Chính sách hoàn học phí và bảo lưu cho trung tâm: 3 mẫu, công thức và ví dụ
Chính sách hoàn học phí là văn bản trung tâm công bố trước khi thu: khi nào học viên được hoàn, bảo lưu, chuyển lớp. Số tiền hoàn = số đã đóng − số buổi đã học × đơn giá buổi − khoản không hoàn. Luật số 19/2023/QH15 không nêu tỉ lệ hoàn; đây là thoả thuận trung tâm công bố trong khuôn khổ pháp luật; nên hỏi luật sư.
Tranh cãi về học phí hiếm khi bắt đầu từ số tiền. Nó bắt đầu từ chỗ hai bên không cùng đọc một văn bản trước khi đóng. Bài này viết cho trung tâm ngoại ngữ, tin học, kỹ năng có khoá ngắn hạn: ba mẫu chính sách, công thức kèm hai ví dụ, cách xử lý khoản đặt cọc giữ chỗ, quy định cần biết và vị trí đặt chính sách trên website, trong form đăng ký.
3 mẫu chính sách hoàn học phí, bảo lưu trung tâm hay dùng
Một chính sách hoàn học phí đủ dùng trả lời ba tình huống: học viên dừng hẳn, học viên tạm nghỉ, học viên muốn đổi lớp hoặc nhường suất. Mỗi tình huống là một mẫu riêng với cách tính riêng. Trung tâm có thể dùng cả ba hoặc chỉ một, miễn là viết ra, ghi ngày áp dụng và công bố trước khi thu tiền. Chính sách mơ hồ kiểu “xem xét từng trường hợp” đẩy mọi quyết định về giám đốc và làm tư vấn viên trả lời mỗi người một khác.
Điểm chung của ba mẫu là đơn vị tính: buổi học. Khoá ngắn hạn của trung tâm có số buổi xác định, nên mọi phép tính đều quy về số buổi đã học và số buổi còn lại. Vì vậy chính sách chỉ áp dụng được khi trung tâm điểm danh đủ và học viên xem được số buổi của mình. Buổi nghỉ không báo trước tính là đã học hay chưa cũng phải ghi rõ ngay trong chính sách.
| Mẫu | Áp dụng khi | Cách tính | Điều cần ghi rõ |
|---|---|---|---|
| Hoàn theo buổi chưa học | Học viên dừng hẳn khoá học | Số đã đóng trừ giá trị các buổi đã học và khoản không hoàn đã công bố | Đơn giá buổi, hạn nộp đơn, thời gian và cách trả tiền |
| Bảo lưu | Học viên tạm nghỉ rồi học lại | Giữ số buổi còn lại hoặc giá trị tương ứng | Thời hạn bảo lưu, lớp được vào lại, xử lý khi học phí thay đổi |
| Chuyển lớp hoặc chuyển nhượng | Đổi ca, đổi cơ sở hoặc nhường suất cho người khác | Chuyển số buổi còn lại sang lớp mới hoặc sang người nhận | Điều kiện trình độ của người nhận, số lần được chuyển |
Cách tính số tiền hoàn học phí: công thức và hai ví dụ
Công thức: số tiền hoàn = số đã đóng − số buổi đã học × đơn giá buổi − khoản không hoàn đã công bố. Ví dụ 1: khoá 48 buổi, học phí 7.200.000đ, đơn giá buổi là 7.200.000đ ÷ 48 = 150.000đ; bộ giáo trình thu riêng 350.000đ, là khoản không hoàn đã công bố. Học viên đóng trọn khoá 7.200.000đ + 350.000đ = 7.550.000đ, học 10 buổi rồi xin dừng. Số tiền hoàn = 7.550.000đ − 10 × 150.000đ − 350.000đ = 5.700.000đ.
Ví dụ 2: cũng khoá đó, học viên được ưu đãi đăng ký sớm 10% trên học phí nên đóng 6.480.000đ + 350.000đ = 6.830.000đ, học 16 buổi rồi dừng. Nếu chính sách tính đơn giá buổi theo học phí thực đóng thì đơn giá là 6.480.000đ ÷ 48 = 135.000đ, số tiền hoàn = 6.830.000đ − 16 × 135.000đ − 350.000đ = 4.320.000đ. Nếu chính sách tính theo học phí gốc 150.000đ mỗi buổi thì kết quả là 6.830.000đ − 2.400.000đ − 350.000đ = 4.080.000đ.
