Đặt cọc tour du lịch: 3 kiểu quy tắc cọc, VietQR và hạn thanh toán
Đặt cọc tour du lịch là việc khách trả trước một phần tiền để doanh nghiệp lữ hành giữ chỗ cho ngày khởi hành. Các văn bản Uptech đã đối chiếu không ấn định tỉ lệ cọc; doanh nghiệp tự đặt quy tắc và công khai. Ba kiểu hay dùng: theo phần trăm (ví dụ 30%), theo số tiền mỗi khách, theo khoảng cách tới ngày đi.
Tiền cọc là lúc khách chuyển tiền cho một công ty có thể chưa từng gặp, còn kế toán phải dò từng ảnh chụp màn hình để biết ai đã trả. Bài này đưa ba kiểu quy tắc cọc mẫu, ví dụ tính tiền cọc và hạn tất toán, so VietQR với cổng thanh toán, phiếu xác nhận cọc và chính sách đổi, huỷ cần công khai.
Đặt cọc tour du lịch là gì, luật có quy định tỉ lệ cọc không?
Đặt cọc tour du lịch là số tiền khách trả trước để giữ chỗ trên một ngày khởi hành cụ thể. Với doanh nghiệp lữ hành, tiền cọc bù phần đã ứng cho xe, phòng, vé. Quy tắc cọc vì vậy gồm bốn con số: cọc bao nhiêu, giữ chỗ chờ cọc bao lâu, tất toán trước ngày đi mấy ngày, huỷ thì mất gì.
Luật Du lịch (Luật số 09/2017/QH14), Luật Thương mại điện tử (Luật số 122/2025/QH15) và Nghị định 248/2026/NĐ-CP mà Uptech đã đối chiếu không ấn định tỉ lệ cọc hay thời hạn huỷ tour; văn bản khác có thể có quy định liên quan tới đặt cọc, doanh nghiệp cần hỏi đơn vị tư vấn. Mọi con số trong bài và trong bản demo trên trang thiết kế website du lịch là quy tắc mẫu do doanh nghiệp tự đặt.
3 kiểu quy tắc đặt cọc tour mẫu
Cọc theo phần trăm tự co giãn theo giá trị đơn, hợp tour giá cao và đoàn có nhiều loại khách. Cọc theo số tiền mỗi khách dễ nói qua điện thoại, hợp tour ghép giá thấp. Cọc theo khoảng cách tới ngày đi buộc đơn đặt sát ngày trả nhiều hơn, vì doanh nghiệp đã phải thanh toán cho nhà cung cấp.
Chọn kiểu nào cũng nên viết thành quy tắc máy tính được, không để ở dạng “cọc tuỳ đoàn”. Website cần ba tham số cho mỗi nhóm tour: cách tính cọc, số giờ giữ chỗ chờ cọc, số ngày tất toán trước khởi hành. Bản demo dùng 30% và 7 ngày cho tour trong nước, 50% và 14 ngày cho tour nước ngoài làm ví dụ.
| Kiểu quy tắc | Cách tính | Mức ví dụ | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Theo phần trăm tổng tiền | Tổng tiền đơn × tỉ lệ cọc, làm tròn lên 1.000đ | 30% tour trong nước, 50% tour nước ngoài | Tour giá cao, đoàn nhiều loại khách |
| Theo số tiền mỗi khách | Số khách tính chỗ × mức cọc cố định | 1.000.000đ mỗi khách | Tour ghép giá thấp, bán qua điện thoại |
| Theo khoảng cách tới ngày đi | Tỉ lệ cọc tăng khi ngày đặt gần ngày khởi hành | Từ 30 ngày 30%; 15–29 ngày 50%; 8–14 ngày 70%; dưới 8 ngày trả đủ | Tour có vé máy bay, tour nước ngoài |
Ví dụ tính tiền cọc và ngày hạn tất toán
Ví dụ giả định: đoàn 8 người lớn và 2 trẻ em đặt tour trong nước, khởi hành 20/12/2026. Giá người lớn 4.500.000đ, trẻ em 75% là 3.375.000đ. Tổng tiền: 8 × 4.500.000đ + 2 × 3.375.000đ = 42.750.000đ. Khách đặt lúc 15 giờ ngày 10/11/2026, tức trước ngày đi 40 ngày. Quy tắc mẫu: giữ chỗ 24 giờ chờ cọc, tất toán trước khởi hành 7 ngày.
Hạn chuyển cọc là 15 giờ ngày 11/11; quá giờ này đơn tự huỷ và 10 chỗ mở lại. Hạn tất toán là 13/12/2026. Ba kiểu quy tắc cho số tiền cọc như bảng dưới. Nếu đoàn này đặt ngày 08/12, chỉ còn 12 ngày, thì kiểu thứ ba rơi vào bậc 70%: 42.750.000đ × 70% = 29.925.000đ, và 5 ngày sau đã tới hạn trả phần còn lại 12.825.000đ.
| Kiểu quy tắc áp dụng | Phép tính | Tiền cọc | Phần còn lại |
|---|---|---|---|
| Phần trăm tổng tiền | 42.750.000đ × 30% | 12.825.000đ | 29.925.000đ |
| Số tiền mỗi khách | 10 khách × 1.000.000đ | 10.000.000đ | 32.750.000đ |
| Khoảng cách tới ngày đi | Bậc từ 30 ngày: 42.750.000đ × 30% | 12.825.000đ | 29.925.000đ |
VietQR hay cổng thanh toán: phí, đối soát, tự động xác nhận
VietQR là mã chuyển khoản theo chuẩn chung của các ngân hàng: khách quét mã, tiền vào thẳng tài khoản doanh nghiệp. Website sinh cho mỗi đơn một mã có sẵn số tiền cọc và mã đơn, nên kế toán không phải đoán tiền nào của đoàn nào. Muốn đơn tự chuyển sang “đã cọc” thì cần kết nối báo có từ ngân hàng hoặc đơn vị trung gian.
Cổng thanh toán nhận thẻ và nhiều hình thức khác, báo kết quả về website ngay nên đơn tự xác nhận; đổi lại doanh nghiệp ký hợp đồng với cổng, trả phí theo giao dịch và nhận tiền theo kỳ đối soát. Ví dụ giả định phí 1%: tiền cọc 12.825.000đ tốn 128.250đ. Có thể bắt đầu bằng VietQR rồi thêm cổng khi có khách trả thẻ hoặc khách quốc tế.
| Tiêu chí | VietQR chuyển khoản | Cổng thanh toán |
|---|---|---|
| Phí với doanh nghiệp | Không có phí cổng | Phí theo giao dịch, theo hợp đồng |
| Tiền về | Vào thẳng tài khoản doanh nghiệp | Theo kỳ đối soát của cổng |
| Đối soát | Theo mã đơn trong nội dung chuyển khoản | Theo báo cáo giao dịch của cổng |
| Tự động xác nhận | Cần kết nối báo có; chưa có thì xác nhận tay | Có sẵn, tức thời |
Phiếu xác nhận cọc tour cần ghi những gì?
Phiếu xác nhận cọc là email hoặc tin Zalo gửi ngay khi tiền về, trả lời trước những câu khách sẽ hỏi lại: đã nhận bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu, hạn nào, huỷ thì sao. Tên doanh nghiệp và số giấy phép lữ hành nên đứng đầu phiếu: phiếu cọc là một phần của giao dịch điện tử, nơi Điều 37 Luật Du lịch đặt nghĩa vụ công khai hai thông tin này.
Cần phân biệt phiếu này với hợp đồng lữ hành. Theo Điều 39 Luật Du lịch, hợp đồng lữ hành phải lập thành văn bản, trong đó có giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện và trách nhiệm tài chính khi thay đổi, huỷ bỏ. Website giúp soạn, hiển thị và lưu các nội dung đó; hình thức ký do doanh nghiệp quyết định sau khi hỏi đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn pháp lý.
- Mã đơn, ngày giờ nhận cọc, số tiền đã nhận.
- Tên doanh nghiệp lữ hành, số giấy phép, số điện thoại điều hành.
- Tour, ngày khởi hành, số khách từng loại, số phòng đơn.
- Tổng tiền, phần còn lại, hạn tất toán và cách trả.
- Điều kiện đổi, huỷ, hoàn tiền; kênh tiếp nhận khiếu nại.
Chính sách đổi, huỷ, hoàn tiền phải công khai thế nào?
Với website có đặt hàng trực tuyến, Luật số 122/2025/QH15 (Điều 11) và Nghị định 248/2026/NĐ-CP yêu cầu công khai chính sách thanh toán và hoàn tiền; dịch vụ đặt trước dùng sau phải công bố thời hạn sử dụng, điều kiện đổi, huỷ và chi phí phát sinh. Tour cọc hôm nay, đi tháng sau nên được đối chiếu với yêu cầu này.
Cách làm gọn là một bảng phí huỷ theo số ngày trước khởi hành, đặt cùng một nội dung ở trang tour, bước rà soát và phiếu xác nhận cọc. Các văn bản bài này dẫn không ấn định mức phí từng bậc; doanh nghiệp tự đặt, ghi vào hợp đồng lữ hành và nên hỏi đơn vị tư vấn vì văn bản khác có thể có quy định liên quan. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý. Uptech không kinh doanh lữ hành, không bán tour hay vé; Uptech thiết kế website và công cụ đặt tour cho doanh nghiệp du lịch.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm công ty lữ hành, đại lý tour và đơn vị bán vé, combo du lịch hay hỏi về chủ đề này.
Đặt cọc tour du lịch bao nhiêu phần trăm?
Không có tỉ lệ cố định: các văn bản Uptech đã đối chiếu không ấn định mức cọc, mỗi doanh nghiệp lữ hành tự đặt và công khai. Quy tắc mẫu trong bản demo là 30% với tour trong nước, 50% với tour nước ngoài.
Khách chuyển cọc sau khi hết hạn giữ chỗ thì xử lý sao?
Đơn đã tự huỷ nên tiền về không gắn với chỗ nào. Quy trình nên viết sẵn: nhân viên kiểm tra ngày khởi hành còn chỗ không; còn thì khôi phục đơn và xác nhận, hết thì đề nghị ngày khác hoặc hoàn tiền. Mỗi lần khôi phục cần ghi lại người thao tác.
Huỷ tour có được hoàn tiền cọc không?
Tuỳ chính sách đổi, huỷ doanh nghiệp đã công khai và điều khoản trong hợp đồng lữ hành. Các văn bản bài này dẫn yêu cầu công bố điều kiện đổi, huỷ và chi phí phát sinh, không ấn định mức hoàn; văn bản khác có thể có quy định liên quan tới đặt cọc. Uptech không tư vấn pháp lý; cần hỏi đơn vị tư vấn, nhất là khi có tranh chấp.
Công ty lữ hành nhỏ có cần thu cọc trực tuyến không?
Chưa cần khi mỗi tháng chỉ vài đoàn khách quen: gửi số tài khoản qua Zalo và ghi sổ bằng bảng tính vẫn kiểm soát được. Thu cọc trên website đáng làm khi có nhiều đơn mỗi ngày, khách đặt ngoài giờ hoặc kế toán mất nhiều giờ dò ảnh chuyển khoản. Tại Uptech phần này thuộc gói từ 80.000.000đ, chưa VAT.
Nhận tư vấn website du lịch theo danh mục tour thật của doanh nghiệp
Cho Uptech biết loại hình (lữ hành nội địa, quốc tế, đại lý, phòng vé, thuê xe), số tour đang bán, số ngày khởi hành mỗi tháng và cách đang nhận đặt chỗ. Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, phần nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc tour, lịch khởi hành, cách tính giá đoàn
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT