Tự động archive file & record cũ trong Salesforce mà vẫn xem được, không phá automation
Archive tự động trong Salesforce là việc thiết lập quy tắc để hệ thống tự chuyển file và record cũ/không còn hoạt động ra kho ngoài (S3/SharePoint/Azure/on-prem) theo lịch, nhưng vẫn giữ link xem trên record và phân quyền — giúp giảm 40-85% dung lượng file mà người dùng không mất quyền truy cập hay gãy automation. Uptech đặt quy tắc theo tuổi file, trạng thái record và phòng ban, chạy POC trên sandbox trước khi go-live.
- 7 phút đọc
- Cập nhật 24/09/2026
- Báo giá VND, hợp đồng & hóa đơn VAT
- Hỗ trợ on-premise & tuân thủ dữ liệu VN
Archive khác gì xóa hay chỉ offload một lần?
Archive (lưu trữ nguội) không phải là xóa. Đây là việc chuyển các file đính kèm và record đã cũ hoặc không còn hoạt động ra khỏi vùng lưu trữ đắt đỏ của Salesforce, đưa sang kho ngoài (AWS S3, SharePoint, Azure Blob hoặc server nội bộ), nhưng vẫn để lại liên kết truy xuất ngay trên record. Nói cách khác, dữ liệu vẫn còn nguyên và xem được, chỉ khác chỗ nằm.
So với offload thủ công một lần, archive tự động thiết lập quy tắc để hệ thống tự lặp lại việc này theo lịch. Nhờ đó dung lượng không phình trở lại sau vài tháng, và đội IT không phải chạy tay mỗi quý. Với dữ liệu phù hợp, archive giúp giảm 40-85% dung lượng file lưu trong Salesforce.
- Archive khác xóa: file/record vẫn xem được qua link trên record.
- Tự động theo lịch, không phải dọn tay mỗi kỳ.
- Áp dụng cho cả file đính kèm lẫn record cũ, không chỉ file.
- Giảm 40-85% dung lượng file lưu trong Salesforce (tùy dữ liệu).
Đặt quy tắc archive theo tuổi file, trạng thái record và phòng ban
Trái tim của archive tự động là bộ quy tắc (policy). Uptech cấu hình các tiêu chí để hệ thống biết cái gì đủ "nguội" để chuyển đi: theo tuổi file (ví dụ tạo/không sửa quá 12-24 tháng), theo trạng thái record (Opportunity đã Closed/Won, Case đã đóng, tài khoản Inactive), theo loại object hoặc theo phòng ban/hồ sơ sở hữu.
Các job archive chạy theo lịch định kỳ (hằng đêm, hằng tuần hoặc hằng quý) trong khung giờ ít ảnh hưởng vận hành. Mỗi lần chạy đều ghi log số file/record đã chuyển, dung lượng giải phóng và trạng thái để phục vụ đối soát.
- Theo tuổi: ngày tạo hoặc ngày sửa cuối vượt ngưỡng đặt trước.
- Theo trạng thái record: Closed/Won, Case đóng, tài khoản Inactive...
- Theo phạm vi: object, phòng ban, loại/định dạng file.
- Lịch chạy định kỳ + log số liệu mỗi lần archive.
Vẫn xem được, không phá automation — cam kết an toàn
Nỗi lo lớn nhất khi archive là mất truy cập hoặc gãy quy trình. Uptech thiết kế luồng archive để người dùng vẫn mở/tải file ngay trên record như trước, giữ nguyên phân quyền theo user/profile và có audit trail đầy đủ. File đã archive có thể truy xuất lại (restore) theo yêu cầu.
Trước khi áp dụng, Uptech rà soát các automation, flow, validation rule, report và tích hợp đang phụ thuộc vào file/record để bảo đảm quy tắc archive không làm gãy chúng. Toàn bộ được chạy thử (POC) trên sandbox, đo % dung lượng giảm và kiểm tra an toàn, kèm phương án rollback trước khi go-live.
