Phần mềm quản lý khách sạn nối với website đặt phòng như thế nào?
Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là phần mềm vận hành tại quầy, giữ sơ đồ phòng, việc nhận và trả phòng, công nợ. Nó nối với website qua năm loại dữ liệu: giá, tồn phòng đi ra website; đơn đặt, thông tin khách đi về phần mềm; trạng thái huỷ, đổi ngày đi hai chiều. Giá thuê công bố 18.000–66.000đ mỗi phòng mỗi tháng (một nguồn, tháng 10/2026).
Bài này dành cho chủ cơ sở lưu trú đang chọn phần mềm quản lý, hoặc đã có và muốn website nhận đặt phòng mà lễ tân không phải nhập lại. Nội dung gồm bảng năm loại dữ liệu chạy giữa hai hệ thống, bảng giá thuê theo phòng, cách chọn giữa bảng tính, thuê và làm theo yêu cầu, cùng bộ dữ liệu website phải giao cho lễ tân và kế toán sau mỗi đơn.
Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là gì và giữ dữ liệu nào?
Phần mềm quản lý khách sạn, viết tắt PMS, là phần mềm vận hành tại quầy. Nó giữ sơ đồ phòng theo ngày, làm thủ tục nhận và trả phòng, ghi tình trạng buồng, cộng dịch vụ phát sinh như minibar vào hoá đơn phòng, theo dõi công nợ và công suất. Người dùng hằng ngày là lễ tân, buồng phòng, kế toán, quản lý.
Vì giữ sơ đồ phòng, phần mềm này biết chính xác đêm nào còn phòng nào; website chỉ hiện lại con số đó cho khách. Khi hai bên không nối với nhau, lễ tân phải làm hai việc tay: sửa số phòng còn trên website mỗi khi có khách đặt tại quầy, và gõ lại từng đơn từ website vào phần mềm.
Dữ liệu nào chạy giữa website và phần mềm quản lý khách sạn?
Mỗi loại dữ liệu có một nguồn gốc và một chiều đi; bảng dưới gom thành năm loại. Thứ gì cơ sở quyết định thì đi từ phần mềm ra website, gồm giá và tồn phòng. Thứ gì khách tạo ra thì đi từ website về phần mềm, gồm đơn đặt kèm số tiền cọc đã nhận và thông tin khách. Riêng trạng thái huỷ, đổi ngày đi cả hai chiều, vì khách huỷ trên website còn lễ tân huỷ tại quầy.
Về kỹ thuật có ba cách nối. Một là nhúng khung đặt phòng của chính nhà cung cấp phần mềm vào website. Hai là website gọi cổng kết nối của phần mềm để lấy giá, tồn phòng và gửi đơn về; chỉ làm được khi nhà cung cấp có tài liệu cổng kết nối. Ba là website chạy lịch phòng riêng, lễ tân nhập tay theo ca, hợp với cơ sở ít đơn.
| Dữ liệu | Nguồn gốc | Chiều đồng bộ | Nếu không đồng bộ |
|---|---|---|---|
| Giá theo đêm | Phần mềm quản lý | Từ phần mềm ra website | Website hiện giá cũ, lệch giá tại quầy |
| Tồn phòng theo hạng | Phần mềm quản lý | Từ phần mềm ra website, gần tức thời | Website nhận đơn cho đêm đã kín phòng |
| Đơn đặt phòng | Website | Từ website về phần mềm, ngay khi xác nhận | Lễ tân nhập lại bằng tay, dễ sót ca đêm |
| Thông tin khách | Website | Từ website về phần mềm, kèm theo đơn | Khách phải khai lại họ tên tại quầy |
| Trạng thái huỷ, đổi ngày | Cả hai phía | Hai chiều | Phòng đã huỷ không được mở bán lại |
Phần mềm quản lý khách sạn giá bao nhiêu mỗi tháng?
Bảng dưới ghi giá thuê do hai nhà cung cấp tự công bố, khảo sát tháng 10/2026; đây không phải báo giá của Uptech và cũng không phải mặt bằng của cả thị trường. Ba dòng tính theo phòng lấy từ cùng một bảng giá: 18.000–66.000đ mỗi phòng mỗi tháng, tuỳ có kèm quản lý kênh và công cụ đặt phòng hay không. Hai dòng tính theo gói lấy từ nguồn thứ hai và chỉ là số gần đúng vì bảng giá chia nhiều kỳ hạn.
Lấy khách sạn 30 phòng làm ví dụ: gói cơ bản là 30 × 18.000đ = 540.000đ mỗi tháng; gói kèm quản lý kênh là 30 × 48.000đ = 1.440.000đ; gói kèm công cụ đặt phòng và thanh toán là 30 × 66.000đ = 1.980.000đ mỗi tháng, tức 23.760.000đ mỗi năm. Khi so giá, hỏi thêm số phòng tối thiểu, kỳ hạn trả trước và phần mềm có cổng kết nối cho website riêng hay không.
| Cách tính | Giá công bố | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Theo phòng, gói cơ bản | 18.000đ/phòng/tháng | 30 phòng: 540.000đ/tháng | Tính tối thiểu 10 phòng, tức từ khoảng 180.000đ/tháng |
| Theo phòng, kèm quản lý kênh | 48.000đ/phòng/tháng | 30 phòng: 1.440.000đ/tháng | Cần hỏi danh sách kênh được đồng bộ |
| Theo phòng, kèm đặt phòng và thanh toán | 66.000đ/phòng/tháng | 30 phòng: 1.980.000đ/tháng | Cần hỏi cách gắn công cụ đặt phòng vào website |
| Theo gói, cơ sở dưới 20 phòng | Khoảng 150.000–250.000đ/tháng | Homestay, khách sạn nhỏ | Số gần đúng, nhiều kỳ hạn |
| Theo gói, cơ sở 100–200 phòng | Khoảng 1–2 triệu đồng/tháng | Khách sạn lớn, resort | Mô-đun thêm khoảng 2.000–3.000đ/phòng/tháng |
Khi nào bảng tính là đủ, khi nào thuê, khi nào cần phần mềm theo yêu cầu?
Toà căn hộ dịch vụ cho thuê theo tháng, mỗi tháng chỉ vài lượt khách vào và ra, quản lý bằng bảng tính dùng chung vẫn ổn: lịch ít biến động, mỗi căn một dòng, miễn là mọi hợp đồng ghi vào một tệp. Bảng tính hết đủ khi có một trong ba dấu hiệu: hai lễ tân sửa cùng một ô trong một ca, đã có lần bán trùng phòng, hoặc kế toán mất cả buổi mỗi tuần để khớp tiền cọc với đơn.
Khi đó nên thuê phần mềm theo phòng; resort có nhà hàng, spa thì chọn loại có mô-đun dịch vụ để ghi chung một hoá đơn phòng. Phần mềm theo yêu cầu chỉ nên tính tới khi cơ sở có nhiều chi nhánh, hoặc có quy tắc giá mà khuôn có sẵn không làm được. Tại Uptech, gói Nền tảng lưu trú nhiều cơ sở có giá từ 120.000.000đ chưa VAT 10%, chốt sau khảo sát nghiệp vụ.
Website giao dữ liệu gì cho lễ tân và kế toán sau mỗi đơn?
Mỗi đơn đặt trực tiếp sinh ra một bộ dữ liệu mà hai nơi cần. Phần mềm quản lý cần mã đặt phòng, hạng phòng, ngày nhận và trả, số khách, họ tên, số điện thoại để lễ tân không phải gõ lại. Kế toán cần số tiền cọc đã nhận, thời điểm nhận, kênh nhận (chuyển khoản theo mã VietQR hay cổng thanh toán), tổng tiền đã gồm thuế phí và thông tin xuất hoá đơn nếu khách yêu cầu. Website nên xuất được bộ này ra tệp hoặc đẩy qua cổng kết nối theo từng đơn.
Ranh giới cần nói rõ: website và công cụ đặt phòng không phải phần mềm hoá đơn điện tử, cũng không phải công cụ thông báo lưu trú; hai việc đó cơ sở làm bằng phần mềm và kênh riêng, theo hướng dẫn của kế toán và cơ quan quản lý. Vì vậy form đặt phòng không nên hỏi số giấy tờ tuỳ thân; lễ tân ghi nhận khi khách đến. Các quy định liên quan được tóm tắt trong bài về quy định niêm yết giá của cụm này; quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành, Uptech không tư vấn pháp lý.
Cần chuẩn bị gì trước khi nối website với phần mềm quản lý khách sạn?
Buổi khảo sát đi nhanh hơn khi cơ sở mang sẵn năm thứ dưới đây; thiếu tài liệu cổng kết nối thì chưa nói được website nối tới đâu. Uptech không kinh doanh lưu trú và không phải kênh đặt phòng; Uptech thiết kế website và công cụ đặt phòng trực tiếp cho cơ sở lưu trú, còn giá và chính sách do cơ sở cung cấp.
Trong buổi khảo sát, hai bên lần theo một đơn mẫu từ lúc khách bấm đặt tới lúc lễ tân thấy nó trong sơ đồ phòng, và ghi lại dữ liệu nào đi tự động, dữ liệu nào còn nhập tay. Để hình dung phía website hiện gì, chế độ “Đặt phòng trực tiếp” của bản demo trên trang thiết kế website khách sạn của Uptech hiện giá đêm thường, giá cuối tuần và số phòng còn của từng hạng phòng mẫu; trong dự án thật, ba con số đó lấy từ phần mềm quản lý. Số liệu trong demo là minh hoạ.
- Tên phần mềm đang dùng, gói đang thuê, tài liệu cổng kết nối.
- Hạng phòng, số phòng mỗi hạng, sức chứa, phụ thu.
- Bảng giá niêm yết đã gồm thuế phí: đêm thường, cuối tuần, lễ Tết.
- Chính sách cọc, huỷ, giờ nhận và trả phòng.
- Các kênh đang bán và người phụ trách từng kênh.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm khách sạn, resort, homestay và căn hộ dịch vụ hay hỏi về chủ đề này.
PMS là gì trong khách sạn?
PMS là viết tắt của property management system, tức phần mềm quản lý khách sạn. Nó giữ sơ đồ phòng, thủ tục nhận và trả phòng, tình trạng buồng và công nợ. PMS khác booking engine (nhận đặt phòng trên website) và channel manager (đồng bộ phòng giữa các kênh bán).
Quản lý khách sạn bằng bảng tính có được không?
Được với cơ sở vài phòng do một người nắm lịch, nếu mọi đơn đều ghi vào một tệp dùng chung, có cột ghi người nhập và giờ nhập. Bảng tính không tự khoá phòng trên website hay trên kênh bán; khi đã có lần bán trùng phòng thì nên chuyển sang phần mềm.
Dùng thử phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cần hỏi trước điều gì?
Nên hỏi nhà cung cấp ba điều trước khi nhập dữ liệu thật. Bản miễn phí giới hạn bao nhiêu phòng, bao nhiêu tài khoản lễ tân. Sơ đồ phòng và hồ sơ khách có xuất ra tệp được không khi chuyển sang bản trả phí hoặc phần mềm khác. Có cổng kết nối để website lấy tồn phòng hay không. Bản miễn phí hợp để lễ tân làm quen quy trình nhận phòng, trả phòng và giao ca.
Nối website với phần mềm quản lý khách sạn đang dùng tốn bao nhiêu?
Tuỳ cách nối. Khi nhà cung cấp phần mềm cho nhúng khung đặt phòng, việc gắn khung đó có thể nằm trong gói thiết kế riêng từ 30.000.000đ, phạm vi chốt khi báo giá. Nối hai chiều qua cổng kết nối thuộc gói Nền tảng lưu trú nhiều cơ sở, từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát. Giá chưa VAT 10%.
Tư vấn website khách sạn bắt đầu từ bảng giá phòng của chính cơ sở
Gửi Uptech danh sách hạng phòng kèm số phòng mỗi hạng, bảng giá đêm thường, cuối tuần, lễ Tết đang áp dụng, và cho biết mỗi tháng khoảng bao nhiêu đêm phòng đến từ kênh trung gian. Từ đó Uptech đề xuất nên dừng ở form yêu cầu hay làm lịch phòng và đặt cọc, kèm báo giá bằng VND; dự án có hợp đồng, nghiệm thu và hoá đơn VAT điện tử.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc hạng phòng, bảng giá, luồng đặt cọc
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT