3 mẫu chính sách hủy phòng khách sạn và cách tính tiền hoàn
Chính sách hủy phòng khách sạn là bộ quy tắc ghi rõ khách được hủy đến mốc nào, được hoàn bao nhiêu tiền đã trả và xử lý ra sao khi không đến. Ba mẫu thường gặp: linh hoạt, trung bình, không hoàn; mỗi mẫu gồm các mốc trước ngày nhận phòng và tỉ lệ hoàn do cơ sở đặt (ví dụ trong bài chưa qua rà soát pháp lý).
Bài này dành cho chủ khách sạn, resort, homestay, căn hộ dịch vụ và quản lý lễ tân đang viết hoặc sửa chính sách hủy phòng. Bài đưa ba mẫu dạng bảng, một ví dụ tính tiền hoàn cho đơn 2 đêm có cọc, cách hiện chính sách trên website và các câu cần hỏi kế toán về hoá đơn với tiền cọc. Mọi mốc và tỉ lệ là ví dụ.
Chính sách hủy phòng khách sạn gồm những phần nào?
Một chính sách hủy phòng đủ dùng trả lời được sáu câu của khách trước khi họ bấm đặt: hủy miễn phí đến khi nào, sau mốc đó mất bao nhiêu, đặt cọc bao nhiêu, không đến thì sao, có đổi ngày được không, tiền hoàn về đâu và trong bao lâu. Thiếu một câu, lễ tân phải trả lời tay qua điện thoại, mỗi người một kiểu.
Mốc thời gian và tỉ lệ hoàn do cơ sở tự đặt, công bố trước và được khách đồng ý khi đặt. Bài này không bàn quy định pháp luật về hợp đồng, đặt cọc và quyền của người tiêu dùng; các mẫu trong bài chưa qua rà soát pháp lý, cơ sở nên nhờ đơn vị tư vấn rà câu chữ trước khi áp dụng. Về thiết kế, chính sách nên lưu thành quy tắc trong trang quản trị (mốc, tỉ lệ, khoản thu) thay vì một đoạn văn, để website tự tính mốc cho từng đơn.
3 mẫu chính sách hủy phòng: linh hoạt, trung bình, không hoàn
Bảng dưới là ba mẫu để tham khảo cấu trúc, không phải mức chuẩn của ngành. Mẫu linh hoạt cho hủy miễn phí đến sát ngày, chỉ thu cọc bằng tiền đêm đầu. Mẫu trung bình thu cọc 50% và hoàn theo ba bậc. Mẫu không hoàn thu đủ tiền khi đặt, đổi lại giá thấp hơn giá chuẩn. Một cơ sở có thể bán song song hai mẫu cho cùng hạng phòng. Hai dòng cuối bảng trả lời hai câu lễ tân hay bị hỏi lại: có đổi ngày được không, tiền hoàn về đâu và trong bao lâu.
Khi chỉnh mốc, câu cần trả lời là: phòng bị hủy ở mốc đó còn kịp bán lại không. Khách sạn phố đón khách công tác đặt sát ngày có thể để mốc 1 ngày. Resort và villa nguyên căn mùa cao điểm cần mốc xa hơn vì phòng trả lại sát ngày khó có người đặt thay. Căn hộ dịch vụ thuê theo tháng nên có điều khoản riêng.
| Thời điểm hủy trước ngày nhận phòng | Mẫu linh hoạt | Mẫu trung bình | Mẫu không hoàn |
|---|---|---|---|
| Từ 7 ngày trở lên | Hoàn 100% tiền cọc | Hoàn 100% tiền cọc | Không hoàn |
| Từ 3 đến 6 ngày | Hoàn 100% tiền cọc | Hoàn 50% tiền cọc | Không hoàn |
| Từ 1 đến 2 ngày | Hoàn 100% tiền cọc | Không hoàn tiền cọc | Không hoàn |
| Trong ngày nhận phòng hoặc không đến | Không hoàn tiền cọc | Không hoàn tiền cọc | Không hoàn |
| Khoản thu khi đặt | Cọc bằng tiền đêm đầu | Cọc 50% tổng tiền | Thu 100% tổng tiền |
| Giá phòng | Giá chuẩn | Giá chuẩn | Thấp hơn giá chuẩn, ví dụ 10% |
| Đổi ngày | Một lần, báo trước 1 ngày; tính lại theo giá ngày mới | Một lần, báo trước 3 ngày; tính lại theo giá ngày mới | Không đổi ngày |
| Thời hạn và kênh hoàn tiền | Trong 5 ngày làm việc, về tài khoản khách đã chuyển cọc | Trong 7 ngày làm việc, về tài khoản khách đã chuyển cọc | Không áp dụng |
Cách tính tiền hoàn cho một đơn 2 đêm có cọc
Ví dụ với số giả định, lấy từ bản demo: khách đặt một Phòng hướng vườn 2 đêm, nhận phòng thứ sáu, mỗi đêm cuối tuần 1.386.000đ đã gồm thuế phí. Tổng tiền là 2.772.000đ. Theo mẫu trung bình, tiền cọc 50% là 1.386.000đ. Khách hủy trước ngày nhận phòng 4 ngày rơi vào bậc “từ 3 đến 6 ngày”, được hoàn 50% tiền cọc: 1.386.000đ × 50% = 693.000đ; cơ sở giữ 693.000đ còn lại. Theo quy tắc ví dụ của mẫu này, 693.000đ được chuyển về đúng tài khoản khách đã dùng để đặt cọc, trong 7 ngày làm việc kể từ khi cơ sở xác nhận yêu cầu hủy.
Cùng đơn đó theo mẫu linh hoạt, tiền cọc là tiền đêm đầu, cũng 1.386.000đ vì hai đêm cùng giá; khách hủy trước 1 ngày vẫn nhận lại đủ, còn nếu không đến thì cơ sở giữ khoản này. Theo mẫu không hoàn với giá thấp hơn 10%, khách trả ngay 2.772.000đ × 90% = 2.494.800đ và không được hoàn khi hủy. Bảng dưới đặt các tình huống cạnh nhau để lễ tân và kế toán đối chiếu.
| Tình huống | Tiền đã thu | Tiền hoàn cho khách | Cơ sở giữ lại |
|---|---|---|---|
| Mẫu trung bình, hủy trước 8 ngày | 1.386.000đ | 1.386.000đ | 0đ |
| Mẫu trung bình, hủy trước 4 ngày | 1.386.000đ | 693.000đ | 693.000đ |
| Mẫu trung bình, hủy trước 1 ngày | 1.386.000đ | 0đ | 1.386.000đ |
| Mẫu linh hoạt, hủy trước 1 ngày | 1.386.000đ | 1.386.000đ | 0đ |
| Mẫu linh hoạt, không đến | 1.386.000đ | 0đ | 1.386.000đ |
| Mẫu không hoàn, hủy bất kỳ lúc nào | 2.494.800đ | 0đ | 2.494.800đ |
Hiện chính sách hủy phòng ở đâu trên website?
Chính sách cần xuất hiện ba lần, mỗi lần một độ dài. Trên trang hạng phòng: một dòng ngay dưới giá, ví dụ “Hủy miễn phí trước ngày nhận phòng 3 ngày”. Ở bước đặt: mốc đã quy ra ngày cụ thể, ví dụ “Hủy được hoàn cọc đến hết thứ ba tuần sau”, đặt ngay trên nút xác nhận cùng số tiền cọc. Trong thư xác nhận và tin Zalo ZNS: mã đặt phòng, mốc hủy, số tiền đã thu, cách gửi yêu cầu hủy.
Mốc tính sẵn theo ngày là chỗ website làm tốt hơn một trang chính sách viết tay: khách không phải tự đếm ngày, lễ tân không phải giải thích lại. Bản demo trên trang thiết kế website khách sạn của Uptech, chế độ “Đặt phòng trực tiếp”, hiện tổng tiền theo từng đêm, tiền cọc bằng tiền đêm đầu và hạn hủy được hoàn cọc tính sẵn theo ngày; quy tắc và số liệu là ví dụ.
Tiền cọc, tiền hoàn và hoá đơn: cần hỏi kế toán điều gì?
Từ tháng 7/2026, quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ đã thay đổi theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử. Cơ sở lưu trú nhận cọc qua website nên hỏi kế toán cách áp dụng cho trường hợp của mình trước khi bật tính năng thu cọc; bài này không kết luận thay kế toán.
Website không phải phần mềm hoá đơn và không quyết định loại hoá đơn cơ sở dùng; việc đó kế toán xác định theo quy định về hoá đơn điện tử đang áp dụng. Việc của website là giao đủ dữ liệu cho từng đơn: mã đặt phòng, số tiền cọc và thời điểm nhận, số tiền hoàn và ngày hoàn, số tiền giữ lại kèm lý do. Bốn câu dưới đây nên hỏi kế toán trước ngày bật tính năng thu cọc. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
- Khi nhận tiền cọc qua website, cơ sở lập hoá đơn vào lúc nào?
- Khi hoàn một phần hoặc toàn bộ tiền cọc, cần chứng từ gì?
- Khoản cọc giữ lại do khách hủy muộn hoặc không đến ghi nhận thế nào?