- Giữ link file trên record + phân quyền + audit trail.
- Truy xuất lại (restore) file/record đã archive khi cần.
- Rà soát automation/flow/report trước khi áp quy tắc.
- POC trên sandbox + rollback trước khi triển khai thật.
Triển khai archive tự động: tuân thủ, on-premise và chứng từ VND
Vì đây là dịch vụ tích hợp tùy chỉnh (không phải app bán sẵn trên AppExchange), Uptech thiết kế luồng archive khớp quy trình và yêu cầu tuân thủ riêng của doanh nghiệp. Ngành cần dữ liệu trong nước (ngân hàng, bảo hiểm, y tế) có thể chọn kho on-premise/SFTP tại Việt Nam để đáp ứng Nghị định 13/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Uptech báo giá VND theo phạm vi, ký hợp đồng, nghiệm thu và xuất hóa đơn điện tử GTGT (hóa đơn đỏ). Uptech không tự nhận là đối tác chính thức của Salesforce và không bán tài khoản dùng chung — chỉ cung cấp dịch vụ tích hợp và vận hành archive.
- Tùy chỉnh theo quy trình + backend S3/SharePoint/Azure hoặc on-prem.
- Đáp ứng Nghị định 13/2023 & dữ liệu trong nước cho ngành regulated.
- Báo giá VND, hợp đồng, hóa đơn VAT, hỗ trợ tiếng Việt.
- Không tự nhận là đối tác chính thức Salesforce; không bán account share.
Câu hỏi thường gặp
Những điểm doanh nghiệp thường cần làm rõ về tích hợp & lưu trữ file salesforce.
Archive file cũ có làm mất hay xóa vĩnh viễn dữ liệu không?
Không. Archive chỉ chuyển file/record ra kho ngoài và để lại liên kết trên đúng record; dữ liệu vẫn còn và xem được, chỉ có dung lượng đếm trong Salesforce giảm. Uptech luôn có phương án rollback và restore khi cần.
Người dùng có mở lại được file đã archive không?
Có. File đã archive vẫn truy cập qua link trên record với phân quyền như cũ; khi cần đưa về Salesforce, Uptech hỗ trợ truy xuất lại (restore) theo yêu cầu.
Archive tự động có phá automation, flow hay report không?
Không, nếu được thiết kế đúng. Uptech rà soát automation, flow, validation rule và report phụ thuộc file/record trước khi áp quy tắc, và chạy POC trên sandbox để xác nhận an toàn trước khi go-live.
Có thể đặt quy tắc archive theo tiêu chí nào?
Theo tuổi file (ngày tạo/sửa cuối), theo trạng thái record (Closed/Won, Case đóng, tài khoản Inactive), theo object, phòng ban hoặc loại/định dạng file. Các job chạy theo lịch định kỳ do doanh nghiệp chọn.
Archive được cả record cũ hay chỉ file đính kèm?
Cả hai. Ngoài file đính kèm, Uptech có thể archive record cũ/không hoạt động theo quy tắc, giữ liên kết và audit trail để tra cứu khi cần.
Có báo giá VND và hóa đơn VAT không?
Có. Uptech báo giá VND theo phạm vi, ký hợp đồng, nghiệm thu và xuất hóa đơn điện tử GTGT (hóa đơn đỏ) theo mã số thuế cho doanh nghiệp.
Cần nén, xuất & lưu trữ file Salesforce tối ưu chi phí?
Uptech tích hợp nén, xuất và offload (archive) file đính kèm Salesforce ra S3/SharePoint/Azure hoặc server nội bộ — giảm 40-85% dung lượng, giữ nguyên link record và phân quyền, có hóa đơn VAT và báo giá VND.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Báo giá VND kèm hợp đồng và hóa đơn VAT
- POC đo % dung lượng giảm trước khi triển khai