Hai cách chênh nhau 240.000đ chỉ vì một câu chưa viết ra. Đây là điểm trung tâm hay bỏ sót: ưu đãi có được giữ khi học viên dừng giữa chừng không. Cách nào cũng dùng được, nếu đã công bố trước. Danh sách “khoản không hoàn” cũng vậy: giáo trình đã nhận, phí kiểm tra xếp lớp nếu có thu, quà tặng đã nhận. Khoản nào không có trong danh sách đã công bố thì không nên trừ, và khoản nào đã thu riêng như giáo trình thì phải nằm trong “số đã đóng” trước khi trừ, để học viên không trả hai lần. Khoá 48 buổi, giáo trình 350.000đ ở đây là cùng khoá với ví dụ trong bài “Bảng học phí trung tâm tiếng Anh: mẫu 6 cột và cách tính”.
| Dòng tính | Ví dụ 1: đóng đủ học phí gốc | Ví dụ 2: có ưu đãi 10% |
|---|---|---|
| Số đã đóng | 7.550.000đ (học phí 7.200.000đ + giáo trình 350.000đ) | 6.830.000đ (học phí 6.480.000đ + giáo trình 350.000đ) |
| Đơn giá buổi dùng để tính | 150.000đ | 135.000đ (theo học phí thực đóng) |
| Số buổi đã học | 10 buổi, tương ứng 1.500.000đ | 16 buổi, tương ứng 2.160.000đ |
| Khoản không hoàn đã công bố | 350.000đ (giáo trình đã nhận) | 350.000đ (giáo trình) |
| Số tiền hoàn | 5.700.000đ | 4.320.000đ |
Bảo lưu có được hoàn học phí không?
Tuỳ chính sách trung tâm đã công bố; bảo lưu và hoàn là hai việc khác nhau. Bảo lưu giữ lại quyền học số buổi còn lại, không trả tiền. Câu hỏi thật sự của học viên là: hết hạn bảo lưu mà chưa học lại thì phần còn lại đi đâu. Chính sách cần trả lời thẳng một trong ba hướng: chuyển thành hoàn theo công thức, gia hạn thêm một lần, hoặc hết giá trị. Hướng nào cũng phải được viết ra từ trước.
Tiếp ví dụ 2: học viên xin bảo lưu thay vì dừng. Số buổi còn lại là 48 − 16 = 32 buổi, giá trị bảo lưu là 32 × 135.000đ = 4.320.000đ, bằng đúng số tiền hoàn tính theo học phí thực đóng ở trên. Khi quay lại, học viên vào một lớp cùng trình độ đang ở buổi tương ứng, hoặc chờ lớp mới. Nếu lúc đó học phí đã tăng, chính sách phải nói rõ học viên học tiếp 32 buổi không đóng thêm, hay giá trị 4.320.000đ được quy đổi theo mức học phí mới.
- Thời hạn bảo lưu tính từ ngày nào, dài bao lâu, có được gia hạn không.
- Số lần được bảo lưu trong một khoá.
- Bảo lưu giữ số buổi hay giữ giá trị tiền.
- Hết hạn bảo lưu thì phần còn lại được xử lý thế nào.
- Học viên báo bảo lưu bằng cách nào và trước buổi học bao lâu.
Khoản đặt cọc giữ chỗ: hoàn hay không hoàn?
Khoản đặt cọc giữ chỗ là số tiền nhỏ người học chuyển trước để trung tâm giữ một chỗ trong lớp sắp khai giảng. Hoàn hay không hoàn, trong trường hợp nào, là điều trung tâm tự quy định và công bố trước khi thu. Nguyên tắc dễ được chấp nhận: người học đổi ý thì theo điều kiện đã công bố; lớp không mở hoặc đổi lịch do trung tâm thì hoàn đủ. Câu “đặt cọc không hoàn trong mọi trường hợp” dễ dẫn tới khiếu nại.
Bản demo trên trang thiết kế website trung tâm đào tạo của Uptech hiển thị một khoản đặt cọc mẫu trong bảng tách học phí, sau khi người xem chọn lớp, cách đóng và ưu đãi. Demo chỉ hiển thị, không thu tiền và không tính tiền hoàn. Trên website thật, ngay dưới dòng đặt cọc nên có một câu điều kiện và đường dẫn tới trang chính sách, để người học đọc trước khi chuyển khoản.
| Tình huống | Cách xử lý nên công bố | Điều cần ghi kèm |
|---|---|---|
| Người học nhập học đúng hạn | Trừ khoản đặt cọc vào học phí | Hạn đóng phần còn lại |
| Người học xin huỷ trước ngày khai giảng | Hoàn đủ hoặc hoàn một phần theo mốc thời gian đã công bố | Mốc tính, ví dụ trước ngày khai giảng bao nhiêu ngày |
| Người học không đóng phần còn lại đúng hạn | Nhả chỗ cho người khác; xử lý khoản đặt cọc theo điều kiện đã công bố | Trung tâm nhắc trước hạn bằng cách nào |
| Lớp không mở hoặc đổi lịch do trung tâm | Hoàn đủ, hoặc chuyển sang lớp khác nếu người học đồng ý | Thời gian trả tiền |
Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng nói gì về công khai chính sách?
Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (Luật số 19/2023/QH15, hiệu lực 01/07/2024) yêu cầu bên kinh doanh cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về dịch vụ, giá, phí và thông báo điều kiện giao dịch chung trước khi giao dịch (Điều 21). Điều kiện giao dịch chung phải ghi thời điểm áp dụng, niêm yết tại địa điểm kinh doanh, đăng trên trang thông tin điện tử nếu có, và chỉ có hiệu lực với người tiêu dùng khi đã được công khai (Điều 27). Chính sách hoàn, bảo lưu áp dụng chung cho mọi học viên nên được xử lý như vậy.
Luật gọi dịch vụ có thời hạn từ 03 tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn là “cung cấp dịch vụ liên tục”. Với loại này, hợp đồng lập thành văn bản; trừ khi các bên có thoả thuận khác, người tiêu dùng có quyền đơn phương chấm dứt bất kỳ lúc nào và chỉ trả phần đã sử dụng (Điều 42). Khi dịch vụ không đúng nội dung đã công bố, hai bên thoả thuận cách khắc phục: cung cấp lại, giảm giá, hoặc chấm dứt và hoàn tiền. Luật không ấn định một tỉ lệ hoàn học phí nào.
Cần đọc phần trên đúng mức. Luật áp dụng cho tổ chức, cá nhân kinh doanh và người tiêu dùng; việc một khoá học cụ thể thuộc trường hợp nào là câu hỏi cho luật sư của trung tâm. Luật cũng xếp trẻ em vào nhóm người tiêu dùng dễ bị tổn thương, nên lớp thiếu nhi càng cần chính sách rõ cho phụ huynh. Quy định có thể thay đổi, trung tâm đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
Chính sách hoàn trả học phí nên đặt ở đâu trên website và form đăng ký?
Chính sách nên là một trang riêng có đường dẫn cố định và ngày áp dụng, không phải một tấm ảnh hay một đoạn trong bài đăng. Khi sửa, giữ bản cũ kèm ngày hết áp dụng, vì học viên đăng ký trước ngày sửa có thể vẫn theo bản cũ. Tại Uptech, trang chính sách học phí, hoàn, bảo lưu có ngay trong gói website khởi đầu từ 9.900.000đ, là một trong năm trang của gói. Dòng đặt cọc kèm mã VietQR điền sẵn số tiền thuộc gói có công cụ tuyển sinh từ 80.000.000đ. Giá chưa gồm VAT.
Website không tự quyết định hoàn tiền cho ai. Công cụ để học viên tự tính số tiền hoàn là hạng mục riêng, chốt sau khảo sát, và chỉ nên làm khi chính sách đã ổn định. Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Uptech làm phần trình bày và công cụ; nội dung chính sách do trung tâm soạn và chịu trách nhiệm. Năm vị trí dưới đây giúp người học gặp chính sách trước khi đóng tiền.
- Chân trang: đường dẫn “Chính sách học phí, hoàn và bảo lưu” ở mọi trang.
- Trang học phí và trang từng khoá: một câu tóm tắt kèm đường dẫn tới trang chính sách.
- Form đăng ký, yêu cầu giữ chỗ: ô xác nhận đã đọc chính sách, tách khỏi ô đồng ý nhận ưu đãi.
- Thư điện tử xác nhận đăng ký: nhắc lại điều kiện của khoản đặt cọc và hạn đóng.
- Tại quầy: bản in cùng nội dung, cùng ngày áp dụng với bản trên website.
Mẫu đơn xin hoàn học phí cần những mục nào?
Đơn xin hoàn học phí là chỗ chính sách gặp thực tế. Đơn tốt giúp kế toán tính được ngay, không phải gọi lại hỏi. Trung tâm có thể để mẫu đơn ở trang chính sách dưới dạng file tải về hoặc form trực tuyến gửi về email giáo vụ. Sáu mục dưới đây là đủ cho khoá ngắn hạn; phần tính toán do trung tâm điền, học viên ký xác nhận con số trước khi nhận tiền.
Bài này viết cho trung tâm có khoá ngắn hạn tính theo buổi. Trường mầm non, phổ thông, đại học thu theo tháng, học kỳ hoặc tín chỉ và có quy định riêng của từng cấp học, nên các mẫu trên không áp dụng nguyên vẹn. Nội dung cho nhóm đó nằm ở cụm bài thiết kế website trường học của Uptech.
- Thông tin học viên: họ tên, số điện thoại, tên phụ huynh nếu là lớp thiếu nhi.
- Lớp đang học: tên khoá, mã lớp, cơ sở, ngày khai giảng.
- Số tiền đã đóng và ngày đóng, kèm số phiếu thu.
- Yêu cầu: hoàn, bảo lưu hay chuyển lớp; lý do và ngày dừng học.
- Phần trung tâm tính: số buổi đã học, đơn giá buổi, khoản không hoàn, số tiền hoàn.
- Cách nhận tiền, ngày hẹn trả và chữ ký hai bên.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm trung tâm ngoại ngữ, tin học, gia sư, luyện thi, dạy nghề và kỹ năng hay hỏi về chủ đề này.
Học viên nghỉ giữa khoá, trung tâm có phải hoàn học phí không?
Trước hết theo chính sách và hợp đồng đã công bố khi thu tiền. Luật số 19/2023/QH15 gọi dịch vụ có thời hạn từ 03 tháng trở lên là cung cấp dịch vụ liên tục: trừ khi có thoả thuận khác, người tiêu dùng được chấm dứt và chỉ trả phần đã sử dụng. Luật không nêu tỉ lệ hoàn. Một khoá học cụ thể có thuộc trường hợp này hay không nên hỏi luật sư của trung tâm; quy định có thể thay đổi.
Khoản đặt cọc giữ chỗ có được hoàn lại không?
Tuỳ điều kiện trung tâm công bố trước khi thu. Cách thường được chấp nhận: người học nhập học thì trừ vào học phí; xin huỷ trước một mốc thời gian đã nêu thì hoàn theo mức đã công bố; lớp không mở hoặc đổi lịch do trung tâm thì hoàn đủ. Điều kiện nên nằm ngay cạnh dòng đặt cọc và trong thư xác nhận gửi cho người đăng ký.
Website có tự tính số tiền hoàn cho học viên được không?
Được, nhưng đó là hạng mục riêng, chốt sau khảo sát, không nằm sẵn trong bốn gói của Uptech. Trang chính sách có ngày áp dụng thì có từ gói 9.900.000đ. Bản demo trên trang ngành chỉ hiển thị khoản đặt cọc mẫu, không tính tiền hoàn. Trung tâm nên chạy chính sách bằng bảng tính vài tháng cho ổn định rồi mới đưa thành công cụ.
Chính sách hoàn học phí của trung tâm có dùng cho trường mầm non được không?
Không nên dùng nguyên vẹn. Ba mẫu trong bài dựa trên khoá ngắn hạn tính theo buổi của trung tâm ngoại ngữ, tin học, kỹ năng. Trường mầm non, phổ thông thu theo tháng hoặc học kỳ, có thêm các khoản như tiền ăn, bán trú và quy định riêng của cấp học. Nội dung cho trường nằm ở cụm bài thiết kế website trường học của Uptech.
Nhận tư vấn website theo đúng cách trung tâm đang tuyển sinh
Cho Uptech biết trung tâm dạy gì, có mấy cơ sở, mỗi đợt mở khoảng bao nhiêu lớp và người đăng ký đang đến từ đâu (tin nhắn trang, quảng cáo, giới thiệu…). Chúng tôi đề xuất gói phù hợp, nói rõ phần nào nên làm trước, phần nào phần mềm đang dùng đã đủ, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cách đưa quy tắc xếp mức và lịch lớp của trung tâm lên website
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT