Lưu trữ & quản lý hóa đơn điện tử (XML/PDF) trong Salesforce, giữ đủ 10 năm theo Luật Kế toán
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán, và bản gốc hợp lệ là file XML (kèm chữ ký số) chứ không phải bản PDF để đọc. Uptech giúp lưu cả cặp XML/PDF gắn đúng record Salesforce, giữ nguyên vẹn để đối chiếu với cơ quan thuế, đồng thời offload hóa đơn cũ ra kho ngoài (S3/SharePoint/on-prem) để dung lượng Salesforce không phình theo năm — có báo giá VND và hóa đơn VAT.
- 6 phút đọc
- Cập nhật 24/09/2026
- Báo giá VND, hợp đồng & hóa đơn VAT
- Hỗ trợ on-premise & tuân thủ dữ liệu VN
Hóa đơn điện tử phải giữ 10 năm và phải giữ đúng bản gốc
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán — trong đó có hóa đơn — phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bản gốc hợp lệ về pháp lý là file XML có chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu có); bản PDF chỉ là bản thể hiện để con người đọc, không thay thế được XML khi đối chiếu.
Vì vậy, chỉ lưu file PDF đính kèm là chưa đủ. Doanh nghiệp cần giữ nguyên vẹn cặp XML/PDF, không sửa đổi nội dung XML, và phải tra cứu lại được từng hóa đơn trong suốt vòng đời 10 năm để phục vụ quyết toán, kiểm toán hoặc thanh/kiểm tra thuế.
- Giữ bản gốc XML (giá trị pháp lý) song song với bản PDF (để đọc).
- Lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán, không chỉnh sửa nội dung.
- Đảm bảo tra cứu, đối chiếu lại từng hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu.
Gắn hóa đơn đúng record — và bài toán dung lượng theo thời gian
Nhiều đội sales/tài chính đính kèm hóa đơn thẳng vào record Account, Opportunity hoặc Order để tiện tra cứu theo khách hàng và giao dịch. Cách này đúng về nghiệp vụ, nhưng qua vài năm số cặp XML/PDF tích lũy hàng chục nghìn file, ăn dần hạn mức file storage vốn hạn hẹp của Salesforce (tham chiếu ~10GB/tổ chức cộng thêm theo user license, mỗi file tối đa ~2GB).
Uptech thiết kế luồng lưu hóa đơn gắn đúng record theo mã khách hàng, mã đơn hàng và kỳ kế toán, giữ nguyên link mở file, phân quyền theo user/profile và audit trail — để kế toán vẫn tra cứu theo giao dịch mà không biến Salesforce thành kho hóa đơn đắt đỏ.
- Gắn hóa đơn đúng Account/Opportunity/Order và kỳ kế toán.
- Giữ link mở file trên record + phân quyền + audit trail truy cập.
- Tránh phình file storage khi số lượng hóa đơn tăng đều mỗi năm.
Offload & archive hóa đơn cũ mà vẫn tra cứu được
Hóa đơn của các kỳ cũ ít khi mở lại nhưng vẫn phải giữ đủ 10 năm. Uptech tự động archive các hóa đơn quá một mốc thời gian ra kho lưu trữ ngoài (AWS S3, SharePoint/OneDrive, Azure Blob) hoặc server nội bộ (on-premise) và để lại liên kết trên record — dung lượng đếm trong Salesforce giảm mạnh nhưng khi cần vẫn mở/tải lại được cả XML lẫn PDF.
Với ngân hàng, bảo hiểm, kế toán và các đơn vị yêu cầu dữ liệu trong nước, Uptech hỗ trợ lưu trữ on-premise/SFTP tại Việt Nam và thiết kế tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, kèm mã hóa và nhật ký truy cập.
- Archive tự động hóa đơn cũ theo quy tắc thời gian, giữ đủ 10 năm.
- Giảm 40-85% dung lượng file lưu trong Salesforce (tùy dữ liệu).
- Chọn kho ngoài phù hợp: S3/SharePoint/Azure hoặc on-premise trong nước.
- Mã hóa, phân quyền và audit trail phục vụ kiểm tra, tuân thủ.
Uptech triển khai như thế nào?
Uptech khảo sát cách hóa đơn đang được lưu, quy tắc phân quyền, kỳ lưu trữ và các automation/report đang phụ thuộc file; sau đó thiết kế luồng lưu và archive, chạy POC trên sandbox để xác nhận không mất bản gốc XML và không ảnh hưởng nghiệp vụ, rồi mới triển khai chính thức có phương án rollback.
Đây là dịch vụ tích hợp tùy chỉnh, không phải app bán sẵn. Uptech báo giá VND theo phạm vi, ký hợp đồng, nghiệm thu và xuất hóa đơn điện tử GTGT (hóa đơn đỏ). Uptech không tự nhận là đối tác chính thức của Salesforce và không bán tài khoản dùng chung.
- Khảo sát hiện trạng + POC trên sandbox trước khi go-live.
- Giữ nguyên vẹn XML/PDF, có kiểm chứng và phương án rollback.
- Báo giá VND, hợp đồng, hóa đơn VAT và hỗ trợ tiếng Việt.
Câu hỏi thường gặp
Những điểm doanh nghiệp thường cần làm rõ về tích hợp & lưu trữ file salesforce.
Hóa đơn điện tử lưu bản nào là bản gốc hợp lệ — XML hay PDF?
Bản gốc hợp lệ về pháp lý là file XML có chữ ký số theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; PDF chỉ là bản thể hiện để đọc. Vì vậy cần lưu và giữ nguyên vẹn cả cặp XML/PDF, không chỉ lưu PDF.
Vì sao phải giữ hóa đơn điện tử đủ 10 năm?
Vì hóa đơn là chứng từ kế toán, theo Luật Kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ quyết toán, kiểm toán và thanh/kiểm tra thuế. Uptech thiết kế luồng archive giữ đủ thời hạn này mà không phình dung lượng Salesforce.
Offload hóa đơn ra kho ngoài thì khi thanh/kiểm tra thuế có tra cứu lại được không?
Có. File được chuyển ra kho ngoài và để lại liên kết trên đúng record; khi cần vẫn mở/tải lại cả XML lẫn PDF nguyên vẹn. Uptech giữ audit trail truy cập và có phương án rollback, chạy thử trên sandbox trước khi triển khai.
Có gắn hóa đơn đúng với Account, Opportunity hoặc Order không?
Có. Uptech gắn hóa đơn theo mã khách hàng, mã đơn hàng và kỳ kế toán, giữ link mở file và phân quyền theo user/profile, để kế toán tra cứu theo từng giao dịch mà không phải rời khỏi Salesforce.
Ngành cần dữ liệu trong nước có lưu hóa đơn on-premise được không?
Được. Uptech hỗ trợ lưu trữ on-premise/SFTP tại Việt Nam, mã hóa và nhật ký truy cập, thiết kế tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP — phù hợp ngân hàng, bảo hiểm và đơn vị yêu cầu dữ liệu trong nước.
Dịch vụ có báo giá VND và hóa đơn VAT không?
Có. Uptech báo giá VND theo phạm vi, ký hợp đồng, nghiệm thu và xuất hóa đơn điện tử GTGT (hóa đơn đỏ) theo mã số thuế. Uptech không tự nhận là đối tác chính thức của Salesforce và không bán tài khoản dùng chung.
Cần nén, xuất & lưu trữ file Salesforce tối ưu chi phí?
Uptech tích hợp nén, xuất và offload (archive) file đính kèm Salesforce ra S3/SharePoint/Azure hoặc server nội bộ — giảm 40-85% dung lượng, giữ nguyên link record và phân quyền, có hóa đơn VAT và báo giá VND.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Báo giá VND kèm hợp đồng và hóa đơn VAT
- POC đo % dung lượng giảm trước khi triển khai