RFQ là gì? 12 trường của form yêu cầu báo giá trên website cơ khí
RFQ (Request for Quotation) là yêu cầu báo giá: văn bản bên mua gửi cho nhà cung cấp để xin giá cho một món hàng đã rõ quy cách. Trong sản xuất, một RFQ gia công gồm bản vẽ, vật liệu, số lượng, dung sai, xử lý bề mặt và ngày cần hàng; form trên website cơ khí nên có 12 trường.
Người gửi RFQ là nhân viên mua hàng hoặc kỹ sư của bên đặt gia công. Bài này giải thích RFQ khác RFI, RFP ở đâu, form cần những trường nào, nên nhận tệp bản vẽ loại gì, yêu cầu đi qua năm bước nào để thành đơn hàng và bản báo giá trả lời cần những cột gì.
RFQ trong sản xuất là gì, ai gửi và gửi khi nào?
RFQ được gửi khi bên mua đã biết chính xác mình cần gì: có bản vẽ, có vật liệu, có số lượng. Họ gửi cùng một bộ hồ sơ cho ba đến năm xưởng. Câu “gửi RFQ” trong thư của khách vì vậy có nghĩa: hãy trả lời bằng một bản báo giá có đơn giá, thời gian sản xuất và điều kiện giao hàng.
Với xưởng, một RFQ đủ thông tin được bóc tách và trả lời trong một lượt. Một RFQ chỉ có ảnh chụp bản vẽ kèm câu “báo giá giúp em” buộc kinh doanh hỏi lại vật liệu, số lượng, dung sai, ngày cần hàng; mỗi lượt hỏi là thêm thời gian chờ. Form trên website sinh ra để biến loại thứ hai thành loại thứ nhất.
RFI, RFQ, RFP khác nhau thế nào?
RFI (Request for Information) là yêu cầu cung cấp thông tin: bên mua chưa hỏi giá, họ muốn biết xưởng có máy gì, chứng nhận gì, từng làm sản phẩm nào. RFQ là yêu cầu báo giá cho quy cách đã rõ. RFP (Request for Proposal) là yêu cầu đề xuất: bên mua nêu bài toán, nhà cung cấp đề xuất cả giải pháp kỹ thuật lẫn giá.
Mỗi loại ứng với một phần của website. RFI được trả lời bằng trang năng lực và hồ sơ tải về. RFQ cần một form riêng nhận bản vẽ. RFP gặp ở chế tạo máy, đồ gá, dây chuyền, nơi xưởng phải thiết kế trước khi có giá; với loại này, form chỉ nên thu mô tả bài toán và hẹn lịch trao đổi.
| Loại yêu cầu | Bên mua đang ở bước nào | Xưởng trả lời bằng gì | Phần tương ứng trên website |
|---|---|---|---|
| RFI | Lập danh sách nhà cung cấp | Hồ sơ năng lực, danh mục máy | Trang năng lực, nút tải PDF |
| RFQ | Đã có bản vẽ, cần so giá | Bản báo giá có đơn giá, thời gian | Form nhận tệp bản vẽ |
| RFP | Có bài toán, chưa có thiết kế | Đề xuất giải pháp kèm dự toán | Form mô tả bài toán, hẹn lịch |
Form yêu cầu báo giá gia công cần 12 trường nào?
Mười hai trường dưới đây là những gì kinh doanh và kỹ thuật cần để bóc tách một chi tiết mà không phải hỏi lại. Chỉ bảy trường nên bắt buộc: tên công ty, người liên hệ, email hoặc số điện thoại, vật liệu, số lượng, ngày cần hàng và tệp bản vẽ. Các trường còn lại để tuỳ chọn.
Hai trường hay bị quên là phiên bản bản vẽ và các bậc số lượng muốn báo giá. Ví dụ một yêu cầu điền đủ: vỏ hộp điều khiển, bản vẽ phiên bản B, inox 304 dày 1,5 mm, báo giá ở 50, 200 và 500 bộ, dung sai theo bản vẽ, xước mờ mặt ngoài, cần hàng sau 20 ngày, giao tại nhà máy bên mua.
| Trường | Vì sao cần |
|---|---|
| Tên công ty | Lập báo giá đúng pháp nhân |
| Người liên hệ, bộ phận | Biết ai là đầu mối |
| Email, số điện thoại | Gửi báo giá, hỏi lại khi cần |
| Mã chi tiết, phiên bản bản vẽ | Tránh báo giá trên bản vẽ cũ |
| Vật liệu, mác vật liệu | Tính tiền vật liệu, chọn máy |
| Độ dày hoặc kích thước phôi | So với vùng làm việc của máy |
| Số lượng, các bậc muốn báo giá | Chia phí chuẩn bị theo từng bậc |
| Dung sai | Chọn máy và cách kiểm tra |
| Xử lý bề mặt | Sơn, mạ, xước tính tiền riêng |
| Ngày cần hàng, nơi giao | Xếp lịch, tính phụ phí gấp |
| Tệp bản vẽ | Căn cứ để bóc tách |
| Ghi chú | Chứng chỉ vật liệu, đóng gói, mẫu thử |
Nhận tệp bản vẽ loại nào, giới hạn dung lượng và bảo mật ra sao?
Bốn định dạng đủ cho yêu cầu gia công thông thường. PDF là bản vẽ 2D có dung sai, ghi chú, khung tên. DXF chứa biên dạng 2D, đưa được vào phần mềm xếp hình của máy cắt laser. DWG là bản vẽ CAD 2D gốc. STEP là mô hình 3D trung gian, cần cho chi tiết phay, tiện và chi tiết chấn nhiều nếp.
Giới hạn dung lượng ghi ngay dưới ô tải tệp, ví dụ tối đa 5 tệp, mỗi tệp không quá 25 MB. Website chỉ kiểm tra đuôi tệp và dung lượng, không mở tệp để đọc kích thước hay dung sai trong bản vẽ. Bản vẽ là tài liệu của khách: tệp nằm ở vùng lưu trữ riêng, không có đường dẫn công khai.
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, việc thu thập phải đúng mục đích cụ thể; người có dữ liệu được đồng ý hoặc không, rút lại đồng ý, yêu cầu xoá. Áp vào form: chỉ hỏi thông tin cần cho việc báo giá, ô đồng ý không tích sẵn, ô nhận tin quảng cáo tách riêng. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn; Uptech không tư vấn pháp lý.
Luồng 5 bước từ yêu cầu báo giá tới đơn hàng
Hai nguyên tắc giữ cho luồng này ngắn. Thứ nhất, mỗi yêu cầu có một mã, website trả mã ngay khi khách gửi form. Thứ hai, nếu hồ sơ thiếu, kinh doanh gom mọi câu hỏi vào một lượt duy nhất. Bảng dưới ghi năm bước và trạng thái tương ứng trong trang quản trị có theo dõi yêu cầu báo giá.
Bước năm diễn ra ngoài website, bằng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Nếu cho khách bấm chấp nhận báo giá hoặc thanh toán ngay trên trang, website cần được xem là có chức năng đặt hàng trực tuyến theo Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15; bài về website giới thiệu sản phẩm trong cùng cẩm nang nói rõ điểm này. Bản demo trên trang ngành của Uptech không nhận tệp và không gửi yêu cầu báo giá.
| Bước | Kết quả | Trạng thái |
|---|---|---|
| Người mua gửi yêu cầu | Mã yêu cầu, thư xác nhận | Mới nhận |
| Kinh doanh kiểm tra hồ sơ | Hồ sơ đủ, hoặc một lượt hỏi bổ sung | Mới nhận |
| Kỹ thuật bóc tách | Khối lượng, công đoạn, máy sẽ dùng | Đang bóc tách |
| Kinh doanh gửi báo giá | Bản báo giá qua email, Zalo | Đã báo giá |
| Người mua xác nhận đơn | Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng | Đã chốt |
Mẫu bản báo giá trả lời RFQ cần những cột nào?
Bản báo giá nên đi theo đúng thứ tự người mua đã hỏi. Phần bảng có các cột: số thứ tự, mã chi tiết và phiên bản bản vẽ, vật liệu, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian sản xuất. Phần điều kiện ghi thời hạn hiệu lực, giá chưa hay đã gồm VAT, điều kiện thanh toán, nơi giao. Ví dụ dòng cho bậc 200 bộ của yêu cầu ở trên, với đơn giá minh hoạ: 368.000đ mỗi bộ, thành tiền 73.600.000đ, chưa VAT, hiệu lực 15 ngày, sản xuất 20 ngày từ khi nhận đơn đặt hàng.
Trong các gói của Uptech, form nhận tệp PDF, DXF, DWG, STEP gửi về Zalo hoặc email có từ gói website công ty cơ khí, nhà máy (từ 30.000.000đ, chưa VAT 10%). Theo dõi trạng thái yêu cầu trong trang quản trị thuộc gói từ 80.000.000đ; lập và xuất báo giá PDF trong quản trị thuộc gói từ 120.000.000đ. Uptech không gia công cơ khí và không bán vật tư; Uptech thiết kế website và công cụ báo giá cho doanh nghiệp cơ khí, sản xuất.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm xưởng cơ khí, nhà máy sản xuất, công ty sắt thép, nhựa, bao bì và thiết bị công nghiệp hay hỏi về chủ đề này.
RFQ và báo giá khác nhau thế nào?
RFQ là câu hỏi của bên mua, báo giá là câu trả lời của bên bán. RFQ nêu quy cách: bản vẽ, vật liệu, số lượng, ngày cần hàng. Bản báo giá nêu đơn giá, thành tiền, thời gian sản xuất, thời hạn hiệu lực và điều kiện thanh toán.
Gửi RFQ cho xưởng cơ khí cần chuẩn bị những gì?
Cần bản vẽ và sáu thông tin đi kèm. Bản vẽ PDF có dung sai, thêm tệp DXF hoặc STEP. Sáu thông tin: vật liệu và mác, số lượng theo từng bậc muốn so, dung sai chung, xử lý bề mặt, ngày cần hàng, nơi giao.
Xưởng nhỏ có cần form RFQ trên website không?
Chưa chắc. Xưởng mỗi tháng chỉ nhận vài yêu cầu từ khách quen thì một mẫu RFQ gửi qua Zalo, email là đủ. Form trên website đáng làm khi xưởng muốn nhận yêu cầu từ người chưa quen, hoặc khi kinh doanh mất nhiều thời gian hỏi lại thông tin thiếu.
Khách chưa có bản vẽ thì điền form RFQ thế nào?
Vẫn gửi được, nhưng đó chưa phải RFQ đúng nghĩa. Form nên có lựa chọn “chưa có bản vẽ” để khách tải ảnh mẫu, phác thảo có kích thước chính. Xưởng trả lời bằng phương án làm và phí dựng bản vẽ nếu có, sau đó mới báo giá gia công.
Nhận tư vấn website cơ khí theo máy móc và cách báo giá thật của xưởng
Ba thông tin đủ để bắt đầu: xưởng gia công theo bản vẽ, sản xuất sản phẩm riêng hay thương mại sắt thép, thiết bị; đang có những công nghệ và bao nhiêu máy; yêu cầu báo giá hiện đến qua Zalo, email hay sàn B2B. Từ đó Uptech gợi ý gói và công cụ nên dựng trước, gửi kèm bảng chi phí bằng VND.
- Trả lời chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp
- Góp ý không tính phí cho bảng máy và các trường của form nhận bản vẽ
- Có hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hoá đơn VAT điện tử