Phần mềm quản lý cho thuê căn hộ, nhà, phòng, văn phòng và website đi kèm
Phần mềm quản lý bất động sản cho thuê là công cụ theo dõi phòng trống, hợp đồng, hạn thanh toán và tiền thuê của từng căn. Khi gắn với website, khách xem được căn còn trống và đặt lịch xem ngay trên trang. Tại Uptech, website cho đơn vị cho thuê có bốn mức, từ 9.900.000đ đến từ 120.000.000đ tuỳ phạm vi, chưa VAT 10%.
Đơn vị cho thuê căn hộ, nhà, phòng hay văn phòng cần hai thứ đi cùng nhau: website để khách tìm thấy căn còn trống, và phần quản lý để theo dõi hợp đồng, hạn thuê, tiền thu. Bài này liệt kê chức năng theo từng nhóm việc, so sánh với website bán dự án, mô tả cách vận hành danh sách phòng trống và lịch xem, rồi gợi ý chọn gói theo quy mô.
Phần mềm quản lý bất động sản cho thuê là gì?
Đơn vị cho thuê làm việc với cùng một tài sản lặp đi lặp lại: một phòng hết hợp đồng lại trống, lại cần người thuê mới. Phần mềm quản lý cho thuê ghi lại vòng đời đó: phòng nào đang trống, phòng nào sắp hết hạn, ai đang thuê, tiền cọc bao nhiêu, kỳ này đã thu chưa. Tên gọi thay đổi theo loại tài sản: phần mềm quản lý cho thuê căn hộ, cho thuê nhà, cho thuê phòng, cho thuê văn phòng hay phần mềm quản lý căn hộ dịch vụ.
Website là phần khách nhìn thấy, phần mềm là phần chủ nhà và nhân viên dùng. Hai phần nên dùng chung một danh sách phòng. Khi nhân viên đổi trạng thái một căn sang đã cho thuê, căn đó tự ẩn khỏi trang tìm kiếm. Khi một hợp đồng sắp hết hạn và khách không gia hạn, căn có thể hiện lại với ngày trống dự kiến. Cách này giúp tránh tình trạng khách gọi hỏi căn đã có người ở.
Website cho thuê căn hộ, nhà, phòng, văn phòng cần chức năng gì?
Bảng dưới chia chức năng theo bốn nhóm việc: hiển thị phòng trống, nhận lịch xem, quản lý hợp đồng và thu tiền. Mỗi nhóm có phần trên website cho khách và phần trong trang quản trị cho đơn vị cho thuê. Đơn vị có ít phòng có thể bắt đầu với danh sách phòng và form đặt lịch, phần hợp đồng và thu tiền vẫn theo dõi bằng bảng tính. Khi số phòng tăng, hai phần sau mới thật sự cần phần mềm.
Mỗi loại tài sản có trường thông tin riêng. Phòng trọ và căn hộ dịch vụ cần giá thuê, tiền cọc, phí điện nước, nội thất, giờ giấc. Văn phòng cần diện tích, phí quản lý, giờ hoạt động toà nhà, chỗ đậu xe. Nhà nguyên căn cần số tầng, mặt tiền, thời hạn thuê tối thiểu. Khi làm website, nên chốt danh sách trường này trước, vì bộ lọc tìm kiếm chỉ lọc được theo những trường đã có trong dữ liệu.
| Chức năng | Trên website (khách thấy) | Trong trang quản trị |
|---|---|---|
| Danh sách phòng, căn theo trạng thái | Lọc theo khu vực, giá, diện tích, ngày trống | Đổi trạng thái: trống, đã đặt lịch xem, đã cọc, đang thuê |
| Trang chi tiết phòng, căn | Ảnh, giá thuê, tiền cọc, phí dịch vụ, nội thất, bản đồ | Nhập và sửa thông tin, ẩn hiện tin |
| Đặt lịch xem | Chọn ngày giờ, để lại số điện thoại | Xác nhận lịch, giao người dẫn xem, nhắc lịch |
| Hợp đồng và nhắc hạn | Không hiển thị công khai | Lưu ngày bắt đầu, ngày hết hạn, tiền cọc; nhắc trước khi hết hạn |
| Thu tiền thuê | Khách nhận thông báo kèm mã VietQR | Lập kỳ thu, ghi nhận đã thu, danh sách còn nợ |
| Báo cáo | Chỉ dùng nội bộ | Tỉ lệ phòng trống, doanh thu theo kỳ, hợp đồng sắp hết hạn |
Website cho thuê khác gì website bán dự án?
Website bán dự án xoay quanh một đợt mở bán: bảng hàng, chính sách thanh toán, pháp lý dự án. Mỗi căn chỉ bán một lần, bán xong là đóng. Website cho thuê thì ngược lại: cùng một căn quay vòng nhiều lần, nên trạng thái trống và ngày trống dự kiến là thông tin chính. Quyết định thuê cũng nhanh hơn quyết định mua, nên đường đi từ lúc xem tin đến lúc đặt lịch xem cần ngắn, ít bước.
Điểm giống nhau là nghĩa vụ về thông tin. Theo Nghị định 96/2024/NĐ-CP (hiệu lực 01/8/2024), thông tin về bất động sản đưa vào kinh doanh phải được công khai trước khi ký hợp đồng bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua. Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản cho thuê nên rà lại phần thông tin trên website theo quy định này. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn pháp lý; Uptech không tư vấn pháp lý.
| Tiêu chí | Website cho thuê | Website bán dự án |
|---|---|---|
| Vòng đời sản phẩm | Một căn cho thuê lặp lại nhiều lần | Mỗi căn bán một lần |
| Thông tin chính | Giá thuê tháng, tiền cọc, ngày trống | Giá bán, chính sách thanh toán, pháp lý |
| Trạng thái | Trống, đã đặt lịch xem, đã cọc, đang thuê | Còn hàng, đang giữ chỗ, đã bán |
| Hành động của khách | Đặt lịch xem, nhắn Zalo, gọi | Yêu cầu tư vấn, giữ chỗ, tính khoản vay |
| Sau giao dịch | Hợp đồng, nhắc hạn, thu tiền hằng kỳ | Tiến độ thanh toán, bàn giao |
| Nội dung SEO | Trang theo loại phòng, khu vực, tầm giá | Trang dự án, tiến độ, pháp lý |
| Công cụ đi kèm | Lịch xem, kỳ thu tiền, báo sự cố | Bảng hàng, công cụ tính khoản vay |
Danh sách phòng trống và đặt lịch xem vận hành ra sao?
Danh sách phòng trống chỉ có giá trị khi đúng. Cách giữ cho đúng là giao việc đổi trạng thái cho một vai trò rõ ràng, thường là người quản lý toà nhà, và đổi ngay khi nhận cọc. Website hiển thị số căn còn trống theo từng loại và ngày có thể dọn vào. Với căn đang có người thuê nhưng sắp hết hạn, có thể hiển thị “trống từ ngày” để nhận lịch xem sớm, tránh khoảng thời gian bỏ trống giữa hai hợp đồng.
Đặt lịch xem nên gọn trong ba trường: họ tên, số điện thoại, khung giờ. Sau khi khách gửi, hệ thống báo cho người dẫn xem qua Zalo hoặc email và gửi khách tin xác nhận. Nếu dùng tin Zalo ZNS, phí tin tính riêng theo số tin gửi. Trang quản trị hiện lịch theo ngày và chặn hai lịch trùng giờ ở cùng một căn.
- Trạng thái đổi ngay khi nhận cọc, không chờ cuối ngày.
- Căn sắp hết hạn hiển thị kèm ngày trống dự kiến.
- Form đặt lịch tối đa ba trường, có nút gọi và Zalo bên cạnh.
- Tin xác nhận gửi cho khách, thông báo gửi cho người dẫn xem.
- Lịch theo ngày trong trang quản trị, chặn trùng giờ cùng một căn.
Quản lý hợp đồng, nhắc hạn và thu tiền thuê
Phần hợp đồng lưu các mốc: ngày bắt đầu, ngày hết hạn, tiền cọc, giá thuê, kỳ thanh toán và điều khoản tăng giá nếu có. Từ các mốc này, phần mềm tạo lời nhắc trước ngày hết hạn để nhân viên hỏi khách gia hạn hay trả phòng. Số ngày nhắc trước do đơn vị tự đặt, ví dụ 30 ngày với căn hộ và dài hơn với văn phòng.
Thu tiền thuê gồm lập kỳ thu, gửi thông báo và ghi nhận. Mỗi kỳ, phần mềm tính tiền thuê cộng các khoản phát sinh như điện, nước, phí dịch vụ theo chỉ số nhân viên nhập. Thông báo gửi khách kèm mã VietQR có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản, giúp việc đối soát dễ hơn. Danh sách còn nợ cho biết phòng nào đang chậm.
Thông tin người thuê là dữ liệu cá nhân. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026), đơn vị cho thuê chỉ dùng dữ liệu tự thu thập hoặc được chuyển giao hợp pháp và không mua bán danh sách số điện thoại. Trang quản trị vì vậy cần phân quyền: người dẫn xem thấy lịch và số điện thoại khách hẹn, kế toán thấy công nợ, chỉ quản lý thấy toàn bộ hồ sơ.
Chọn gói website nào cho đơn vị cho thuê?
Chọn gói theo số phòng và mức tự động muốn có. Giá dưới đây là giá từ, chưa gồm VAT 10%, chưa gồm tên miền, hosting, phí tin Zalo ZNS, chụp ảnh và viết nội dung. Phần hợp đồng, nhắc hạn và thu tiền là nghiệp vụ riêng của mảng cho thuê, không nằm sẵn trong các gói website giới thiệu; phần này được khảo sát và báo giá theo phạm vi, thường đi cùng gói Nền tảng bất động sản.
Uptech là công ty công nghệ, thiết kế website và phần mềm theo yêu cầu; Uptech không cho thuê, không môi giới bất động sản. Thông tin phòng, giá thuê và điều khoản hợp đồng do đơn vị cho thuê cung cấp và chịu trách nhiệm. Mỗi dự án có hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT điện tử, bàn giao tài khoản quản trị và mã nguồn theo phạm vi.
| Quy mô | Gói gợi ý | Giá từ | Thời gian | Phần dùng cho mảng cho thuê |
|---|---|---|---|---|
| Chủ nhà, môi giới cho thuê cá nhân | Website khởi đầu | 9.900.000đ | 7–10 ngày làm việc | Tối đa 05 trang, danh sách phòng nhập tay, nút gọi và Zalo, form nhận thông tin |
| Công ty cho thuê, quản lý nhiều toà | Website công ty, sàn môi giới | 30.000.000đ | 20–30 ngày làm việc | Danh mục tin đăng có bộ lọc cơ bản, form tư vấn gửi về Zalo/email |
| Toà căn hộ dịch vụ, toà văn phòng cần danh sách theo trạng thái | Website dự án có bảng hàng | 80.000.000đ | 40–60 ngày làm việc | Bảng hàng theo trạng thái, lọc theo toà, tầng, giá; tài khoản có phân quyền |
| Đơn vị cần hợp đồng, nhắc hạn, thu tiền, kết nối phần mềm | Nền tảng bất động sản | 120.000.000đ | Từ 60 ngày làm việc, chốt sau khảo sát | Quản lý khách hàng, kết nối phần mềm đang dùng, nghiệp vụ theo khảo sát |
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm chủ đầu tư, sàn giao dịch và môi giới bất động sản hay hỏi về chủ đề này.
Phần mềm quản lý cho thuê phòng và phần mềm quản lý căn hộ dịch vụ khác nhau thế nào?
Hai loại cùng theo dõi phòng trống, hợp đồng và tiền thuê. Khác biệt nằm ở nghiệp vụ đi kèm: nhà trọ nhiều phòng cần chốt chỉ số điện nước và thu tiền hằng tháng; căn hộ dịch vụ thường thêm lịch dọn phòng, phí dịch vụ và yêu cầu sửa chữa. Nên chọn theo nghiệp vụ đang làm hằng ngày, không theo tên gọi.
Có ít phòng thì có cần website riêng không?
Không bắt buộc. Chủ nhà có vài phòng có thể đăng tin trên các kênh sẵn có và theo dõi bằng bảng tính. Website riêng bắt đầu có ích khi cần một nơi luôn hiển thị đúng phòng còn trống và nhận lịch xem. Gói Website khởi đầu của Uptech từ 9.900.000đ (chưa VAT 10%), tối đa 05 trang, làm trong 7–10 ngày làm việc.
Thu tiền thuê qua website bằng cách nào?
Cách phổ biến là gửi thông báo kỳ thu kèm mã VietQR có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản. Khách quét mã bằng ứng dụng ngân hàng của mình, kế toán đối soát theo nội dung chuyển khoản và ghi nhận đã thu. Đây là nghiệp vụ theo yêu cầu, được khảo sát và báo giá theo phạm vi.
Website cho nhiều chủ nhà cùng đăng tin cho thuê có cần thủ tục gì không?
Có thể cần. Theo Luật Thương mại điện tử (Luật 122/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2026) và Nghị định 248/2026/NĐ-CP, website cho nhiều bên đăng tin có thể thuộc loại nền tảng trung gian và phải làm thủ tục với Bộ Công Thương trước khi vận hành. Doanh nghiệp cần tham vấn pháp lý để xác định loại hình và thủ tục; Uptech không tư vấn pháp lý.
Nhận tư vấn website bất động sản theo dự án thật của doanh nghiệp
Cho Uptech biết loại hình, số dự án, số căn hoặc sản phẩm đang bán và cách đang nhận khách (Zalo, cổng đăng tin, quảng cáo…). Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, tính năng nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc bảng hàng, luồng chia yêu cầu
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn VAT