Câu hỏi thường gặp (FAQ) về nén, xuất và lưu trữ file Salesforce

Tham chiếu: khoảng 10GB file storage cho mỗi tổ chức, cộng thêm dung lượng theo từng user license, và mỗi file thường giới hạn tối đa khoảng 2GB. Con số cụ thể tùy edition và số license, nên bạn nên kiểm tra trực tiếp trong Setup > Storage Usage của org.

Vào Setup và tìm mục "Storage Usage" để xem phần trăm file storage đã dùng và những record/file nào đang chiếm nhiều nhất. Khi gần đầy, người dùng sẽ gặp lỗi "storage limit exceeded" lúc upload; nên theo dõi định kỳ để offload trước khi bị tắc nghẽn nghiệp vụ.

Về nguyên tắc: chọn kho đích (AWS S3, SharePoint/OneDrive, Azure Blob hoặc server nội bộ), chuyển file đính kèm sang đó rồi để lại liên kết trên đúng record để người dùng vẫn mở/tải file như bình thường. Uptech khảo sát dung lượng và automation phụ thuộc, chạy thử trên sandbox rồi triển khai có kiểm soát kèm phương án rollback.

Nén được cấu hình theo nghiệp vụ: ảnh và PDF có thể giảm dung lượng đáng kể mà vẫn đủ rõ để đọc, in và lưu chứng từ; những file cần giữ nguyên bản gốc (hợp đồng gốc, chứng từ pháp lý) có thể loại khỏi luồng nén. Khi kết hợp nén với offload, tổng dung lượng file thường giảm 40-85%.

Không, nếu thiết kế đúng. Uptech rà soát trước các automation/report/tích hợp đang phụ thuộc file, giữ nguyên link trên record và phân quyền theo user/profile, rồi xác nhận trên sandbox trước khi go-live để không phá vỡ nghiệp vụ hiện có.

Có. Có thể đặt quy tắc archive theo tuổi file, loại record hoặc trạng thái — ví dụ hồ sơ đã đóng trên 12 tháng — để hệ thống tự động chuyển file ra kho ngoài định kỳ, kèm audit trail phục vụ kiểm tra và tuân thủ.

Có thể xuất theo lịch hoặc theo yêu cầu ra S3/SharePoint/ổ mạng để backup, báo cáo hoặc bàn giao; điểm khác offload là file vẫn còn nguyên trong Salesforce chứ không chuyển đi. Uptech dựng luồng xuất hàng loạt kèm log để đối soát và tránh sót file.

Có. Với ngân hàng, bảo hiểm, y tế hoặc đơn vị cần dữ liệu trong nước, file có thể lưu on-premise/SFTP tại Việt Nam để phù hợp Nghị định 13/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong khi vẫn giữ link file và phân quyền trên Salesforce.

Không. Uptech là đơn vị dịch vụ tích hợp tùy chỉnh, không tự nhận là đối tác chính thức của Salesforce và không bán account share. Chúng tôi làm việc trực tiếp trên chính org Salesforce của doanh nghiệp, có hợp đồng, nghiệm thu và bàn giao đầy đủ.

Vì đây là dịch vụ tích hợp theo nhu cầu chứ không phải app bán sẵn, chi phí tính theo phạm vi thực tế (dung lượng, số hệ thống, backend lưu trữ, yêu cầu tuân thủ, mức hỗ trợ) chứ không có mức cố định. Uptech báo giá VND theo phạm vi, ký hợp đồng và xuất hóa đơn điện tử GTGT; nên bắt đầu bằng POC để đo hiệu quả trước khi chốt.

Thường bắt đầu bằng một POC ngắn trên sandbox để đo phần trăm dung lượng giảm và xác nhận an toàn, sau đó triển khai theo giai đoạn nên không cần dừng hệ thống. Luồng luôn có rollback; thời gian cụ thể tùy dung lượng file và số hệ thống cần tích hợp.