- Đơn không hoàn thu đủ tiền trước ngày ở thì xử lý hoá đơn ra sao?
Nên chọn mẫu chính sách hủy nào cho khách sạn, resort, homestay?
Không có mẫu đúng cho mọi nơi. Khách sạn phố nhiều khách công tác thường hợp mẫu linh hoạt, vì nhóm này hay đổi lịch và dễ bỏ qua nơi không cho hủy. Resort, villa nguyên căn và các ngày lễ hợp mẫu trung bình hoặc chặt hơn. Giá không hoàn nên là lựa chọn bán kèm. Sau mỗi mùa, xem lại số đơn hủy theo từng mốc rồi mới dời mốc.
Nhà nghỉ đón khách vãng lai, thu tiền khi nhận phòng và không nhận cọc thì chưa cần công cụ tính tiền hoàn: một đoạn chính sách ngắn trên trang phòng là đủ. Ở Uptech, quy tắc hủy và đặt cọc cấu hình được trong trang quản trị thuộc gói Website có đặt phòng trực tiếp, từ 80.000.000đ chưa VAT 10%; gói thiết kế riêng từ 30.000.000đ hiện chính sách dạng nội dung. Uptech không kinh doanh lưu trú và không phải kênh đặt phòng; Uptech thiết kế website và công cụ đặt phòng trực tiếp cho cơ sở lưu trú.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm khách sạn, resort, homestay và căn hộ dịch vụ hay hỏi về chủ đề này.
Chính sách hủy phòng khách sạn nên đặt mốc trước bao nhiêu ngày?
Không có mốc chung; mốc hợp lý là khoảng thời gian cơ sở còn kịp bán lại phòng. Khách sạn phố có khách đặt sát ngày có thể đặt mốc 1 ngày, resort và villa mùa cao điểm thường cần mốc xa hơn, ví dụ 7 ngày. Nên bắt đầu bằng một mẫu đơn giản rồi điều chỉnh sau một mùa.
Khách không đến thì tiền cọc xử lý thế nào?
Bài này không bàn quy định pháp luật về đặt cọc và quyền của người tiêu dùng; ba mẫu trong bài là ví dụ chưa qua rà soát pháp lý, trong đó trường hợp không đến đều không hoàn tiền cọc. Về thiết kế, website ghi rõ quy tắc cơ sở đã chọn ở bước đặt và trong thư xác nhận. Câu chữ của điều khoản nên được đơn vị tư vấn pháp lý rà trước khi áp dụng.
Nhận tiền cọc qua website có phải lập hoá đơn ngay không?
Cần hỏi kế toán; bài này không khẳng định có hay không. Từ tháng 7/2026, quy định về thời điểm lập hoá đơn với tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ đã thay đổi theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Website chỉ ghi nhận mã đặt phòng, số tiền, ngày giờ và giao dữ liệu cho kế toán.
Website có tự tính tiền hoàn khi khách hủy được không?
Có, khi chính sách được lưu thành quy tắc gồm mốc thời gian, tỉ lệ hoàn và khoản thu. Hệ thống đối chiếu thời điểm khách gửi yêu cầu hủy với ngày nhận phòng, ra số tiền hoàn và báo cho lễ tân; việc chuyển tiền hoàn vẫn do người của cơ sở thực hiện và ghi lại. Tính năng này thuộc website có đặt phòng trực tiếp; trang chính sách dạng nội dung thì lễ tân tự tính.
Khách muốn đổi ngày thay vì hủy thì tính thế nào?
Theo quy tắc cơ sở đã công bố. Trong ba mẫu ví dụ của bài, mẫu linh hoạt cho đổi một lần nếu báo trước 1 ngày, mẫu trung bình cần báo trước 3 ngày, mẫu không hoàn không cho đổi; tiền phòng tính lại theo giá của ngày mới, khách trả thêm hoặc được trừ phần chênh. Website nên coi đổi ngày là một thao tác riêng, không bắt khách hủy rồi đặt lại.
Tư vấn website khách sạn bắt đầu từ bảng giá phòng của chính cơ sở
Gửi Uptech danh sách hạng phòng kèm số phòng mỗi hạng, bảng giá đêm thường, cuối tuần, lễ Tết đang áp dụng, và cho biết mỗi tháng khoảng bao nhiêu đêm phòng đến từ kênh trung gian. Từ đó Uptech đề xuất nên dừng ở form yêu cầu hay làm lịch phòng và đặt cọc, kèm báo giá bằng VND; dự án có hợp đồng, nghiệm thu và hoá đơn VAT điện tử.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc hạng phòng, bảng giá, luồng đặt cọc
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT