Mẫu lịch khai giảng khóa học và mẫu thông báo khai giảng lớp học cho trung tâm
Mẫu lịch khai giảng khóa học là bảng liệt kê từng lớp sắp mở, mỗi lớp một dòng với 8 trường: trình độ, ca học, hình thức, cơ sở, ngày khai giảng, sĩ số, số chỗ còn và học phí. Đi kèm là mẫu thông báo khai giảng lớp học 6 dòng. Lịch làm được việc tuyển sinh khi người học lọc được theo ca, thấy lớp còn mấy chỗ.
Nhiều trung tâm đang đăng lịch khai giảng bằng một tấm ảnh: đầu tháng đúng, giữa tháng đã lệch. Bài này viết cho người lập lịch ở trung tâm: mẫu bảng cấp từng lớp, mẫu thông báo khai giảng lớp học, công thức số chỗ còn, quy tắc khoá lớp đầy, bộ lọc và lịch cập nhật hằng tuần. Bài không đăng lịch của trung tâm nào; người học cần ngày khai giảng cụ thể nên xem trang của trung tâm mình chọn. Mọi con số là ví dụ.
Lịch khai giảng khóa học cần những trường dữ liệu nào?
Đơn vị của lịch khai giảng là lớp, không phải khoá. Một khoá giao tiếp trung cấp có thể mở bốn lớp trong cùng một đợt: hai lớp tối ở hai cơ sở, một lớp cuối tuần, một lớp trực tuyến. Trang giới thiệu khoá trả lời câu “học gì”, còn lịch trả lời câu “lớp nào, lúc nào, ở đâu, còn chỗ không”. Vì vậy mỗi dòng của lịch là một lớp có mã riêng, và 8 trường dưới đây là mức tối thiểu để người học tự chọn được.
Trong 8 trường, bảy trường do người của trung tâm nhập, riêng số chỗ còn nên để website tự tính. Khi tư vấn viên sửa tay con số này sau mỗi cuộc gọi, lịch sẽ sai ngay trong tuần đầu. Trường học phí chỉ cần ghi mức thu của khoá và dẫn sang bảng học phí; cách tách từng dòng tiền đã có ở bài “Bảng học phí trung tâm tiếng Anh: mẫu 6 cột và cách tính”.
| Trường | Ví dụ giá trị | Ai nhập | Dùng để |
|---|---|---|---|
| Trình độ | Nền tảng, trung cấp, trung cấp trên | Học vụ | Khớp với kết quả kiểm tra đầu vào |
| Ca học | Tối 2-4-6, tối 3-5-7, cuối tuần | Học vụ | Lọc theo thời gian rảnh của người học |
| Hình thức | Tại trung tâm hoặc trực tuyến | Học vụ | Lọc; quyết định có cần chọn cơ sở hay không |
| Cơ sở | Tên và địa chỉ cơ sở | Học vụ | Lọc theo nơi ở; khớp địa chỉ trung tâm đã công bố |
| Ngày khai giảng | Ngày, thứ và giờ của buổi đầu | Học vụ | Xếp lớp sắp mở lên đầu danh sách |
| Sĩ số | Tối đa 15 học viên | Giám đốc hoặc học vụ | Làm mốc để tính số chỗ còn |
| Số chỗ còn | Còn 3 chỗ | Website tự tính | Nhãn trên từng lớp; khoá lớp khi về 0 |
| Học phí | Mức thu của khoá và cách đóng | Kế toán | Dẫn sang phần tính học phí |
Mẫu thông báo khai giảng lớp học
Thông báo khai giảng và lịch khai giảng là hai thứ khác nhau. Lịch là dữ liệu, thay đổi từng ngày theo số người giữ chỗ. Thông báo là một bài đăng có ngày, dùng để gửi qua Zalo OA, đăng mạng xã hội và nằm ở mục tin tức của website. Thông báo vì thế không nên chép số chỗ còn; nó chỉ cần đủ sáu dòng dưới đây và dẫn về đúng dòng của lớp trên lịch. Mục tin tức, thông báo khai giảng có từ gói thiết kế riêng từ 30.000.000đ.
Mẫu dưới dùng được cho thông báo khai giảng khóa học tiếng Anh, tin học hay lớp kỹ năng; phần trong ngoặc vuông do trung tâm điền. Nên viết một thông báo cho một đợt, liệt kê các lớp của đợt đó, thay vì mỗi lớp một bài. Tránh các câu hứa về điểm số hay kết quả sau khoá học; thông báo chỉ nói lớp nào, học khi nào, ở đâu, cần điều kiện gì và đóng bao nhiêu.
- Tiêu đề: Thông báo khai giảng lớp [tên khoá], trình độ [mức], đợt [tháng].
- Thời gian: khai giảng ngày [ngày], học [các thứ trong tuần] từ [giờ] đến [giờ], tổng [số buổi] buổi.
- Địa điểm hoặc hình thức: [tên cơ sở, địa chỉ] hoặc lớp trực tuyến.
- Đối tượng và điều kiện: [mức đầu vào], cách kiểm tra đầu vào trước khi nhập học.
- Sĩ số và học phí: tối đa [số] học viên; học phí [mức thu], cách đóng, hạn giữ chỗ.
- Liên hệ: [số điện thoại], [Zalo OA], đường dẫn tới lớp trên lịch khai giảng.
Nhãn “còn N chỗ” và quy tắc khoá lớp đầy
Công thức rất ngắn: số chỗ còn = sĩ số − số chỗ đã xác nhận. Ví dụ một lớp tối 2-4-6 có sĩ số 15, trung tâm đã xác nhận 12 người, nhãn hiện “còn 3 chỗ”. Khi người thứ 15 được xác nhận, lớp chuyển sang “đã đầy” và nút chọn bị khoá. Bản demo trên trang ngành của Uptech chạy đúng quy tắc này: lớp mẫu nào hết chỗ thì không chọn được. Demo ghi ngày khai giảng bằng nhãn tương đối luôn ở tương lai (tuần sau, sau 2 tuần) vì dữ liệu là minh hoạ; website thật hiện ngày cụ thể.
Điểm cần chốt trước khi lập trình là lúc nào một chỗ được tính là đã giữ. Ở gói có công cụ tuyển sinh, yêu cầu giữ chỗ gửi về trung tâm, nhân viên xác nhận tay rồi số chỗ còn mới giảm. Cách này tránh việc một người bấm thử làm lớp hết chỗ. Nếu hai người cùng gửi yêu cầu cho chỗ cuối, người được xác nhận trước giữ chỗ, người sau được mời sang lớp cùng trình độ. Danh sách chờ khi lớp đầy là một tuỳ chọn khi xây website thật, tính như hạng mục riêng; bản demo không có.
- Chỉ trừ chỗ khi trung tâm đã xác nhận, không trừ khi người học mới gửi yêu cầu.
- Lớp về 0 chỗ thì khoá nút chọn nhưng vẫn hiện trên lịch để người học biết lớp có thật.
- Lớp dời ngày thì sửa ngày ngay trên dòng của lớp và ghi chú lý do ngắn.
- Lớp đã khai giảng thì ẩn khỏi lịch, hoặc ghi rõ còn nhận tới buổi thứ mấy.
- Người rút khỏi lớp thì huỷ xác nhận để số chỗ còn tăng lại.
Bộ lọc lịch khai giảng: trình độ, ca học, hình thức, cơ sở
Bốn tiêu chí lọc ứng với bốn câu người học tự hỏi: mình ở mức nào, rảnh lúc nào, học tại lớp hay qua mạng, cơ sở nào gần. Người đi làm chọn ca tối, phụ huynh chọn cuối tuần và cơ sở gần nhà. Khi chọn hình thức trực tuyến, bộ lọc cơ sở không còn tác dụng và nên tự ẩn. Kết quả kiểm tra đầu vào có thể điền sẵn trình độ, để người vừa làm bài chỉ còn chọn ca. Bản demo cho bấm thử cả bốn bộ lọc trên một danh sách lớp mẫu.
Cần tính trước trường hợp lọc ra danh sách trống. Ví dụ trung tâm có 3 trình độ, 3 ca và 2 hình thức thì có 3 × 3 × 2 = 18 tổ hợp, trong khi một đợt chỉ mở 12 lớp; chắc chắn có tổ hợp không có lớp. Lúc đó trang nên gợi ý lớp gần đúng, hoặc mời để lại số điện thoại để được báo khi có lớp, thay vì hiện một bảng trắng. Bộ lọc bốn tiêu chí chỉ có ở mức lịch theo từng lớp; bảng dưới cho thấy từng mức làm được gì.
| Mức lịch | Người học thấy gì | Trung tâm làm gì | Có từ gói |
|---|---|---|---|
| Bảng nhập tay | Lớp, ngày khai giảng, học phí; không có số chỗ còn | Sửa bảng mỗi khi có thay đổi | Website khởi đầu, từ 9.900.000đ |
| Bảng nhập tay kèm trang từng khoá | Thêm mục thông báo khai giảng, danh mục khoá lọc theo một tiêu chí | Đăng thông báo, sửa bảng | Website trung tâm thiết kế riêng, từ 30.000.000đ |
| Lịch theo từng lớp | Số chỗ còn, lớp đầy bị khoá, lọc bốn tiêu chí, gửi yêu cầu giữ chỗ | Mở lớp trong quản trị, xác nhận yêu cầu | Website có công cụ tuyển sinh, từ 80.000.000đ |
| Lịch riêng cho từng cơ sở | Mỗi cơ sở một lịch và mức học phí | Mỗi cơ sở một tài khoản quản trị | Nền tảng tuyển sinh nhiều cơ sở, từ 120.000.000đ |
Thông tin khoá học nào trung tâm phải thông báo công khai?
Theo Điều 14 Quy chế kèm Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT, hằng năm trung tâm ngoại ngữ, tin học xây dựng kế hoạch tuyển sinh và thông báo công khai thông tin khoá học: chương trình, tài liệu dạy học, mục tiêu chuẩn đầu ra, điều kiện học tập, giáo viên, phương thức kiểm tra đánh giá, xác nhận kết quả học tập, thời gian khai giảng và học phí. Quy chế không nói phải công khai trên website. Quy định có thể thay đổi, trung tâm nên đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
Lịch khai giảng trả lời trực tiếp hai nhóm cuối, thời gian khai giảng và học phí. Các nhóm còn lại nằm ở trang của từng khoá: chương trình, tài liệu, giáo viên, cách đánh giá. Cách bố trí hợp lý là mỗi dòng lớp trên lịch có đường dẫn về trang khoá của nó. Phần quyết định cho phép thành lập và các yêu cầu công khai khác được trình bày ở bài “Giấy phép trung tâm ngoại ngữ: website cần công khai gì?”.
Ai cập nhật lịch khai giảng và cập nhật lúc nào?
Lịch sai thường không do phần mềm mà do không ai được giao việc cập nhật. Nên giao cho một người của bộ phận học vụ, có người thay khi nghỉ, và gắn việc này vào các mốc cố định trong tuần. Với lịch theo từng lớp, phần xác nhận yêu cầu giữ chỗ làm hằng ngày vì nó quyết định số chỗ còn. Với bảng nhập tay, mỗi lần sửa nên ghi ngày cập nhật ngay dưới bảng để người xem biết thông tin còn mới.
Trung tâm chưa cần lịch có số chỗ còn khi mỗi đợt chỉ mở vài lớp ở một cơ sở và một người vẫn trả lời kịp tin nhắn; lúc đó một bảng nhập tay trên website hoặc bài ghim trên trang mạng xã hội là đủ. Uptech không dạy học và không cấp chứng chỉ; Uptech thiết kế website và công cụ tuyển sinh cho trung tâm đào tạo. Lớp, ngày khai giảng, sĩ số và học phí trên lịch do trung tâm nhập và chịu trách nhiệm.
- Hằng ngày: xác nhận hoặc từ chối các yêu cầu giữ chỗ mới.
- Thứ hai: rà các lớp khai giảng trong tuần, khoá lớp đã chốt danh sách.
- Giữa tuần: thêm lớp của đợt kế tiếp ngay khi chốt được giáo viên và phòng học.
- Cuối tuần: ẩn lớp đã khai giảng, kiểm tra học phí trên lịch khớp bảng thu tại quầy.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm trung tâm ngoại ngữ, tin học, gia sư, luyện thi, dạy nghề và kỹ năng hay hỏi về chủ đề này.
Lịch khai giảng khóa học tiếng Anh nên đăng trước bao lâu?
Nên đăng ngay khi chốt được ca học, giáo viên và phòng học, không cần chờ gom đủ cả đợt. Không có mốc chung cho mọi trung tâm; Uptech gợi ý đăng trước khoảng ba tới bốn tuần, đủ cho một vòng kiểm tra đầu vào, tư vấn và giữ chỗ. Lớp chưa chắc mở thì ghi “dự kiến” và nêu điều kiện mở lớp, tránh để người học giữ chỗ rồi bị dời.
Có nên hiện số chỗ còn khi lớp vẫn trống nhiều?
Có thể chỉ hiện con số khi lớp còn ít chỗ, ví dụ từ 5 chỗ trở xuống, còn lại ghi “đang nhận”. Điều không nên làm là hiện số chỗ thấp hơn thực tế để thúc người học đăng ký: con số trên lịch phải khớp danh sách thật của lớp, vì nội dung quảng cáo cần trung thực và không gây hiểu nhầm.
Lớp đã đầy thì người học làm được gì trên website?
Người học vẫn thấy lớp đó nhưng không chọn được, và được gợi ý các lớp cùng trình độ còn chỗ ở ca hoặc cơ sở khác. Trung tâm có thể đặt thêm form để lại số điện thoại chờ đợt sau. Danh sách chờ tự xếp thứ tự và tự báo khi có người rút là hạng mục riêng, Uptech chỉ báo giá sau khi khảo sát cách trung tâm xử lý chỗ trống.
Trung tâm một cơ sở có cần bộ lọc lịch khai giảng không?
Thường chưa cần nếu mỗi đợt chỉ có vài lớp: một bảng xếp theo ngày khai giảng đọc nhanh hơn bộ lọc. Bộ lọc bắt đầu có ích khi danh sách dài quá một màn hình điện thoại, hoặc khi trung tâm có cả lớp tại chỗ lẫn trực tuyến ở nhiều ca. Khi đó lọc theo trình độ và ca học là hai tiêu chí nên có trước.
Lịch khai giảng trên website có nối với phần mềm quản lý trung tâm được không?
Được khi phần mềm đang dùng có cổng kết nối API hoặc webhook; phần nối này thuộc gói nền tảng từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát. Ở gói có công cụ tuyển sinh từ 80.000.000đ, học vụ mở lớp trong trang quản trị của website và xuất danh sách người đăng ký ra Excel để nhập sang phần mềm. Hai mức giá đều chưa VAT.
Nhận tư vấn website theo đúng cách trung tâm đang tuyển sinh
Cho Uptech biết trung tâm dạy gì, có mấy cơ sở, mỗi đợt mở khoảng bao nhiêu lớp và người đăng ký đang đến từ đâu (tin nhắn trang, quảng cáo, giới thiệu…). Chúng tôi đề xuất gói phù hợp, nói rõ phần nào nên làm trước, phần nào phần mềm đang dùng đã đủ, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cách đưa quy tắc xếp mức và lịch lớp của trung tâm lên website
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT