8 lỗi phổ biến khiến hồ sơ thông báo Bộ Công Thương bị trả lại và cách khắc phục triệt để trên website
Hồ sơ thông báo website thương mại điện tử bán hàng bị Bộ Công Thương trả lại hoặc yêu cầu bổ sung thường xuất phát từ 8 nguyên nhân chính: thiếu hoặc viết sơ sài 5 trang chính sách ở chân trang, thông tin pháp nhân dưới Footer không khớp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, còn dữ liệu sản phẩm mẫu giá 0 đồng, kinh doanh hàng hóa có điều kiện nhưng thiếu giấy phép con, chọn nhầm thủ tục Thông báo thay vì Đăng ký sàn, thiếu cơ chế đồng ý bảo vệ dữ liệu cá nhân, liên kết chính sách bị lỗi 404 hoặc đính kèm bản quét giấy phép mờ, thiếu trang.
Mỗi lần hồ sơ thông báo website trên cổng trực tuyến bị chuyển sang trạng thái “Từ chối” hoặc “Yêu cầu bổ sung”, doanh nghiệp lại mất thêm từ 3 đến 5 ngày làm việc để chỉnh sửa và chờ xét duyệt lại từ đầu. Điều này làm chậm tiến độ kích hoạt cổng thanh toán trực tuyến và chiến dịch ra mắt sản phẩm. Dựa trên kinh nghiệm rà soát kỹ thuật cho hàng trăm dự án website bán hàng, Uptech tổng hợp 8 lỗi thường gặp và cách xử lý dứt điểm từng lỗi ngay trên giao diện và hệ thống quản trị.
1. Bảng chẩn đoán nhanh thông báo lỗi từ chuyên viên thẩm định và cách khắc phục
Khi chuyên viên thẩm định của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số kiểm tra hồ sơ, họ không chỉ xem các tệp PDF đính kèm mà truy cập trực tiếp vào tên miền website của bạn, cuộn xuống chân trang (Footer), bấm vào từng trang chính sách, mở thử vài sản phẩm và điền thử vào giỏ hàng.
Dưới đây là bảng đối chiếu nguyên văn các nhóm yêu cầu chỉnh sửa thường được gửi về email doanh nghiệp và thao tác kỹ thuật cần thực hiện ngay trên website.
| Nhóm lỗi bị trả hồ sơ | Biểu hiện cụ thể trên Website hoặc Hồ sơ | Cách khắc phục triệt để trên hệ thống |
|---|---|---|
| 1. Thiếu hoặc gộp sai 5 trang chính sách | Chân trang không có liên kết chính sách, hoặc gộp chung đổi trả – vận chuyển – bảo mật vào 1 đoạn ngắn sơ sài | Tạo đủ 5 đường dẫn chính sách độc lập tại Footer với đầy đủ điều khoản theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP và 248/2026/NĐ-CP |
| 2. Sai lệch thông tin chủ sở hữu ở Footer | Chân trang chỉ ghi tên thương hiệu viết tắt, thiếu Mã số thuế, thiếu ngày cấp/nơi cấp hoặc sai địa chỉ trụ sở | Cập nhật Footer khớp 100% từng chữ với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành (tên công ty, MST, địa chỉ, người đại diện) |
| 3. Chính sách bảo mật thiếu thông tin bắt buộc | Sao chép mẫu tiếng Anh dịch máy, thiếu địa chỉ đơn vị thu thập dữ liệu hoặc thiếu cơ chế cho khách chỉnh sửa thông tin | Viết lại đủ 6 mục: mục đích, phạm vi, thời gian lưu trữ, bên thứ ba tiếp nhận, địa chỉ đơn vị quản lý và quyền của chủ thể dữ liệu theo Luật 91/2025/QH15 |
| 4. Còn dữ liệu sản phẩm nháp (Dummy Data) | Website còn bài đăng mẫu “Sản phẩm A, B, C”, văn bản “Lorem ipsum”, ảnh trống hoặc giá bán 0đ / 1đ | Ẩn toàn bộ sản phẩm mẫu, đăng tối thiểu 10–20 sản phẩm thật có giá bán rõ ràng và thông tin nhãn hàng hóa theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP |
| 5. Thiếu giấy phép ngành hàng có điều kiện | Trưng bày thuốc, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, mỹ phẩm, thiết bị y tế, rượu nhưng không đính kèm giấy phép chuyên ngành | Đính kèm bổ sung bản quét màu giấy phép đủ điều kiện kinh doanh / phiếu công bố, hoặc tạm gỡ các sản phẩm chưa đủ hồ sơ công bố |
| 6. Gắn trước logo Bộ Công Thương giả mạo | Lập trình viên tự chèn ảnh logo xanh “Đã thông báo” tĩnh ở chân trang khi hồ sơ chưa được cơ quan quản lý phê duyệt | Gỡ bỏ ngay lập tức hình ảnh biểu tượng chưa được cấp phép khỏi mã nguồn chân trang trước khi bấm gửi lại hồ sơ |
2. Phân tích sâu 3 lỗi nội dung trong các trang Chính sách khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa nhiều lần
Rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc: “Tại sao dưới chân trang của tôi đã có đủ 5 đường dẫn Chính sách bảo mật, Chính sách vận chuyển, Chính sách kiểm hàng, Chính sách đổi trả và Chính sách thanh toán mà hồ sơ vẫn bị trả lại với lý do nội dung chính sách chưa đạt yêu cầu?”. Nguyên nhân nằm ở các chi tiết bắt buộc bên trong từng văn bản mà người soạn thảo thường bỏ sót.
