Thông báo và đăng ký website thương mại điện tử với Bộ Công Thương: phân biệt, hồ sơ và cấu trúc kỹ thuật 2026
Website thương mại điện tử bán hàng do doanh nghiệp tự lập để bán hàng hóa, dịch vụ của chính mình thực hiện thủ tục Thông báo (gắn biểu tượng màu xanh dương); còn website cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân khác mở gian hàng bán hàng (Sàn giao dịch TMĐT) thực hiện thủ tục Đăng ký (gắn biểu tượng màu đỏ). Trước khi nộp hồ sơ, website cần công khai thông tin chủ sở hữu ở chân trang và đầy đủ 5 trang chính sách bắt buộc.
Khi đưa một website thương mại điện tử vào vận hành, thủ tục với cơ quan quản lý nhà nước là bước bắt buộc để tránh rủi ro gián đoạn kinh doanh và đồng thời là điều kiện tiên quyết để nối cổng thanh toán trực tuyến hoặc chạy quảng cáo xác thực thương hiệu. Bài viết dưới đây tổng hợp các yêu cầu về cấu trúc trang web, danh mục chính sách và cập nhật kỹ thuật theo Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, Nghị định 248/2026/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
1. Phân biệt “Đã Thông báo” (Logo xanh) và “Đã Đăng ký” (Logo đỏ)
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai thủ tục này dẫn đến nộp sai phân mục và bị trả hồ sơ sau nhiều ngày chờ đợi. Việc xác định đúng mô hình ngay từ khâu thiết kế kiến trúc website giúp chuẩn bị đúng bộ trang tĩnh và luồng đặt hàng.
Lưu ý quan trọng: Nội dung dưới đây là hướng dẫn chuẩn bị về mặt kỹ thuật và cấu trúc nội dung trên website khi Uptech triển khai cho khách hàng, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên ngành. Doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ.
| Tiêu chí | Website TMĐT bán hàng (Thông báo - Logo xanh) | Website cung cấp dịch vụ TMĐT / Sàn (Đăng ký - Logo đỏ) |
|---|---|---|
| Bản chất hoạt động | Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự giới thiệu và bán hàng hóa, dịch vụ của chính mình. | Cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân khác mở gian hàng, đăng bán sản phẩm hoặc tổ chức đấu giá, khuyến mại. |
| Đối tượng áp dụng | Thương nhân, tổ chức, hộ kinh doanh có Mã số thuế và Giấy phép kinh doanh hợp lệ. | Thương nhân, tổ chức có ngành nghề kinh doanh phù hợp theo quy định. |
| Yêu cầu hồ sơ trên web | Thông tin pháp nhân tại Footer, danh mục hàng hóa và 5 trang chính sách công khai. | Đề án cung cấp dịch vụ, Quy chế hoạt động sàn, mẫu hợp đồng dịch vụ và cơ chế giải quyết tranh chấp. |
| Biểu tượng xác nhận | Logo màu xanh dương “Đã thông báo” gắn kèm đường dẫn xác thực. | Logo màu đỏ “Đã đăng ký” gắn kèm đường dẫn xác thực hồ sơ. |
2. Checklist 5 trang chính sách và thông tin Footer bắt buộc trên website
Trước khi gửi hồ sơ xét duyệt, chuyên viên thẩm định sẽ truy cập trực tiếp vào tên miền của doanh nghiệp để kiểm tra thực tế. Website bắt buộc phải hoạt động ổn định và hiển thị công khai các thông tin sau ở chân trang (Footer):
- Thông tin chủ sở hữu tại Footer: Tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh (trùng khớp 100% với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), mã số thuế/số ĐKKD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và email liên hệ.
- 1. Chính sách vận chuyển và giao nhận: Quy định rõ các hình thức giao hàng, thời gian giao dự kiến theo khu vực, biểu phí vận chuyển và phân định trách nhiệm khi hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- 2. Chính sách kiểm hàng, đổi trả và hoàn tiền: Quy định rõ điều kiện đổi trả, thời hạn yêu cầu đổi trả, quy trình tiếp nhận xử lý, phương thức hoàn tiền và chi phí vận chuyển hoàn trả do bên nào chịu.
- 3. Chính sách bảo hành (nếu hàng hóa có bảo hành): Điều kiện được bảo hành, trường hợp từ chối bảo hành, địa điểm và thời gian xử lý.
- 4. Chính sách thanh toán: Liệt kê chi tiết từng phương thức đang bật trên giỏ hàng (thanh toán khi nhận hàng COD, chuyển khoản ngân hàng kèm thông tin tài khoản đứng tên pháp nhân, hoặc cổng thanh toán trực tuyến). Không liệt kê cổng thanh toán trên trang chính sách nếu giỏ hàng thực tế chưa tích hợp.
- 5. Chính sách bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân: Nêu rõ mục đích thu thập, phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ, các bên thứ ba tiếp nhận thông tin (như đơn vị vận chuyển, cổng thanh toán), địa chỉ đơn vị quản lý dữ liệu và cơ chế để người mua yêu cầu chỉnh sửa hoặc rút lại sự đồng ý.
3. Cập nhật kỹ thuật theo Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15 & Nghị định 248/2026/NĐ-CP
Từ ngày 01/07/2026, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP có hiệu lực cùng với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Khi thiết kế website TMĐT tại Uptech, đội ngũ kỹ thuật cấu hình sẵn các trường dữ liệu để doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ:
- Trường thông tin hàng hóa bắt buộc: Trang chi tiết sản phẩm (PDP) có khu vực thông số kỹ thuật chuẩn để hiển thị xuất xứ, thương hiệu, đơn vị chịu trách nhiệm về hàng hóa, hướng dẫn sử dụng, hạn sử dụng hoặc số phiếu công bố đối với nhóm hàng hóa có điều kiện.
- Cơ chế xác nhận trước khi đặt hàng (Explicit Consent): Tại bước rà soát đơn hàng và thanh toán, hệ thống bố trí hộp kiểm (checkbox) không đánh dấu sẵn để khách hàng chủ động xác nhận đã đọc điều khoản mua hàng và đồng ý chính sách xử lý dữ liệu cá nhân.
- Lưu trữ lịch sử giao dịch điện tử: Mã đơn hàng, thời điểm xác lập giao dịch, chi tiết sản phẩm, phí giao hàng và giá tại thời điểm mua được lưu trữ đầy đủ trong cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu và đối soát.
4. Quy trình 4 bước chuẩn bị và thực hiện thủ tục thông báo website TMĐT
Trong các gói thiết kế website thương mại điện tử tại Uptech (từ gói 80.000.000đ, chưa VAT), kỹ thuật viên dựng sẵn cấu trúc 5 trang chính sách chuẩn và vị trí gắn biểu tượng xác nhận để doanh nghiệp thuận lợi thực hiện theo 4 bước:
- Bước 1 — Đăng ký tài khoản trực tuyến của thương nhân/tổ chức bằng Mã số thuế và chuẩn bị bản điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 2 — Hoàn thiện nội dung 5 trang chính sách, thông tin chủ sở hữu ở Footer và đăng tải các sản phẩm thật thuộc đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh (không để sản phẩm mẫu “Lorem ipsum” hoặc giá 0đ).
- Bước 3 — Khai báo hồ sơ trực tuyến: nhập tên miền, thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ (Hosting/Server), nhóm hàng hóa dịch vụ và đính kèm các giấy tờ pháp lý theo hướng dẫn.
- Bước 4 — Sau khi hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, gắn đoạn mã biểu tượng xác nhận kèm đường dẫn tra cứu vào chân trang website thông qua trình quản trị CMS.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm thương hiệu bán lẻ D2C, chuỗi cửa hàng đa chi nhánh, doanh nghiệp sản xuất – phân phối B2B và đơn vị xây dựng sàn giao dịch thương mại điện tử hay hỏi về chủ đề này.
Website chỉ trưng bày sản phẩm và có chức năng đặt hàng trực tuyến nhưng chưa thanh toán online thì có phải thông báo không?
Theo Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP, website do thương nhân, tổ chức thiết lập để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ có chức năng đặt hàng trực tuyến đều thuộc diện phải thực hiện thủ tục thông báo trước khi vận hành. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
Vì sao hồ sơ thông báo website TMĐT thường bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung?
Ba nguyên nhân kỹ thuật và nội dung thường gặp là: (1) Tên công ty, địa chỉ hoặc số ĐKKD ở chân trang website không khớp chính xác với Giấy phép kinh doanh; (2) Thiếu 1 trong 5 trang chính sách hoặc dùng văn bản mẫu sơ sài không nêu rõ thời hạn, chi phí đổi trả, phạm vi bảo mật dữ liệu; (3) Trên website đang đăng bán các mặt hàng thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng chưa đính kèm giấy phép chuyên ngành tương ứng.
Uptech có hỗ trợ cấu trúc kỹ thuật để doanh nghiệp làm thủ tục Bộ Công Thương không?
Có. Mọi dự án website thương mại điện tử do Uptech bàn giao đều được thiết lập sẵn khung Footer pháp nhân, cấu trúc 5 trang chính sách bắt buộc, hộp kiểm đồng ý điều khoản tại bước đặt hàng và vị trí gắn biểu tượng xác nhận.
Nhận tư vấn kiến trúc & Báo giá chi tiết hệ thống Website Thương mại điện tử
Hãy cho Uptech biết mô hình bán hàng của bạn (B2C, B2B hay Đa kho/Sàn), số lượng mã sản phẩm (SKU) dự kiến và các phần mềm cổng thanh toán, vận chuyển, ERP/POS cần kết nối. Kỹ sư giải pháp của Uptech sẽ phân tích và gửi bản đề xuất kiến trúc kèm dự toán chi phí minh bạch trong 24 giờ làm việc.
- Phản hồi kèm sơ đồ kiến trúc đề xuất trong vòng 24 giờ làm việc
- Tư vấn miễn phí lộ trình đồng bộ tồn kho ERP/POS và cấu trúc SEO danh mục lớn
- Hợp đồng pháp nhân rõ ràng, bàn giao mã nguồn, xuất hóa đơn GTGT (VAT) đầy đủ