Không phải cứ cài đặt được phần mềm là hợp pháp. Khi bị audit, thứ bảo vệ doanh nghiệp là sự khớp nhau giữa số lượng máy đang dùng (A) và số lượng Hóa đơn/Hợp đồng mua hàng (B). Tại sao lại bị Audit? Microsoft có nhiều cơ chế phát hiện doanh nghiệp vi phạm bản quyền: thông qua IP truy cập update, thông qua các phần mềm báo cáo, hoặc thông qua phản ánh nội bộ. Một khi doanh nghiệp nhận được thư yêu cầu "kiểm tra tình trạng cấp phép" từ hãng hoặc BSA (Liên minh Phần mềm), bạn thường có từ 7 đến 14 ngày để nộp báo cáo giải trình. Dưới đây là checklist 5 bước để chủ động kiểm kê trước khi bị gọi tên. Bước 1: Quét và thống kê số lượng thiết bị thực tế Lập danh sách toàn bộ máy tính (PC, Laptop) và máy chủ (Server) đang hoạt động trong mạng công ty. Đừng quên tính cả máy của nhân viên làm việc từ xa (WFH) có truy cập vào tài nguyên công ty. Sử dụng các công cụ dò quét mạng (như Lansweeper, PDQ Inventory) hoặc chạy script PowerShell để xuất danh sách. Ghi nhận tên máy, địa chỉ IP, tên người dùng, và đặc biệt là hệ điều hành đang chạy (VD: Windows 11 Pro, Windows 10 Enterprise). Bước 2: Phân loại trạng thái kích hoạt Windows Với mỗi máy, xác định xem máy đó được kích hoạt bản quyền từ nguồn nào: OEM: Máy tính mua đã có sẵn Windows bản quyền tích hợp trên mainboard (kiểm tra tem Windows dưới đáy máy hoặc dùng script đọc mã BIOS). Volume License (VL/KMS/MAK): Các máy được kích hoạt từ server KMS nội bộ hoặc key MAK của công ty. Retail/FPP: Kích hoạt bằng key mua lẻ. Crack/Không bản quyền: Dùng KMSpico hoặc các tool bẻ khóa. Bước 3: Gom và đối chiếu chứng từ mua hàng (Proof of Purchase) Đây là bước kế toán và IT phải phối hợp. Hãy gom tất cả chứng từ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp (Proof of License), bao gồm: Hóa đơn VAT mua máy tính (có ghi rõ máy tính bao gồm Windows OEM). Hợp đồng mua phần mềm và Hóa đơn VAT cho các key Retail/FPP. Tài khoản Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC) hoặc Microsoft 365 Admin Center ghi nhận số lượng license OLP/CSP công ty đang sở hữu. Bước 4: Xác định độ chênh lệch (Gap Analysis) So sánh số lượng máy đang dùng hệ điều hành Windows ở Bước 1 và 2 với số lượng chứng từ hợp lệ ở Bước 3. Ví dụ: Công ty có 100 máy tính, nhưng chỉ có 40 hóa đơn mua máy kèm OEM và 20 license Volume. Bạn đang thiếu hụt (Gap) 40 license. Bước 5: Lên phương án hợp thức hóa (GGWA) Với những máy bị thiếu hụt, cách giải quyết tiêu chuẩn được Microsoft khuyên dùng cho doanh nghiệp là mua gói GGWA (Get Genuine Windows Agreement). Gói này cho phép hợp thức hóa bản quyền trên các máy tính đang sử dụng hệ điều hành lậu hoặc không rõ nguồn gốc mà không cần phải cài lại win hay format ổ cứng. Để tìm hiểu chi tiết về GGWA và quy trình mua sắm, hãy xem Hướng dẫn GGWA hợp thức hóa Windows hoặc truy cập Dịch vụ kiểm kê license chuyên nghiệp của Uptech.