- Lỗi thiếu phân định trách nhiệm chứng từ hàng hóa trong Chính sách vận chuyển: Cơ quan thẩm định yêu cầu trang Chính sách vận chuyển và giao nhận phải nêu rõ trách nhiệm của thương nhân và đơn vị vận chuyển trong việc cung cấp chứng từ hàng hóa (như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu bảo hành) trong quá trình giao nhận, cũng như nghĩa vụ thông báo cho người mua nếu phát sinh chậm trễ giao hàng.
- Lỗi thiếu thông tin đơn vị thu thập dữ liệu trong Chính sách bảo mật thông tin: Nhiều website sao chép mẫu chính sách bảo mật trên mạng nhưng quên điền Tên pháp nhân công ty, địa chỉ trụ sở tại phường, xã, tỉnh, thành phố, số điện thoại và email tiếp nhận yêu cầu giải quyết khiếu nại liên quan đến việc thông tin cá nhân của người tiêu dùng bị sử dụng sai mục đích.
- Lỗi không có chính sách kiểm hàng hoặc quy định không cho đồng kiểm mà không nêu rõ quy trình xử lý: Theo quy định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (Luật 19/2023/QH15 và Nghị định 37/2026/NĐ-CP), website phải công bố minh bạch chính sách kiểm hàng khi nhận hàng, hướng dẫn khách hàng cách quay video mở hộp và quy trình liên hệ đổi trả ngay nếu hàng giao sai mẫu mã, hư hỏng do vận chuyển.
3. Các lỗi kỹ thuật hạ tầng và giao diện làm gián đoạn quá trình chuyên viên kiểm tra website
Bên cạnh nội dung văn bản, một tỷ lệ không nhỏ hồ sơ bị từ chối do lỗi kỹ thuật khiến chuyên viên thẩm định không thể truy cập hoặc thao tác thử trên website tại thời điểm mở hồ sơ.
Thứ nhất là lỗi chặn truy cập hoặc chưa cấu hình chuyển hướng tên miền đồng nhất: Nhiều doanh nghiệp khai báo trên hồ sơ là tên miền có tiền tố www nhưng chỉ cấu hình DNS cho tên miền không có www (hoặc ngược lại), dẫn đến khi chuyên viên bấm vào đường dẫn khai báo thì trình duyệt báo không tìm thấy máy chủ. Tại Uptech, kỹ thuật viên luôn cấu hình chuyển hướng 301 hai chiều và cài đặt chứng chỉ bảo mật SSL tự động gia hạn cho cả hai định dạng tên miền.
Thứ hai là lỗi luồng đặt hàng không hoạt động hoặc yêu cầu thanh toán thật ngay lập tức mà không có phương thức thanh toán khi nhận hàng (COD) hoặc chuyển khoản: Khi kiểm tra website bán hàng, chuyên viên sẽ thử thêm một sản phẩm vào giỏ và đi tới bước xác nhận đơn hàng để xem website có hiển thị đầy đủ thông tin tóm tắt đơn hàng, phí vận chuyển và hộp kiểm đồng ý điều khoản giao dịch hay không. Nếu nút “Đặt hàng” bị lỗi JavaScript không bấm được, hồ sơ chắc chắn bị trả về.
4. Quy trình rà soát 3 lớp của Uptech để khắc phục và nộp lại hồ sơ thành công
Khi tiếp nhận một website đang bị trả hồ sơ hoặc chuẩn bị bàn giao website mới cho doanh nghiệp (từ gói Khởi đầu 9.900.000đ đến gói Thương mại điện tử 80.000.000đ, chưa gồm VAT 10%), đội ngũ Uptech thực hiện quy trình kiểm tra chéo 3 lớp trước khi doanh nghiệp bấm nút gửi hồ sơ lên cổng trực tuyến.
Lưu ý pháp lý: Các hướng dẫn khắc phục trên được tổng hợp từ quy định pháp luật hiện hành (Nghị định 52/2013/NĐ-CP, Nghị định 85/2021/NĐ-CP, Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần đọc kỹ email thông báo cụ thể của chuyên viên thẩm định để điều chỉnh sát với yêu cầu đối với ngành hàng của mình.
- Lớp 1 — Đối chiếu từng ký tự pháp nhân: Kiểm tra tên công ty, mã số thuế, ngày cấp, cơ quan cấp, địa chỉ trụ sở và họ tên người đại diện pháp luật ở cả 3 nơi: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đính kèm, thông tin tài khoản trên cổng trực tuyến và khối văn bản tại chân trang website.
- Lớp 2 — Kiểm tra toàn bộ liên kết chính sách và biểu mẫu thanh toán: Xác nhận 5 trang chính sách hiển thị rõ ràng ở chân trang trên cả giao diện máy tính và di động, không có liên kết hỏng và trang thanh toán có hộp kiểm xác nhận đồng ý điều khoản mua hàng, bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Lớp 3 — Làm sạch danh mục hàng hóa và giấy phép đối ứng: Rà soát toàn bộ danh mục sản phẩm đang bật hiển thị công khai, ẩn các danh mục đang cập nhật dở dang và đối chiếu danh sách giấy phép con đính kèm đối với các sản phẩm thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm thương hiệu bán lẻ D2C, chuỗi cửa hàng đa chi nhánh, doanh nghiệp sản xuất – phân phối B2B và đơn vị xây dựng sàn giao dịch thương mại điện tử hay hỏi về chủ đề này.
Hồ sơ thông báo Bộ Công Thương bị trả lại nhiều lần thì tên miền có bị khóa hoặc phạt không?
Việc hồ sơ đang trong quá trình nộp trực tuyến và nhận phản hồi “Yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa” là quy trình hướng dẫn hành chính bình thường để doanh nghiệp hoàn thiện website cho đúng quy định, không dẫn đến việc khóa tên miền. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động khắc phục sớm và gửi lại hồ sơ thay vì bỏ dở hồ sơ ở trạng thái treo trong khi vẫn vận hành bán hàng thương mại.
Tại sao chuyên viên yêu cầu gỡ bỏ các từ ngữ quảng cáo trên trang chi tiết sản phẩm khi duyệt hồ sơ?
Đối với các nhóm sản phẩm như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, mỹ phẩm hoặc thiết bị chăm sóc sức khỏe, nếu nội dung mô tả trên website sử dụng từ ngữ gây hiểu nhầm sản phẩm là thuốc chữa bệnh hoặc dùng các từ khẳng định tuyệt đối vi phạm Luật Quảng cáo 16/2012/QH13 và Luật 75/2025/QH15, chuyên viên thẩm định sẽ yêu cầu doanh nghiệp biên tập lại nội dung mô tả đúng với giấy xác nhận nội dung quảng cáo hoặc phiếu công bố sản phẩm.
Nếu giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty có nhiều trang thì đính kèm lên cổng trực tuyến như thế nào?
Doanh nghiệp cần quét màu (Scan) đầy đủ tất cả các trang của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả trang ghi nhận các lần thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần đây nếu có) và gộp chung vào một tệp PDF rõ nét, có chữ ký và con dấu cơ quan đăng ký kinh doanh đầy đủ trước khi tải lên mục tệp đính kèm.
Nhận tư vấn kiến trúc & Báo giá chi tiết hệ thống Website Thương mại điện tử
Hãy cho Uptech biết mô hình bán hàng của bạn (B2C, B2B hay Đa kho/Sàn), số lượng mã sản phẩm (SKU) dự kiến và các phần mềm cổng thanh toán, vận chuyển, ERP/POS cần kết nối. Kỹ sư giải pháp của Uptech sẽ phân tích và gửi bản đề xuất kiến trúc kèm dự toán chi phí minh bạch trong 24 giờ làm việc.
- Phản hồi kèm sơ đồ kiến trúc đề xuất trong vòng 24 giờ làm việc
- Tư vấn miễn phí lộ trình đồng bộ tồn kho ERP/POS và cấu trúc SEO danh mục lớn
- Hợp đồng pháp nhân rõ ràng, bàn giao mã nguồn, xuất hóa đơn GTGT (VAT) đầy đủ