Website đặt phòng khách sạn: 3 mức đặt phòng và luồng 5 bước trên điện thoại
Website đặt phòng khách sạn là trang web riêng của cơ sở lưu trú cho khách chọn ngày, hạng phòng, xem tổng tiền rồi đặt trực tiếp, không qua kênh trung gian. Có 3 mức: form yêu cầu, giữ phòng kèm chuyển khoản VietQR, đặt và thanh toán tức thời. Mức càng cao càng cần giá và tồn phòng đúng theo từng đêm.
Bài này dành cho chủ khách sạn, quản lý và trưởng bộ phận đặt phòng đang cân nhắc cho khách đặt thẳng trên website. Nội dung gồm bảng dữ liệu phải có ở từng mức, luồng 5 bước trên điện thoại, ví dụ tính tiền 2 đêm có đêm cuối tuần kèm tiền cọc và quy định về giá niêm yết.
Website đặt phòng khách sạn là gì, khác trang giới thiệu ở đâu?
Trang giới thiệu chỉ có ảnh phòng, địa chỉ và số điện thoại; khách muốn biết giá của ngày mình đi vẫn phải nhắn hỏi. Website đặt phòng khách sạn trả lời luôn ba câu khách hay hỏi lễ tân: đêm đó còn phòng không, hai đêm hết bao nhiêu tiền, giữ phòng bằng cách nào. Khách đặt được cả lúc nửa đêm, khi quầy chỉ còn một người trực.
Ba mức đặt phòng khác nhau ở chỗ ai kiểm tra phòng trống và ai xác nhận tiền: lễ tân hay hệ thống. Uptech không kinh doanh lưu trú và không phải kênh đặt phòng; Uptech thiết kế website và công cụ đặt phòng trực tiếp cho cơ sở lưu trú. Giá phòng và chính sách do cơ sở cung cấp; tiền khách trả vào thẳng tài khoản của cơ sở.
3 mức đặt phòng trên website khách sạn cần dữ liệu gì?
Mức 1 là form yêu cầu: khách gửi ngày, hạng phòng, số khách; lễ tân kiểm sổ rồi gọi hoặc nhắn Zalo xác nhận. Mức 2 thêm lịch phòng trống theo đêm: khách giữ phòng trong thời hạn do cơ sở đặt (ví dụ 30 phút) và chuyển cọc theo mã VietQR có sẵn số tiền. Mức 3 xác nhận tự động sau khi khách trả tiền qua cổng thanh toán.
Nên chọn mức theo số phòng và tần suất kín phòng, không theo mong muốn có đủ tính năng. Mức cao hơn đòi hỏi tồn phòng trên website luôn đúng với sổ tại quầy; lễ tân quên cập nhật thì website nhận đơn cho một đêm đã hết phòng. Mức 2 và mức 3 chỉ nên bật khi tồn phòng đã gom về một nguồn, có người chịu trách nhiệm theo ca.
| Mức | Khách làm được gì | Dữ liệu cơ sở phải có | Ai xác nhận | Hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Mức 1: form yêu cầu | Gửi ngày, hạng phòng, số khách | Hạng phòng, giá niêm yết đêm thường và cuối tuần, chính sách huỷ | Lễ tân gọi hoặc nhắn Zalo | Homestay, khách sạn dưới khoảng 10 phòng |
| Mức 2: giữ phòng kèm VietQR | Xem phòng còn, giữ phòng có thời hạn, chuyển cọc | Thêm lịch tồn phòng theo đêm, quy tắc cọc, thời hạn giữ phòng | Lễ tân đối chiếu tiền về | Cơ sở có người trực lịch phòng theo ca |
| Mức 3: thanh toán tức thời | Trả tiền qua cổng, nhận xác nhận ngay | Thêm hợp đồng với cổng thanh toán, quy tắc hoàn tiền; đồng bộ tồn phòng với phần mềm quản lý khi cơ sở bán nhiều kênh | Hệ thống tự xác nhận | Cơ sở hay kín phòng, có khách đặt ngoài giờ trực |
Luồng 5 bước đặt phòng trên điện thoại gồm những gì?
Luồng đặt phòng nên thiết kế cho màn hình điện thoại trước, vì đó là nơi khách hay so vài cơ sở cùng lúc và dễ bỏ giữa chừng khi phải gõ nhiều. Mỗi bước nằm gọn trong một màn hình, tổng tiền đi theo khách từ bước 3 tới bước 5. Khách không phải tạo tài khoản; mã đặt phòng là đủ để tra lại đơn.
Sau bước 5, khách nhận xác nhận qua email hoặc tin Zalo ZNS gồm mã đặt phòng, ngày ở, tổng tiền, số đã cọc, chính sách huỷ. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15), form chỉ nên thu dữ liệu cần cho việc giữ phòng và có ô đồng ý; giấy tờ tuỳ thân để dành cho lúc nhận phòng. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
- Bước 1 – Chọn ngày nhận phòng, số đêm, số khách; lịch chỉ cho chọn đêm còn phòng.
- Bước 2 – Chọn hạng phòng: giá từng đêm, sức chứa, số phòng còn, chính sách huỷ.
- Bước 3 – Xem tổng tiền: bảng từng đêm, phụ thu, tổng đã gồm thuế phí, tiền cọc.
- Bước 4 – Điền họ tên, số điện thoại, email; đồng ý điều khoản.
- Bước 5 – Giữ phòng: quét mã VietQR hoặc trả qua cổng, nhận mã đặt phòng.
Ví dụ tính tiền đặt phòng 2 đêm có một đêm cuối tuần
Ví dụ minh hoạ, dùng đúng số của demo: hai khách đặt một Phòng hướng vườn, nhận phòng thứ bảy, ở 2 đêm. Giá gốc là 1.200.000đ cho đêm cuối tuần và 1.000.000đ cho đêm thường. Phí dịch vụ 5%, VAT 10% và mức cọc bằng tiền đêm đầu tiên là quy tắc ví dụ; mức áp dụng thật do cơ sở đặt theo hướng dẫn của kế toán.
Dòng nổi bật ở bước 3 là tổng 2.541.000đ đã gồm thuế phí; ba dòng “trong đó” chỉ là chi tiết để khách và kế toán đối chiếu. Muốn tự kiểm, mở chế độ “Đặt phòng trực tiếp” của demo trên trang thiết kế website khách sạn của Uptech, chọn “Thứ bảy tuần sau”, 2 đêm, 2 khách, Phòng hướng vườn. Số liệu trong demo là minh hoạ.
| Dòng | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Đêm thứ bảy, giá cuối tuần | 1.200.000đ × 1,05 × 1,10 | 1.386.000đ |
| Đêm chủ nhật, giá đêm thường | 1.000.000đ × 1,05 × 1,10 | 1.155.000đ |
| Tổng tiền đã gồm thuế phí | 1.386.000đ + 1.155.000đ | 2.541.000đ |
| Trong đó: tiền phòng trước thuế phí | 1.200.000đ + 1.000.000đ | 2.200.000đ |
| Trong đó: phí dịch vụ 5% (ví dụ) | 2.200.000đ × 5% | 110.000đ |
| Trong đó: VAT 10% (ví dụ) | 2.310.000đ × 10% | 231.000đ |
| Tiền cọc bằng tiền đêm đầu tiên (ví dụ) | Tiền đêm thứ bảy | 1.386.000đ |
| Còn lại trả khi nhận phòng | 2.541.000đ − 1.386.000đ | 1.155.000đ |
Giá hiện trên website đặt phòng phải khớp quy định nào?
Luật Giá (Luật số 16/2023/QH15), Điều 29 quy định giá niêm yết là giá đã gồm các loại thuế, phí, lệ phí nếu có, bằng Đồng Việt Nam trừ trường hợp theo pháp luật về ngoại hối. Niêm yết phải rõ ràng, không gây nhầm lẫn, có thể trên trang thông tin điện tử; không được bán cao hơn giá niêm yết và phải điều chỉnh ngay khi giá thay đổi. Vì vậy tổng tiền cần hiện rõ trước khi khách xác nhận và khớp với giá tại quầy.
Với tiền cọc, từ tháng 7/2026 quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ đã thay đổi theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP; cơ sở nhận cọc qua website nên hỏi kế toán cách áp dụng. Quy định có thể thay đổi, cơ sở cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn pháp lý.
Khi nào chưa cần đặt phòng tức thời và chi phí từng mức ra sao?
Cơ sở bán phần lớn đêm phòng theo hợp đồng đoàn hoặc cho thuê dài ngày, mỗi tuần chỉ vài yêu cầu lẻ, chưa cần mức 3: form yêu cầu ở mức 1 là đủ, vì giá từng đoàn vẫn do bộ phận kinh doanh báo riêng. Cơ sở bán cùng lúc trên nhiều kênh mà chưa đồng bộ tồn phòng cũng nên dừng ở mức 1: xác nhận tự động khi lịch phòng chưa đúng chỉ làm tăng nguy cơ bán trùng phòng.
Chi phí tại Uptech theo từng mức như sau. Mức 1 nằm trong gói Website khởi đầu từ 9.900.000đ và gói Website khách sạn thiết kế riêng từ 30.000.000đ. Mức 2 và mức 3, chạy trên lịch phòng riêng của website như bản demo, thuộc gói Website có đặt phòng trực tiếp từ 80.000.000đ; cổng thanh toán do cơ sở tự ký hợp đồng. Đồng bộ tồn phòng với phần mềm quản lý hoặc quản lý kênh thuộc gói Nền tảng lưu trú nhiều cơ sở từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát. Giá chưa VAT 10%, chưa gồm tên miền, hosting, phí cổng thanh toán.
Để so sánh: website theo mẫu trên thị trường có giá công bố 1.200.000–7.500.000đ (khảo sát tháng 10/2026) và thường chỉ có form gửi thư, tức mới ở mức 1. Vì vậy khi nhận một báo giá thấp cho “website đặt phòng”, câu cần hỏi lại là website đó dừng ở mức nào trong ba mức trên, ai kiểm tra phòng trống và ai xác nhận tiền; cùng một tên gọi nhưng khối lượng việc của lễ tân sau đó khác nhau rất xa.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm khách sạn, resort, homestay và căn hộ dịch vụ hay hỏi về chủ đề này.
Website đặt phòng khách sạn có cần cổng thanh toán không?
Không nhất thiết. Ở mức 1, website chỉ nhận yêu cầu; lễ tân xác nhận còn phòng rồi tự gửi thông tin chuyển khoản cho khách qua Zalo. Ở mức 2, website sinh mã VietQR có sẵn số tiền và mã đặt phòng, lễ tân đối chiếu tiền về rồi xác nhận. Cổng thanh toán chỉ cần ở mức 3, khi cơ sở muốn xác nhận tức thời hoặc nhận thẻ.
Nên giữ phòng chờ chuyển khoản trong bao lâu?
Thời hạn do cơ sở tự đặt; ví dụ 30 phút, ngắn hơn khi chỉ còn một hai phòng. Hết hạn mà chưa có tiền về, phòng tự trở lại lịch bán. Thời hạn cần hiện ngay cạnh mã VietQR để khách không chuyển tiền cho một đơn đã hết hiệu lực.
Hai khách cùng đặt phòng cuối cùng thì website xử lý thế nào?
Ở mức 2 và mức 3, người bấm giữ phòng trước được giữ trong thời hạn cơ sở đặt, ví dụ 30 phút; người thứ hai thấy hạng phòng đó báo hết và được gợi ý hạng khác. Hết hạn mà chưa có tiền về, phòng tự trở lại lịch bán. Ở mức 1 không có cơ chế này: cả hai yêu cầu đều tới lễ tân, và lễ tân quyết định theo thứ tự nhận.
Tiền khách đặt cọc trên website về tài khoản của ai?
Về tài khoản của cơ sở lưu trú. Với mã VietQR, khách chuyển thẳng vào tài khoản do cơ sở đứng tên, nội dung chuyển khoản có mã đặt phòng để đối chiếu. Với cổng thanh toán, cơ sở là bên ký hợp đồng với cổng và nhận tiền theo lịch đối soát của cổng đó. Đơn vị làm website không giữ tiền của khách; nên ghi rõ điều này trong hợp đồng thiết kế.
Tư vấn website khách sạn bắt đầu từ bảng giá phòng của chính cơ sở
Gửi Uptech danh sách hạng phòng kèm số phòng mỗi hạng, bảng giá đêm thường, cuối tuần, lễ Tết đang áp dụng, và cho biết mỗi tháng khoảng bao nhiêu đêm phòng đến từ kênh trung gian. Từ đó Uptech đề xuất nên dừng ở form yêu cầu hay làm lịch phòng và đặt cọc, kèm báo giá bằng VND; dự án có hợp đồng, nghiệm thu và hoá đơn VAT điện tử.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc hạng phòng, bảng giá, luồng đặt cọc
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT