Hướng dẫn chi tiết hồ sơ và quy trình 5 bước thông báo website bán hàng trên cổng trực tuyến Bộ Công Thương
Quy trình thông báo website thương mại điện tử bán hàng với Bộ Công Thương được thực hiện trực tuyến 100% qua 5 bước: (1) Đăng ký tài khoản thương nhân bằng Mã số thuế; (2) Nhận email xác nhận duyệt tài khoản sau khoảng 3 ngày làm việc; (3) Hoàn thiện 5 trang chính sách và thông tin pháp nhân trên website thực tế; (4) Khai báo thông tin tên miền, máy chủ lưu trữ và đính kèm giấy tờ pháp lý trên cổng trực tuyến; (5) Nhận mã nhúng biểu tượng “Đã thông báo” màu xanh dương để gắn vào chân trang.
Mặc dù thủ tục Thông báo website bán hàng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng và không yêu cầu nộp hồ sơ giấy như thủ tục Đăng ký sàn giao dịch, thực tế vẫn có hơn một nửa số hồ sơ tự nộp lần đầu bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung. Nguyên nhân chủ yếu do người nộp chưa chuẩn bị đồng bộ giữa dữ liệu khai báo trên cổng trực tuyến và nội dung hiển thị thực tế trên website. Bài viết này cung cấp cẩm nang chi tiết từng bước để doanh nghiệp thực hiện chính xác ngay từ lần đầu.
1. Danh mục hồ sơ pháp lý và thông tin kỹ thuật cần chuẩn bị trước khi mở cổng khai báo
Trước khi truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử để tạo hồ sơ, bộ phận phụ trách của doanh nghiệp nên gom đầy đủ 3 nhóm dữ liệu: nhóm giấy tờ pháp nhân, nhóm thông số kỹ thuật hạ tầng máy chủ (do đơn vị thiết kế website cung cấp) và nhóm đường dẫn nội dung trên website.
Việc chuẩn bị sẵn một thư mục chứa các bản quét màu (Scan định dạng PDF hoặc ảnh JPG/PNG rõ nét, dung lượng mỗi tệp theo giới hạn của cổng trực tuyến) sẽ giúp quá trình điền biểu mẫu diễn ra liền mạch trong vòng 15–20 phút, không bị gián đoạn giữa chừng.
| Nhóm tài liệu / Thông tin | Chi tiết giấy tờ cần chuẩn bị | Định dạng & Yêu cầu hợp lệ | Bộ phận cung cấp |
|---|---|---|---|
| Pháp lý chủ sở hữu website | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép đầu tư hoặc Đăng ký hộ kinh doanh | Bản quét màu từ bản gốc hoặc bản sao y công chứng còn hiệu lực, đọc rõ số MST và con dấu | Phòng Hành chính – Pháp chế doanh nghiệp |
| Giấy tờ người đại diện pháp luật | Thẻ căn cước hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật đứng tên trên giấy phép | Chụp rõ hai mặt, thông tin họ tên trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Ban Giám đốc / Người đại diện pháp luật |
| Giấy phép kinh doanh có điều kiện | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, an toàn thực phẩm, phiếu công bố sản phẩm... | Bắt buộc đính kèm nếu trên website đang trưng bày hàng hóa thuộc ngành nghề có điều kiện | Bộ phận Pháp chế / Quản lý chất lượng (QA) |
| Thông tin hạ tầng tên miền & Hosting | Tên đơn vị đăng ký tên miền, ngày cấp, tên nhà cung cấp máy chủ lưu trữ (Hosting/Cloud Server) | Khai báo chính xác tên pháp nhân nhà cung cấp hạ tầng máy chủ và vị trí đặt máy chủ | Đơn vị thiết kế website (Uptech bàn giao sẵn trong hồ sơ nghiệm thu) |
| Cấu trúc 5 trang chính sách trên web | Đường dẫn URL của chính sách bảo mật, vận chuyển, kiểm hàng, đổi trả, thanh toán và mua hàng | Các trang phải truy cập công khai, nội dung khớp tên công ty và tuân thủ quy định hiện hành | Đội ngũ kỹ thuật Uptech dựng khung chuẩn + Doanh nghiệp duyệt số liệu |
2. Quy trình 5 bước thực hiện thủ tục Thông báo website bán hàng trực tuyến
Sau khi đã gom đủ các tệp tài liệu nêu trên và website đã được đưa lên tên miền chính thức (đã cài đặt chứng chỉ bảo mật HTTPS, có sản phẩm thật và 5 trang chính sách hoàn chỉnh ở chân trang), doanh nghiệp tiến hành lần lượt theo 5 bước chuẩn dưới đây.
Lưu ý quan trọng: Bạn không thể nộp hồ sơ thông báo tên miền ngay lập tức trong ngày đầu tiên nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản trên cổng trực tuyến, bởi bước duyệt tài khoản mã số thuế và bước duyệt hồ sơ website là hai khâu độc lập.
- Bước 1 — Đăng ký tài khoản thương nhân/tổ chức trên cổng trực tuyến: Truy cập Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương, chọn mục Đăng ký tài khoản. Chọn đúng loại chủ thể (Thương nhân cho công ty, Tổ chức cho đơn vị sự nghiệp/hiệp hội, hoặc Cá nhân có mã số thuế). Nhập chính xác tên pháp nhân bằng chữ in hoa, Mã số thuế, địa chỉ trụ sở tại phường, xã, tỉnh, thành phố theo đúng Giấy phép kinh doanh hiện hành và địa chỉ email chính thức của doanh nghiệp để nhận thông báo.
- Bước 2 — Theo dõi phản hồi kích hoạt tài khoản (khoảng 3 ngày làm việc): Cơ quan quản lý sẽ đối chiếu Mã số thuế và thông tin pháp nhân. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống gửi email xác nhận cấp tài khoản kèm mật khẩu đăng nhập. Trường hợp gõ sai địa chỉ trụ sở hoặc thiếu chữ cái trong tên công ty, bạn sẽ nhận được email yêu cầu đăng ký lại.
- Bước 3 — Đăng nhập và tạo hồ sơ Thông báo website thương mại điện tử bán hàng: Sau khi đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp, chọn chức năng “Thông báo website” -> “Thêm mới thông báo website”. Tại đây, bạn nhập tên website, tên miền chính thức (ví dụ: tencongty.vn), tên đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ (Hosting), chọn hình thức cung cấp hàng hóa/dịch vụ (bán hàng trực tuyến, giới thiệu hàng hóa hoặc dịch vụ) và tích chọn các nhóm ngành hàng đang kinh doanh trên web.
- Bước 4 — Đính kèm tệp tài liệu pháp lý và gửi hồ sơ xét duyệt: Chuyển sang thẻ “Tệp đính kèm” trong hồ sơ vừa tạo, tải lên bản quét màu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của người đại diện và các giấy phép con chuyên ngành (nếu có). Kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần cuối rồi nhấn nút “Gửi hồ sơ”.
- Bước 5 — Phản hồi chỉnh sửa (nếu có) và nhận mã gắn biểu tượng Đã thông báo: Trong thời hạn xét duyệt theo quy định, chuyên viên thẩm định sẽ kiểm tra trực tiếp website của bạn. Khi hồ sơ được duyệt thành công, hệ thống gửi email thông báo kèm một đoạn mã HTML chứa ảnh biểu tượng “Đã thông báo Bộ Công Thương” màu xanh dương và đường dẫn xác thực riêng biệt của doanh nghiệp trên cổng thông tin để gắn vào chân trang website.
3. Cách khai báo thông tin kỹ thuật máy chủ và nhóm ngành hàng tránh bị yêu cầu làm lại
Khi điền biểu mẫu trực tuyến ở Bước 3, có hai trường thông tin khiến nhiều nhân sự hành chính hoặc kế toán lúng túng là “Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ (Hosting)” và “Loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp trên website”.
Về đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ: Cơ quan quản lý yêu cầu khai báo tên đơn vị cung cấp hạ tầng máy chủ vật lý hoặc máy chủ đám mây (Cloud Server/VPS) nơi đặt mã nguồn và cơ sở dữ liệu của website. Khi thiết kế website tại Uptech, bộ phận hạ tầng luôn cung cấp sẵn bảng thông số kỹ thuật gồm: Tên đơn vị quản lý tên miền (Registrar), Tên nhà cung cấp máy chủ lưu trữ (Hosting Provider), địa chỉ IP máy chủ và thời hạn duy trì để doanh nghiệp chỉ việc sao chép chính xác vào biểu mẫu.
Về việc chọn nhóm ngành hàng trên cổng thông tin: Doanh nghiệp chỉ nên tích chọn đúng các nhóm ngành hàng mà hiện tại trên website đã có danh mục sản phẩm thực tế VÀ ngành hàng đó đã có trong danh mục ngành nghề đăng ký kinh doanh của công ty. Nếu bạn tích chọn hàng loạt ngành hàng “dự kiến tương lai sẽ bán” (như tích thêm mỹ phẩm, thực phẩm chức năng trong khi website chỉ mới bán quần áo thời trang), chuyên viên thẩm định sẽ yêu cầu nộp bổ sung giấy phép công bố mỹ phẩm hoặc an toàn thực phẩm, làm hồ sơ bị đình trệ không cần thiết.
4. Quy trình bàn giao kỹ thuật của Uptech giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ
Tại Uptech, việc chuẩn bị điều kiện kỹ thuật để thông báo Bộ Công Thương không phải là công việc phát sinh sau khi làm xong web, mà được tích hợp ngay trong quy trình lập trình và kiểm thử trước khi bàn giao (Pre-launch Checklist) theo chuẩn Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15, Nghị định 248/2026/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15.
Lưu ý pháp lý: Quy trình trên phản ánh các bước thao tác chuẩn trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công Thương. Doanh nghiệp cần đối chiếu hướng dẫn mới trên cổng thông tin chính thức tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Dựng sẵn khung 5 trang chính sách chuẩn tại Footer: Ngay từ bản mẫu giao diện, kỹ thuật viên Uptech đã tạo sẵn 5 đường dẫn tĩnh gồm Chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân, Quy trình mua hàng & thanh toán, Chính sách vận chuyển & kiểm hàng, Chính sách đổi trả & bảo hành, cùng khối thông tin pháp nhân chủ sở hữu ở chân trang.
- Kiểm tra tự động dữ liệu sản phẩm thật trước khi nộp: Hệ thống quản trị nội dung (CMS) của Uptech hỗ trợ rà soát các sản phẩm chưa có giá bán hợp lệ, thiếu thông tin xuất xứ/đơn vị chịu trách nhiệm hoặc các liên kết hỏng (404 Broken Links) để doanh nghiệp làm sạch dữ liệu trước khi bấm nút gửi hồ sơ.
- Cấu hình sẵn vị trí hiển thị biểu tượng xác thực: Trong trang quản trị Cấu hình chung của website do Uptech bàn giao, quản trị viên chỉ cần dán đường dẫn xác thực do Bộ Công Thương cấp vào ô cấu hình, biểu tượng “Đã thông báo” đúng chuẩn kích thước và tỷ lệ sẽ tự động hiển thị ở chân trang trên cả máy tính và điện thoại.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm thương hiệu bán lẻ D2C, chuỗi cửa hàng đa chi nhánh, doanh nghiệp sản xuất – phân phối B2B và đơn vị xây dựng sàn giao dịch thương mại điện tử hay hỏi về chủ đề này.
Tại sao tôi đã đăng ký tài khoản thành công nhưng đăng nhập vào lại chưa thấy hồ sơ website được duyệt?
Đăng ký tài khoản thành công mới chỉ là Bước 1 và Bước 2 (định danh pháp nhân doanh nghiệp trên cổng thông tin). Sau khi nhận email cấp mật khẩu tài khoản, bạn bắt buộc phải đăng nhập vào hệ thống, chọn mục “Thêm mới thông báo website”, điền thông tin tên miền, đính kèm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bấm “Gửi hồ sơ” thì hồ sơ website mới bắt đầu được đưa vào hàng đợi xét duyệt.
Doanh nghiệp có nhiều website bán các dòng sản phẩm khác nhau thì có cần tạo nhiều tài khoản không?
Không cần và cũng không thể tạo nhiều tài khoản vì mỗi tài khoản trên cổng thông tin được định danh duy nhất theo một Mã số thuế của doanh nghiệp. Bạn chỉ cần sử dụng chung 01 tài khoản của công ty, sau đó thực hiện thao tác “Thêm mới thông báo website” cho từng tên miền riêng biệt.
Nếu hồ sơ thông báo bị yêu cầu chỉnh sửa bổ sung thì doanh nghiệp cần tạo hồ sơ mới hay sửa trên hồ sơ cũ?
Doanh nghiệp tuyệt đối không tạo hồ sơ mới trùng tên miền mà đăng nhập vào tài khoản, mở đúng hồ sơ đang ở trạng thái “Yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa”, đọc kỹ nội dung phản hồi của chuyên viên thẩm định, khắc phục các điểm còn thiếu trên website hoặc tải bổ sung tệp đính kèm rồi bấm gửi lại trên chính hồ sơ đó.
Nhận tư vấn kiến trúc & Báo giá chi tiết hệ thống Website Thương mại điện tử
Hãy cho Uptech biết mô hình bán hàng của bạn (B2C, B2B hay Đa kho/Sàn), số lượng mã sản phẩm (SKU) dự kiến và các phần mềm cổng thanh toán, vận chuyển, ERP/POS cần kết nối. Kỹ sư giải pháp của Uptech sẽ phân tích và gửi bản đề xuất kiến trúc kèm dự toán chi phí minh bạch trong 24 giờ làm việc.
- Phản hồi kèm sơ đồ kiến trúc đề xuất trong vòng 24 giờ làm việc
- Tư vấn miễn phí lộ trình đồng bộ tồn kho ERP/POS và cấu trúc SEO danh mục lớn
- Hợp đồng pháp nhân rõ ràng, bàn giao mã nguồn, xuất hóa đơn GTGT (VAT) đầy đủ