, phân quyền, mẫu in chứng từ tiếng Việt.
• Chuyển dữ liệu: làm sạch mã hàng, khách hàng, nhập tồn kho và công nợ đầu kỳ.
• Đào tạo: hướng dẫn từng nhóm người dùng, viết quy trình thao tác.
• Bảo trì: sao lưu, nâng cấp, sửa lỗi, hỗ trợ khi có người dùng mới.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí hợp với ai?

Lựa chọn miễn phí hợp với ba nhóm. Nhóm đầu là doanh nghiệp rất nhỏ, ít chứng từ, dùng bảng tính hoặc gói giới hạn là đủ. Nhóm hai là doanh nghiệp có người rành kỹ thuật, sẵn sàng tự cài và tự học mã nguồn mở. Nhóm ba là doanh nghiệp muốn thử trước khi quyết định, dùng bản miễn phí như một giai đoạn đánh giá có thời hạn và tiêu chí rõ ràng.

Miễn phí không hợp khi doanh nghiệp cần chạy ổn định ngay, có nhiều kho, nhiều chi nhánh, hoặc không có ai phụ trách hệ thống. Lúc đó nên tính tới phương án có đơn vị triển khai. Uptech tư vấn và triển khai ERPNext, Odoo, SAP; chi phí dịch vụ được báo giá sau khảo sát nghiệp vụ, phần bản quyền mã nguồn mở vẫn là 0. Công cụ ở trang chính của cụm giúp chọn loại phần mềm theo quy mô và phân hệ cần.