Hợp đồng lữ hành: 5 nội dung bắt buộc và cách đưa lên trang đặt tour
Hợp đồng lữ hành là thoả thuận thực hiện chương trình du lịch giữa doanh nghiệp lữ hành với doanh nghiệp, khách du lịch hoặc đại diện của khách. Theo Điều 39 Luật Du lịch, hợp đồng phải lập thành văn bản, có 5 nội dung: mô tả dịch vụ, giá trị và thanh toán, bất khả kháng, thay đổi hoặc huỷ bỏ, bảo hiểm.
Khách đã đặt chỗ trên website, nhưng tới lúc soạn hợp đồng nhân viên vẫn mở tệp chương trình, gõ lại ngày khởi hành, số khách, giá trẻ em; lệch một con số là hợp đồng khác với đơn. Bài này đối chiếu 5 nội dung bắt buộc của hợp đồng lữ hành với trường dữ liệu trang đặt tour, từ màn hình rà soát tới thay đổi sau khi ký.
Hợp đồng lữ hành là gì, được lập dưới hình thức nào?
Theo Điều 39 Luật Du lịch (Luật số 09/2017/QH14), hợp đồng lữ hành là thoả thuận thực hiện chương trình du lịch giữa doanh nghiệp lữ hành với doanh nghiệp, khách du lịch hoặc đại diện của khách, và phải lập thành văn bản. Điều 3 định nghĩa chương trình du lịch là văn bản thể hiện lịch trình, dịch vụ và giá bán được định trước cho chuyến đi.
Trang tour trên website vì thế là bản trình bày của chương trình du lịch. Hợp đồng lấy chương trình làm phần mô tả dịch vụ rồi thêm bốn nhóm điều khoản. Trang tour thiếu dữ liệu thì nhân viên phải gõ lại bằng tay khi soạn hợp đồng, và đó là lúc phát sinh lệch giá, lệch ngày giữa website với bản khách ký.
5 nội dung bắt buộc của hợp đồng lữ hành ứng với dữ liệu nào?
Bảng dưới đặt 5 nội dung của Điều 39 cạnh các trường dữ liệu trang đặt tour cần có. Cột trường dữ liệu là khuyến nghị của Uptech, không phải câu chữ của luật. Mục tiêu: khi đơn được tạo, hệ thống đã đủ dữ liệu để đổ vào mẫu hợp đồng; nhân viên chỉ kiểm tra, bổ sung thoả thuận riêng với từng đoàn.
Hai dòng hay thiếu trên website là bất khả kháng và bảo hiểm. Điều 37 yêu cầu doanh nghiệp lữ hành mua bảo hiểm cho khách trong thời gian thực hiện chương trình, trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình. Điều khoản bất khả kháng nên là một đoạn dùng chung cho mọi tour, do doanh nghiệp soạn cùng đơn vị tư vấn. Cần đối chiếu nguyên văn Điều 39 hiện hành.
| Nội dung bắt buộc | Trường dữ liệu trên website |
|---|---|
| Mô tả số lượng, chất lượng, giá dịch vụ, thời gian, cách thức cung cấp | Lịch trình, hạng khách sạn, phương tiện, bữa ăn, ngày khởi hành, số khách |
| Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán | Tổng tiền tách dòng, tiền cọc, hạn tất toán, kênh thanh toán |
| Loại trừ trách nhiệm khi bất khả kháng | Đoạn điều khoản dùng chung, có số phiên bản |
| Điều kiện, trách nhiệm tài chính khi thay đổi, bổ sung, huỷ bỏ | Bảng mốc đổi, huỷ theo số ngày trước khởi hành |
| Bảo hiểm cho khách | Loại bảo hiểm ghi ở mục “Bao gồm” của trang tour |
Màn hình rà soát đổ dữ liệu nào vào hợp đồng lữ hành?
Màn hình rà soát là nơi khách xem lại toàn bộ đơn và đồng ý trước khi đặt; các nội dung Điều 12 Luật Thương mại điện tử (Luật số 122/2025/QH15) yêu cầu ở bước này có trong bài về website đặt tour. Với hợp đồng lữ hành, đây còn là nơi chốt phần “giá trị hợp đồng”: từng dòng khách, phụ thu, mức giảm, tiền cọc, hạn tất toán được chép nguyên vào bản hợp đồng.
Ví dụ lấy từ bản demo của Uptech (số liệu minh hoạ): tour Phú Quốc 3 ngày 2 đêm khởi hành 20/11, đoàn từ 10 khách giảm 3%. Bảng dưới là màn hình rà soát của đoàn 8 người lớn, 2 trẻ em, 1 em bé, 1 phòng đơn. Cọc 30%, tất toán trước khởi hành 7 ngày là quy tắc mẫu, không do luật ấn định.
| Dòng | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Người lớn | 8 × 4.990.000đ | 39.920.000đ |
| Trẻ em 2–11 tuổi (90%) | 2 × 4.491.000đ | 8.982.000đ |
| Em bé dưới 2 tuổi (10%) | 1 × 499.000đ | 499.000đ |
| Phụ thu phòng đơn | 1 × 1.300.000đ | 1.300.000đ |
| Giảm theo quy mô đoàn 3% | 3% × 48.902.000đ (người lớn, trẻ em) | −1.467.060đ |
| Tổng tiền, đã gồm thuế, phí | Cộng các dòng trên | 49.233.940đ |
| Đặt cọc 30%, làm tròn lên 1.000đ | 30% × 49.233.940đ | 14.771.000đ |
| Phần còn lại, hạn 13/11 | 49.233.940đ − 14.771.000đ | 34.462.940đ |
Dữ liệu hợp đồng lưu bao lâu, bấm đặt ghi nhận điều gì?
Theo Điều 16 Luật số 122/2025/QH15, trên nền tảng có đặt hàng trực tuyến, dữ liệu hợp đồng đã giao kết phải truy cập được tối thiểu 03 năm; mức tối thiểu 01 năm áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo, không quá 05 năm từ ngày thành lập. Mỗi đơn nên lưu kèm phiên bản chương trình, giá, điều kiện đổi huỷ lúc khách đặt.
Bấm đặt trên website ghi lại việc khách đã rà soát và đồng ý với đơn; còn Điều 39 Luật Du lịch yêu cầu hợp đồng lữ hành lập thành văn bản. Website giúp soạn, hiển thị và lưu đủ 5 nội dung; hình thức lập và ký do doanh nghiệp quyết định sau khi hỏi đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn pháp lý.
Bán tour qua đại lý, hợp đồng lữ hành ghi gì khác?
Theo Luật Du lịch (Điều 40 đến 43), đại lý lữ hành bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành để hưởng hoa hồng, trên cơ sở hợp đồng đại lý bằng văn bản. Khi khách mua qua đại lý, hợp đồng lữ hành được ký giữa khách và doanh nghiệp giao đại lý, trong đó ghi tên, địa chỉ của đại lý. Cần đối chiếu nguyên văn hiện hành.
Trên hệ thống, điều này thành ba việc. Mỗi đơn có trường “đại lý bán” lấy từ tài khoản đại lý, tự đổ tên và địa chỉ đại lý vào bản hợp đồng. Giá hiện cho khách của đại lý trùng giá công bố, hoa hồng nằm ở báo cáo riêng. Bên ký với khách trong mẫu hợp đồng luôn là doanh nghiệp tổ chức tour.
Đổi ngày, thêm bớt khách sau khi ký: website ghi lại thế nào?
Điều 39 yêu cầu hợp đồng nêu điều kiện và trách nhiệm tài chính khi thay đổi, bổ sung, huỷ bỏ. Mỗi thay đổi sau khi đơn đã cọc nên sinh một phiên bản mới của đơn: tính lại từng dòng tiền theo bảng giá lúc khách đặt, ghi phần chênh phải thu hoặc hoàn. Từ hai phiên bản, website xuất bản ghi thay đổi để doanh nghiệp đưa vào hồ sơ hợp đồng.
Danh sách đoàn chốt ở hạn chốt đoàn, số khách từng loại phải trùng với đơn. Họ tên, ngày sinh đầy đủ của trẻ em, số hộ chiếu với tour nước ngoài chỉ thu ở bước này. Uptech không kinh doanh lữ hành, không bán tour hay vé; Uptech thiết kế website và công cụ đặt tour cho doanh nghiệp du lịch. Quy định có thể thay đổi, nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn pháp lý.
| Thay đổi | Website tính lại | Ghi vào đơn |
|---|---|---|
| Đổi ngày khởi hành | Số chỗ của hai ngày, chênh lệch giá | Ngày cũ, ngày mới, phí đổi |
| Thêm khách | Số chỗ còn, bậc giảm theo quy mô đoàn | Dòng khách mới, phần cọc bổ sung |
| Bớt khách, huỷ một phần | Phí huỷ theo số ngày trước khởi hành | Số tiền hoàn hoặc giữ lại |
| Đổi số phòng đơn | Phụ thu phòng đơn | Số phòng mới, phần chênh |
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm công ty lữ hành, đại lý tour và đơn vị bán vé, combo du lịch hay hỏi về chủ đề này.
Hợp đồng lữ hành có bắt buộc lập thành văn bản không?
Có. Điều 39 Luật Du lịch quy định hợp đồng lữ hành phải lập thành văn bản, có 5 nội dung bắt buộc. Website giúp soạn nhanh hơn vì chương trình, giá, số khách đã có trong đơn; công ty mỗi tháng vài đoàn vẫn soạn được từ mẫu sẵn có.
Khách bấm đặt tour trên website có thay việc ký hợp đồng lữ hành không?
Chưa có câu trả lời chung. Bấm đặt ghi nhận khách đã rà soát và đồng ý với đơn (Điều 12 Luật số 122/2025/QH15); Điều 39 Luật Du lịch yêu cầu hợp đồng lữ hành lập thành văn bản. Website giúp soạn, hiển thị, lưu đủ 5 nội dung bắt buộc; lập và ký theo hình thức nào do doanh nghiệp quyết định sau khi hỏi đơn vị tư vấn. Uptech không tư vấn pháp lý.
Hợp đồng lữ hành và hợp đồng đại lý lữ hành khác nhau thế nào?
Khác về các bên ký. Hợp đồng lữ hành ký giữa doanh nghiệp lữ hành với khách, để thực hiện chương trình du lịch. Hợp đồng đại lý ký giữa doanh nghiệp lữ hành và đại lý, để bán chương trình, hưởng hoa hồng, không thay cho hợp đồng với khách.
Luật có quy định tỉ lệ đặt cọc hay thời hạn huỷ tour không?
Các văn bản bài này dẫn không ấn định tỉ lệ cọc hay mốc huỷ. Điều 39 Luật Du lịch chỉ yêu cầu hợp đồng nêu điều kiện, trách nhiệm tài chính khi thay đổi, bổ sung, huỷ bỏ. Cọc 30% trong ví dụ là quy tắc mẫu; doanh nghiệp tự đặt và công khai.
Nhận tư vấn website du lịch theo danh mục tour thật của doanh nghiệp
Cho Uptech biết loại hình (lữ hành nội địa, quốc tế, đại lý, phòng vé, thuê xe), số tour đang bán, số ngày khởi hành mỗi tháng và cách đang nhận đặt chỗ. Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, phần nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc tour, lịch khởi hành, cách tính giá đoàn
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT