Sổ liên lạc điện tử là gì? 4 cách làm và cách nối với website nhà trường
Sổ liên lạc điện tử là kênh trực tuyến để nhà trường gửi cho cha mẹ thông báo, điểm danh, nhận xét, kết quả học tập và khoản thu của từng học sinh, thay cho cuốn sổ giấy. Có 4 cách làm: giữ sổ giấy, dùng nhóm Zalo lớp, thuê ứng dụng liên lạc, hoặc mở cổng phụ huynh trên website nối với phần mềm quản lý trường học.
Ban giám hiệu gặp cụm từ này khi phải chọn giữa nhóm chat, ứng dụng thuê bao và một cổng riêng; cha mẹ gặp nó khi nhà trường phát tài khoản đầu năm. Bài này so sánh 4 cách theo cách tính phí, nơi lưu dữ liệu, người xem được, và nêu mức giá có nguồn công khai.
Sổ liên lạc điện tử là gì, dùng để làm gì?
Sổ liên lạc giấy là cuốn sổ giáo viên chủ nhiệm ghi nhận xét rồi gửi về để cha mẹ ký. Bản điện tử làm cùng việc ấy trên điện thoại: mỗi học sinh có một trang riêng, cha mẹ đăng nhập để đọc, nhà trường biết ai đã xem. Khác với nhóm chat của lớp, thông tin của trẻ nào chỉ cha mẹ trẻ ấy thấy.
Dùng để làm gì thì tuỳ cấp học. Ở mầm non, nội dung xoay quanh một ngày của trẻ: ăn, ngủ, hoạt động, lời dặn của cô. Ở phổ thông là điểm danh, nhận xét, kết quả học tập. Mục khoản thu gắn với phòng kế toán, nên sổ liên lạc không đứng một mình: nó cần danh sách lớp và số liệu khoản thu đúng từ nơi khác đổ về.
4 cách làm sổ liên lạc: sổ giấy, nhóm Zalo, ứng dụng, cổng phụ huynh
Không cách nào đúng cho mọi trường; nhóm lớp vài chục trẻ dùng sổ giấy và nhóm Zalo vẫn chạy tốt. Điều cần cân nhắc là ba câu hỏi ở bảng dưới: trường trả tiền theo cách nào, dữ liệu của học sinh nằm trên hệ thống của ai, những ai mở ra đọc được. Hai câu sau thường bị bỏ qua lúc chọn.
Nhóm Zalo lớp hợp với thông báo chung, không hợp với thông tin riêng: điểm số, khoản còn nợ, sức khoẻ của một trẻ không nên xuất hiện ở nơi mọi thành viên cùng đọc. Ứng dụng thuê bao và cổng phụ huynh giải quyết chỗ này bằng tài khoản riêng; hai cách khác nhau ở nơi đặt dữ liệu và ở việc có nối được với website, với kế toán của trường hay không.
| Cách làm | Cách tính phí | Dữ liệu nằm ở đâu | Ai xem được |
|---|---|---|---|
| Sổ giấy | Tiền in sổ mỗi năm học | Trong cặp của học sinh và tại lớp | Giáo viên chủ nhiệm, cha mẹ của trẻ |
| Nhóm Zalo lớp | Không có phí phần mềm | Trên điện thoại và tài khoản của từng thành viên | Mọi thành viên trong nhóm |
| Ứng dụng liên lạc thuê bao | Tính theo số trẻ mỗi tháng, theo báo giá của nhà cung cấp | Trên hệ thống của nhà cung cấp | Cha mẹ có tài khoản, giáo viên, quản trị của trường |
| Cổng phụ huynh trên website nối phần mềm quản lý trường học | Phí làm cổng một lần, cộng thuê bao phần mềm | Phần mềm quản lý và máy chủ website của trường | Từng cha mẹ sau khi đăng nhập, nhân sự theo phân quyền |
Dữ liệu đi thế nào từ hồ sơ tuyển sinh tới khoản thu?
Sổ liên lạc điện tử là chặng thứ ba của một dòng dữ liệu dài hơn. Cha mẹ gửi form đăng ký, hồ sơ nhận một mã. Khi trẻ nhập học, hồ sơ thành học sinh có mã học sinh và được xếp lớp. Từ danh sách lớp, giáo viên gửi thông báo, nhận xét; từ mã học sinh, kế toán lập khoản thu mỗi tháng. Bốn chặng nằm trên bốn công cụ rời nhau thì văn phòng gõ lại tên trẻ bốn lần.
Danh sách kiểm cho ban giám hiệu trước khi chọn giải pháp: mã học sinh có dùng chung giữa các chặng không; một trẻ chuyển lớp thì sửa ở mấy nơi; số điện thoại của cha mẹ lưu ở đâu là bản gốc; giáo viên nghỉ việc thì tài khoản bị khoá bằng cách nào. Trả lời xong, trường biết mình cần ứng dụng độc lập hay cổng nối với phần mềm quản lý.
| Chặng | Dữ liệu chính | Người nhập | Cha mẹ thấy ở đâu |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ tuyển sinh | Khối lớp, năm học, liên hệ, mã hồ sơ | Cha mẹ, trên website | Màn hình và tin xác nhận |
| Nhập học, xếp lớp | Mã học sinh, lớp, giáo viên chủ nhiệm | Văn phòng nhà trường | Trang hồ sơ của con trong cổng phụ huynh |
| Thông báo, nhận xét | Tin của lớp, điểm danh, nhận xét theo kỳ | Giáo viên | Sổ liên lạc điện tử |
| Khoản thu | Từng khoản theo tháng, hạn nộp, tình trạng | Kế toán | Mục khoản thu, thông báo học phí |
Phần mềm sổ liên lạc điện tử, phần mềm quản lý trường học giá bao nhiêu?
Các phần mềm quản lý trường học thường bán theo phân hệ: học sinh, khoản thu, tuyển sinh, thiết bị, thư viện số, thời khoá biểu. Theo bảng giá dành cho khối trường mà một nhà cung cấp công bố, đọc tháng 10/2026, phí khởi tạo và năm đầu là 8.000.000đ–12.000.000đ mỗi phân hệ, riêng thời khoá biểu 5.000.000đ; gia hạn 2.000.000đ–3.000.000đ mỗi phân hệ mỗi năm. Ví dụ trường chọn 3 phân hệ: học sinh 12.000.000đ, khoản thu 8.000.000đ, tuyển sinh 8.000.000đ, năm đầu là 28.000.000đ; từ năm sau gia hạn 6.000.000đ–9.000.000đ. Trường tư thục cần hỏi báo giá riêng.
Ứng dụng liên lạc cho mầm non tính theo số trẻ mỗi tháng, theo báo giá của nhà cung cấp; bài không nêu con số. Khi so báo giá, hãy hỏi đủ bốn khoản: phí khởi tạo, phí mỗi trẻ hoặc mỗi phân hệ, số tài khoản cha mẹ cho mỗi học sinh, phí tin nhắn. Tin ZNS tính theo bảng giá của Zalo, không nằm trong giá phần mềm hay giá website.
Sổ liên lạc điện tử có bắt buộc không, có mất phí không?
Đây là hai câu cha mẹ hay hỏi, và bài này không trả lời bằng quy định: Uptech chưa xác minh được văn bản nào nói sổ liên lạc điện tử là bắt buộc hay tự nguyện, nhà trường được hay không được thu phí dịch vụ này. Phụ huynh nên hỏi thẳng nhà trường: khoản này có tự chọn không, không đăng ký thì nhận thông tin bằng cách nào.
Nhà trường nên hỏi cơ quan quản lý giáo dục trước khi đưa khoản này vào thông báo thu, và giữ một kênh thay thế cho gia đình không dùng ứng dụng. Tin ZNS chỉ gửi tới số điện thoại của cha mẹ đã đồng ý nhận; tin quảng cáo tuyển sinh thuộc phạm vi Nghị định 91/2020/NĐ-CP, giải thích ở bài “Kế hoạch truyền thông tuyển sinh: lịch 12 tháng, trang đích”. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
Khi nào nên đưa sổ liên lạc lên cổng phụ huynh của website?
Chưa cần khi trường có một cơ sở, ứng dụng đang dùng chạy ổn; website lúc ấy chỉ cần một đường dẫn tới trang đăng nhập của ứng dụng. Nên tính tới cổng phụ huynh khi trường có nhiều cơ sở, muốn cha mẹ dùng một tài khoản cho cả thông báo, sổ liên lạc và khoản thu. Điều kiện kỹ thuật là phần mềm quản lý đang dùng cho phép kết nối.
Tại Uptech, cổng phụ huynh, sổ liên lạc điện tử trên website và khoản thu theo từng học sinh thuộc gói nền tảng nhà trường từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát; phí thuê bao phần mềm quản lý trả riêng cho nhà cung cấp. Ba gói thấp hơn và bản demo trên trang ngành không có sổ liên lạc hay cổng phụ huynh. Uptech có văn phòng tại TP.HCM và Đà Nẵng; nội dung sổ liên lạc do nhà trường chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm trường mầm non, trường phổ thông tư thục, cao đẳng, đại học và viện nghiên cứu hay hỏi về chủ đề này.
Nhóm Zalo lớp có thay được sổ liên lạc điện tử không?
Thay được phần thông báo chung, không thay được phần thông tin riêng. Điểm số, nhận xét, khoản còn nợ của một trẻ không nên đăng ở nơi mọi thành viên cùng đọc; nhóm chat cũng không cho nhà trường biết ai chưa xem.
Các phần mềm quản lý trường học có sẵn sổ liên lạc điện tử không?
Tuỳ nhà cung cấp và phân hệ trường mua. Phần liên lạc với cha mẹ có thể nằm trong một phân hệ hoặc là ứng dụng riêng. Khi hỏi báo giá, nên yêu cầu ghi rõ phân hệ nào có ứng dụng cho cha mẹ và phần mềm có cho website của trường kết nối không.
Trường chưa có phần mềm quản lý thì website có làm sổ liên lạc được không?
Được, nhưng vẫn thuộc gói nền tảng từ 120.000.000đ. Khi không có phần mềm để lấy dữ liệu, danh sách lớp, học sinh và khoản thu phải nhập ngay trong trang quản trị của website, nên giá chốt sau khảo sát. Với trường nhỏ, thuê một ứng dụng liên lạc tính theo số trẻ thường hợp lý hơn.
Đổi nhà cung cấp ứng dụng thì dữ liệu sổ liên lạc cũ có giữ được không?
Phụ thuộc vào hợp đồng với nhà cung cấp cũ. Trước khi ký nên hỏi ba điều: trường có xuất được danh sách học sinh, nhận xét, khoản thu ra tệp không; định dạng tệp là gì; sau khi ngừng thuê, dữ liệu được giữ bao lâu rồi xoá.
Nhận tư vấn website trường học theo biểu phí và quy trình thật của trường
Cho Uptech biết loại hình trường, các cấp học, số cơ sở, số học sinh và cách đang nhận hồ sơ (điện thoại, Zalo, mạng xã hội, giấy…). Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, tính năng nên làm trước mùa tuyển sinh, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc bảng học phí, luồng hồ sơ, mục công khai
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT