CRM bất động sản là gì? Chức năng, chi phí và cách nối với website
CRM bất động sản là phần mềm quản lý khách hàng, nguồn hàng và môi giới, theo dõi từng yêu cầu tư vấn đến khi ký hợp đồng. Phần mềm quản lý khách hàng phổ thông có phí khoảng 55.000–120.000đ/người/tháng hoặc 1–5 triệu đồng/tháng theo gói (khảo sát báo giá công khai, 10/2026); phần mềm chuyên bất động sản thường không công khai giá.
Bài này dành cho chủ đầu tư, sàn giao dịch và nhóm môi giới đang cân nhắc phần mềm quản lý khách hàng. Nội dung gồm định nghĩa, bảng chức năng, mặt bằng phí trên thị trường, cách nối website với CRM theo từng chiều dữ liệu, quy tắc chia yêu cầu cho môi giới và bộ tiêu chí chọn phần mềm. Bài không nêu tên phần mềm cụ thể; doanh nghiệp dùng tiêu chí để tự so sánh.
CRM bất động sản là gì?
CRM là viết tắt của quản lý quan hệ khách hàng. Trong ngành bất động sản, CRM là nơi gom mọi yêu cầu tư vấn từ website, landing page, Zalo, Facebook, cuộc gọi và sự kiện mở bán về một danh sách chung. Mỗi khách có một hồ sơ: số điện thoại, dự án quan tâm, ngân sách, môi giới phụ trách, các lần gọi và lịch hẹn xem nhà. Người quản lý nhìn vào đó để biết yêu cầu nào đã được xử lý, yêu cầu nào đang bị bỏ quên.
Điểm khác với CRM phổ thông nằm ở ba chỗ. Một: khách gắn với sản phẩm cụ thể là dự án, toà, tầng, mã căn, chứ không chỉ gắn với một đơn hàng. Hai: chu kỳ chăm sóc dài, một khách có thể hỏi nhiều lần trong vài tháng trước khi quyết định, nên lịch sử tương tác phải đầy đủ. Ba: nhiều môi giới cùng bán một giỏ hàng, nên cần quy tắc ai giữ khách, ai được giữ chỗ căn nào và trong bao lâu.
Phần mềm CRM bất động sản có những chức năng nào?
Bảng dưới liệt kê các nhóm chức năng thường gặp ở phần mềm quản lý bán hàng bất động sản, kèm câu hỏi nên đặt khi xem bản dùng thử. Không phải đơn vị nào cũng cần đủ các nhóm. Nhóm môi giới nhỏ thường chỉ dùng quản lý khách, lịch nhắc và báo cáo nguồn; sàn nhiều chi nhánh mới cần phân quyền, chia yêu cầu tự động và tính hoa hồng.
Khi xem bản dùng thử, nên nhập thử một tuần dữ liệu thật thay vì chỉ nghe giới thiệu. Ba việc cần tự làm được: thêm một khách từ form website, chuyển khách đó cho một môi giới khác kèm lịch sử, và xuất danh sách khách theo dự án ra file. Nếu một trong ba việc phải nhờ nhà cung cấp làm hộ, chi phí vận hành về sau sẽ cao hơn con số ghi trên bảng giá.
| Nhóm chức năng | Làm được gì | Câu hỏi nên đặt khi dùng thử |
|---|---|---|
| Quản lý khách hàng | Hồ sơ khách, nguồn đến, dự án quan tâm, lịch sử gọi và hẹn | Có tự gộp khi trùng số điện thoại không? |
| Quản lý nguồn hàng, giỏ hàng | Danh sách căn theo dự án, toà, tầng; trạng thái còn hàng, đang giữ chỗ, đã bán | Trạng thái căn có đồng bộ được với bảng hàng trên website không? |
| Quản lý môi giới | Tài khoản, nhóm, phân quyền xem khách và xem giá | Môi giới nghỉ việc thì khách chuyển cho ai, mất bao nhiêu thao tác? |
| Chia yêu cầu | Chia theo vòng, theo dự án, theo khu vực; thu hồi khi quá hạn phản hồi | Quy tắc chia có tự sửa được trong trang quản trị không? |
| Giao dịch và hoa hồng | Giữ chỗ, đặt cọc, hợp đồng, tiến độ thanh toán, hoa hồng theo giao dịch | Có lưu hồ sơ giao dịch và xuất được khi cần đối chiếu không? |
| Báo cáo | Số yêu cầu theo nguồn, thời gian phản hồi, tỉ lệ hẹn xem nhà | Báo cáo tách được theo chiến dịch quảng cáo không? |
| Nhắc việc và tin nhắn | Nhắc gọi lại, nhắc lịch hẹn, gửi tin qua Zalo OA hoặc ZNS | Có ghi nhận khách đã đồng ý nhận tin hay chưa? |
Phần mềm quản lý bất động sản giá bao nhiêu, có bản miễn phí không?
Theo khảo sát báo giá công khai tháng 10/2026, phần mềm quản lý khách hàng phổ thông có hai cách tính phí. Cách một là theo người dùng, khoảng 55.000–120.000đ/người/tháng. Cách hai là theo gói, khoảng 1–5 triệu đồng/tháng cho một nhóm người dùng. Phần mềm chuyên cho bất động sản thường không công khai giá mà báo sau khi trao đổi về số dự án, số môi giới và phần cần tích hợp.
Phần mềm quản lý bất động sản miễn phí có tồn tại, thường ở dạng bản giới hạn của phần mềm phổ thông hoặc một bảng tính dùng chung. Cách này hợp với môi giới cá nhân mới bắt đầu. Điểm cần kiểm tra là giới hạn số người dùng, số bản ghi, quyền xuất dữ liệu và nơi lưu dữ liệu khách. Khi nhóm lớn lên, chi phí thật nằm ở việc chuyển dữ liệu sang hệ thống khác, không nằm ở phí thuê bao.
| Phương án | Mức phí tham khảo | Hợp với |
|---|---|---|
| Bản miễn phí hoặc bảng tính dùng chung | 0đ, có giới hạn tính năng | Môi giới cá nhân, nhóm mới lập |
| CRM phổ thông tính theo người dùng | Khoảng 55.000–120.000đ/người/tháng | Nhóm môi giới, sàn nhỏ |
| CRM phổ thông tính theo gói | Khoảng 1–5 triệu đồng/tháng | Sàn có nhiều nhóm kinh doanh |
| Phần mềm chuyên bất động sản | Thường không công khai giá | Chủ đầu tư, sàn nhiều dự án |
| Xây trong website theo yêu cầu | Uptech: gói Nền tảng từ 120.000.000đ, chưa VAT | Sàn có quy trình riêng, cần gắn với bảng hàng |
Nối website với CRM: dữ liệu nào đi chiều nào?
Website là nơi phát sinh yêu cầu, CRM là nơi xử lý. Nếu hai bên không nối với nhau, nhân viên phải chép tay số điện thoại từ email sang phần mềm, dễ sót và chậm. Khi nối, mỗi form trên website tạo ngay một bản ghi trong CRM kèm nguồn đến, trang khách đã xem và mã căn khách chọn. Ở chiều ngược lại, trạng thái căn trong CRM cập nhật lên bảng hàng để website không hiển thị căn đã bán là còn hàng.
Cần chốt rõ hệ thống nào là nguồn gốc cho từng loại dữ liệu. Thông thường giỏ hàng và giá do CRM hoặc phần mềm bán hàng của chủ đầu tư giữ, website chỉ đọc. Yêu cầu tư vấn do website tạo, CRM nhận và không ghi ngược. Phần mềm có cổng kết nối dạng API thì nối trực tiếp; nếu không, có thể đồng bộ qua file theo lịch.
| Dữ liệu | Chiều đi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Yêu cầu tư vấn từ form | Website → CRM | Kèm dự án, mã căn, trang nguồn |
| Nguồn chiến dịch (tham số UTM) | Website → CRM | Để báo cáo theo kênh quảng cáo |
| Yêu cầu giữ chỗ | Website → CRM | CRM xác nhận rồi mới đổi trạng thái căn |
| Trạng thái căn | CRM → Website | Còn hàng, đang giữ chỗ, đã bán |
| Giá và chính sách bán hàng | CRM → Website | Website chỉ đọc, không sửa |
| Môi giới phụ trách | CRM → Website | Hiển thị tên, số điện thoại người tư vấn |
| Đồng ý nhận tin quảng cáo | Hai chiều | Lưu thời điểm và kênh đồng ý |
Chia yêu cầu cho môi giới thế nào để không sót khách?
Chia yêu cầu là quy tắc quyết định môi giới nào nhận một khách mới. Hai cách phổ biến là chia theo vòng và chia theo dự án. Chia theo vòng lần lượt giao cho từng người trong danh sách, công bằng về số lượng. Chia theo dự án giao cho nhóm đang phụ trách dự án khách hỏi, phù hợp khi mỗi nhóm nắm một giỏ hàng riêng. Nhiều sàn kết hợp cả hai: chọn nhóm theo dự án trước, rồi chia vòng trong nhóm.
Quy tắc chống trùng số quan trọng không kém. Khi một số điện thoại đã có trong hệ thống, yêu cầu mới nên gộp vào hồ sơ cũ và báo cho môi giới đang phụ trách, thay vì tạo khách mới cho người khác. Thời gian phản hồi là mốc do doanh nghiệp tự đặt, ví dụ 15 phút trong giờ làm việc. Quá mốc mà chưa có ghi nhận cuộc gọi, hệ thống chuyển yêu cầu cho người kế tiếp và ghi lại để quản lý xem.
- Chia theo vòng: mỗi yêu cầu mới giao cho người kế tiếp trong danh sách.
- Chia theo dự án hoặc khu vực: giao cho nhóm phụ trách sản phẩm khách hỏi.
- Chống trùng số: gộp theo số điện thoại, giữ nguyên môi giới đang chăm sóc.
- Mốc phản hồi: quá thời gian quy định thì thu hồi và giao lại.
- Ngoài giờ làm việc: xếp hàng chờ, gửi tin xác nhận đã nhận yêu cầu.
- Nhật ký chia: lưu ai nhận, lúc nào, kết quả cuộc gọi đầu.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý khách hàng, môi giới và sàn giao dịch
Nên chọn theo quy trình đang chạy, không theo số tính năng. Viết ra đường đi của một khách từ lúc để lại số đến lúc ký hợp đồng, đánh dấu chỗ hay rơi khách, rồi kiểm tra phần mềm xử lý từng chỗ đó ra sao. Với sàn giao dịch, cần thêm phần lưu trữ hồ sơ giao dịch, vì Điều 58 Luật Kinh doanh bất động sản (Luật số 29/2023/QH15) yêu cầu sàn lưu trữ hồ sơ giao dịch và niêm yết thông tin đầy đủ, trung thực.
Dữ liệu khách hàng là dữ liệu cá nhân. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026), doanh nghiệp chỉ dùng dữ liệu tự thu thập hoặc được chuyển giao hợp pháp, khách phải đồng ý và có cách từ chối nhận quảng cáo, không mua bán danh sách số điện thoại. Quy định có thể thay đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn pháp lý; Uptech không tư vấn pháp lý.
- Có trường dự án, toà, tầng, mã căn và trạng thái giữ chỗ.
- Nhận yêu cầu tự động từ website, landing page, Zalo OA.
- Quy tắc chia yêu cầu tự cấu hình được, có nhật ký.
- Phân quyền theo nhóm; môi giới chỉ thấy khách của mình.
- Xuất được toàn bộ dữ liệu khi đổi phần mềm.
- Lưu nguồn gốc dữ liệu và trạng thái đồng ý nhận tin.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm chủ đầu tư, sàn giao dịch và môi giới bất động sản hay hỏi về chủ đề này.
CRM bất động sản là gì?
CRM bất động sản là phần mềm quản lý khách hàng, nguồn hàng và môi giới của chủ đầu tư, sàn giao dịch, nhóm môi giới. Phần mềm gom yêu cầu tư vấn từ mọi kênh về một nơi, gắn khách với dự án và mã căn, chia cho môi giới và ghi lại lịch sử chăm sóc cho đến khi ký hợp đồng.
Phần mềm quản lý bất động sản miễn phí có dùng lâu dài được không?
Dùng được với môi giới cá nhân hoặc nhóm nhỏ, khi số khách và số người dùng còn trong giới hạn của bản miễn phí. Trước khi nhập dữ liệu, nên kiểm tra quyền xuất toàn bộ dữ liệu ra file. Nếu không xuất được, việc chuyển sang hệ thống khác về sau sẽ tốn nhiều công hơn khoản phí đã tiết kiệm.
Website có cần nối với CRM ngay từ đầu không?
Không bắt buộc. Website nhỏ có thể gửi yêu cầu về Zalo hoặc email. Khi số yêu cầu mỗi ngày vượt khả năng theo dõi bằng tay, hoặc khi có từ hai môi giới trở lên cùng nhận khách, nên nối website với CRM để yêu cầu tự vào hệ thống kèm nguồn đến và dự án khách quan tâm.
Uptech có bán phần mềm CRM bất động sản đóng gói không?
Không. Uptech là công ty công nghệ, thiết kế website và phần mềm theo yêu cầu. Với ngành bất động sản, Uptech xây phần quản lý khách hàng, chia yêu cầu cho môi giới trong gói Nền tảng bất động sản từ 120.000.000đ (chưa VAT 10%), hoặc kết nối website với CRM, phần mềm doanh nghiệp đang dùng. Phạm vi chốt sau khảo sát nghiệp vụ.
Nhận tư vấn website bất động sản theo dự án thật của doanh nghiệp
Cho Uptech biết loại hình, số dự án, số căn hoặc sản phẩm đang bán và cách đang nhận khách (Zalo, cổng đăng tin, quảng cáo…). Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, tính năng nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc bảng hàng, luồng chia yêu cầu
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn VAT